Eine wichtige Anwendung bei Smartphones ist die Verwaltung von Terminen. Neben der reinen Planung von Terminen mit Geräten wie dem iPhone ist natürlich auch die Synchronisierung mit anderen Kalendern wichtig, zum Beispiel mit dem Exchange-Postfach oder Outlook. Dazu gehört natürlich auch die Verwaltung von Besprechungsanfragen.
Im iPhone ist eine Standard-App für die Verwaltung der Termine integriert, die Benutzern eine recht gute Hilfe ist. Doch für Power-User und Profis sind zusätzliche Apps notwendig, wenn Termine optimal verwaltet werden sollen. iPhones lassen sich problemlos mit allen wichtigen Diensten synchronisieren, um auch unterwegs terminlich immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Tragen Sie einen Termin in der Kalender-App ein, synchronisiert das iPhone den Termin mit dem entsprechenden Kalender in Ihrem E-Mail-Postfach. Auch mit iCloud findet eine Synchronisierung der Kalenderdaten statt. Diese Einstellungen nehmen Sie im Bereich Einstellungen\iCloud vor. Die Einstellungen an dieser Stelle haben aber nichts mit der Synchronisierung der Termine mit dem eigentlichen E-Mail-Konto zu tun.
Durch die Synchronisierung mit iCloud können Sie also Kalenderdaten auf dem iPhone pflegen ohne auf ein E-Mail-Konto zugreifen zu müssen. Es ist aber empfehlenswert entweder ein E-Mail-Konto für die Kalender-Synchronisierung zu verwenden oder die Daten zu iCloud zu synchronisieren.
iPhone und Exchange
Wenn Sie das iPhone über Exchange ActiveSync mit einem Exchange-Postfach oder Office 365 verbunden haben, synchronisiert sich automatisch auch der Kalender mit dem Exchange-Postfach. Das gilt natürlich auch beim Einsatz mit Office 365 und anderen Diensten, die Kalendersynchronisierung ermöglichen, zum Beispiel GMail oder Outlook.com.
Die generellen Einstellungen für die Synchronisierung des Kalenders nehmen Sie im iPhone über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender vor. Rufen Sie die Einstellungen des Exchange-Kontos auf, für das Sie den Kalender verwalten wollen. In der Verwaltung der Synchronisierung für das entsprechende Postfach finden Sie für die drei Bereiche Mail, Kontakte und Kalender jeweils einen Schieberegler, über den Sie generell die Synchronisierung ein- oder ausschalten.
Das gilt für alle Postfächer die Kalendersynchronisierung unterstützen. Generell ist es empfehlenswert möglichst nur einen einzelnen Kalender zu nutzen, da Sie ansonsten schnell ein Durcheinander erhalten.
Alternativ können Sie auf der Hauptseite, in der Sie die Konten verwalten, nach unten zum Bereich Kalender scrollen. An dieser Stelle legen Sie zum Beispiel den Standardkalender fest und konfigurieren, welche Zeiträume die Kalendersynchronisierung berücksichtigen soll. Die Zeitzone wird ebenfalls hier eingestellt. Die Einstellungen gelten dann für alle Konten, deren Kalender Sie synchronisieren.
Die Einstellung der Zeitzone ist besonders wichtig. Haben Sie auf dem iPhone eine andere Zeitzone als in Ihren Kalendern eingestellt, mit denen Sie synchronisieren, kann es zu Problemen kommen. Dann sind Termine, die Sie im iPhone eintragen, unter Umständen nicht korrekt synchronisiert und stehen in den synchronisierten Kalendern mit anderen Daten.
Kalendereinstellungen
Weitere Einstellungen finden Sie direkt im Kalender des iPhones, wenn Sie die Standard-App aufrufen und unten auf die Schaltfläche Kalender tippen.
Hier können Sie einstellen, welche Kalender auf dem iPhone zur Verfügung stehen sollen. Im unteren Bereich haben Sie noch die Möglichkeit, die Kategorie Geburtstage zu aktivieren. Sie können diese Kategorie aber nicht beim Erstellen von Terminen auswählen; vielmehr liest das iPhone die Daten aus den Kontakten aus und fügt sie dem Kalender hinzu.
Dazu müssen Sie den Kontakt, dem Sie einen Geburtstag hinzufügen möchten, bearbeiten und im Eigenschaftsfenster ein neues Feld hinzufügen. Wählen Sie hier Geburtstag aus und füllen Sie Daten aus. Das iPhone übernimmt die Daten automatisch in den Kalender. Bevor Sie die Kalendersynchronisierung starten, sollten Sie auf diese Weise die Geburtstagtermine in den Kontakten pflegen und selbst erstellte Termine löschen.
