Marktübersicht Business-Collaboration aus der Cloud
01.07.2015 von Diego Wyllie
Von einfachen To-Do-Apps bis hin zu unternehmensweiten Social-Enterprise-Plattformen: Das Cloud-Angebot an Business-Collaboration-Lösungen ist inzwischen breit gefächert. Für jeden Geschmack gibt es das passende Tool – eine Marktübersicht.
Immer mehr Mitarbeiter fühlen sich von der E-Mail-Flut überrollt. Auf Excel-Tabellen wollen Unternehmen zunehmend verzichten. Klassische Intranets, die um die Jahrtausendwende entwickelt wurden, sind heute für den Anwender, der sich längst an der Usability moderner Geräte und Apps gewöhnt hat, eine wahre Zumutung. In Zeiten von Social Media, Cloud Computing, Smartphones, Tablets und intelligenten Uhren reichen die klassischen Kommunikationsmedien und Collaboration-Systeme aus der PC-Ära nicht mehr aus, um die tägliche Arbeit im Büro effizient zu bewältigen.
Webbasierte Business-Collaboration-Lösungen sind vor diesem Hintergrund stark im Kommen. Sie bieten Unternehmen jeder Größe und Branche nützliche Werkzeuge rund um Planung, Kommunikation und Produktivität an, die nicht nur die gute, alte E-Mail, Excel und Co. ersetzen, sondern völlig neue Möglichkeiten der effektiven Zusammenarbeit im Unternehmen eröffnen.
Von einfachen To-Do-Apps, die kleine Teams adressieren und einen einfachen Einstieg in die Welt der Business-Collaboration versprechen, über leistungsfähigere Projektmanagement-Lösungen, die in unzähligen Varianten verfügbar sind, bis hin zu umfangreichen sozialen Netzwerken für Unternehmen, die insbesondere im Enterprise-Sektor auf dem Marsch sind: Das Marktangebot an Business-Collaboration-Lösungen ist inzwischen sehr breit gefächert. Die richtige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, ist daher nicht immer leicht.
Im Folgenden erläutern wir, welche Typen webbasierter Collaboration-Tools es auf dem Markt gibt, für welche Zielgruppe sie jeweils optimiert sind und welche praxiserprobte Lösungen in jeder Kategorie den Ton angeben.
Einfach einsteigen mit To-Do-Apps
Immer mehr Unternehmen nutzen Online-Tools zur Aufgabenverwaltung, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten und ihre alltäglichen Aufgaben effizient im Team zu managen. Während noch vor wenigen Jahren solche Apps überwiegend im privaten Umfeld zum Einsatz kamen, werden sie heutzutage verstärkt in Unternehmen eingesetzt, die ihre Produktivität verbessern möchten - siehe "Wie einfache To-Do-Apps das Business erobern".
Wie einfache To-Do-Apps das Business erobern
Wie einfache To-Do-Apps das Business erobern Task-Management-Apps wie Asana, Wunderlist und Producteev präsentieren sich als einfachere Alternativen zu klassischen Projektmanagement- und Collaboration-Lösungen – und werden in der Praxis immer beliebter.
Social Task Management Eine der erfolgreichsten To-Do-Apps, die sich im Business durchsetzen konnten, ist Producteev. Das Tool, das wir übrigens bereits vorgestellt haben - wurde von einem Start-up aus Frankreich entwickelt, das 2012 durch die Firma Jive Software aus Palo Alto übernommen wurde. Der Spezialist für Enterprise-Collaboration-Lösungen für Großunternehmen hat damit deutlich gemacht, dass einfache To-Do-Apps nicht nur etwas für kleine Teams sind.
Asana Eine weiterer Top-Anbieter auf dem Markt für businesstaugliche To-Do-Apps ist Asana. Das gleichnamige Start-up, das hinter dem Produkt steht, wurde vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz gegründet. Seit der Gründung im Jahr 2019 konnte Asana namhafte Internet-Unternemen wie Dropbox, Quora und Foursquare als Kunde gewinnen. Die Lösung verzichtet auf klassische Features rund um Projektplanung und -Reporting. Sie legt den Fokus dagegen auf eine offene, reibungslose Teamkommunikation.
