Nicht alle Anwender wollen ihre Daten unbedingt bei Microsoft speichern, sondern unter Umständen auch einen alternativen Speicherdienst in der Cloud verwenden. Grundsätzlich lassen sich natürlich auch weiterhin Dateien auf lokalen Speicherplätzen ablegen, die Standardeinstellungen in Office-2013-Programmen sind jedoch für die Web-Speicherung optimiert. Andere Dienste lassen sich nicht ohne weiteres integrieren. Es gibt aber die Möglichkeit, Cloud-Dienste als Netzlaufwerk in Windows einzubinden.

Sharepoint und SkyDrive als Datenspeicher nutzen

Erstellen Anwender ein Dokument, bieten die Office-Programme eine Speicherung direkt im kostenlosen Cloud-Speicher SkyDrive an. Diese Option ist sogar als Standard hinterlegt. Ein Agent oder eine Zusatzsoftware ist dafür nicht notwendig, sondern nur das Hinterlegen der Anmeldedaten zum Microsoft-Konto, das Zugriff auf SkyDrive hat. Die Daten liegen nach dem Speichern in der Cloud und lassen sich auch von anderen Rechnern oder den Office Web Apps aus nutzen. Auch vom neuen E-Mail-Dienst Outlook.com aus lassen sich die Dokumente öffnen und in den eingebetteten Office Web Apps bearbeiten. Vorteil dieser Form der Speicherung ist der weltweite Zugriff sowie die Möglichkeit, die Dateien mit anderen Anwendern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Office 2013: SkyDrive öffnen
In Office-2013-Programmen lassen sich Daten direkt in der Cloud speichern.

Office 2013: SkyDrive Konto einrichten
Anwender können SkyDrive-Konten und Sharepoint-Seiten in Office-Programmen hinterlegen.

Office 2013: Teamarbeit
Office informiert die Anwender, wenn mehrere Personen das gleiche Dokument bearbeiten.

Office 2013: Per SkyDrive Dokumente freigeben
In SkyDrive gespeicherte Dokumente lassen sich auch für andere Anwender freigeben.

Office 2013: Bearbeiter werden angezeigt
Unten rechts werden die Bearbeiter eines Dokuments angezeigt.

Office 2013: Netzlaufwerk verbinden
Cloud-Speicher können über die Netzfunktion von Windows auch als Netzlaufwerk eingebunden werden.

Unternehmenskunden können Daten von Office-Programmen auch direkt in Sharepoint oder Office 365 ablegen. Diese Option trägt in den neuen Office-Programmen die Bezeichnung "SkyDrive Pro". Auch wenn der Name ähnlich ist, hat die Funktion nichts mit SkyDrive zu tun, sondern verwendet Sharepoint als Datenspeicher. Hier müssen Unternehmen die entsprechende Infrastruktur schaffen oder die Daten bei Office 365 speichern. Bei der Verwendung von SkyDrive lassen sich die Daten kostenlos in der Cloud bei Microsoft speichern. Der Nachteil an der Cloud-Integration von Office 2013 ist, dass sich standardmäßig keine anderen Dienste von Drittanbietern einbinden lassen. Die Verwaltung der Dienste erfolgt im Bereich "Konto" auf der Registerkarte "Datei". Für die Speicherung von Videos und Bildern lassen sich zwar Services wie Flickr und Youtube einbinden, aber leider keine Alternativen für Dokumente.

Cloud-Speicher in Windows einbinden

Es gibt aber die Möglichkeit, über Umwege andere Datenspeicher aus der Cloud einzubinden. Dazu verknüpfen Anwender einfach den entsprechenden Cloud-Speicher als Netzlaufwerk im Betriebssystem. Das hat den Vorteil, dass sich das Laufwerk auch für andere Zwecke in Windows nutzen lässt, zum Beispiel für die Datensicherung oder andere Programme. Werden in diesem Netzlaufwerk Daten gespeichert, überträgt sie Windows zu dem entsprechenden Cloud- Dienst. Der Verbindungsaufbau findet per WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) statt. Das Protokoll ist standardmäßig in Windows aktiv.

Der Datenspeicher verhält sich beim Einsatz von WebDAV wie ein ganz normales Laufwerk im Explorer inklusive Laufwerksbuchstaben. Die Verbindung erfolgt geschützt über SSL. Es sind keine zusätzlichen Tools oder Einstellungen notwendig. Anwender müssen das Laufwerk lediglich wie ein Netzlaufwerk anbinden und können es zur Datenspeicherung nutzen. Diese Anbindung dauert wenige Sekunden.

Der Verbindungsaufbau auf den Clients mit Windows Vista/7/8 ist denkbar einfach. Anwender verbinden ein neues Netzlaufwerk und geben als Adresse http(s)://<Servername>/<Name der Seite> an ( zum Beispiel https://webdav.mediencenter.t-online.de). Beim Verbindungsaufbau erscheint ein Authentifizierungsfenster, und der Anwender muss die Anmeldedaten für den Cloud-Dienst angeben. In Windows lassen sich diese auch speichern. Anschließend steht der Speicher zur Verfügung und ist als Netzlaufwerk verbunden. Nach der Verbindung sehen die Anwender den Speicher und alle Dateien im Windows-Explorer. Der Umgang entspricht dem Zugriff auf Dateifreigaben.

Verbindung per Befehlszeile herstellen

Neben der grafischen Oberfläche können Administratoren und Anwender die Verbindung auch über eine Befehlszeile mit "net use" herstellen lassen, zum Beispiel über Anmeldeskripts. Die Syntax dazu lautet:

net use <Laufwerksbuchstabe>: "https://<Servername>/<Adresse>" / User:<Anmeldedaten> <Kennwort>

Der Verbindungsaufbau über WebDAV erfolgt durch den Systemdienst "WebClient Service". Dieser ist standardmäßig in Windows XP, Windows Vista und Windows 7 enthalten.

