Office-Dokumente reparieren

Wer viel mit Microsoft Office-Dokumenten arbeitet, weiß wie schnell es passieren kann: Ein Dokument ist defekt, lässt sich nicht mehr öffnen, enthält Fehler oder falsche Formatierungen. Mit wenigen Handgriffen lassen sich aber defekte Office-Dokumente oft wieder reparieren oder in den alten Zustand zurückversetzen. Zumindest wertvoller Text oder Daten aus Tabellen kann man in den meisten Fällen wiederherstellen.

Automatische Datensicherung einstellen

MS-Office-Programme bieten die Möglichkeit, in regelmäßigen Abständen eine automatische Sicherung von Dokumenten durchzuführen. Stürzt Word, Excel und Co. ab, kann das entsprechende Programm beim nächsten Start automatisch die Daten aus dieser Sicherung wiederherstellen. Sie finden diese Einstellungen über die Registerkarte Datei und die Auswahl von Optionen\Speichern. In den Vorgängerversionen finden Sie diese Option auf dem ähnlichen Weg. Das gilt generell für alle folgenden Tipps.

Aktivieren Sie an dieser Stelle die Option AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle x Minuten und setzen Sie den Wert auf 2-5 Minuten. Auf diese Weise speichert Word automatisch die Änderungen, die Sie vornehmen, in regelmäßigen Abständen. Schließen Sie ein Dokument und vergessen zu speichern, können Sie diese Wiederherstellungsdaten auch in das produktive Dokument übernehmen. Dazu aktivieren Sie zusätzlich die Option Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch gespeicherte Version beibehalten. Achten Sie aber darauf, dass Sie diese Einstellungen einzeln für alle Office-Programme vornehmen müssen. Nach den Einstellungen speichern Word, Excel und Co. automatisch im gewünschten Zeitraum die Daten in verschiedenen Versionen. Im laufenden Betrieb sehen Sie auf der Registerkarte Datei die verschiedenen Versionen und den Zeitpunkt des Speicherns. Im schlimmsten Fall können Sie die temporären Dateien aus dem Verzeichnis zur Wiederherstellung verwenden, wenn Sie diese mit dem entsprechenden Office-Programm öffnen. Das Speicherverzeichnis legen Sie ebenfalls in den Optionen fest.

Stürzt das Office-Programm ab, kann es beim erneuten Start die Wiederherstellungsoptionen einlesen und in das produktive Dokument einarbeiten. Dieser Vorgang findet automatisch statt und das Programm informiert Sie darüber, welche Informationen wiederherstellbar sind.

Gesperrte Dateien mit Zusatztool freigeben

Oft kommt es vor, dass Sie eine Datei nicht bearbeiten, löschen oder umbenennen können, da diese in Benutzung ist, vor allem bei Wiederherstellungsvorgängen. Hier hilft die Freeware Lockhunter. Das Tool steht auch in einer 64-Bit-Version zur Verfügung. Installieren Sie das Tool, erweitert sich das Kontextmenü von Dateien um den Eintrag What is Locking this file?

Wählen Sie diesen Menüpunkt aus, erscheint ein neues Fenster dass Sie darüber informiert welche Anwendung die Datei blockiert. Sie können jetzt über die Schaltfläche Unlock It! die Datei vom Zugriff befreien, oder direkt über Delete It! löschen. Löschen Sie aber nur Dateien von denen Sie sicher sind, dass Sie diese nicht mehr benötigen oder anderweitig gesichert haben.

Dateien beim Öffnen reparieren lassen

Lässt sich eine Office-Datei nicht öffnen, haben Sie auch die Möglichkeit, auf der Registerkarte Datei über Öffnen die Datei auszuwählen und anschließend über die Schaltfläche Öffnen verschiedene Reparaturoptionen auszuwählen.

Diese Option steht auch in Excel zur Verfügung. Der einfachste Weg ist Öffnen und Reparieren. Hier haben Sie große Chancen, das Dokument wieder zu reparieren. Hilft dieser Vorgang nicht, können Sie das Dokument auch im .rtf-Format speichern, schließen, erneut öffnen und wieder zurück konvertieren ins Office-Format. Auch dabei bestehen große Chancen, das Problem zu beheben.

