Anders als in den USA ist es hierzulande noch selten, dass Unternehmen das Apple iPhone im großen Stil einsetzen. Eine Ausnahme stellt - neben dem Axel Springer Verlag - Logica dar. Der IT-Dienstleister hatte Anfang dieses Jahres damit begonnen, die mobilen Apple-Geräte an seine Mitarbeiter zu verteilen. Mittlerweile sind rund 1400 iPhones im Einsatz.

Ein Aufkommen dieses Ausmaßes war nicht unbedingt die Intention, als sich Country Manager Torsten Straß und sein Team im Februar 2008 anschickten, ein neues Telefon- und Kommunikationskonzept für Logica Deutschland zu entwickeln. Bei dem Beratungs- und IT-Dienstleister herrschte nach den vielen vorangegangenen Mergern eine stark heterogene Telefonumgebung vor. So nutzen die Mitarbeiter nicht nur Handys verschiedener Hersteller und Plattformen, es gab darüber hinaus eine Vielzahl unterschiedlicher Provider, Verträge und Laufzeiten.

Logica hatte es sich also zum Ziel gesetzt, durch das Zusammenführen der Verträge bei einem Provider die Kosten zu senken. Gleichzeitig wollte das Unternehmen aber auch eine Verbesserung für die Nutzer bringen. Um mehr über deren Anforderungen in Erfahrung zu bringen, startete Logica daher eine Umfrage bei 50 repräsentativen Anwendern. Dabei ergab sich, dass Unified-Communications-Funktionen wie Rufweiterleitung oder One-Numbering weniger stark gefragt waren, da viele Mitarbeiter als Consultants eher mobil im Einsatz sind. Umso wichtiger bewerteten die Befragten dagegen Funktionalitäten wie E-Mail-, Kalender- und Adressbuchzugriff.

Mit diesen Informationen begann Logica, bei den verschiedenen Mobilfunk-Providern Angebote einzuholen. "T-Mobile ging in hohem Maße auf die Anforderungen ein und brachte auch das iPhone ins Gespräch", berichtet Straß - mit dem Resultat, dass sich das Unternehmen intensiver mit dem Gerät auseinandersetzte.

Das iPhone hilft sparen

Durch die Harmonisierung lagen die Einsparpotenziale unter dem Strich so hoch, dass der IT-Dienstleister trotz der Einführung der relativ teuren iPhones noch überraschend gut weg kam. Insgesamt, so rechnet Straß nach, habe der Umstieg in einem Jahr Einsparungen im sechsstelligen Euro-Bereich erbracht. Dabei kam dem Unternehmen entgegen, dass durch die Provider-Harmonisierung Telefonate in fremde Netze stark zurückgehen.

Nach der finanziellen Seite wurden mit der IT die technischen Aspekte geklärt, um Sicherheits- und andere Bedenken aus dem Weg zu räumen. Dabei traf es sich, dass Apple inzwischen (Mitte 2008) mit iPhone OS 2.0 verschiedene Business-Funktionen wie Pushmail via Exchange und die Einrichtung eines VPN für die Smartphones zur Verfügung gestellt hatte. "Ohne diese Funktionen wäre der Einsatz nicht in Frage gekommen", so Straß.

Rollout

Nach einem erfolgreichen Feldtest im August 2008 mit mehr als 50 Usern sowie abschließenden Verhandlungen mit T-Mobile im November und Dezember fand Anfang 2009 der Rollout statt. Dabei konfigurierte Logica pro Standort und Woche zirka 50 Geräte, so dass allein im ersten Quartal über 1000 iPhones an den Start gingen. Insgesamt wurden 1400 Smartphones ausgerollt. Um nicht Gerät für Gerät vorbereiten zu müssen, nutzte das Unternehmen das von Apple bereitgestellte iPhone-Konfigurationsprogramm. Darüber werden bestimmte Einstellungen "over the air" eingespielt, nachdem der iPhone-Nutzer sein Gerät erstmalig aktiviert und über Exchange ActiveSync synchronisiert hat. Auf diese Weise ist beispielsweise die Mindestlänge des Passworts oder die Inaktivitätszeit festsetzbar. Werden im laufenden Betrieb Änderungen notwendig, lassen sich Policies auch über spätere Updates nachschieben.