Der Verbindungsaufbau mit WebDAV ist in vielen Umgebungen aber sehr langsam. Meistens lässt sich das Problem beheben, indem Administratoren die Option "Automatische Suche" der Einstellungen im Internet Explorer deaktivieren. Diese Einstellung ist in den Internet-Optionen auf der Registerkarte "Verbindungen" über die Schaltfläche "LAN-Einstellungen" zu finden.

WebDAV-Anbindung von Cloud-Speichern

Leider lassen sich nicht alle Cloud-Dienste per WebDAV anbinden. Apples "iCloud" ist durch das geschlossene System nicht koppelbar, und "Google Drive" erlaubt auch keine Anbindung per WebDAV. Für Dropbox gibt es nur den Zusatzdienst "Dropdav" (https://dropdav.com). Dieser steht allerdings nicht kostenlos zur Verfügung und erfordert eine zusätzliche Registrierung. Das ist unsicher und kompliziert.

Eine weitere Alternative für viele Cloud-Nutzer ist das kostenlose Tool "CarotDAV" (http://rei.to/carotdav_ en.html). Die Anwendung kann auch Google Drive und andere Dienste per WebDAV anbinden. Eine Installation ist nicht notwendig, das Tool gibt es auch als portable Version. Ohne den Client des Cloud-Anbieters zu installieren, kann so mit dem Tool auf die Daten in der Cloud zugegriffen werden. Aber eine Verbindung mit Office ist nicht möglich. Außerdem sind die Daten nicht als Netzlaufwerk mit Laufwerksbuchstaben verfügbar.

Teamarbeit mit Dokumenten

Arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument, sehen die Anwender dies in Word und anderen Office-Programmen und erhalten entsprechende Informationen. Ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und die Mehrbenutzerarbeit ist in Office 2010 und Office 2013 möglich. Allerdings funktioniert das in SkyDrive zunächst nicht.

Auch wenn Anwender die Dokumente in einem anderen Cloud-Speicher ablegen, lassen sich diese mit Office-Programmen nicht gemeinsam in Gruppen bearbeiten. Nur bei der Verwendung von Sharepoint oder Dateifreigaben im Netzwerk können Dokumente in Gruppen bearbeitet werden.

In SkyDrive haben Anwender aber die Möglichkeit, gespeicherte Dokumente explizit für andere zur Bearbeitung freizugeben. Auf diesem Weg ist der User in der Lage, Dokumente auch mit den Office Web Apps zu bearbeiten. Dabei können mehrere Anwender in einer Gruppe Dokumente einsehen und verändern.

Ältere Versionen nutzen

Anwender können auch Dokumente in einer Sharepoint-Bibliothek oder SkyDrive speichern, die mit älteren Versionen von Office erstellt wurden. Allerdings ist für diese Dokumente keine gemeinsame Bearbeitung möglich. Öffnet ein Anwender ein Word- 2010/2013- oder Powerpoint-2010/2013- Dokument mit Word oder Powerpoint 2007, erstellt Sharepoint eine Sperre für das Dokument, so dass andere Anwender nicht gleichzeitig am Dokument arbeiten können.

Word zeigt die Zahl der Mitarbeiter an, die das Dokument bearbeiten, und über einen Klick zusätzlich deren Namen. Auf diese Weise ist auch der Austausch von Informationen möglich. So wird etwa dargestellt, wer welche Änderungen vornimmt. Alle Änderungen synchronisiert Office in einem gemeinsamen Dokument.

Sperre für Überarbeitung

Das alles funktioniert aber nicht mit WebDAV, sondern nur wenn Anwender ein in SkyDrive freigegebenes Dokument bearbeiten. In diesem Fall lassen sich Dokumente problemlos zusammen in Office Web Apps bearbeiten. Nehmen Anwender dabei Änderungen vor, werden einzelne Abschnitte des Dokuments gesperrt. Erst nach einer Synchronisierung mit dem Server sind die Bereiche wieder verfügbar. Dadurch ist sichergestellt, dass sich Anwender er nicht gegenseitig ihre Dokumente überschreiben können. Die Word-Funktionen selbst lassen sich dabei ohne Einschränkungen nutzen. Setzen Unternehmen Server mit Exchange oder Lync ein, können Nutzer anderen Autoren E-Mails oder Echtzeitnachrichten senden. Diese Funktion erreichen Anwender über die Registerkarte "Datei".

Bei der Verwendung von WebDAV-Speichern ist noch eine andere Einschränkung zu beachten, wenn Anwender Dokumente unterwegs bearbeiten wollen. Sind hierfür die Office Web Apps vorgesehen, müssen sich die Dateien in SkyDrive befinden. Das bedeutet für die Anwender, dass sie die Dokumente aus dem Cloud-Speicher herunterladen und dann in SkyDrive hochladen müssen, bevor eine Weiterbearbeitung möglich ist.

Fazit

Das Speichern von Dokumenten in der Cloud hat neben dem bereits ausführlich diskutierten Problem der Datensicherheit verschiedene Vorteile. Zunächst lassen sich die Dokumente auch von anderen Rechnern aus bearbeiten und sind durch die Cloud-Speicherung gesichert, wenn der eigene Rechner ohne Backup ausfällt. Durch die WebDAV-Anbindung von Cloud-Speichern kann auf Agenten und Tools verzichtet werden, denn die Daten lassen sich problemlos in der Cloud speichern und schnell nutzen. Die Wahlfreiheit beim Cloud-Speicheranbieter erkauft sich der Anwender allerdings mit Einschränkungen beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten.