Wenn die alte IT-Infrastruktur den Anforderungen nicht mehr gerecht wird und nicht mehr parallel mit dem Unternehmen mitwachsen kann, ist es Zeit für eine Neu-Evaluation der IT-Strategie. Die Wefers GmbH, ein mittelständischer Spezialist für Sanitär-, Heizung- und Klimatechnik aus Köln, wollte genau deshalb sein komplettes Enterprise-Resource-Planning (ERP) in die Cloud bringen und beauftragte die pds GmbH mit der Umsetzung. Mit dem Projekt "ERP-Software in der Cloud" bewirbt sich die pds GmbH mit ihrem Referenzkunden Wefers um den Best-in-Cloud-Award in der Kategorie "Software-as-a-Service".
Das Einsatzszenario
Wenn Installateure vor Ort beim Endkunden mit großen Papierbergen für die Baustellendokumentation oder anderen Projektakten hantieren müssen, geht schnell die Übersicht verloren. Mit einer Cloud-basierten ERP-Lösung fallen diese klassischen Probleme weg, denn Planung, Datenzugriff, Rückkopplung zum Unternehmen und Auftragserfassung finden künftig in der Cloud statt. Der Cloud-Provider pds versetzt damit seinen Kunden Wefers in die Lage, Geschäftsprozesse wie Projektakten, Baustellendokumentationen oder die elektronische Zeit- oder Leistungserfassung ins Digitale zu transformieren.
Die Cloud-Lösung
Mit dem Projekt "ERP-Software in der Cloud" will Wefers sein Enterprise-Resource-Planning (ERP) im Rahmen einher Hybrid-Cloud digitalisieren. Zum Einsatz kommt dabei die neu Entwickelte Abacus-Lösung von pds, die beim Technologiepartner Wortmann - einem von weltweit 25 offiziellen Microsoft Cloud-OS-Partnern - im deutschen Rechenzentrum gehostet wird. Die Wortmann AG spielt innerhalb der Partnerschaft die Rolle des Infrastrukturgebers: Rechenleistung, Storage, Infrastrukturmanagement und IT-Sicherheit liegen genauso beim deutschen Rechenzentrumsbetreiber wie das Management der virtuellen Maschinen zur Abbildung von Workflows und die Verwaltung der jeweiligen Kundencontainer.
Der pds GmbH als Software-Hersteller wiederum fällt die Betreuung des Projekts auf Applikationsebene zu. Als Ergänzung zu den ERP-Komponenten der Abacus-Lösung sind auch noch Anwendungen aus Microsofts-Software-Portfolio wie Exchange oder Office365 integriert. Um das Paket weiter abzurunden, umfasst die Cloud-ERP-Lösung auch die Bereitstellung der Dienste und Services über mobile Endgeräte mit Windows 8.1 - vor allem Mitarbeiter im Außendienst haben so auf dem Tablet alle Daten und Prozesse zur Hand. Von technischer Seite stellte in erster Linie die Datenmigration und die damit einhergehende Bereinigung des Datenbestandes vor der Migration auf Abacus eine größere Herausforderung dar.
Das Cloud-Angebot für Wefers
• "Enterprise pds abacus"
• 8GBRam
• 2 virtuelle CPU Cores
• 100 GB Plattenplatz
• 100 GB Backup Storage + 100 GB zusätzlich
• Firewall VM
• Servernutzung für den Betrieb der pds Software mit einer Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel
• Verschlüsselter Zugang zum Server im RZ über das https-Protokoll und nach aktuellem Stand der Technik
• Managed Services
• Überwachung der Server, Annahme von Störungsmeldungen und Beginn der Störungsbehebung innerhalb von 30 Minuten zu den vereinbarten Zeiten
• Einspielen von Updates und Upgrades der Software in der Zeit Montag - Freitag 17-6 Uhr und Samstag/Sonntag/feiertags ganztägig oder nach Kundenwunsch
• Erstellen von täglichen Datensicherungen der Anwendungsdaten
• Aufbewahrung der jeweils letzten sieben Datensicherungen auf einem externen Server
• Täglicher Snapshot als Desaster-Recovery (zusätzliche sind möglich)
Der Business-Nutzen
Profitieren kann die Wefers GmbH im Zuge der Umstellung auf die Cloud-ERP-Lösung nicht nur, weildie eigenen Mitarbeiter effizienter arbeiten können, sondern vor allem weil das Unternehmen jetzt die Betriebsrisiken für die IT-Infrastruktur an einen externenienstleister auslagern kann. Die Cloud-Lösung ist skalierbar und lässt sich somit an den jeweils aktuellen Bedarf anpassen.
Wefers riskiert dabei keineswegs die Abhängigkeit von der Cloud-Lösung: Der Schritt zurück zum hausintern betriebenen IT-Modell ist jederzeit möglich.