Wunderlist Enterprise-Start-ups wie Asana, die mit ihren innovativen Business-Tools die Zusammenarbeit in Zeiten von Social, Cloud und Mobile Computing neu definieren wollen, werden für Investoren immer attraktiver. Die Berliner Softwareschmiede 6Wunderkinder ist mit ihrer populären To-Do-App Wunderlist ein guter Beweis dafür. Sequoia Capital, eine der prominentesten Venture-Capital-Gesellschaften aus dem Sillicon Valley - seit 1972 finanziert sie IT-Großen wie Atari, Apple, Yahoo, Paypal, YouTube, Google, Dropbox und Instagram - hat nämlich 19 Millionen Dollar in das Berliner Vorzeige-Start-up investiert - das erste Mal, das Sequoia in ein deutsches Unternehmen investiert.
ToDo Ein weiteres, gutes Beispiel dafür, dass der Business-Markt reif für To-Do-Listen ist, liefert Projectplace. Der schwedische SaaS-Anbieter stellt seine gleichnamige Projektmanagement-Lösung seit 1998 über das Web zur Verfügung. Damit gilt das Unternehmen als einer der ältesten und erfolgreichsten SaaS-Provider Europas. Letztes Jahr hat das Unternehmen mit dem Launch von ToDo für Schlagzeilen gesorgt.
Zu den Hauptfunktionen moderner To-Do-Apps gehören neben der reinen Aufgabenverwaltung samt Prioritäten, Fälligkeitsdaten und Notizen auch Kommentare und Diskussionen, einfaches File-Sharing, sowie weitere Produktivitätswerkzeuge, etwa Tags, automatische Benachrichtigungen, Teilaufgaben oder Reminders, die als "Nice-to-have" angeboten werden. Mit einem überschaubaren Featureset richten sich moderne To-Do-Apps wie Asana, Wunderlist, Producteev oder Todoist vor allem an kleine Arbeitsteams, die eine effizientere Alternative zu E-Mail und Excel suchen und auf weiterführende Planungs- und Analyse-Tools verzichten können.
Wunderlist und Asana
Wunderlist aus Berlin hat sich zu einem der besten Task-Management-Tools weltweit entwickelt. Die Softwareschmiede 6Wunderkinder, die hinter dem Produkt steht, wurde vor wenigen Wochen durch Microsoft übernommen - angeblich für 100 bis 200 Millionen Dollar. Wunderlist zählt über zehn Millionen User zu seinen Kunden und spricht sowohl Privatanwender als auch Business-Kunden an. Überzeugen kann die App vor allem durch ein hochwertiges Userinterface, das mit viel Liebe zum Detail realisiert ist, und durch ihre große Plattformunabhängigkeit.
So ist Wunderlist für Desktop (Mac OS X und Windows), Smartphones und Tablets (iOS, Android, Kindle Fire und Windows Phone), und sogar für Apple Watch verfügbar. Ein weiteres, zentrales Feature, das von Wunderlist-Anwendern geschätzt wird, ist die leistungsfähige Synchronisierung. So werden neue To-dos, Änderungen und Kommentare auf allen Geräten von allen Teammitgliedern in Echtzeit synchronisiert - ohne, dass man wie sonst üblich seine App neuladen muss.
Die mächtige Echtzeit-Synchronisation ist auch einer der wichtigen Kaufargumente von Asana. Dabei handelt es sich um eine weltweit beliebte Aufgabenverwaltungssoftware aus dem Sillicon Valley, die von einem der Facebook-Mitgründer gestartet wurde und inzwischen von Millionen Anwendern genutzt wird. In Sachen Usability punktet Asana mit einer einfachen Bedienung und einem modernen UI-Design, das sich vor Wunderlist nicht verstecken muss - im Gegenteil. Was die Plattformunabhängigkeit angeht, hat Wunderlist aber eindeutig die Nase vorn. Denn Asana ist nur für Web, iOS und Android verfügbar. Dafür punktet die kalifornische Lösung mit nützlichen Dashboards, die eine professionelle Analyse von Projekten und Aufgaben ermöglichen, sowie mit zahlreichen Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Business-Anwendungen und Online-Diensten.
Wer sich mit dem überschaubaren Featureset einer typischen Aufgabenverwaltungssoftware nicht zufrieden gibt und mehr Ordnung und Struktur in seinen Arbeitsprozessen benötigt, kann auf umfangreichere Projektmanagement-Tools zurückgreifen. Diese sind in unzähligen Varianten verfügbar, die für unterschiedliche Branchen beziehungsweise Anwendergruppen konzipiert sind. Inzwischen werden sie nicht nur von Unternehmen eingesetzt, die Projekt-orientiert arbeiten, sondern auch von ganzen Abteilungen und Teams innerhalb des Unternehmens. Neben Aufgaben- und Projektverwaltung und Kommunikationswerkzeugen bieten sie nützliche Werkzeuge rund um Projektplanung, Reporting, Controlling und Analyse.