Die nächste Stufe dieser Art der Wiederherstellung ist, das Dokument in das Textformat zu konvertieren. Dabei gehen alle Formatierungen verloren, aber der Text bleibt erhalten. Ebenfalls hilfreich in diesem Zusammenhang ist, wenn Sie beim Öffnen des Dokumentes den Dateityp Text aus beliebiger Datei wiederherstellen auswählen. Dadurch öffnet Word Dateien, die sich ansonsten nicht öffnen lassen, auch Dateien die Sie nicht mit Word erstellt haben. Dabei gehen zwar alle Formatierungen verloren, aber Word kann in vielen Fällen den Text wieder reparieren.

Korrupte Word- und Excel-Dateien reparieren

Haben Sie korrupte Word-Dateien, die sich nicht mehr öffnen lassen, haben Sie oft die Möglichkeit, diese Dokumente direkt mit OpenOffice zu öffnen. Zwar gehen dabei die meisten Formatierungen verloren, Sie können aber zumindest teilweise den Text retten. Natürlich funktioniert dieser Trick nicht mit allen korrupten Dateien. Wollen Sie dazu OpenOffice oder LibreOffice nicht installieren, können Sie auch eine Live-Linux-CD verwenden, in die OpenOffice integriert ist. Hier können Sie die Datei öffnen und anschließend wieder beenden. Ein Beispiel für eine solche Live-CD ist Knoppix.

Bevor Sie Dateien mit OpenOffice öffnen, haben Sie aber auch die Möglichkeit, selbst in Word die korrupte Datei einzulesen. Dazu erstellen Sie ein neues Word-Dokument und wechseln auf die Registerkarte Einfügen. Wählen Sie dann Objekt\Text aus Datei. Anschließend können Sie die korrupte Datei einlesen. In vielen Fällen können Sie so defekte Dateien teilweise wieder reparieren.

Kommen Sie mit dem Reparieren mit Bordmitteln nicht weiter, helfen auch Zusatzwerkzeuge wie zum Beispiel Recovery Toolbox. Auf der Seite können Sie für die verschiedenen Office-Programme Zusatzwerkzeuge zur Reparatur herunterladen. Die Tools kosten etwa 30-50 Dollar und helfen in wenigen Schritten, Dokumente zu reparieren. Ebenfalls hilfreich ist das Tool DocRepair.

Defekte Excel-Tabellen können Sie testweise mit Word öffnen. In vielen Fällen bleiben dabei die Tabellenwerte erhalten, aber die Formeln gehen verloren. In sehr vielen Fällen lassen sich viele Daten der Dokumente oder Tabellen wiederherstellen, wenn Sie diese mit dem kostenlosen Excel Viewer, Word Viewer oder PowerPoint Viewer öffnen. Lassen sich Excel-Tabellen wenigstens noch mit Fehlern öffnen, können Sie diese als HTML-Seite speichern. Dabei gehen Formeln verloren, aber Tabellenwerte bleiben erhalten. Gelingt dadurch die Reparatur, können Sie anschließend die Tabelle wieder ins ursprüngliche Format konvertieren und die Formeln wiederherstellen.

Fehlerhafte Anzeige in Dokumenten wegen defekter oder falscher Vorlagen

In vielen Fällen lassen sich Dokumente öffnen, zeigen aber falsche Formatierungen und Ansichten an. Das Problem muss in diesem Fall nicht immer am Dokument selbst liegen, sondern an der verknüpften Vorlage. Welche Vorlage mit einem Dokument verknüpft ist, finden Sie auf der Registerkarte Start in den Optionen, beziehungsweise auch in Word 2007 direkt in den Optionen. Klicken Sie auf Add-Ins. Wählen Sie bei Verwalten im unteren Bereich die Option Vorlagen aus und klicken Sie dann auf Gehe zu. Im neuen Fenster sehen Sie anschließend die verwendete Vorlage und können die richtige auswählen, wenn eine falsche verknüpft ist.

