Hinter "personalisierten E-Mails" verbirgt sich mehr als nur eine persönliche Anrede. Vielmehr soll ein Kunde nur die Informationen bekommen, die ihn auch wirklich interessieren. Das erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass die Mail gelesen wird, sondern auch die Kundenzufriedenheit.

Speziell kleinere Unternehmen geraten beim Versand von E-Mail-Newslettern und Massenmails schnell in ein Dilemma: Die Inanspruchnahme externer Dienstleister lohnt sich nicht, denn oft ist das Volumen zu klein, und damit sind die Kosten zu hoch. Für hochentwickelte Programme braucht man dagegen einen Spezialisten, der sich gut damit auskennt - dafür fehlt oft das Personal. Gefragt sind daher gute Einsteigerlösungen, also einfach zu bedienende Programme mit ausreichender Funktionalität.

Als Vertreter dieser Gattung wird im Folgenden Inxmail Easy 3.0 vorgestellt. Das Programm ist mit einem Preis von etwa 130 Euro auch für kleine Betriebe erschwinglich und kommt mit Empfängerlisten bis zu einigen tausend Empfängern zurecht. Da es auf Java basiert, ist es auf fast jedem System einsetzbar, für Windows, Linux und MacOS X gibt es fertige Installer.

Installation

Die Installation selbst läuft schnell und reibungslos. Beim ersten Programmstart fragt ein Setup-Assistent nach Mailserver, Absenderadresse oder Art der HTML-Vorschau. Anschließend erstellt Inxmail eine Datenbank zur Verwaltung der Mailings und ist einsatzbereit.

Mailingliste erstellen

Inxmail verwaltet Mailings in Mailinglisten. Eine solche Liste besteht aus der Tabelle mit den Empfängerdaten, den spezifischen Eigenschaften der Liste sowie den eigentlichen Mails, die an die Liste geschickt werden. Durch diesen Aufbau lassen sich Kunden-Newsletter und Pressemeldungen getrennt voneinander verwalten und unter verschiedenen Absendern an getrennte Empfängerkreise verschicken.

Der Import von Kundenadressen erfolgt über eine formatierte Textdatei, die sich problemlos aus jeder Excel-Tabelle erzeugen lässt. Inxmail verarbeitet dabei CSV (Comma Separated Value)-Dateien ebenso wie Textdateien, in denen die Felder mit Tabulatoren getrennt sind. Dabei kann Inxmail über Daten wie Vor- und Nachname hinaus beliebig viele Felder importieren, die sich anschließend auch zum Personalisieren der Mails verwenden lassen. Von der kundenspezifischen Produktmeldung bis zum Geburtstagsgruß ist so fast alles möglich. Inxmail soll mit Listengrößen bis zu etwa 3000 Einträgen zurechtkommen. Im Test waren auch mehr möglich, allerdings sinkt dann die Performance erheblich.

Vorlagen erzeugen

Eine Mail-Vorlage ist nichts anderes als eine normale HTML-Datei, die mit Befehlen für Inxmail angereichert wurde. Alle statischen Teile wie etwa Logo, Firmenname oder Hinweis auf das Abmelden vom Newsletter werden direkt in die Vorlage geschrieben. Dynamische Teile werden durch Einfügen des Befehls [inx:replace("Abschnittname",4)] erzeugt. In Anführungszeichen steht dabei die Bezeichnung des Abschnitts, die Zahl beschreibt die Anzahl der Zeilen im Eingabeformular. Je gleichmäßiger der Aufbau der Newsletter ist, desto genauer kann das Template angepasst werden und desto einfacher ist hinterher die Texteingabe.

Mail erstellen

Wenn Liste und Vorlage fertig sind, ist es Zeit für die erste Mail. Auch hier hilft ein kleiner Assistent, der den Betreff, das Format (Text, HTML oder beides) und die zu verwendende Vorlage abfragt. Der eigentliche Text wird mit Hilfe eines Formulars eingegeben. Für jeden inx:replace-Befehl in der Vorlage erzeugt Inxmail ein entsprechendes Eingabefeld. Im Text lassen sich weitere Inxmail-Befehle einbauen, etwa das aktuelle Datum oder Bausteine, die nur angezeigt werden, wenn eine Spalte der Empfängerliste eine bestimmte Bedingung erfüllt. So kann der Anwender beispielsweise sicherstellen, dass er nur jenen Kunden das neue Sonderangebot für Windeln empfiehlt, die auch kleine Kinder haben.

Wenn Links in einer Mail verwendet werden sollen, so werden diese als HTML-Quelltext eingegeben. Inxmail bietet hierfür keine Hilfe. Auch für Formatierungen wie fett, kursiv oder Listen muss auf die entsprechenden HTML-Befehle zurückgegriffen werden.

Tipp: Wenn Sie das erste Mal eine Mail mit einer neuen Vorlage erstellen, testen Sie mit einfachen Texten. Denn wenn in der Vorlage noch ein Fehler steckt, müssen Sie von vorne anfangen. Eine Mail lässt sich nicht nachträglich mit einer anderen Vorlage verbinden.

Mail verschicken

Ist die Mail fertig, empfiehlt es sich, sie zu testen. Inxmail bietet zum einen an, alle Links in der Mail auf Gültigkeit zu prüfen, zum anderen verschickt das Programm auf Knopfdruck eine Testmail an eine in den Eigenschaften der Mailingliste vorgegebene Adresse. Wenn diese Tests erfolgreich sind, starten Sie mit einem weiteren Klick den eigentlichen Versand - das war’s. Ist die Mail erst einmal versandt, kann sie in Inxmail nicht mehr geändert werden. So wird auch gleich dokumentiert, welche Newsletter bisher verschickt wurden.

Fazit

Inxmail ist gut geeignet, klar strukturierte Mails an nicht allzu lange Empfängerlisten zu verschicken.

Robert Steindl ist freier Journalist in München.