Ergebnisse und Erfolge in der Organisation zu kommunizieren ist für jeden CIO eine enorme Herausforderung. Neue Konzepte und IT-Lösungen schaffen jetzt Abhilfe.
Die Geschwindigkeit des digitalen Zeitalters ist in vielen IT Abteilungen deutlich spürbar. Bei IT-Projekten ist mittlerweile vier Wochen je Sprint der neue Standard zur Ergebniskommunikation. Als Medium hierfür sind noch immer einfache Emails oder Einträge im lokalen Wiki verbreitet.
Auf die Art der Kommunikation kommt es an, wie eine Nachricht beim Empfänger ankommt. Foto: conrado - shutterstock.com
Doch neben Videokonferenzen und multimedialen E-Learnings wird es für Text als Informationsträger immer schwieriger, Aufmerksamkeit beim Empfänger zu erzeugen - ein Grund mehr, den Schritt nach vorn zu wagen und selbst multimediale Kommunikationsinhalte zu erstellen. Was heute bevorzugt wird, sind kurze und bündige Informationen, die einfach auffindbar und ortsunabhängig abrufbar sind. Dieser Trend hat Wikis erst so populär gemacht. Aber reiner Text ist unpersönlich und als Kommunikationsmittel in seiner Wirkung sehr begrenzt. Gleichzeitig genutzt bieten Grafik, Sprach- und Videonachrichten eine wesentlich höhere Informationsqualität.
Das persönliche Gespräche und Telefonate bleiben aktuell und wirksam
Direkte Gespräch sind für einen möglichst verlustfreien Informationsaustausch unumstritten der wirksamste Weg. Allerdings sind die Gesprächsinhalte nur für die direkten Teilnehmer zugänglich. Es steht immer weniger Zeit zur Verfügung, die gleichen Inhalte in redundanten Besprechungen mit unterschiedlichen Personengruppen auszutauschen und Fragen zu klären.
Wenn diese Informationen konserviert wären und somit orts- und zeitunabhängig genutzt werden könnten, dann spart das am Ende gleichermaßen dem Sender wie auch dem Empfänger Zeit. Im Privaten zum Beispiel werden deswegen bei WhatsApp Sprachnachrichten vermehrt genutzt. Diese Konservierung von Informationen kann auch auf Unternehmensebene besser laufen.
Digitalisierung der internen Kommunikation
E-Mail - der Klassiker überflutet Sie kommt frei Haus in das Postfach – manchmal erwünscht – manchmal unerwünscht. E-Mails spielen trotz dem Einzug von Enterprise 2.0 weiterhin eine wichtige Rolle. Gehen Sie aber sorgsam mit ihr um. Halten Sie Informationen kurz und knapp. Der Empfänger muss richtig gewählt werden. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken.
Apps - Standardaufgaben unterwegs erledigen Mit betriebsinternen Apps können Sie auf interne Daten in Sekundenschnelle und von überall zugreifen und die Einsatzgebiete sind vielfältig. So können Sie die Unternehmensnews auf dem Smartphone der Mitarbeiter anbieten, verschiedene Verbrauchsdaten anzeigen, ein Problem an IT über eine App melden oder verschiedene Workflows starten oder genehmigen. Beispiel: Eine App, die den Mitarbeitern anzeigt, ob ihr Gerät für den Wechsel auf Windows 10 geeignet ist.
Das gedruckte Wort - verblasst Das schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen oder Aushänge sind zwar noch nicht ausgestorben, verlieren aber künftig mehr und mehr an Bedeutung. Wenn sie ein Poster oder Aushang nutzen wollen, verknüpfen sie doch ihren digitalen Inhalten zum Beispiel durch den Einsatz eines QR Codes.
Interne Social Media Plattformen - der direkte Kontakt zum Mitarbeiter Interne Social Media Plattformen – direkter Kontakt zum Mitarbeiter: Viele Großunternehmen in Deutschland setzen bereits auf Social Media. Sie spielen eine immer größere Rolle, fordern den klassischen IT Mitarbeiter und fördern die Kommunikation mit den Mitarbeitern, durch Blogs mit direkter Feedbackmöglichkeit, Chats, Links, direkte Kommentarmöglichkeiten usw. Wichtig ist es schnell zu antworten und Feedbacks nicht zu ignorieren. Der direkte Kontakt zwischen Service Owner und Enduser schafft Vertrauen. Mitarbeiter können sich außerdem gegenseitig helfen. Gerade bei Beta-Tests können Sie in verschiedenen Gruppen wunderbar zusammenarbeiten und sogar Kunden oder externe Service Provider mit einbinden. Sie können klassische Supportkanäle und IT Service Management Tools unterstützen. Klassische Intranet Lösungen werden in Zukunft wohl eher eine sekundäre Rolle spielen. Wollen Sie sich auf Abenteuer Enterprise 2.0 einlassen? Wenn ja, stellen Sie Richtlinien wie zum Beispiel Social Media Guidelines auf.
