Microsoft Loop erklärt

Seitdem Microsoft seine Collaboration App Loop Ende 2021 angekündigt hat, hat der Konzern einige Funktionen für Apps wie Teams und Outlook eingeführt. Seit März 2023 steht nun auch die Loop-App selbst zur Verfügung.

Sie können Loop also jederzeit über einen Webbrowser oder mit eingeschränkter Funktionalität auch als mobile App (für iOS und Android) nutzen beziehungsweise testen. Dazu brauchen Sie lediglich ein Microsoft-Konto (einige Funktionen sind unter Umständen nur mit einem Microsoft-365-Abonnement verfügbar). Wenn Sie die Collaboration App auf einem Device Ihrer Organisation testen möchten, muss Ihr Administrator die App zuerst für Ihre Organisation aktivieren. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Elemente und Funktionen von Microsoft Loop.

Was ist Microsoft Loop?

Loop ist eine Produktivitäts-App, mit der Microsoft-365-Abonnenten "Content Snippets" teilen und in einem virtuellen Collaborative Space managen können. Dabei besteht Loop aus drei grundlegenden Elementen:

• Loop Components,

• Loop Pages und

• Loop Workspaces.

Loop Components sind portable (Text-)Karten oder Snippets in Listen-, Tabellen- oder anderen Formaten, die zu Collaboration-Zwecken mit anderen geteilt werden. Loop Components können in andere Microsoft-365-Apps (etwa Teams und Outlook) eingebettet werden. Änderungen werden dabei automatisch synchronisiert, damit alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.

Loop Pages sind gemeinschaftlich genutzte, digitale Leinwände, die Loop Components und andere Elemente wie Text, Bilder und verwandte Informationen enthalten können. Auch Loop Pages lassen sich für Kollegen zur Zusammenarbeit freigeben, Änderungen werden ebenfalls in Echtzeit synchronisiert.

Loop Workspaces sind virtuelle Bereiche, in denen Sie Pages, die miteinander in Verbindung stehen, zusammenbringen können. Auch einen Workspace können Sie mit anderen Personen teilen, um gemeinsam an den enthaltenen Pages zu arbeiten. Ein Workspace könnte beispielsweise mehrere Pages für ein Projekt enthalten - Planungsseiten, Projektbeschreibung, Besprechungsnotizen, und so weiter.

Wie Sie Microsoft Loop mit Teams und Outlook nutzen, erklären Ihnen die Kollegen unserer US-Schwesterpublikation Computerworld en detail. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie Pages und Workspaces mit der Loop-App einrichten. Dabei konzentrieren wir uns auf die folgenden vier Bereiche:

• einen Loop Workspace erstellen;

• eine oder mehrere Pages zum Workspace hinzufügen;

• Text, Components und andere Elemente zu einer Page hinzufügen;

• eine Page oder einen Workspace teilen, um zusammenzuarbeiten;

Loop Workspace erstellen

Klicken Sie auf der Startseite der Loop-Webanwendung auf die +-Schaltfläche oben rechts. Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen für Ihren neuen Workspace ein.

Das Titelbild für den Arbeitsbereich können Sie ändern, indem Sie darauf klicken und ein anderes auswählen. Sie können auch ein Emoticon als Symbol für Ihren Arbeitsbereich auswählen. Dazu klicken Sie auf die quadratische Schaltfläche + links neben dem Eingabefeld für den Workspace-Namen.

Loop Pages erstellen

Nachdem Sie Ihren Arbeitsbereich erstellt haben, wird die erste Page angezeigt, die Sie mit einem Klick auf "Untitled Page" benennen dürfen. Über die Schaltflächen "Add Icon" und "Add Cover" können Sie zusätzlich einen Emoji als Symbol, respektive ein Hintergrundbild für die Loop Page wählen.

Text und andere Elemente hinzufügen

Fangen Sie an der markierten Stelle einfach an zu schreiben. Alternativ rufen Sie mit / ein Drop-Down-Menü auf, in dem Sie aus zahlreichen Formatierungen wählen dürfen (Überschriften, Tabellen, Auflistungen, und so weiter).

Um Kollegen im Text zu markieren, setzen Sie einfach, wie von sozialen Kanälen gewohnt, ein @ vor dessen Namen.

Templates nutzen

Am unteren Rand jeder neuen Page befinden sich Miniaturansichten für diverse verschiedene Templates. Diese können Sie auch nachträglich auf bereits erstellte Pages anwenden. Jede der Vorlagen enthält dabei verschiedene Elemente, die Sie entsprechend Ihrer Bedürfnisse anpassen dürfen. Unter den Template-Thumbnails finden Sie zudem einen Link, der zu einer Galerie mit weiteren Layouts führt.

Elemente in Loop Components umwandeln

Sie können ein beliebiges Element auf Ihrer Page auswählen und in ein Loop Component verwandeln, um es in anderen 365-Apps freizugeben und zu bearbeiten. So könnten Sie zum Beispiel ein Tabellenelement in ein Loop Component umwandeln und dieses dann in eine Outlook-Email einbetten (wobei sämtliche Änderungen synchronisiert werden).

Um das zu bewerkstelligen, klicken Sie zunächst auf ein Element, um es auszuwählen. Anschließend führt das Sechs-Punkte-Symbol zum entsprechenden Menü wie im folgenden Screenshot zu sehen.

Das Element wird nun von einem Rahmen eingefasst, die linke obere Ecke ziert ein Loop-Logo - als Bestätigung, dass es sich nun um ein Loop Component handelt. Um die für andere Anwendungen freizugeben, klicken Sie auf das "Copy"-Symbol oben rechts. Den Link können Sie dann entsprechend in andere Apps einfügen.

