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Outlook ist für viele Anwender schon seit Jahren das gängigste Programm, wenn es um E-Mail-, Kontakt-, Termin- und Aufgabenverwaltung geht. Da das Programm in den meisten Firmen in direkter Zusammenarbeit mit Microsoft Exchange Server zum Einsatz kommt, merkt eine Vielzahl der Benutzer zumeist nicht, dass viele der Funktionen eigentlich dem dahintersteckenden Mailserver zu verdanken sind. So ist Outlook beispielsweise ohne den Exchange-Server oder einem der am Markt befindlichen Zusatzprogramme mitnichten dazu in der Lage, auf den Kalender einer anderen Person zuzugreifen.
Auf den folgenden Seiten stellen wir Outlook und seine Fähigkeit einigen On- und Offline-Alternativen gegenüber.
Im Video: Exchange 2010 - Neuerungen in Outlook Web App (2/8). Markante Änderungen hat Outlook Web App erfahren. Sehen Sie, was Sie erwartet und wie die neue Exchange-Systemsteuerung aussieht.
Der "De-Facto-Standard": Microsoft Outlook
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Seit der Version 2000 ist das Mailprogramm Outlook insgesamt stabil und bietet das Gros des aktuellen Leistungsumfangs, der nur noch in kleinen Schritten erweitert wird. So stellt dann auch die Anbindung an mehrere Mailkonten kein Problem dar und praktische Features wie die Prüfung, ob der Benutzer auf die aktuellste E-Mail aus einem "Gesprächsfaden" antwortet, überzeugen im praktischen Einsatz. Die Tatsache, dass Microsoft bis einschließlich Exchange 2003 gleich eine Outlook-Lizenz mitlieferte, hat sicher auch zur Verbreitung der Lösung beigetragen.
Vorteile von Microsoft Outlook:
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Bestandteil der Microsoft Exchange CAL bis Exchange 2003
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Über VBA sehr gut automatisierbar
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Integration in Exchange / SharePoint und andere Microsoft-Lösungen.
Nachteile von Microsoft Outlook:
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Für Privatanwender recht teuer
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Hohe Leistungsanforderung, ansonsten eher langsam
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Sporadisch auftretende Probleme mit Archivdateien (lokale PST-Dateien größer 2 GByte).
Fazit: Microsoft Outlook ist von Version zu Version immer komfortabler geworden und wer sich einmal mit den vielen Funktionalitäten angefreundet hat, wird nur schwer von dem Programm zu trennen sein. Auch die enge Integration in die Microsoft-Umwelt bringt viele Vorteile. Für Anwender, die hingegen nur eine E-Mail-Lösung suchen, ist der Funktionsumfang dieses Programms viel zu groß.
Microsoft Live Mail
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Bis zur Vorstellung von Windows Vista gab Microsoft seine kostenlose Mail-Software unter dem Namen Outlook Express zum Besten. Hierbei handelte es sich um eine stark auf die eigentlichen Mail-Funktionen reduzierte Software, die für meisten Privatanwender jedoch vollkommen ausreichend war. Die (noch) aktuelle Variante Live Mail, die als Nachfolger für "Windows Mail" eingeführt wurde, wird nicht mehr direkt mit Windows installiert, sondern muss über das Internet als Teil der "Live Essentials" Programme eingerichtet werden. Der Vorgang dauert glücklicherweise nur einige Augenblicke. Beim kommenden Betriebssystem Windows 8 wird eine entsprechende "Mail App" diese Aufgaben übernehmen.
Nach der Installation, die mindestens Windows Server 2003, Windows Vista oder Windows 7 voraussetzt, stellt sich Live Mail als modernes und leicht zu bedienendes Mail-Programm dar. Besonders im Zusammenspiel mit dem Mailing-Dienst "Hotmail" von Microsoft lässt das Programm eigentlich kaum eine Funktion missen: Signatur-Einstellungen, Unterstützung digitaler Signaturen, einer Kalenderverwaltung, Integration in die Windows Live SkyDrive "Online-Festplatte", eine brauchbare Junk/Spam-Verwaltung, Newsgroup-Reader und RSS-Feeds runden ein insgesamt gutes Bild ab.
Vorteile von Live Mail:
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Kostenlose Software
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Gute Integration in das Windows-Betriebssystem
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Integration in Hotmail
Nachteile von Live Mail:
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Läuft nicht mehr auf Windows XP (nur bis Version 2009)
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Keine Möglichkeit Regeln beispielsweise zur Sortierung der eingehende Mail einzusetzen
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Ist bereits wieder "abgekündigt": Microsoft setzt mit Windows 8 auf unterschiedliche "Microsoft Office 365"-Varianten.