Videos - knackig, kurz, leicht konsumierbar Kurze knackige 2-3 Minutenvideos können die IT Kommunikation erheblich bereichern und sprechen nicht nur die jüngere YouTube-Generation an, wenn sie gut gemacht sind. Achten Sie auf einen spannenden und abwechslungsreichen Schnitt der Videos. Das Internet ist voller Informationen, wie es funktioniert. Zum Beispiel: TechSmith Blog oder Storytelling Secret (Prezi). Vielleicht haben Sie einen IT-Mitarbeiter dem die Produktion solcher Videos Spaß macht, unterstützen Sie das durch Weiterbildung.
Trainings und interne Events - schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter Im Idealfall sind keine Trainings nötig, denn Produkte sollten ja selbsterklärend sein. Bedauerlicherweise haben Sie dies nur bedingt in der Hand und spätestens bei der Einführung eines neuen Betriebssystems oder einer Fremdsoftware, die Sie nicht selbst entwickelt haben, sind Erklärungen notwendig. Trainings unterstützen dabei, die Akzeptanz deutlich erhöhen und damit die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Das zahlt sich für beide Seiten aus: der Supportaufwand wird minimiert und kanalisiert und die Wahrnehmung der IT im Unternehmen verbessert sich. Ob Sie diese als Präsenz oder virtuelle Veranstaltung anbieten hängt sicher von der Größe des Unternehmens und den unterschiedlichen Standorten ab. Durch interne Events, die Sie interessierten Mitarbeitern anbieten, können Sie Ihre IT-Abteilung präsentieren und ihre Innovationskraft unterstreichen. Haben Ihre Unternehmensbereiche oder spezielle Nutzergruppen vielleicht eigene Events? Prima, nehmen Sie Teil und schneiden Sie ihre Präsentation auf deren Bedürfnisse zu.
Wer Telefon- und Videokonferenzen aufzeichnet springt zu kurz
Die Inhalte aus Software wie Skype for Business oder Webex sind zwar multimedial - und können bedingt auch konserviert werden. Allerdings sind sie meist viel zu lang. Videos sollten idealerweise nicht länger als fünf Minuten sein. Mit solcher Software ist auch die Produktion viel zu aufwendig. Schnelligkeit und Einfachheit rücken hier klar in den Vordergrund. Gut funktioniert das dagegen mit Lösungen wie Knovio oder SlidePresenter. Damit kann jeder Mitarbeiter relativ schnell seine eigenen Inhalte erstellen, verbreiten und konservieren.
Vom Mitarbeiter zum Kommunikationsexperten
Die technische Hürde und damit die Hemmschwelle für die Nutzung derartiger Kommunikationswege, ist denkbar niedrig. Text, Grafik, Video und die Aufnahme des Sprechers können einfach parallel kombiniert werden. Mehr als in eine Webcam zu blicken und drei, vier Mal klicken ist nicht nötig. Diese Tools sind mittlerweile so konzipiert, dass selbst ein Laie innerhalb von Minuten seine multimedialen Inhalte erstellen kann. Gerade in der Kommunikation von "One-to-many", also zum Beispiel an die ganze Abteilung oder an das ganze Unternehmen, liegt hier klar die Zukunft.
Multimediale und interaktive Kommunikation in Zeiten von YouTube
Die Popularität von YouTube zeigt uns, wie selbstverständlich die Erstellung und Nutzung von Videos altersunabhängig mittlerweile geworden ist. Die Möglichkeiten multimedialer Kommunikationsformen werden in Unternehmen zu wenig eingesetzt und ihr Nutzen wird unterschätzt. Außerdem können Unternehmen über diesen Weg agiler werden. Wir müssen im Zuge der digitalen Revolution Kommunikation völlig neu denken. Wer das nicht konsequent umsetzt, wird schnell überrollt.
Neue IT-Systeme erhöhen die Kommunikationswirkung
Der Nutzen multimedialer Kommunikationswege geht aber noch wesentlich weiter. 88 Prozent der CIOs sehen die Anforderungen und Aufgabenbereiche an Ihre Position steigen, wie eine Umfrage von CIO.com aus dem Jahr 2016 ergab. Diese operative Mehrbelastung wird zunehmend zum Problem. Denn neben den großen Themen wie der Harmonisierung der IT Landschaft und der Konzeption einer Digitalisierungsstrategie bleiben wenig Ressourcen für den operative IT Betrieb. Ergebnisse und Erfolge im Unternehmen zu kommunizieren wird stiefmütterlich behandelt - was in vielen Fällen zu einem negativen Image der CIO Bereiche führt, egal wie gut die erbrachte Leistung tatsächlich ist.
