Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, eine Lizenz zur Nutzung von Microsoft-Software zu erwerben:
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Das "Full Packaged Product" (FPP) ist die klassische Box, die man im Einzelhandel kaufen kann.
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Zudem existieren OEM-Produkte, die auf einem PC vorinstalliert sind.
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Volumenvereinbarungen bilden den Rahmen für den Einsatz größerer Softwaremengen.
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Hinzu kommen noch Abonnement-Vereinbarungen für Lösungen im Umfeld von Office 365 oder der Cloud-Plattform Azure.
Doch ganz so einfach machen es einem die Lizenzexperten von Microsoft dann doch nicht. So unterschiedlich die Kunden sind, so verschieden sind auch die Vertriebsformen. Angefangen bei den Paketprodukten über vorinstallierte Varianten von Original Equipment Manufacturers (OEMs) und System Builders oder Product Key Cards (PKC), durch welche vorinstallierte Software freigeschaltet werden kann, bis hin zu den Volumenlizenzen. Die auf den diversen Wegen vermarkteten Lizenzen unterscheiden sich im Preis und in den Nutzungsrechten. Tatsächlich wird die Software nicht gekauft, vielmehr erwerben die Käufer ein Nutzungsrecht in Form einer Lizenz. Es klärt, wie die Software nach den Bestimmungen des Lizenzvertrags - respektive gesetzlicher Regelungen - genutzt werden darf. Der Endnutzer-Lizenzvertrag (EULA) enthält die Rechte und Bedingungen zur Nutzung.
Zusätzliche Rechte räumt Microsoft insbesondere den unter Volumenlizenzprogrammen beschafften Lizenzen ein. Hierzu zählen exemplarisch das Recht, das lizenzierte Produkt auch in einer anderen als der lizenzierten Sprachversion einzusetzen (Cross-Language-Recht), oder das Recht, die Software mit Hilfe eines zentralen Images einzuführen (Re-Imaging-Recht). Eine vollständige Beschreibung ist in den Produktnutzungsrechten (PUR) zu finden.
Volumenlizenzprogramme
Für kleine und mittlere Unternehmen sind die Volumenlizenzprogramme Open License, Open Value, Open Value Company-wide und Open Value Subscription vorgesehen. Diese Programme greifen bereits ab fünf Lizenzen. Die Laufzeit beträgt zwischen 24 Monaten bei Open License und 36 Monaten in den anderen Varianten. Neben dem zeitlichen Faktor wird zudem nach Zahlungsart, Preisschutz oder Plattformnachlässen unterschieden.
An mittelständische und große Unternehmen richtet sich das Modell "Select Plus". Der Einstieg kann ab 250 PCs erfolgen. Ein solcher Vertrag läuft unbefristet. Ferner besteht keine Verpflichtung zur Softwareabnahme. Die Vorteile liegen hierbei in einer gesteigerten Flexibilität und einem erleichterten Software-Asset-Management.
Das "Enterprise Agreement" (EA) ist ebenfalls auf Unternehmen ab 250 Desktop-PCs ausgerichtet. Zusätzlich bietet Microsoft hier die "Enterprise Agreement Subscription" für Unternehmen an, die Lizenzen lieber mieten als kaufen wollen. Ferner gibt es noch weitere Ausprägungen wie das "Enterprise Agreement - Enrollment for Application Platform" (EAP), welches Optionen der Lizenzierung von Sharepoint, SQL Server BizTalk Server und Visual Studio bietet, oder das "Enterprise Agreement - Enrollment for Core Infrastructure" (ECI), das sich auf die IT-Infrastruktur im Rechenzentrum bezieht.
Ergänzt wird das Portfolio durch die Software Assurance (SA), die Microsoft 2001 eingeführt hat, um die eigene Wertschöpfung durch Wartungsmodelle zu steigern. Anfangs bei den Anwendern nicht sonderlich beliebt, hat sich die Software Assurance durch zahlreiche Anpassungen, die allesamt zu einem Bündel von Upgrade-Rechten und Deployment- und Wartungs-Add-ons führten, zu einem lukrativen Geschäft für Microsoft entwickelt. Der Konzern hat hier besonders für Großkunden attraktive, oft unverzichtbare Services und Nutzungsrechte integriert. So kommen viele Unternehmen an einer SA nicht vorbei. Versuchen sie es doch, führt das häufig zu Fehllizenzierung oder zusätzlichen Kosten.
