Die neue Version von Microsoft Office wird Ende 2006 / Anfang 2007 zur Verfügung stehen. Das Software-Paket wird in sieben verschiedenen Versionen auf den Markt kommen und richtet sich an Heimanwender, Selbstständige und kleine Unternehmen gleichermaßen.
Laut Microsoft findet der Anwender in der neuen Office-Version verbesserte Menüs, erweiterte Grafik- und Formatierungsfunktionen vor. Es gibt neue Tools für den Umgang mit Terminen, Aufgaben und professionellem Zeitmanagement. Office 2007 soll zuverlässiger und sicher sein und die Arbeit mit Dokumenten der unterschiedlichsten Art leichter und angenehmer machen.
In diesem Beitrag werfen wir einen genauen Blick auf die wichtigsten Neuerungen und Verbesserungen. Besonderes Gewicht legen wir dabei darauf, in wie weit sich Anwender umstellen müssen und welchen Nutzen die neuen Funktionen bringen. Arbeit es sich mit all den neuen Features tatsächlich leichter und bequemer?
Bitte beachten Sie: Dieser Artikel basiert auf der aktuellen Betaversion von Microsoft Office 2007. Bis zur verkaufsfertigen Version werden sich noch Änderungen und Verbesserungen ergeben.
Ribbon – Das neue Interface in Office 2007
Bereits beim ersten Start fällt das neu gestaltete Interface auf. Die alte Menüstruktur ist komplett verschwunden. Die Funktionen stehen nun über das kontextsensitive „Ribbon“ zur Verfügung. Register und aufklappbare Dialoge sorgen für mehr Ordnung. So finden Sie beispielsweise in Word 2007 unter "Home" wichtige Funktionen zum Formatieren Ihrer Dokumente. Um Grafiken, Zeichnungen und Objekte zu verwenden, wechseln Sie nach "Einfügen".
Das Ribbon erspart den Weg durch ein langes Menü. Eine gewünschte Funktion ist schnell gefunden und angewandt. Jedoch müssen sich Anwender, die viel mit älteren Versionen von Office gearbeitet haben, umgewöhnen und einarbeiten. Es ist nicht wie beispielsweise bei Windows XP möglich, eine „klassische Ansicht“ zu wählen. In Outlook 2007 ist das Ribbon nicht sofort sichtbar. Erst beim Erstellen oder Bearbeiten von Nachrichten, Terminen und Aufgaben wird die neue Funktionsleiste sichtbar.
Menüs, Vorlagen und Sicherheit – Alles neu und anders
In der linken oberen Ecke des Programmfensters finden Sie alle Funktionen, die Sie zum Öffnen, Speichern und Drucken benötigen. Daneben sind wichtige Funktionen in einer kleinen Symbolleiste abgelegt. Diese Schnellzugriffe lassen sich beliebig erweitern. Ein Klick genügt, um eine oft verwendete Funktion aufzurufen.
Der Vorlagendialog glänzt in einem neuen Design. Nur die Kategorie "Installierte Vorlagen" ist derzeit wirklich nutzbar. Verwendet man eine der vielen Kategorien darunter, greift das Programm auf die Webseite "Office Online" zu, um zur Rubrik passende Vorlagen anzuzeigen. Das dauert - zumindest in der aktuellen Beta - zu lang und bringt oft keine Treffer. Allerdings lassen sich Vorlagen von Office Online auch zur späteren Verwendung lokal installieren.
Im Vertrauensstellungscenter sind Einstellungen zum Datenschutz und zur Sicherheit des Computers abgelegt. So zumindest Microsofts Erläuterung des Dialoges. Der Anwender kann das Ausführen von Makros unter verschiedenen Bedingungen an- oder ausschalten. Entwickler haben zusätzlich die Möglichkeit, den Zugriff auf das VBA-Modell zu erlauben.
Eine nützliche Änderung: Dokumente, die eingebettete Makros enthalten, sind anhand der neuen Dateiendung .DCOM sofort erkennbar.
Speichern und mehr
Office 2007 verwendet per Default ein XML-basiertes Dateiformat. Dokumente werden in Daten-Containern abgelegt. Das Einbinden der fertigen Dokumente in andere Anwendungen soll so erleichtert werden. In der finalen Version will Microsoft die Dokumente zudem komprimieren. Ältere Office-Anwendungen bleiben jedoch dabei außen vor. Die neuen Features der Office-2007-Dateiformate sind nur nutzbar, wenn die Empfänger ebenfalls die aktuelle Version des Programmpaketes verwenden. Excel 2007 bietet darüber hinaus ein Binärdateiformat, das komplexe Arbeitsmappen ablegt. Dieses Dateiformat ist abwärtskompatibel.