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Für den professionellen Anwender nur bedingt geeignet: Limitiert unter anderem die Synchronisation der Kontaktdaten mit einem Windows Phone.
Fazit: Für Microsoft Windows Vista und Windows 7 ist Live Mail eine perfekte Ergänzung. Das Programm unterstützt POP3, SMTP, IMAP4, Hotmail/Live, Gmail und das alles in einer modernen und ansprechenden Art und Weise. Für Privatanwender und angehende Mail-Profis, die weiterhin auf Windows 7 setzen, eine überaus nützliche Software. Allerdings bleibt immer die Frage, wie lang Microsoft die Lösung für diese Betriebssystemen noch unterstützt.
Die Online-Alternative: Google Mail
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Kaum einem Unternehmen ist es gelungen den Namen so mit Internet-Applikationen zu verbinden wie Google: Da macht auch "Gmail", die Webmail-Lösung des Unternehmens, keine Ausnahme. Wer über ein Android-Smartphone verfügt, gerät beinahe unweigerlich an eine Mail-Adresse von Google. Diese wird als primäre Identifikation für beinahe jeden Google-Dienst im Internet genutzt. Kommt die Lösung auf dem Desktop mit dem Google-eigene Browser Chrome zum Einsatz, beginnt einmalig eine Nachinstallation eines Plug-Ins. Über diese Browser-Erweiterung schließt die Web-Lösung dann noch mehr zu Desktop-Programmen auf: So werden Rechtschreibfehler dann beispielsweise schon beim Verfassen einer Nachricht rot unterstrichen, wie von Word bekannt.
Insgesamt fühlt sich die Bedienung von Gmail äußerst intuitiv an. Schreiben und Empfangen von E-Mails sind überhaupt kein Problem. Wer wie gewohnt versucht, Ordner im Posteingang anzulegen, wird dies über die Web-Oberfläche nicht erledigen können. In Gmail werden keine Ordner verwendet. Um E-Mail-Nachrichten effizienter zu organisieren, verwendet Gmail anstelle von Ordnern so genannte Labels. Die Aufgaben- und Kontaktverwaltung kann zwar mit den Möglichkeiten von Microsoft Outlook nicht mithalten, erfüllt aber in der Regel durchaus ihren Zweck.
Die Einstellungsmöglichkeiten von Gmail sind sehr beeindruckend und stehen so manchem lokal installierten Programm in nichts nach. Das reicht von verschiedenen Design-Vorlagen bis hin zu sicherheitsrelevanten Anpassungen, etwa ob ein Zugriff über eine unverschlüsselte http-Verbindung überhaupt noch möglich ist. Selbst Tastaturkürzel, wie beispielsweise "<strg> + s" um einen Entwurf zu speichern, haben die Entwickler der Online-Variante mit auf den Weg gegeben.
Vorteile von Google Mail:
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Kostenlose Software mit großem Online-Speicher (10 GByte)
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Ausreichende Konfigurationsmöglichkeiten
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Integration in die Android-Plattform
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Mit "Offline Google" steht auch eine lokale Client-Variante zur Verfügung
Nachteile von Google Mail:
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Im Zugriff über lokales Mailprogramm langsam
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Nur Filter, keine automatisierbaren Regeln
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Alle Nachrichten und Einstellungen werden auf Servern in den USA abgelegt.
Fazit: Gmail von Google ist eine gelungene Lösung: Wird sie zudem im Zusammenspiel mit der Chatting-Software und Google-Drive genutzt, so hat jeder Internet-Benutzer sein eigenes, kleines Büro im Internet stets erreichbar im Zugriff. Allerdings muss man sich dabei immer der Tatsache bewusst sein, dass sich alle Einstellungs- und Mail-Daten auf den Servern und damit im Zugriff von Google befinden.
Die etwas andere Lösung: The Bat!
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"The Bat!" ist ein proprietäres E-Mail-Programm des moldawischen Softwarehauses Ritlabs für Windows. Bereits seit den 1990er Jahren wird das Programm als reine E-Mail-Software weiterentwickelt und unterstützt alle gängigen Mailserver- und Sicherheitsformate. Wie Thunderbird oder Outlook unterstützt The Bat ebenfalls beliebig viele Benutzerkonten, denen jeweils unterschiedliche Identitäten und Vorlagen zugewiesen werden können. Über virtuelle Ordner und Filterfunktionen ist der Anwender in der Lage über die verschiedenen Mail-Identitäten unterschiedliche Automatismen anzusteuern. Bei diesen Aktionen kann es sich um Verschieben, Einfärben, Markieren, Weiterleiten, Klang-Ereignisse oder den Start externer Programme handeln. Selektive Filter, als Postfach-Inspektor bezeichnet, lesen beispielsweise nur den Header einer Nachricht auf dem Mailserver und löschen die Nachricht bei Bedarf, ohne sie vorher herunterzuladen.