30 webbasierte Projektmanagement-Tools
30 webbasierte Projektmanagement-Tools im Überblick Das Angebot an Projektmanagement-Tools aus der Cloud ist inzwischen kaum zu überblicken. Neben etablierten Herstellern kommen immer mehr Start-ups auf den Markt, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen neu definieren wollen. Hier präsentieren wir Ihnen 30 praxiserprobte Lösungen, die Sie kennen sollten.
easyRedmine Die Open-Source-Lösung Easy Redmine ist aus der Redmine Community entstanden und wurde über sieben Jahre von einem Team aus Easy Software Ingenieuren entwickelt. Easy Redmine 2018 ist ein vollständiges, erweiterbares Redmine-Upgrade. Die Kombination von mobilem Design und den Plugins & Features soll das Projektmanagement unterstützen. Es ist erweiterbar mit Plugins für Ressourcen, Agile, Finanzen, CRM, Help desk und andere.
Microsoft Project Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Basecamp Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte es sich als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Mittlerweile sollen über 15 Millionen User damit gearbeitet haben. Entwickelt wird das Produkt vom SaaS-Anbieter 37Signals aus Chicago, der sich mit dieser und weiteren Business-Apps in der Branche einen Namen gemacht hat. Im Gegensatz zur Microsoft-Lösung ist Basecamp stark kommunikationsorientiert. Das Tool reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing und Diskussionen. Gantt-Diagramme und ähnliche Planungswerkzeuge suchen Anwender hier vergeblich.
Wrike Bei Wrike handelt es sich um eine anspruchsvolle Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen dieser modular aufgebauten Applikation gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Lösung ab.
Smartsheet Smartsheet verfolgt einen speziellen Lösungsansatz. Den Kern des Systems bilden interaktive, “intelligente” Tabellen, die “Smartsheets” gennant werden. Diese funktionieren im Prinzip wie übliche Excel-Tabellen. Sie werden jedoch um viele nützliche Werkzeuge rund um Aufgaben- und Datei-Verwaltung, Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen. Damit eignet sich Smartsheet für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel verwaltet haben. Doch selbst komplexe Projekte mit vielen Teilnehmern und Aufgaben können mit der Software erfolgreich bewältigt werden.
Projectplace Projectplace gehört zu den ersten professionellen PM-Lösungen, die für den Browser konzipiert wurde. Das gleichnamige Softwarehaus aus Schweden hat das erste Release der Software bereits im Jahr 1998 veröffentlicht. Seitdem hat sich Projectplace stets weiterentwickelt. Heute präsentiert es sich im modernen Flat-Design und wartet mit einem umfangreichen Featureset, das alle wichtige Aspekte des erfolgreichen Projektmanagements abdeckt. Mit hochwertigen Apps und Social-Collaboration-Funktionen adressiert das Tool zudem die aktuellen Anforderungen, die an moderne Business-Lösungen zunehmend gestellt werden.
Redbooth Eine weitere ganzheitliche PM-Lösung ist Redbooth. Mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung steht das ursprünglich in Barcelona entwickelte System in direkter Konkurrenz zu Projectplace. Was die effiziente Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.
OnePoint Projects Bei Onepoint Projects handelt es sich um eine anspruchsvolle Alternative aus Österreich, die mit Portfolio-Management-Features vor allem Profis und größere Unternehmen aus dem Mittelstand adressiert. Neben den Standardfunktionen, die bereits angesprochen wurden, bietet OnePoint professionelle Werkzeuge, die sich nach IPMA-Standards (“International Project Management Association”) richten und wichtige Aspekte des methodischen Projektmanagements abdecken, von Planung über Controlling bis hin zu Auswertung und Analyse.
Ace Project Einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch Ace Project. Die Software wird in Kanada entwickelt und ist schon seit über 12 Jahren auf dem Markt erhältlich. Das umfangreiche Featureset umfasst unter anderem Dokumentenmanagement, Aufgabenverwaltung, Time Tracking, Reporting, Projektplanung und Terminverwaltung. Hinzu kommen weiterführende Features wie etwa die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche an das eigene Corporate Design anpassen zu können, sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen.