Dokumente lassen sich als PDF oder XPS ablegen. Für den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente bieten sich Dokumentenverwaltungsserver oder Webseiten an.
Alle Office-Anwendungen verfügen wie auch schon die Vorversionen über eine Dokumentenwiederherstellung. Stürzt Office oder Windows ab, öffnet sich beim nächsten Programmstart ein Fenster und bietet die Wiederherstellung des zuletzt bearbeiteten Dokumentes an.
Neuerungen in Word 2007
Word 2007 enthält neue Formatvorlagen, Tabellen- und Listenformate. Über die so genannten Schnellformate verändern Sie ohne großen Aufwand den Stil des Dokumentes. Aus einem Dokument wird so beispielsweise ein eleganter Brief. Eine Echtzeitvorschau zeigt vorab, wie die gewählten Formatierungen sich auf den markierten Dokumentenbereich auswirken. Schnellbausteine enthalten nicht nur vorgefertigte Textelemente, auch ganze Layouts lassen sich abrufen und anwenden.
Immer wieder ein Problem bei Word-Dokumenten sind die Fragmente, die mitunter peinliche Situationen hervorrufen können. Ist beispielsweise „Änderungen verfolgen“ eingeschaltet, bleiben auch Vorgängerversionen im Dokument erhalten. Das bläht die Datei nicht nur auf, es kann auch zu Problemen führen, wenn so eine Word-Datei mit möglicherweise nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Inhalten an Kunden gemailt wird. Der Dokumenteninspektor entfernt Kommentare, Überarbeitungsvermerke und Metadateien in einem Rutsch. Die Inhalte müssen nicht zeitaufwendig einzeln gesucht und entfernt werden.
Sie können Ihre Dokumente direkt in einem Weblog veröffentlichen. Unterstützt werden derzeit MSN Space, Blogger (Google), Sharepoint und Community Server. Zudem kann Word über die MetaWebLog- und Atom-API die Postings in kompatible Blog-Software posten. Beim Vergleichen von Dokumenten zeigt Word nun beide Versionen eines Dokumentes an und ermöglicht so ein schnelles Anpassen.
Word 2007 - Tabellen und Datenanbindung
Tabellen lassen sich auf sechs verschiedene Weise einfügen. Das klingt zunächst verwirrend, sieht man genauer hin, zeigt sich jedoch der Nutzen. Sie können Text in Tabellen umwandeln, einen Dialog aufrufen und in diesem die Eigenschaften der neuen Tabelle bestimmen sowie eine Tabelle aus Excel importieren,. Eine Tabelle lässt sich per Hand zeichnen oder über ein Kästchendiagramm einfügen. Die Funktion "Schnelltabellen" kombiniert das Einfügen und Erstellen mit Autoformatdesigns.
Neue Steuerelemente für Dokumente und Datenanbindungen ermöglichen eine Verbindung zu Back-End-Systemen. Das Erstellen von dynamischen Firmendokumenten wird so um einiges einfacher.
Dokumente lassen sich problemlos mit einer digitalen Signatur versehen. Dies stellt zum einen sicher, dass der Absender authentisch ist und zum anderen, dass das Dokument unterwegs nicht verändert wurde. Mit dem Dokumenteninformationsfenster können Sie den Weg und Status eines Dokumentes verfolgen. Das geschieht in Verbindung mit Office SharePoint Server 2007.
Neue Features in Outlook 2007
Zunächst fällt an Outlook 2007 auf, dass sich hier im Hauptfenster kein Ribbon befindet, sondern die klassische Menustruktur mit Symbolleiste. Zudem hat Outlook als einziges Programm in der Suite eine „Instant-Suche“, also ein Eingabefeld für die Schnellsuche. In den anderen Applikationen muss zunächst umständlich ein Suchdialog geöffnet werden. Die Suchfunktion wurde zudem erheblich verbessert. Sie können nun Nachrichten, Anhänge, Termine, Aufgaben und Notizen durchsuchen.
Die neue Aufgabenleiste zeigt Termine und Aufgaben. Die Aufgaben werden leider nicht automatisch sortiert. Im Gegensatz zur „Outlook Heute“-Übersicht von älteren Outlook-Versionen ist die Aufgabenleiste interaktiv, man kann also Einträge editieren, hinzufügen oder löschen. Farbkategorien ermöglichen das Sortieren von Nachrichten, Terminen und Aufgaben anhand bestimmter Kriterien.
