Es muss nicht immer Microsoft Office sein. Das kostenlose Büropaket Open Office ist der Konkurrenz aus Redmond oft ebenbürtig und manchmal sogar überlegen. Die neue Version Open Office 3.2 enthält zahlreiche Verbesserungen und neue Funktionen. Eine der wichtigsten Neuerungen: Open Office startet jetzt deutlich schneller als in der Vorversion (im Durchschnitt um 25 Prozent). Die meisten neuen Funktionen finden Sie in der Tabellenkalkulation Calc. So lassen sich Zellen jetzt leichter umranden, das automatische Ausfüllen wurde optimiert, und es gibt neue Diagrammtypen. Kleinere Änderungen gibt es auch im Zeichenprogramm Draw und im Präsentationsprogramm Impress. Wie schon in der Textverarbeitung Writer gibt es jetzt auch hier die Möglichkeit, Kommentare in den Dateien unterzubringen. Das ist vor allem nützlich, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten. PC-WELT zeigt, wie Sie die neuen Funktionen von Open Office 3.2 optimal nutzen. Das Paket läuft unter Windows XP, Vista und 7.
1. Writer: Wortergänzungen bieten viel Komfort
Lange Begriffe, die Sie in einem Text bereits verwendet haben, ergänzt Open Office in Writer automatisch. Wenn Sie darin beispielsweise den Begriff „Donaudampfschifffahrt“ bereits einmal verwendet haben, genügt es danach, „Don“ einzutippen. Das komplette Wort erscheint dann als Vorschlag, den Sie mit der [Enter]-Taste übernehmen können. Oder Sie ignorieren ihn und schreiben einfach weiter. Über „Extras, Autokorrektur-Optionen“ auf der Registerkarte „Wortergänzung“ können Sie sehen, welche Wörter das Programm bereits gesammelt hat.
Die Liste wird jedoch nicht dauerhaft gespeichert, sondern jedes Mal beim Öffnen einer Datei neu angelegt. Open Office durchsucht den Text und übernimmt alle Wörter mit mindestens zehn Zeichen. Wenn Sie Text eingeben, werden neue Wörter direkt hinzugefügt. Solange Open Office läuft, steht diese Liste auch in allen anderen Textdateien zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine neue Datei erstellen oder eine bereits vorhandene öffnen. Dieses Verhalten kann aber auch irritieren. Denn es erscheinen dadurch auch bei neuen Texten Wortergänzungen, die vielleicht gerade nicht erwünscht sind oder nicht zum Inhalt passen.
In den bisherigen Versionen von Open Office gab es auf der Registerkarte „Wortergänzung“ die Option „Beim Schließen eines Dokuments Liste für spätere Verwendung speichern“. Sie war standardmäßig aktiv. Wenn der Benutzer diese Option deaktivierte, startete jedes neue Textdokument mit einer leeren Wortergänzungsliste. In Open Office 3.2 heißt die Option jetzt „Gesammelte Wörter beim Schließen eines Dokuments entfernen“. Sie ist standardmäßig deaktiviert. Das heißt: Open Office merkt sich die Liste, solange das Programm läuft. Das ist genau wie bei der Vorgängerversion. Wenn der Benutzer eine leere Wortergänzungsliste wünscht, muss er jetzt aber die Option aktivieren.
Neuerungen bei Draw, Impress und Base
2. Draw & Impress: Kommentar-Funktion nutzen
Ihre Texte konnten Sie schon bisher mit Kommentaren versehen. Dem Zeichenmodul Draw und der Präsentations-Software Impress fehlte diese Funktion allerdings bislang. Seit Version 3.2 können Sie auch hier über „Einfügen, Kommentar“ Dokumente mit einem gelb hinterlegten Kommentar-Fenster versehen, in das Sie beliebigen Text eintippen. Wenn Sie das Kommentar-Fenster schließen, sehen Sie nur noch ein kleines gelbes Kästchen mit Ihren Initialen und der fortlaufenden Nummer der Notiz in der linken oberen Ecke. Dieses Kästchen lässt sich mit der Maus an eine beliebige Position im Open-Office-Impress-Fenster verschieben. Ein Klick darauf öffnet das Kommentar-Fenster, und Sie sehen den enthaltenen Text. Wenn ein anderer Benutzer die Datei öffnet, etwa ein Kollege, der mit Ihnen zusammen eine Präsentation erstellt, kann er Ihre Kommentare lesen, ändern oder löschen. Von ihm eingefügte neue Kommentare erscheinen zur besseren Unterscheidung in einer anderen Farbe.
3. Draw & Impress: Seiten nummerieren
Eine weitere Neuerung in Draw und Impress: In beiden Programmen können Sie automatisch fortlaufend nummerierte Textfelder mit einer Seitenzahl einfügen. Dazu gehen Sie so vor:
Schritt 1:
Damit die Seitenzahlen auf allen Seiten erscheinen, wählen Sie in Draw das Menü „Ansicht, Master“ (Impress: „Ansicht, Master, Folienmaster“). Damit öffnen Sie eine Vorlage, auf der alle Zeichnungs- beziehungsweise Präsentationsdateien basieren. Was Sie hier einfügen, ist auf allen Seiten zu sehen.