ActiveCollab Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf ActiveCollab werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen von ActiveCollab zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams interessant.
Planio Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche PM-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.
Stackfield Eine weitere interessante Productivity-Lösung, die in Deutschland entwickelt wird, ist Stackfield. Dabei werden Kommunikation und Collaboration auf einen gemeinsamen Nenner gebracht. So können Anwender verschiedene Arbeitsbereiche in der Cloud anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, Termine, Notizen, und so weiter gemeinsam im Team verwalten. Eine Besonderheit der aus München stammenden Lösung: Mit der implementierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung soll sichergestellt werden, dass weder unbefugte Dritte noch der Hersteller selbst auf Kundendaten zugreifen können.
Projectfacts Projectfacts wird auch in der deutschen Cloud gehostet. Zu den wichtigsten Modulen des aus Darmstadt stammenden Online-Dienstes zählen neben Projektmanagement auch CRM, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Invoicing, Berichtswesen und Personal-Management. Hinzu kommen zahlreiche Features für die effiziente Zusammenarbeit wie gemeinsame Kalender, Wikis, Dokumenten-Management und Aufgabenverwaltung.
Projektron Mit Projektron BCS können Unternehmen ihre Projekte vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen – alles auf einer einzigen Plattform. Durch den modularen Aufbau und eine Vielzahl von Schnittstellen lässt sich die Software flexibel in bestehende Organisationsstrukturen integrieren. Zu den zahlreichen funktionellen Modulen zählen unter anderem Kundenmanagement, Rechnungsstellung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Qualitätsmanagement und Reporting.
Podio Bei Podio handelt es sich um eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Collaboration-Plattform, die nicht nur mit klassischen PM-Tools konkurriert, sondern auch mit modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter. Das System erlaubt es, eigene Business-Apps selbst zu erstellen, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hierzu steht ein interaktiver Online-Editor zur Verfügung, mit dem sich individuelle Prozesse und Arbeitsabläufe nach dem Baukastenprinzip abbilden lassen.
Apollo Apollo bringt Projektmanagement und CRM unter einen Hut. Moderne CRM-Lösungen verfügen oft über ein integriertes Projektmanagement-Modul, das Sales- und Marketing-Verantwortlichen die effiziente Organisation ihrer Initiativen und Aufgaben erlaubt. In der Regel ist der Funktionsumfang in diesem Bereich aber auf das Wesentliche beschränkt. Apollo bietet dagegen zahlreiche Werkzeuge, mit denen Firmen sowohl Projekte als auch Leads, Kontakte und Kunden online verwalten können. Eine umfangreiche Terminplanung, Chat-Kommunikation, File-Sharing und umfassendes Reporting zählen zu den Schlüßelfunktionen dieser aus Italien stammenden Web-App.
TargetProcess Immer mehr Software-Teams finden in der agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Vorgehensmodellen Scrum und Kanban eine effiziente Arbeitsmethode, um ihre Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. TargetProcess ist ein visuelles PM-Tool, das beide Methoden unterstützt. Die gut umgesetzten Mobile-Apps, die offene API (Application Programming Interface) und die angebotenen Integrationsmöglichkeiten sprechen für den hohen Reifegrad dieser aus New York stammenden App.
Pivotal Tracker Pivotal Tracker aus San Francisco zählt zu den besten Tools für agiles Projektmanagement. Es bietet zahlreiche Collaboration-Funktionen, die speziell für Entwickler gedacht sind und für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projektmitgliedern sorgen. Auf dem Online-Dashboard lassen sich “Stories” (Funktionen, Bugs, Releases, etc.) im Produkt-Backlog bequem managen. Hier können Anwender Aufgaben verwalten, kommentieren und, ähnlich wie bei Twitter, auch folgen.
Jira Ebenfalls speziell für Entwickler konzipiert ist Jira, angeboten von der Softwareschmiede Atlassian aus Australien. Die umfangreiche Plattform ist unter Profis sehr beliebt. Sie präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Software-Projekten abdeckt. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet.
Sprintly Sprintly ist eine weniger bekannte, aber dennoch nennenswerte Alternative zu Jira und Pivotal Tracker und TargetProcess. Die in Colorado entwickelte Anwendung verfolgt einen interessanten Lösungsansatz, bei dem die effektive Zusammenarbeit von Software-Entwicklern und Management-Teams, etwa aus den Bereichen Marketing, Produktmanagement und Sales, in den Vordergrund gestellt wird. Praktisch: Die täglichen E-Mail-Reports visualisieren den Fortschritt des Projekts und halten Manager und Mitarbeiter immer auf dem Laufenden.