Loop Components werden aktuell lediglich von Outlook, Teams-Chat und Microsoft Whiteboard unterstützt. In Zukunft soll Loop jedoch auch in Teams-Kanäle, OneNote und Word für das Web implementiert werden.

Weitere Pages hinzufügen

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche "+" und wählen Sie im folgenden Menü die Option "New Page".

Eine Subpage hinzufügen

Sie können einer Loop Page auch Unterseiten (und Unterunterseiten) zuordnen. Dazu klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol mit den drei Punkten (dort, wo Sie eine Subpage erstellen möchten). Anschließend wählen Sie im Menü "New subpage"- siehe Screenshot.

Idea Pages hinzufügen

In der linken Seitenleiste befindet sich der Bereich "Ideas". Hier können Sie Pages bearbeiten, bevor Sie sie zu einem Workspace hinzufügen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie an einer Page für einen bereits freigegebenen Workspace arbeiten möchten, die für andere aber noch nicht sichtbar sein soll.

Um eine Page im Ideas-Bereich zu erstellen, bewegen Sie den Mauszeiger über ihn und klicken Sie auf das +-Symbol, das rechts erscheint.

Ideas-Page zu Workspace hinzufügen

Wenn Sie in der Seitenleiste auf "Ideas" klicken, wird im Hauptfenster eine Liste der Pages in diesem Bereich angezeigt. Bewegen Sie nun den Mauszeiger über die Seite, die Sie einem Workspace hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie im folgenden Menü die entsprechende Option, wie in der folgenden Bildschirmaufnahme zu sehen.

Sobald Sie auf den Workspace geklickt haben, dem Sie die Page hinzufügen möchten, wird diese als letzte Seite angefügt.

Pages wiederherstellen

Die Loop-Webanwendung archiviert mehrere Versionen Ihrer Pages, sobald Sie und Ihre Kollegen Änderungen vornehmen. Sollten Sie feststellen, dass Sie auf eine frühere Version zugreifen müssen, können Sie diese entsprechend in Ihrem Workspace wiederherstellen.

Dazu klicken Sie bei geöffneter Page auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts. Wählen Sie aus dem folgenden Menü die Option "Version History". Nun dürfte sich ein ähnliches Bild wie im Screenshot zeigen:

Loop Workspaces und Pages teilen

Mit der Loop-App können Sie Ihre Kollegen dazu einladen, gemeinschaftlich an Workspaces oder Pages zu arbeiten. Geben Sie einen Workspace frei, kann jeder Berechtigte alle Pages im Workspace einsehen und bearbeiten. Geben Sie eine einzelne Page frei, bleibt die Freigabe auf diese beschränkt.

Workspace teilen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Workspace für Kollaborationszwecke freizugeben:

• Wenn eine beliebige Page im Workspace geöffnet ist, klicken Sie auf die "Share"-Schaltfläche oben rechts. Wählen Sie im folgenden Menü Workspace.

• Auf der Startseite der Loop-Webanwendung bewegen Sie den Mauszeiger über den Workspace, den Sie freigeben möchten und klicken anschließend auf das Symbol mit den drei Punkten. Im folgenden Menü wählen Sie "Members".

Beide Wege führen zu einem Dialogfenster, über das Sie nun ihren Workspace mit Ihren Kollegen teilen können.

Pages teilen

Pages innerhalb eines Workspace (oder im "Ideas"-Bereich), lassen sich auf zweierlei Arten teilen:

• Als Weblink - die Page wird im Browser geöffnet.

• Als Loop Component - die Page wird in Office-365-Apps eingebettet.

Das können Sie bequem über die Seitenleiste erledigen, ohne Ihre Page zu öffnen. Klicken Sie dazu auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben der Seite, die Sie freigeben möchten und wählen Sie anschließend eine der beiden eingangs genannten Optionen.

Freigabeberechtigungen für Pages konfigurieren

Je nach Art Ihres Microsoft-Kontos und den Berechtigungen, die Ihr Administrator festgelegt hat, können von Ihnen geteilte Pages eventuell nur für Personen innerhalb Ihrer Organisation aufrufbar sein. Standardmäßig kann allerdings jeder, der Zugriff hat, auch Änderungen an der Page vornehmen. Es sei denn, Sie konfigurieren das entsprechend.

Dazu klicken Sie im Dialogfenster das beim Teilen von Pages angezeigt wird auf die "Sharing Settings". Anschließend stehen Ihnen verschiedene Freigabeoptionen zur Verfügung, wie in den folgenden Screenshots zu sehen:

Je nach Konto und Konfiguration können Sie zudem auch ein Verfallsdatum für Freigabelinks und auch einen Passwortschutz festlegen.

Loop Mobile App nutzen

Die Microsoft Loop App für Android- und iOS-Devices befindet sich aktuell in der Preview-Version. Mit ihr können Sie:

• Loop Pages, die Sie in der Web-App erstellt haben, sowie

• Loop Components, die Sie in Microsoft 365-Apps erstellt haben, anzeigen.

Sie können mit der mobilen App auch Workspaces öffnen, die Sie in der Webanwendung erstellt haben, sowie die enthaltenen Seiten anzeigen und bearbeiten. Allerdings bietet die App für iOS und Android keine Möglichkeit, Workspaces zu erstellen oder Pages zu ihnen hinzuzufügen.

Anders verhält es sich mit Loop Pages: Die dürfen Sie auch mit dem Smartphone neu erstellen - alle oben beschriebenen Funktionen in diesem Bereich sind auch hier verfügbar, inklusive Share-Funktion und Berechtigungsmanagement.

Allerdings gibt es zusätzliche Einschränkungen für die mobile App - je nachdem, ob Sie die Android- oder iOS-Version verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der offiziellen Loop Mobile FAQ von Microsoft. (fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.