Schritt 2:
Gehen Sie im Menü auf „Einfügen, Feldbefehl, Seitennummer“. Auf der Arbeitsseite erscheint ein Textrahmen, den Sie mit der Maus an der gewünschten Stelle platzieren.
Schritt 3:
Im Textrahmen steht „<Nummer>“. Das ist ein Platzhalter, an dessen Stelle später die Seitenzahl erscheint. Hier können Sie noch „von“ ergänzen und auf „Einfügen, Feldbefehl, Gesamtzahl der Seiten“ klicken. Auf der Seite sehen Sie dann beispielsweise „Seite 1 von 10“. Zum Abschluss klicken Sie auf „Masteransicht schließen“.
4. Base: Datenbank-Elemente kopieren
Auch im Datenbankmodul Base von Open Office hat sich etwas getan. Sie können jetzt alle Elemente aus einer Datenbank (Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte) in eine andere kopieren. Das spart Zeit beim Erstellen ähnlicher Datenbank-Dateien. So geht’s:
Schritt 1:
Öffnen Sie die Datenbank-Datei, aus der Sie beispielsweise eine Tabelle kopieren möchten.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf „Tabellen“. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle (unterhalb des Bereichs „Tabellen“), und wählen Sie „Kopieren“.
Schritt 3:
Öffnen Sie die Datenbank-Datei, in die Sie die Tabelle kopieren möchten. Klicken Sie links in der Navigation auf „Tabelle“ und danach mit der rechten Maustaste in den weißen Bereich unter „Tabellen“. Gehen Sie im Menü auf „Einfügen“.
Schritt 4:
Im folgenden Fenster können Sie bei Bedarf einen anderen Namen für die kopierte Tabelle eintragen. Außerdem stehen mehrere Optionen zur Verfügung, über die sich der Kopiervorgang steuern lässt. Mit „Definition und Daten“ kopieren Sie beispielsweise das Tabellenschema, etwa „Name“ und „Ort“, sowie die enthaltenen Daten. Ist „Definition“ aktiv, kopiert Base nur das Tabellenschema. Das Schema legt fest, wie ein Feld heißt und welche Art von Daten es enthält.
Schritt 5:
Per Klick auf „Fertigstellen“ übernehmen Sie alle Spalten aus der Tabelle. Oder Sie klicken auf „Weiter“, wählen gezielt einzelne Spalten aus und gehen erst dann auf „Fertigstellen“.
Neuerungen bei der Tabellenkalkulation Calc
5. Calc: Tabellenkalkulation mit neuem Diagrammtyp
Das Diagramm-Modul von Open Office beherrscht jetzt auch ein so genanntes „Blasendiagramm“. Damit lassen sich drei Wertereihen grafisch in Beziehung setzen. X- und Y-Achse spiegeln dabei Trends wie in einem Liniendiagramm wieder, die Größe der Kreise repräsentiert einen dritten Wert. Das Diagramm-Modul können Sie in allen Teilen des Büropakets verwenden. PC-WELT zeigt, wie Sie es in der Tabellenkalkulation Calc einsetzen.
Schritt 1:
Legen Sie eine Tabelle an, beispielsweise mit einer Spalte für die Anzahl der Mitarbeiter, einer für den Gewinn in Euro und einer Spalte für den Marktanteil. Markieren Sie mit der Maus den Tabellenbereich, der als Basis für das Diagramm gelten soll (im Beispiel A1 bis C4). Klicken Sie im „Einfügen“-Menü auf „Diagramm“. Danach öffnet sich das Fenster „Diagramm-Assistent“.
Schritt 2:
Als Diagrammtyp wählen Sie „Blasen“ aus und klicken auf „Weiter“. Kontrollieren Sie den Datenbereich (im Beispiel „$Tabelle1.$A$1:$C$4“), und korrigieren Sie gegebenenfalls die Werte. Klicken Sie auf „Weiter“. Kontrollieren Sie die Einträge für „Datenreihen“ und „Datenbereiche“. Da diese sich aus dem in Schritt 3 gewählten Datenbereich ableiten, müssen Sie hier im Normalfall nichts ändern. Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 3:
Geben Sie die gewünschten Beschriftungen wie „Titel“ und „X-Achse“ ein, und klicken Sie auf „Fertigstellen“. Klicken Sie doppelt auf die X-Achse, und gehen Sie im folgenden Fenster auf die Registerkarte „Skalierung“. Klicken Sie hinter „Minimum“ auf „Automatisch“, und tragen Sie hinter „Minimum“ den Wert „0“ ein. Damit sorgen Sie dafür, dass die X-Achse bei „0“ beginnt. Da im Beispiel der niedrigste Wert „65“ lautet, würde die X-Achse sonst bei „60“ starten.
Schritt 4:
Klicken Sie auf einen der Kreise, um die Datenreihe auszuwählen. Klicken Sie dann rechts auf die markierte Datenreihe, und wählen Sie „Datenbeschriftungen einfügen“. Dadurch erscheinen die Prozentangaben oberhalb der Kreise.