Planbox An Entwickler, Designer, Marketer und Produktmanager richtet sich auch Planbox. Der aus Kanada stammende Cloud-Service versteht sich als eine ganzheitliche All-in-one-Lösung, die sich nicht nur an Profis, sondern vor allem auch an Einsteiger richtet, die bis jetzt wenig Erfahrungen in Sachen agiles Projektmanagement gesammelt haben. Das Tool arbeitet nach dem Scrum-Prinzip. Neben den üblichen Funktionen in diesem Bereich bietet Planbox einige nette Extras. Hierzu zählen beispielsweise ein umfassendes Modul zur Zeiterfassung, sowie nahlose Integrationsmöglichkeiten mit Help-Desk-Tools wie Zendesk.
Trello Wenn es darum geht, agile Managementmethoden für Nichttechniker schmackhaft zu machen, müssen sich Produkte wie Planbox an einem PM-Tool messen: Trello. Dieses wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt das Produkt über fünf Millionen registrierte Nutzer. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User visuell interagieren kann.
Axosoft Bei Axosoft handelt es sich um eine umfangreiche Scrum-Lösung, die nach Herstellerangaben von über 10.000 Firmen weltweit eingesetzt wird. Neben dem zentralen Scrum-Modul, mit dem Anwender Backlogs, User Stories, Sprints, etc. gemeinsam im Browser verwalten können, stehen auch weitere interessante Module bereit. So zum Beispiel ein integrierter Bug Tracker, um Programmfehler systematisch zu managen, sowie ein Wiki, etwa für die Projekt- beziehungsweise Software-Dokumentation. Hinzu kommen integrierte Kundensupport- und Reporting-Tools.
Conceptboard Mit Conceptboard steht eine visuelle Collaboration-Plattform zur Verfügung, die speziell für Kreativunternehmen konzipiert ist und in Sachen Design und Usability glänzt. Dabei bilden “Online Whiteboards” den Kern des Systems. Diese bieten eine unendlich große Arbeitsfläche, auf der Anwender Bilder und Dokumente (PDF, Excel, Word, etc.) platzieren und verwalten können. Direkt an den betreffenden Inhalten diskutieren Projektmitglieder gemeinsam ihre Ideen diskutieren und verwalten kollaborativ ihre Aufgaben. Praktisch: Neben Text- und Audio-Chats bietet der in Stuttgart ansässige Cloud-Anbieter auch Video-Konferenzen in professioneller Qualität.
Producteev Producteev wird als ein “Social Task Management”-Dienst vermarktet, bei dem Team-Kommunikation und Aufgabenverwaltung im Fokus stehen. So können Anwender per Chat miteinander kommunizieren, Aufgaben gemeinsam verwalten und mithilfe von Status-Updates, automatischen Benachrichtigungen und Aktivität-Streams immer auf dem Laufenden bleiben. Neben der zentralen Web-Anwendungen für den Browser bietet Producteev mobile Apps für iPhone und Android, sowie einen nativen Desktop-Client für Mac OS X.
Asana Asana ist eine weitere populäre Task- und Projektmangement-App für Web und Mobile, die unter Federführung vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt wird. Der Fokus liegt dabei auf einer offenen, reibungslosen Team-Kommunikation. Projekten und Aufgaben kann man in Asana “folgen”, sodass man über Diskussionen und sämtliche Projekt-Updates immer informiert wird. Ein Pluspunkt von Asana ist die hilfreiche Suchfunktion, die die gesamte Projekthistorie leicht zugänglich macht.
Flow Von einer Designagentur aus Kanada namens Metalab Design entwickelt, kommt Flow mit einer eleganten und optisch ansprechenden Benutzeroberfläche daher, die den Vergleich mit Wunderlist nicht scheuen muss. Das Programm hat jedoch viel mehr zu bieten als nur ein schönes Userinterface – die Feature-Liste ist recht umfangreich. Aufgaben lassen sich beispielsweise zur besseren Verwaltung in Listen beziehungsweise Ordnern gruppieren und taggen. Mehrere User können an derselben Aufgabe gemeinsam arbeiten. Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Aufgaben im Team zu diskutieren, Dateien zu teilen, und mit den Kollegen zu chatten.
