Die Münchener Rück verfügt mit ihren mehr als 10.000 Mitarbeitern im Rückversicherungskonzern über langjährige Erfahrungen im Risiko-Management. Mitte 2006 stand das Unternehmen vor der Herausforderung, das aus dem Support laufende Betriebssystem Windows 2000 von Microsoft zu ersetzen. Neuere Anwendungen wären unter Umständen nicht mehr lauffähig und wichtige Funktionen nicht nutzbar gewesen. Zugleich hatten sich die Arbeitsplätze an den international verteilten Standorten zu heterogenen Umgebungen entwickelt. Dadurch war der Aufwand für die Wartung hoch, es bestand die Gefahr von Inkompatibilität und Instabilität. "Uns ging es nicht nur um den Wechsel des Betriebssystems, sondern auch um eine Harmonisierung der System- und Anwendungslandschaft und effiziente Update-Prozesse", sagt Karl-Heinz Neumann, Head of Global Infrastructure Services der Münchener Rück.

Um die geeignete Plattform zu finden, beauftragte Neumann das Analystenhaus Gartner, in einer Wirtschaftlichkeitsstudie verschiedene Szenarien zu bewerten. Die Marktexperten empfahlen, Windows Vista in Kombination mit 2007 Microsoft Office System einzusetzen. Für Windows Vista sprachen die Support-Roadmap, die Aktualität des Betriebssystems und wirtschaftliche Überlegungen. Windows XP als Zwischenschritt wäre aufwändiger gewesen und hätte eine weitere Migration auf Windows Vista erfordert. Zudem bietet Windows Vista interessante Neuerungen, etwa die Unterstützung von mobilen Mitarbeitern, das Tool BitLocker zur Verschlüsselung von Festplatten, neue Suchfunktionen und die Option, Anwendungen zu virtualisieren. Auch die Oberfläche, eine bessere Administration und die Stabilität sprachen für Windows Vista. Für den Wechsel von Microsoft Office 2003 zu Office 2007 entschieden sich die Rückversicherer, um dem auslaufenden Support zuvorzukommen.

Wichtig war die Möglichkeit, das Deployment für den Desktop-Client komplett zu zentralisieren und auf Basis eines einzigen zentral gepflegten Images auszuführen. So ließ sich die zweite Kernanforderung - die Harmonisierung der Arbeitsplätze - effizient erfüllen. Nach der Entscheidung für Vista erarbeitete das IT-Team einen vierstufigen Projektplan und vergab das Projekt-Management extern an Microsoft Consulting Services.

In drei Phasen zum Vista-Desktop

Im August 2006 begann die Prestudy-Phase: Ein internationales Projektteam trug aus allen Standorten insgesamt 800 Anforderungen an die neue Desktop-Umgebung zusammen. Diese reichten von der Festlegung der Hard- und Software über Fragen der lokalen Administration bis hin zur Klärung der Zugriffsrechte mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem.

Im März 2007 ging es an die zweite Phase: das Design. Der Client wurde in seinen Grundzügen entworfen. Dazu gehörten die Inventarisierung der vorhandenen Hard- und Software, die Bereitstellung der entsprechenden Treiber sowie Anpassungen und Kompatibilitätstests. Insgesamt setzte die Münchener Rück über 1200 unterschiedliche Anwendungen ein. Alle sollten stabil und zuverlässig auf dem neuen Client laufen. Jede Anwendung wurde daher von einem Verantwortlichen der Rück betreut, der Versionen und Parameter bestimmte. Die Experten testeten in dieser Phase und lieferten alle zwei Monate einen Release Candidate des neuen Client.

Parallel dazu lief die Vorbereitung für die Installation von 2007 Microsoft Office System. Wie beim Betriebssystem musste das Team auch hier die Kompatibilität zu Anwendungen sichern und gleichzeitig die Pfade zur Migration von geschäftskritischen Makros schaffen. Für nur punktuell genutzte, aber wichtige Spezialanwendungen schlug das IT-Team einen budgetschonenden Weg ein: Mit Microsoft Application Virtualization lassen sich solche Anwendungen nun als virtualisierte Netzdienste nutzen - sie müssen nicht lokal installiert sein. Am Ende der Designphase waren 1200 Anwendungen überprüft. Nur zehn Anwendungen liefen auf Vista nicht.

Die dritte Phase gehörte dem Build und begann im Oktober 2007: Betriebssystem und Anwendungen wurden als installationsfähiges Image aufgebaut. Mit dem "Microsoft Business Solution Accelerator for Desktop Deployment 2007" (BDD) erzeugte das Team ein zentrales Abbild des Betriebssystems mit allen notwendigen Treibern, Dateistrukturen und den zu installierenden Anwendungen - also auch Office 2007. Ein Vorteil dabei: Mit BDD lässt sich das Image auch nach dem Rollout ändern und aktualisieren. Das stellt sicher, dass es nur ein Image gibt, die Corporate Base, die zentral in München gepflegt und zweimal jährlich für Aktualisierungen der Desktops genutzt werden kann.

Problemloser Rollout

Parallel richtete das Projektteam die Installationsprozesse ein. Bei mehr als 10.000 zu installierenden Arbeitsplätzen hätte eine manuelle Methode hier viel Zeit in Anspruch genommen. Daher nutzte das Team den "Systems Management Server 2003" (SMS) von Microsoft. Als zentralisiertes Management-Werkzeug für Desktops bietet SMS 2003 eine Hardware- und Softwareinventur sowie Softwareverteilung und -installation.

Im Juni 2008 war es dann so weit: Mit einer Pilotinstallation auf 300 PCs weltweit wurden Image und Installationsprozesse vor dem eigentlichen Rollout getestet. Alles verlief so reibungslos, dass im Juli 2008 die Installation des neuen Vista-Clients begann. Bis Ende des Jahres waren über 10.000 Rechner und Laptops an 50 Standorten weltweit entweder im Zuge des Hardwareaustauschs oder durch nächtliche Neubespielung mit dem neuen Standard-Client ausgestattet.

Die Nutzer merkten vom Deployment erst am folgenden Tag etwas. Dann nämlich, als sie die neuen Oberflächen von Windows Vista und Microsoft Office 2007 sahen. Aufgrund der leicht zu bedienenden Anwendungen hatte man sich entschieden, Mitarbeiter mit Dokumentationen und Videos zu informieren. Dieser Ansatz hat sich bewährt.

Auch wenn sich der Return on Investment bei Arbeitsplätzen schwer messen lässt, ist Karl-Heinz Neumann von der Münchener Rück doch überzeugt, "dass sich die Investition in zwei bis drei Jahren auszahlt". Inzwischen hat das Unternehmen auch auf die aktuellen Nachfolgeprodukte von BDD und SMS umgestellt: Die Experten nutzen jetzt Microsoft Deployment Toolkit 2008 für die Pflege des Image sowie Microsoft System Center Configuration Manager 2007 für das Deployment.