Neue Kommunikationsstrategien und -systeme sind auch hier der richtige Ansatz dazu. Oft mangelt es schlichtweg an der Kommunikation und an der fachgerechten Vorbereitung der Mitarbeiter im Unternehmen für die Einführung neuer IT Systeme. Sich als Informatiker im Unternehmen Gehör zu verschaffen, damit Mitarbeiter proaktiv auf Veränderungen vorbereitet werden können, ist ein immer bedeutenderer Bestandteil der Arbeit der CIOs und ihrer IT-Teams. Der notwendige Zeitaufwand für klassische Kommunikationsmaßnahmen steht in einem schlechten Verhältnis zu deren Wirkungsgrad. Dieses Missverhältnis gilt es zu überwinden.
Die Wunscharbeitgeber der Informatiker 2016
Die Wunscharbeitgeber der Informatiker 2016 Große renommierte IT-Arbeitgeber bleiben nach wie vor die erste Adresse für IT-Profis mit drei bis vier Jahren Berufserfahrung. Schwerer haben es dagegen die Anwenderunternehmen. Das ergab eine Umfrage der Marktforscher von Trendence unter 1100 Young Professionals, die in der IT- und Telekommunikationsbranche arbeiten.
Platz 19: msg Systems Auf den 19. Platz schafft es der deutsche IT-Dienstleister msg Systems mit Hauptsitz in Ismaning bei München.
Platz 19: Cisco Systems Ebenso auf Platz 19 landet Cisco. Das Unternehmen wurde 1984 von einer Gruppe Wissenschaftler der Universität Stanford gegründet.
Platz 18: Oracle Der Soft- und Hardwarehersteller Oracle aus dem Silicon Valley belegt 2016 den 18. Platz.
Platz 17: DATEV Auf Platz 17 der beliebtesten Arbeitgeber der Young Professionals 2016 liegt DATEV.
Platz 16: Adobe Das Softwareunternehmen aus Delaware schafft es in diesem Ranking auf Platz 16.
Platz 14: Blizzard Entertainment Außerdem belegt auch der US-amerikanische Computerspieleentwickler Blizzard Entertainment den 14. Platz im diesjährigen Ranking.
Platz 13: Sony Sony, drittgrößter japanischer Elektronikkonzern, schafft es auf Platz 13. der beliebtesten Arbeitgeber der jungen Informatiker.
Platz 12: Electronic Arts Platz 12 belegt der Computer- und Videospielehersteller EA.
Platz 11: Capgemini Das französische Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen ist die größte Unternehmensberatung europäischen Ursprungs und verpasst nur knapp die Top 10.
Platz 10: Intel Der Halbleiterhersteller aus Kalifornien schafft es auf Platz 10 der begehrtesten Arbeitgeber.
Platz 8: Accenture Accenture mit Sitz im irischen Dublin ist einer der weltweit größten Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister mit etwa 400.000 Mitarbeitern und belegt 2016 den 8. Platz.
Platz 7: Deutsche Telekom Das größte europäische Telekommunikationsunternehmen mit Sitz in Bonn schafft es auf Platz 7.
Platz 6: Lufthansa IT Den 6. Platz belegt die Tochter des Lufhansa-Konzerns, Lufthansa IT (Systems, Industry, Solutions).
Platz 5: IBM IBM ist eines der weltweit führenden Unternehmen für Hardware, Software und Dienstleistungen im IT-Bereich sowie eines der größten Beratungsunternehmen und landet 2016 auf dem 5. Platz.
Platz 4: Microsoft Microsoft, der weltweit größte Softwarehersteller, verpasst das Treppchen knapp und belegt Platz 4 der beliebtesten Arbeitgeber der jungen Informatiker.
Platz 3: SAP Der deutsche Softwarehersteller SAP aus Walldorf belegt 2016 den 3. Platz der beliebtesten Arbeitgeber.
Platz 2: Apple Das kalifornische Unternehmen, das unter anderem Computer, Smartphones und Betriebssysteme entwickelt und vertreibt landet auf Platz 2 der beliebtesten Arbeitgeber der Young Professionals. Geschlagen geben muss sich Apple nur von....
Platz 1: Google Wie auch im letzten Jahr bleibt Google 2016 der beliebteste Arbeitgeber der jungen Informatiker. Platz 1 für den Marktführer unter den Suchmaschinen und die meistbesuchte Webseite der Welt.
Neue Lösungen für aktive Ergebniskommunikation nutzen
Aktuelle Lösungen gehen weit darüber hinaus, einfach nur ein aufgezeichnetes Video bereitzustellen. Dieses Investment lohnt sich für Großkonzerne ebenso wie für den Mittelstand. Dr. Michael Christ, Head of HR der Döhler Group, bestätigt: "Wir haben es durch einfach zu erstellende, navigierbare Videoinhalte geschafft, die Kommunikationsinhalte zwischen den Abteilungen wesentlich besser zu verbreiten. Davon hat schlussendlich jeder profitiert."
So schafft es die IT nicht nur den Mitarbeitern neue IT-Lösungen zur Verfügung zu stellen, sondern auch leicht verständlich und intuitiv über Ergebnisse und Erfolge zu informieren - für die positive Entwicklung des Images der Unternehmens-IT und des CIOs als Motor der digitalen Transformation ist das ein unschätzbar wertvoller Gewinn.