Aufgaben sind jetzt besser in das „normale“ Geschehen von Outlook integriert. So kann der Benutzer mit wenigen Klicks aus einer Email eine Aufgabe erstellen, die auch in der Kalenderübersicht angezeigt wird. Aus dieser Ansicht lassen die Aufgaben auch in den Kalender ziehen, um beispielsweise Zeiten für die Erledigung der Aufgabe zu blockieren. Wird eine Aufgabe nicht zum eingestellten Zeitpunkt als erledigt markiert, schiebt Outlook sie automatisch auf den nächsten Tag („Was Du heut nicht kannst besorgen, verschiebe ruhig auf morgen.“)
Outlook Office Online
Kalender lassen sich zusätzlich auf Office Online ablegen. Dazu müssen Sie sich allerdings registrieren. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, Kalender anderer Nutzer zu „abonnieren“.
Aber nicht nur in der Optik und den Aktionen rund um Aufgaben, Kontakte und Termine hat sich viel verändert. Einiges Augenmerk hat Microsoft auf die Hauptaufgabe von Outlook gelegt, das Nachrichten-Handling. So kann man nun nicht nur Newsgroups abbonieren sondern auch RSS-Feeds. Diese Informationen teilt sich Outlook mit dem neuen Internet Explorer, so dass ein in Outlook abonnierter Feed auch im IE7 zur Verfügung steht.
Für eine Reihe von Applikationen und Formaten bietet Outlook nun eine Vorschau für den Inhalt eines Nachrichtenanhang an, ohne dass dieser extra in der zugehörigen Applikation geöffnet werden muss. Um der Sicherheit genüge zu tun, erfolgt das nur bei Nachrichten von Absendern, die vom Benutzer als vertrauenswürdig eingestuft wurden.
Outlook 2007 für Unternehmen
Unternehmen erhalten mit Outlook und Microsoft Exchange weitere Zusammenarbeits- und Sicherheitsfunktionen. Nachrichten werden mit Exchange auf Phishing-Inhalte und Vireninfektionen gescannt. Nur "saubere" Nachrichten kommen bei Outlook an. Der Administrator kann verwaltete Ordner erstellen.
Er legt auch Richtlinien für die Aufbewahrung, Archivierung und Behandlung von Einträgen fest, damit diversen Compliance-Richtlinien zur Aufbewahrung von geschäftlichen Emails Genüge getan wird. Die Nachrichten in dem verwalteten Ordner werden entsprechend behandelt und verarbeitet. In Verbindung mit den Share Point Services lassen sich Informationen von jedem beliebigen Punkt per Internet abrufen und verarbeiten.
Neuerungen in Excel 2007
Neben dem RIbbon als augenfälligste Änderung hat sich im Hintergrund von Excel noch einiges getan. Tabellen können nun eine Größe von bis zu 1 Millionen Zeilen und 16.000 Spalten aufweisen, was wahrscheinlich nur in den extremsten Fällen zum Einsatz kommen dürfte. In einer Arbeitsmappe sind unbegrenzt viele Formatierungsarten möglich. Die Anzahl der Zellbezüge ist ausschließlich abhängig vom freien Arbeitsspeicher des Rechners.
Wie bei allen anderen Office 2007-Anwendungen wurden Menüs, Formatvorlagen und Dialoge optimiert. Es stehen bessere Sortier- und Filterfunktionen zur Verfügung. Sie können Kopfzeilen an- oder ausschalten. Berechnete Spalten erlaubt das Verwenden nur einer Formel für mehrere Spalten.
Bedingte Formatvorlagen ermöglichen das Gestalten von Tabellendokumenten. Verschiedene Formatierungsregeln wenden Farbskalen, Datenleisten und Symbolsätze an. Nützlich ist das bei der Analyse der Daten und bei der Präsentation derselben.
Formeln und Diagramme in Excel 2007
Die Bearbeitungsleiste passt sich automatisch an die Größe und Länge der verwendeten Formel an. Excel 2007 erlaubt längere Formeln mit mehr Verschachtelungen als Excel 2003. AutoVervollständigen ergänzt die Eingabe des Anwenders: Die richtige Funktion ist schnell gefunden und die Syntax der Formel wird korrigiert. Notwendige Parameter fragt Excel automatisch ab.