Vorteile von The Bat:
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Ausgereifte Software
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Verwaltung mehrerer E-Mail-Accounts
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Hoher Grad an Automatisierbarkeit
Nachteile von The Bat:
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Kostenpflichtig
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Deutsche Rechtschreibprüfung und Oberfläche erfordert zusätzliche Installation des internationalen Sprachpakets
Fazit: The Bat richtet sich an den professionellen Benutzer der nicht davor zurückscheut sich einer großen Menge von E-Mails zu widmen. Sie werden auch zu schätzen wissen, dass dieses Programm Funktionen bietet, die bei anderen Lösungen nicht zu finden sind: So bietet das Programm die Möglichkeit, individuelle Codepages pro Konto oder Zugang im Adressbuch abzuspeichern. Wer darauf angewiesen ist Nachrichten international zu versenden und somit mehr als die Unicode-Unterstützung benötigt, wird dafür dankbar sein.
Open-Source-Lösung mit vielen Features: Thunderbird
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Thunderbird ist das freie Open-Source-E-Mail-Programm und der -Newsreader des Mozilla-Projekts. Das Programm basiert auf dem Quellcode der Mozilla Suite und ist für alle derzeit am Markt verfügbaren Betriebssysteme erhältlich. Im Gegensatz zu Outlook beschränkt sich Thunderbird auf die reinen News/Mail-Funktionen. Es unterstützt mehrere gleichzeitige Mail-Konten, verfügt über einen eigenen, lernfähigen Spamfilter auf Basis des bayesschen Filters und unterstützt Sicherheitskomponenten wie elektronische Signatur, Nachrichtenverschlüsselung und Zertifikate nach dem S/MIME-Standard. Wie Outlook erlaubt auch Thunderbird seinen Nutzern die Anpassung der Ansicht. In der Standard-Darstellung wird die Nachricht komplett in HTML interpretiert, in einem zweiten Modus filtert das Programm potentiell gefährliche Inhalte aus und in einem weiteren Modus stellt Thunderbird die E-Mail lediglich im Textformat dar.
Man muss schon reichlich suchen, um Unterschiede in der Funktionalität im Vergleich zu Outlook zu finden. Beispielsweise erlaubt Thunderbird deutlich weniger Spalten in der Ansicht - eine Sortierung nur nach "Vorname" ist somit nicht möglich, da stets der volle Name oder der Anzeigename genutzt wird. Das Konzept der intelligenten Ordner von OS X oder den Labels von Gmail setzt Thunderbird über so genannte "virtuelle Ordner" um: Sie werden durch gespeicherte Suchläufe realisiert. Bei der Einrichtung eines Mail-Kontos erlaubt Thunderbird zudem die Integration in den Windows-Suchdienst.
Im Sommer 2012 gab Mozilla bekannt, die Arbeit an Thunderbird auf Stabilitäts- und Sicherheitsaktualisierungen zu beschränken. Alle sechs Wochen sollen nun sicherheitsspezifische Aktualisierungen aber keine neuen Funktionen mehr für die Version 17 mit ESR (Extended Support Release) erscheinen.
Vorteile von Thunderbird:
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Robuste freie Software, die auf sehr vielen Betriebssystem-Plattformen zur Verfügung steht.
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Verwaltung mehrerer E-Mail-Accounts
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Bisher regelmäßige Updates
Nachteile von Thunderbird:
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Thunderbird hinkt technisch dem Markt hinterher
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Nur relativ wenig Hilfetexte im Internet verfügbar
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Keine weitere Entwicklung durch Mozilla
Fazit: Auch ohne die weitere Unterstützung durch Mozilla ist Thunderbird ein ausgereiftes und sehr leistungsfähiges Mail-Programm. Wer sich das Geld für das doch recht teure Outlook sparen möchte, aber eine lokale Software zur Bearbeitung der E-Mails wünscht, der ist bei Thunderbird sicher an der richtigen Adresse. Uns hat es dabei besonders gut gefallen, das dieses Programm über die Betriebssystem-Plattformen hinweg eingesetzt werden kann. (ph)