Schritt 5:
Sie können die Kreise mit unterschiedlichen Farben versehen. Dazu klicken Sie nacheinander auf jeden Kreis und wählen dann jeweils nach einem Rechtsklick „Datenpunkt formatieren“. Auf der Registerkarte „Fläche“ bestimmen Sie die gewünschte Füllfarbe.
6. Calc: Optimierten „Autofüllgriff“ nutzen
Open Office erleichtert es dem Benutzer, die Daten in die Tabellenkalkulation Calc einzugeben. Die Funktion „Autofüllgriff“ ergänzt fortlaufende Zahlen- oder Datumsreihen. Jetzt beherrscht der Autofüllgriff auch das Hochzählen fortlaufender Zahlen an der letzten Stelle, wie Sie es von Software-Versionsnummern kennen. Testen Sie das etwa mit „Open Office 3.2“: Klicken Sie die Zelle mit dem Eintrag an, und ziehen Sie mit der Maus den Autofüllgriff einige Zellen nach unten. Das Programm ergänzt dann automatisch „Open Office 3.3“, „Open Office 3.4“ und „Open Office 3.5“.
7. Calc: Mehrfachauswahl einrahmen
Mehr Übersicht versprechen optische Stilmittel wie Rahmen. Solche Rahmen lassen sich in der Tabellenkalkulation nun nicht mehr nur einzelnen markierten Bereichen zuweisen, sondern Sie können auch mit Mehrfachmarkierungen arbeiten. Dazu halten Sie beim Auswählen der Zellen die [Strg]-Taste gedrückt. Anschließend erzeugen Sie über das Symbol „Umrandung“ in der Symbolleiste „Format“ den gewünschten Rahmen für die markierten Zellen.
Tabelleninhalte in Calc besser sortieren
8. Calc: Mehrfachauswahl kopieren und einfügen
Für den Benutzer ist die Arbeit einfacher, wenn er in der Tabellenkalkulation mehrere nicht zusammenhängende Zellbereiche kopieren und an anderer Stelle in der Tabelle einfügen kann. Statt umständlich mehrmals hintereinander „Kopieren“ und „Einfügen“ anzuklicken, genügt es dann, den „Einfügen“-Befehl nur einmal zu verwenden. Bisher quittierte Open Office Calc diesen Versuch jedoch mit der Fehlermeldung „Diese Funktion lässt sich nicht auf Mehrfachselektionen anwenden“. In Open Office 3.2 ist das komplexe Kopieren/Einfügen jetzt möglich.
Um die neue Funktion auszuprobieren, tragen Sie beliebige Zahlen in die Zellen A1, A2, A4 und A5 ein. Die Zelle A3 bleibt leer. Wählen Sie bei gedrückter [Strg]-Taste die nicht zusammenhängenden Zellbereiche A1 bis A2 und A4 bis A5 aus. Drücken Sie dann die [Strg]-Taste und dazu [C], um die Auswahl in die Zwischenablage zu kopieren. Klicken Sie mit der Maus in die Zelle C1, und drücken Sie [Strg] und dazu [V]. Open Office fügt dann die Werte aus den markierten Zellen zusammenhängend in den Bereich C1 bis C4 ein.
9. Calc: Tabelleninhalt besser sortieren
In der Regel sind die Daten in einer Tabelle in Spalten organisiert. In einem Adressen-Verzeichnis gibt es beispielsweise Spalten für „Name“, „Postleitzahl“ und „Ort“. In den Zeilen sind die Daten enthalten. Sie können festlegen, wie die Tabelle angezeigt werden soll. Markieren Sie den gesamten Bereich, der die Daten enthält, und gehen Sie im Menü auf „Daten, Sortieren“. Unter „Sortieren nach“ wählen Sie die Spalte aus, nach der sortiert werden soll, beispielsweise „Name“. Daneben klicken Sie auf die gewünschte Option „Aufsteigend“ oder „Absteigend“ und dann auf „OK“.
Es geht aber auch einfacher: Klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb der Spalte, nach der Sie sortieren möchten, beispielsweise in der Spalte „Name“. Wenn Sie jetzt in der Symbolleiste „Standard“ auf das Symbol „Aufsteigend sortieren“ oder „Absteigend sortieren“ klicken, sortiert Open Office automatisch nach der Spalte „Name“. Hier steckte bisher eine Fehlerquelle. Wenn in einer Spalte mehrere Zellen oder die ganze Spalte markiert waren, wurden die Daten nur innerhalb der Spalte sortiert – unabhängig von den zugehörigen Daten in den anderen Zellen. Die Daten der gesamten Tabelle waren danach also komplett durcheinander gewürfelt.
Um dieses Problem zu vermeiden, erscheint in Open Office 3.2 jetzt eine Meldung, die Sie auf die Daten in den benachbarten Zellen hinweist. Sie können dann durch einen Mausklick auf die Schaltfläche „Auswahl erweitern“ den gesamten Datenbereich markieren und damit die Sortierung korrekt durchführen. Wenn Sie tatsächlich nur die Daten innerhalb einer einzigen Spalte sortieren möchten, wählen Sie dagegen „Aktuelle Auswahl“.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt. (ad)