Arbeiten Sie mit der Standardvorlage Normal, kann auch diese defekt sein. Um das zu überprüfen, öffnen Sie im Explorer das Verzeichnis C : \ Users \<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. In diesem Verzeichnis befinden sich alle Word-Vorlagen. Das Verzeichnis AppData sehen Sie nur, wenn Sie versteckte Verzeichnisse und Dateien in den Optionen des Explorers einblenden lassen. Benennen Sie die Datei normal.dotm um und öffnen Sie das Dokument erneut. In Windows XP finden Sie die Datei im Verzeichnis Anwendungsdaten des Profils. Sie können in der Verwaltung der Vorlagen über Anfügen auch einfach eine neue Vorlage auswählen. Hier hilft es eventuell, wenn Sie die Standardvorlage normal.dotm von einem anderen Computer kopieren. Wenn gar nichts mehr geht, können Sie Word auch im abgesicherten Modus starten. Dazu tragen Sie hinter der Startdatei von Word noch die Option /a ein. Ist Word gestartet, öffnen Sie das betroffene Dokument und testen die bereits beschriebenen Wege noch einmal.

Outlook-Datendateien reparieren mit scanpst.exe

In seltenen Fällen kann es passieren, dass Datendateien (.pst) in Outlook defekt sind oder bei zu vielen E-Mails nicht mehr funktionieren. In diesem Fall bietet Outlook 2010 wie seine Vorgänger das Tool zum Reparieren des Posteingangs von Microsoft Outlook, kurz scanpst.exe. Für das Tool gibt es keine Verknüpfung; Sie müssen es direkt im Installationsverzeichnis von Office 2010 starten. Dieses finden Sie standardmäßig im Verzeichnis C : \ Program Files (x86) \Microsoft Office\Office14 für die 32-Bit-Version auf Windows 7 x64 und C : \ Program Files \Microsoft Office\Office14, wenn Sie die 64-Bit- oder die 32-Bit-Version von Windows 7 einsetzen. Möchten Sie Outlook-Datendateien mit scanpst.exe reparieren, müssen Sie vorher Outlook schließen, da kein Programm auf die Datei zugreifen darf. Per Doppelklick starten Sie das Tool. Zunächst wählen Sie mit Durchsuchen die entsprechende Datei aus und konfigurieren über Optionen die Protokollierung. Außer Outlook-Datendateien (.pst) kann das Tool auch Offlinedatendateien (.ost) reparieren. Hierbei handelt es sich um die Daten, die Outlook von Exchange-Servern herunterlädt, wenn Sie mit Outlook über das Internet arbeiten oder in langsamen Netzwerken. Mit Starten beginnt das Tool mit dem Scanvorgang und repariert Dateien automatisch, falls diese defekt sind.

Standardmäßig legt das Tool eine Protokolldatei mit der Bezeichnung <Datendatei>.log im gleichen Verzeichnis an, in dem sich die .pst-Datei befindet. Nach der Reparatur können Sie sich über den Windows-Editor anzeigen lassen, welche Vorgänge das Tool ausgeführt hat. Findet das Tool Fehler, erhalten Sie einen Hinweis, dass Sie die Datendatei reparieren können.

Klicken Sie auf Details, sehen Sie, wie viele Bereiche der Datei defekt sind und durch das Tool repariert werden müssen. Meist sind die Meldungen jedoch nicht aussagekräftig, deuten aber darauf hin, dass für den optimalen Betrieb eine Reparatur stattfinden muss.

Klicken Sie auf Reparieren, beginnt das Tool mit dem Reparaturvorgang und fertigt eine Datensicherung der Datendatei an. Nach erfolgreicher Reparatur erhalten Sie eine Information, die Sie bestätigen müssen. Ist nach der Sicherung die Datei in Ordnung, sollten Sie die Sicherung löschen, da diese nur unnötig Speicherplatz verbraucht. Lassen Sie nach der Reparatur die Outlook-Datendatei erneut scannen und stellen Sie sicher, dass scanpst.exe keine Fehler mehr findet. Manchmal kann das Tool nicht alle Fehler auf einmal reparieren. Sie sollten die Reparatur erst dann beenden, wenn scanpst.exe keinerlei Fehler mehr findet.