Microsoft und die Cloud
Microsoft hat seine Lizenzprogramme mittlerweile so angepasst, dass sich eine klassische Softwarelizenzierung mit einer Cloud-Lösung kombinieren lässt. Das Enterprise Agreement bietet zudem eine Überführungsoption von "On-Premise"-Lizenzen auf Online-Services und umgekehrt. Das Microsoft Online Subscription Program (MOSP) ist ein Lizenzprogramm, mit dem Anwender Online-Services wie CRM Online, Windows Azure, Windows Intune oder Office 365 direkt abonnieren können - bereits ab einer Lizenz. Bei MOSP handelt es sich um einen Abonnementvertrag, der zunächst für zwölf Monate geschlossen wird. Die verbundenen Nutzungsrechte werden je nach Service entweder pro Nutzer oder pro Gerät lizenziert. Der Vertrag verlängert sich automatisch um zwölf Monate, wenn er nicht aktiv beendet wird. Unterschieden wird nach Lizenztypen: etwa der "User Subscription License" (USL - berechtigt einen Anwender, etwas zu nutzen) oder der "Services Subscription License" (SSL - berechtigt dazu, einen Service zu nutzen). Bei der Windows-Azure-Plattform kann zwischen zwei Optionen gewählt werden: zwischen "Consumption" ohne Abnahmeverpflichtung - nur die tatsächlich genutzten Services sind zu bezahlen - und "Commitment" mit Abnahmeverpflichtung in einem definierten Zeitraum. Dafür gibt es einen Preisnachlass.
Kasse machen mit CALs
Client Access Licences (CALs) sind keine Software, sondern vielmehr eine eigenständige Lizenz, die Nutzungsrechte enthält. CALs rechnen den Zugriff auf Server-Produkte ab. Der Gesamtpreis hängt dabei von der Zahl der Zugriffsoptionen ab. CALs können pro User oder pro Gerät beschafft werden. Ferner gibt es CAL-Formen, die den Zugriff von Partnern oder Dritten regeln. Durch das Server-CAL-Konzept partizipiert Microsoft am Wachstum seiner Kunden. Greifen mehr Mitarbeiter und Geräte auf einen Server zu, steigt auch die Zahl der benötigten CALs. Reduziert sich die Zahl, liegen die Zugriffsrechte regelmäßig brach. Wird eine neue Server-Generation eingesetzt, so wird auch eine neue Generation an CALs notwendig.
Bei den CALs handelt es sich also um Nutzungsrechte. Diese regeln auch, welche Funktionen eines Servers genutzt werden können und welche nicht. Bei Microsoft gibt es für die entsprechenden Server eine "Standard"- und eine "Enterprise"-CAL. Die Standard-CAL erlaubt oftmals nur rudimentäre Kernnutzungsrechte, etwa beim Sharepoint Server ein einfaches Content-Management. Will ein Anwender umfangreichere Funktionen wie zum Beispiel Excel-Services nutzen - und die meisten wollen das -, so wird eine erweiterte CAL notwendig. Bei Lync gibt es eine zusätzliche dritte Stufe, die "Plus CAL", welche die Enterprise-Voice-Funktionen abdeckt.
Mit diesem Modell verdient Microsoft durch die meist wachsenden Bedürfnisse der Anwender permanent und nachhaltig viel Geld. Zwar ist dieser Ansatz legitim und ermöglicht es den Kunden, den Einstieg günstig in Lizenz zu nehmen. Das Stufenmodell hat jedoch auch einen starken Lock-in-Effekt, da aus wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen viele Unternehmen diesen Pfad mitgehen und nicht auf eine Multi-Vendors-Strategie setzen. Viele IT-Entscheider begnügen sich im Vorfeld der Anschaffung zudem mit Kostenrechnungen, die nur die Ist-Situation abdecken. Wachstumsszenarien werden oft nicht berechnet.
Hürden, die Anwender hinsichtlich einer sauberen Lizenzierung der Microsoft-Infrastruktur überwinden müssen, sind auch Änderungen der bestehenden Lizenzierungsform - so gerade geschehen beim SQL Server 2012. Dieser wird in zwei Lizenzoptionen angeboten: einerseits bezogen auf Anwender beziehungsweise Geräte (Server CAL) und als weitere Option bezogen auf Rechenleistung (Corebased). Mit der zweitgenannten Form der Lizenzierung geht Microsoft beim SQL Server einen neuen Weg. Die bisherige Prozessorlizenzierung wird durch eine Core-Lizenzierung ersetzt. Dabei gibt es unterschiedliche Limitierungen, die je nach Szenario kleinere oder größere Implikationen haben.
Fazit: Professionell managen!
Voraussetzung und größtes Problem eines Programms wie des Enterprise Agreement ist das Vertrauen. Der Vertrag wird über drei Jahre geschlossen, und der Anwender erhält Zugriff auf die Software und kann diese installieren, upgraden oder migrieren. Alles basiert auf Vertrauen. Server-Funktionen können auch ohne CAL genutzt werden. Erst am Ende eines jeden Jahres werden die zusätzlich installierten Lizenzen bezahlt. Für den Kunden hat das den Vorteil, dass er schnell die benötigte Software einführen kann - für Microsoft, dass zusätzliche Umsätze erzielt werden.
Doch was ist, wenn das Vertrauen aufgebraucht ist? Wenn ein Vertrag nicht verlängert wird? Wenn es zu Audits oder Änderungen in den PURs kommt? Dann stehen viele IT-Verantwortliche vor einem Scherbenhaufen. Durch das Modell schleichen sich nahezu zwangsweise Fehllizenzierungen ein. Unterschiedliche Auslegungen der Nutzungsrechte sind keine Seltenheit. Auch deshalb ist es wichtig, dass Verträge wie ein EA professionell gemanagt werden. (ba)