Strukturierte Bezüge erlauben Spaltenüberschriften, benannte Bereichen und Tabellennamen in einer Formel. Die Ergebniszeile ermöglicht das Verwenden von benutzerdefinierten Formeln und Texteinträgen. Der Namens-Manager zeigt und verwaltet die benannten Bereiche komfortabel. Bei der Anwendung eines neuen Formates werden bestimmte Aktionen nicht mehr unterbrochen. Filter, ausgeblendete Zeilen und neu geordnete Zeilen und Spalten bleiben erhalten. Ältere Excel-Versionen haben hier immer für eine Unterbrechung gesorgt.
Für die Arbeit mit Diagrammen stehen ein neuer Dialog und neue Funktionen zur Verfügung. Diese Diagramme lassen sich problemlos in allen anderen Office 2007-Anwendungen integrieren. Zudem sehen die Diagramme auch ohne großartiges händisches Feintuning deutlich schicker aus als in den Vorgängerversionen. Diagramme lassen sich mit weichen Schatten und abgeschrägten Kanten optisch aufpeppen. ClearTyp-Fonts sorgen für besser lesbare Textelemente. Vordefinierte Farben lassen sich mit eigenen Kreationen ergänzen.
Neue Funktionen für Tabellenprofis
Die Funktionen für die Arbeit mit PivotTabellen wurden verbessert und erweitert. Die Tabellenkalkulation unterstützt neue OLAP-Formeln und Cube-Funktionen. Bei der Arbeit mit multidimensionalen Datenbanken, wie beispielsweise SQL Server Analysis Services, stehen damit mehr Möglichkeiten offen.
Eine Verbindung zu einer externen Datenquelle ist schnell erstellt. Die Datenquelle wird einfach aus einer Liste ausgewählt. Die Angabe der Verbindungsdaten wie in Excel 2003 ist nicht mehr nötig. Eine einmal erstellte Verbindung legt Excel im Verbindungsmanager ab. Von dort kann man sie beim nächsten Programmstart wieder auswählen.
Neuerungen in PowerPoint 2007
Das Präsentationsprogramm bietet eine Reihe neuer Designs, Layouts und Formate. Die Vorgaben lassen sich mit benutzerdefinierten Layouts ergänzen. Zudem sind neue Diagramme und Diagrammfunktionen verfügbar. Hier sind beispielsweise 3D-Objekte, Schatten, Reflektionen und verschiedene andere Effekte möglich. Die erstellten Diagramme sind dynamisch und lassen sich bei Bedarf schnell an neue Daten anpassen.
PowerPoint 2007 bietet neue Grafikeffekte und neue Möglichkeiten, Textinhalte zu positionieren. So können Sie nun einen Textfluss in eine Form bringen, Text in Spalten vertikal setzen und unterbrochene Textabschnitte markieren. Hier hat Powerpoint einiges von Word übernommen.
In Verbindung mit einem zweiten Monitor und einer entsprechenden Grafikkarte kann der Anwender eine Referentenansicht erstellen. Während der Hauptmonitor die normale Präsentation darstellt, werden auf dem zweiten Monitor die nachfolgenden Folien, Anzeigedauer und zusätzliche Notizen angezeigt. Die Präsentation gelingt so noch besser.
PowerPoint 2007 im Unternehmen
Um eine Corporate Identity zu wahren, lassen sich Überarbeitungen und Genehmigungen von Präsentationen in Unternehmen einfach mit SharePoint Server lösen. Der Workflow wird ausgewählt, erstellt eine Aufgabe und teilt dem Teilnehmer per E-Mail mit, dass ein neues Dokument zur Verfügung steht. Mit Share Point Server 2007 stehen zusätzliche Folienbiliotheken zur Verfügung. Eigene und teambasierte Präsentationen werden zentral gespeichert. Via Microsoft Office Groove 2007 lassen sich Arbeitsbereiche für Teams einrichten und nutzen.
Fazit
Über das neue Panel (Ribbon) kann man geteilter Meinung sein. Einige Anwender werden sich über die neue, intuitiv zu bedienende Oberfläche freuen. Andere werden sich die alte, gewohnte Anwendungsumgebung zurück wünschen. Zumindest funktionieren die altbekannten Tastaturkürzel noch.
Word, Excel und PowerPoint kommen mit vielen im Detail verbesserten Funktionen daher. Inwieweit diese praxistauglich sind, wird sich nach dem Erscheinen der fertigen Verkaufsversion zeigen. Besonders die erheblich erweiterten Möglichkeiten für die Team-Arbeit erleichtern so manche Aufgabe. (mha/tecchannel/mb)