Lässt sich eine Datendatei nicht reparieren, erstellen Sie eine neue Datei mit gleichem Namen und binden die alte Datei ebenfalls in Outlook ein, notfalls über die Registerkarte Datei des Menübands und der Option Öffnen/Outlook-Datendatei öffnen. Verschieben Sie dann alle Objekte per Drag & Drop in die neue Datei über das Kontextmenü der alten, können Sie diese aus Outlook entfernen lassen, die Datei selbst bleibt erhalten. Ist die alte Datendatei mit einem E-Mail-Konto verknüpft, müssen Sie diese Verknüpfung aufheben. Entfernen Sie die Datei dazu vom bisherigen Speicherplatz und starten Sie Outlook neu. Outlook fragt nach der neuen Datei. Geben Sie den Speicherplatz der neuen Datei an. Gelingt die Reparatur der Datendatei, können Sie unter Umständen weitere Elemente wiederherstellen.

Das Tool erstellt beim Reparieren eine Datei mit der Bezeichnung <Datendatei>.bak. Bei dieser Datei handelt es sich um eine Kopie der Datendatei, die scanpst.exe vor dem Reparieren angefertigt hat. Die Datei befindet sich im gleichen Verzeichnis wie die .pst-Datei. Kopieren Sie die Datei mit der neuen Endung .pst. Importieren Sie die Datei in Outlook, und verschieben Sie fehlende Elemente. Sind diese lesbar, können Sie auf dieser Weise manuell viele verloren geglaubte Daten wiederherstellen.

Schattenkopien verwenden

Eine Funktionalität von Windows Server 2008 R2, die aber auch in den Clients Windows Vista und Windows 7 enthalten ist, sind die Schattenkopien. Der Hintergrund dieser Technologie ist, dass der Computer regelmäßig eine Sicherung aller Dateien im Hintergrund durchführt, auch während der Arbeitszeit. Auf diese Weise entstehen Schnappschüsse des Systems zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Damit lassen sich einzelne Dateien wiederherstellen. Benutzer können wieder auf frühere Versionen von Dateien zurückgreifen, indem sie diese aus einer Schattenkopie wiederherstellen. Die Wiederherstellung lässt sich direkt über das Kontextmenü von Dateien durchführen. Schattenkopien steuern Sie in den Eigenschaften von Datenträgern auf der Registerkarte Vorgängerversionen.

Über das Kontextmenü von Laufwerken und Dateien lassen sich Schattenkopien wiederherstellen. Auf diese Weise können Sie oder Anwender Dateien wiederherstellen, die versehentlich geändert oder gelöscht wurden bzw. beschädigt sind. Abhängig vom Datei- oder Ordnertyp können Sie eine vorherige Version öffnen, an einem anderen Speicherort speichern oder wiederherstellen. Auch diese Wiederherstellung führen Sie über das Kontextmenü durch. Wählen Sie auf einem Client-Computer die Option Vorgängerversionen wiederherstellen im Kontextmenü von Dateien, Ordnern oder ganzen Freigaben aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Client alle Versionen der Datei anzeigt, die sich wiederherstellen lassen. Sie können die vorherige Version entweder unter dem gleichen Namen in das gleiche Verzeichnis kopieren oder die vorherige Version parallel zur vorhandenen Version wiederherstellen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen klicken, wird die vorhandene Version der Datei durch die Schattenkopie ersetzt. Wählen Sie die Schaltfläche Kopieren aus, können Sie die ausgewählten Schattenkopien unter einem anderen Namen oder in einen anderen Ordner kopieren. Die ursprüngliche Version bleibt dabei erhalten. Während Sie auf den Servern einen festen Zeitplan erstellen können, legen Client-Betriebssysteme wie Windows Vista oder Windows 7 bei der automatischen Erstellung eines Systemwiederherstellungspunkts Schattenkopien der Dateien an. Sie können bei Windows Vista und Windows 7 jederzeit auch manuell einen Systemwiederherstellungspunkt anlegen. Navigieren Sie dazu in der Systemsteuerung zu System und Sicherheit/System, klicken Sie auf der linken Seite den Link Computerschutz an und wählen Sie die Schaltfläche Erstellen. Greifen Anwender von Windows Vista oder Windows 7 auf Freigaben von Servern zu, werden die vorherigen Versionen der Sicherungen angezeigt, die Sie für Laufwerke auf dem Server konfiguriert haben. (wh)