Todoist Mit Todoist für Unternehmen präsentiert sich eine besonders einfache und intuitive Projekt- und Aufgabenverwaltung, die mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche aufwartet. Zu den Hauptfunktionen zählt die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen Dateianhänge, Prioritäten, Tags, Terminverwaltung, Benachrichtigungen, Erinnerungen und umfassende Reporting-Funktionen.
Copper Project Mit Copper Project präsentiert sich ein weiteres empfehlenswertes Projektmanagement-Tool, das direkt mit Wrike konkurriert. Besonders gut umgesetzt ist in diesem Fall das interaktive Gantt-Diagramm. Per Drag-and-Drop lassen sich Aufgaben und Deadlines bequem editieren. Neben den üblichen Features, die bei keiner modernen PM-Lösung fehlen dürfen, punktet Copper mit detaillierten Projekt- und Arbeitszeitberichten. Diese lassen sich durch verschiedene Filter flexibel anpassen und geben dem Management stets einen Überblick über den Projektfortschritt.
5pm Das Tool bietet eine Oberfläche für die Projektplanung. Mitarbeiter können über das Tool miteinander kommunizieren und Dateien teilen. Die SaaS-Lösung kostet für 5 Nutzer und 10 aktive Projekte 24 US-Dollar im Monat. Dabei stehen 4 GB Speicher zur Verfügung. Eine kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine 14-tägige Testversion.
Da jedes Team anders arbeitet und jeder Projektmanager seinen ganz persönlichen Führungsstil hat, gibt es im Bereich Projektmanagement keine universell einsetzbare Lösung und somit auch keinen eindeutigen Marktführer. Die Hersteller fokussieren sich in der Regel auf eine bestimmte Nische und versuchen die typischen Prozesse und Anforderungen einer abgegrenzten Zielgruppe optimal abzudecken. Denn die Art und Weise wie etwa Softwareentwickler und IT-Profis zusammenarbeiten unterscheidet sich grundsätzlich von der Arbeitsweise von etwa Marketing-Teams oder Dienstleistern. Infolgedessen gibt es auf dem Markt inzwischen unzählige PM-Tools für alle erdenklichen Einsatzszenarien. Speziell für Marketing und Kundenservice-Teams konzipiert ist beispielsweise die Software Apollo Project Management. Dienstleistende Unternehmen, die ihre Projektkosten auf Stundenbasis abrechnen, sind bei kollaborativen Zeiterfassungs-Tools wie Toggl oder TrackingTime genau an der richtigen Adresse.
Klassische, ganzheitliche Systeme
Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder ein Programm, um die Arbeit ihrer Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Ein weiterer Klassiker in diesem Marktsegment ist Projectplace. Das erste Release der Software wurde bereits im Jahr 1998 veröffentlicht. Damit gehört Projectplace zu den ersten professionellen PM-Lösungen, die für den Browser konzipiert wurden. Seitdem hat sie sich stets weiterentwickelt. Heute präsentiert es sich im modernen Flat-Design und wartet mit einem umfangreichen Featureset, das alle wichtigen Aspekte des erfolgreichen Projektmanagements abdeckt.
Speziell für IT-Profis
Klassische PM-Tools richten sich vor allem an Profis und werden oft und gerne in der IT eingesetzt. Doch inzwischen können Softwareentwickler und IT-Teams auf ein breit gefächertes Angebot an speziell für sie konzipierten Produkte zurückgreifen. Immer mehr Software-Teams finden zum Beispiel in der agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Vorgehensmodellen Scrum und Kanban eine effiziente Arbeitsmethode, um komplexe Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. Agile PM-Tools wie etwa TargetProcess, Jira Agile oder AgileZen sind stark im Kommen - siehe "Agiles Projektmanagement für Jedermann".
Bei TargetProcess handelt es sich um visuelles Tool, das sowohl Kanban als auch Scrum unterstützt. Die gut umgesetzten Mobile-Apps, die offene API (Application Programming Interface) und die angebotenen Integrationsmöglichkeiten sprechen für den hohen Reifegrad dieser aus New York stammenden Lösung. Jira wird von Softwareschmiede Atlassian aus Australien angeboten und zählt zu den Marktführern in diesem Bereich. Die Software präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Software-Projekten abdecken soll. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet.