Auf eine zentrale iTunes-Aktivierung wurde verzichtet, vielmehr können die Mitarbeiter sich über einen iTunes-Account selbst registrieren und so auf Wunsch eigene Musik oder Applikationen aus dem App Store installieren.

Policy soll vor Missbrauch schützen

Um trotz aller Freiheiten den Sicherheitsaspekt nicht aus den Augen zu verlieren, entwarf Logica eine Mobile Device Security Policy. Diese besagt unter anderem, dass die iPhone-Nutzer kein Jailbreak vornehmen dürfen und sich an die vorgegebenen Security-Richtlinien halten müssen. So wurde ihnen untersagt, Fremdsoftware zu installieren, die Codesperre, also die Eingabe einer vierstelligen Ziffernkombination zur Freigabe, zu deaktivieren oder ohne vorherige Freigabe im Ausland mobile Datenverbindungen zu nutzen. Als weiteren Punkt gab Logica in der Direktive auch Hinweise, wie man den Stromverbrauch des Geräts senken kann, etwa durch das Deaktivieren von nicht permanent benötigten Funktionen wie Bluetooth, WLAN oder GPS. Außerdem wurde der Support geregelt, unter anderem über eine intensiv genutzte Diskussionsplattform im Intranet. Wer gegen die Anweisungen in der User-Policy verstößt, läuft Gefahr, sein iPhone wieder zurückgeben zu müssen. Wie Logica-Chef Straß erklärte, ist diese Strafmaßnahme in der Praxis drastischer als sie klingt: Ein Mitarbeiter würde ohne Gerät und SIM-Karte buchstäblich wertvolle Zeit verlieren, weil er nicht überall auf seine E-Mails und andere Business-Anwendungen zugreifen kann.

Heute sind Logica-Mitarbeiter weitgehend mit iPhones unterwegs, Ausnahme sind Besuche bei Kunden - etwa aus der Automobilindustrie - , wo Foto-Handys nicht gestattet sind. Das Apple iPhone sei wesentlich einfacher zu bedienen und biete einen sichtlichen Mehrwert durch eine deutlich gesteigerte Produktivität, erklärt Straß. Die Arbeitserleichterung ginge soweit, dass viele Mitarbeiter ihren Laptop nur noch selten verwenden.

Eigene Anwendungen

Die Motivation der Mitarbeiter äußert sich auch im Enthusiasmus und Engagement, neue iPhone-Anwendungen zu konzipieren. So hat sich eine bundesweite Fachgruppe für neue Applikationen gegründet, aus der bereits eine Reihe von Anwendungen resultieren. Unter anderem hat Logica intern einen iPhone-Client für das CRM-System entwickelt, auf dem Vertriebsmitarbeiter die letzten Kundenaktivitäten einsehen und Ad-hoc-Infos sofort neu erfassen können. Eine andere Anwendung dient der Kostenabrechnung speziell für die Projektarbeit. Dabei fließen unter anderem die durch das iPhone erfassten Ortsinformationen via GPS direkt in die Reisekostenerfassung ein. Erfreulicher Nebeneffekt dieser Methode ist laut Straß die gesteigerte Effizienz, da viele Mitarbeiter ihre Informationen via iPhone sofort nach jedem Kundenbesuch eingeben. Auch eine kostensparende Telefonkonferenzapplikation wurde entwickelt. Dabei ruft ein Server die Teilnehmer einer Telefonkonferenz auf dem iPhone an und schaltet sie automatisch hinzu. Die einzelnen Teilnehmer müssen sich also nicht mehr selbst einwählen und dazu Zeiten und Nummern im Kopf haben, was sehr hilfreich und bequem ist, insbesondere wenn Mitarbeiter viel unterwegs sind.