Collaboration An der "Potenzialanalyse Share Economy" von Sopra Steria (vormals Steria Mummert) haben rund 150 Entscheider teilgenommen.
IT als Initiator Die Initiative zu vernetztem Arbeiten geht meist von der IT-Abteilung aus. Diese ist dann auch verantwortlich.
Kunden und Lieferanten Noch nicht alle Unternehmen, die Collaboration einsetzen, beziehen auch Kunden und Lieferanten mit ein.
Private Endgeräte Collaboration heißt nicht automatisch, dass die Mitarbeiter ihre privaten Endgeräte benutzen dürfen. Bei Smartphones wird das deutlich häufiger erlaubt als beim Desktop PC.
CRM oder ERP Vernetztes Arbeiten bezieht sich meist auf den Einsatz von CRM oder ERP-Lösungen wie SAP.
Hemmfaktoren Nicht nur Sicherheitsbedenken hemmen den Einsatz von Collaboration. Mancher Entscheider sieht schlicht keinen messbaren Mehrwert.
Soziale Netzwerke für Unternehmen als moderne Intranets
Ganzheitliche Collaboration-Tools wie Microsoft Project, Projectplace und Co. konkurrieren mittlerweile nicht nur unter sich. Sie müssen sich immer mehr gegen soziale Netzwerke für Unternehmen behaupten. Diese modernen Collaboration-Plattformen stellen eine Weiterentwicklung der traditionellen Intranets dar und sind in den Augen vieler Experten die Zukunft von Business-Collaboration. Dabei stehen Kommunikation, Wissensaustausch und effektive Zusammenarbeit im Fokus. Sie werden in der (öffentlichen oder privaten) Cloud betrieben und kommen im gesamten Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen zum Einsatz.
Zudem verfügen sie meist über mobile Apps, die Flexibilität und Mobilität im Betrieb fördern. Darüber hinaus stellen so gut wie alle etablierten Anbieter nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit populären Online-Diensten und Business-Anwendungen zur Verfügung. Ein weiteres, zentrales Merkmal dieser Plattformen ist, dass die Optimierung der Mitarbeiterkommunikation durch den Einsatz von Features, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt, im Vordergrund steht. Zu den Marktführern in diesem Segment zählen unter anderem Yammer (durch Microsoft übernommen), Chatter (von SaaS-Riesen Salesforce) und Socialcast (angeboten vom Virtualisierungsspezialisten VMware). Diese und weitere Social-Enterprise-Tools finden Sie in unserer Marktübersicht.
Welche Collaboration-Lösung ist nun die Richtige für mein Unternehmen? Foto: vege, Fotolia.com
Fazit
Während moderne To-Do-Apps für Unternehmen einen einfachen Einstieg in die Welt der cloud-basierten Zusammenarbeit bieten, gibt es im Bereich Projektmanagement unzählige Anwendungen mit mehr Features, die weitere Aspekte der Teamarbeit, darunter Planung, Controlling und Analyse, berücksichtigen. In dieser Kategorie gibt es spezielle Lösungen, die für bestimmte Branchen beziehungsweise Anwendergruppen optimiert sind. Ganzheitliche Projektmanagement-Systeme bieten eine einheitliche Nutzererfahrung über verschiedene Tätigkeiten und Aufgabenfelder hinweg. Sie stehen heute in starker Konkurrenz zu modernen Social-Enterprise-Tools. Oft als soziale Intranets der Post-PC-Ära bezeichnet, kommen Plattformen wie Yammer und Chatter vor allem für größere Teams und Organisationen in Frage.
Welche Collaboration-Lösung ist nun die Richtige für mein Unternehmen? Auf diese nicht triviale Frage gibt es leider keine universelle Antwort. Jeder muss sich über den eigenen Führungsstil und seine Arbeitsprozesse im Klaren sein und nach einer Software Ausschau halten, die diese fördert und unterstützt. Grundsätzlich sind Anwender deshalb gut beraten, zunächst zu definieren, welche Mitarbeiter die Collaboration-Lösung später einsetzen werden, welche Ziele sie damit verfolgen und welche Prozesse konkret abdecket werden sollen. Branche, Teamgröße, Führungsstil und Unternehmenskultur sind wichtige Faktoren, die bei der Kaufentscheidung eine wichtige Rolle spielen. Denn eine Collaboration-Lösung muss sich an den eigenen Arbeitsformen und -Methoden anpassen - und nicht umgekehrt.