Wenn Sie wiederholende Geburtstagtermine importieren, legt das iPhone unter Umständen hierfür verschiedene Einzeltermine an, was den Kalender unnötig aufbläht. Generell ist der Standardkalender im iPhone sehr leicht zu bedienen, weil er nur sehr wenige Optionen bietet. Bevor Sie eine Synchronisierung starten, sollten Sie Ihren Kalender zunächst aufräumen und Daten korrekt pflegen, um Datenmüll zu vermeiden.
Den Kalender mit Google und Outlook.com synchronisieren
Wenn Sie über ein Google-Konto verfügen, können Sie auch über Ihren Google-Mail-Account den Kalender online pflegen. Im iPhone synchronisieren Sie dann über das eingetragene Google-Konto auch den Kalender. Die Einstellungen sind identisch mit der Konfiguration bei Exchange-Postfächern.
Setzen Sie eine andere Kalendersoftware ein, bietet es sich an, in dieser Software die Termine zu exportieren, zum Beispiel als *.csv-Datei, und im Google-Kalender zu importieren. Das geht ganz leicht, und auf diese Weise bekommen Sie die Termine schnell und einfach auf das iPhone, indem Sie das Google-Konto anbinden und die Kalendersynchronisierung einrichten.
Das iPhone mit dem Google-Kalender synchronisieren
Die meiste Arbeit bei der Synchronisierung zwischen Google-Kalender und iPhone nehmen Sie in der Weboberfläche des Google-Kalenders vor. Diesen müssen Sie zunächst an Ihre Bedürfnisse optimal anpassen.
Rufen Sie den Kalender nach der Anmeldung mit Ihrem Google-Konto auf, sehen Sie über das Zahnradsymbol oben rechts und der Auswahl von Einstellungen die verschiedenen Einstellmöglichkeiten des Google-Kalenders. Das anschließende Einrichten auf dem iPhone ist ein Kinderspiel und funktioniert genauso wie bei Exchange.
Sie fügen ein neues Konto hinzu und wählen Google Mail aus. Für die Anbindung müssen Sie nur E-Mail-Adresse, Ihren Namen und das Kennwort des Kontos eingeben. Die Serverdaten füllt das iPhone automatisch aus. Haben Sie alle notwendigen Daten eingegeben, synchronisiert sich das Telefon automatisch.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten mit dem iPhone synchronisieren, übernimmt das Smartphone die Termine aus allen Kalendern und zeigt diese in der Kalender-App an.
Kostenpflichtige Apps für die Terminverwaltung
Generell sind die Verwaltung von Terminen und die Synchronisierung mit verschiedenen Kalendern recht einfach. Der Standardkalender im iPhone bietet ebenfalls wertvolle Hilfe bei der Verwaltung dieser Termine, ist aber nicht sehr umfangreich. Im App-Store gibt es jedoch zahlreiche weitere Apps, welche die Verwaltung Ihrer Termine enorm erleichtern. Vor allem Anwender, die intensiv mit dem Kalender arbeiten, sollten sich diese Apps ansehen.
Wenn Sie bei der Terminplanung vor allem auf den Google-Kalender setzen, sollten Sie sich die kostenpflichtige App CalenGoo (5,99 Euro) ansehen. Diese App kann wesentlich effizienter mit dem Google-Kalender umgehen als die Standard-App des iPhone. Sie lässt sich offline nutzen und synchronisiert sich automatisch bei der nächsten Internetverbindung. Sie können verschiedene Ansichten aktivieren und Farbeinstellungen anpassen. Vor allem Power-User, die auch beruflich den Google-Kalender intensiv nutzen, kommen um diese App kaum herum.
Eine weitere wertvolle App ist Week Calendar (1,99 Euro). Diese App kann Termine in Wochenansichten effizient anordnen und bietet vor allem für solche Anwender eine optimale Ergänzung, die ihre Arbeitswoche effizient planen wollen. Die App funktioniert auch zusammen mit Exchange, kann aber nur einen Exchange-Kalender unterstützen. Die Übersichtsfunktionen des Kalenders gleichen diesen Nachteil jedoch wieder aus.
Eine weitere App zur Terminverwaltung ist miCal (1,79 Euro). Auch sie erweitert die Funktionen des Standardkalenders. Sie können mit der App beispielsweise Ansichten wechseln und den Kalender in Queransicht anzeigen lassen. Mit dem Dashboard haben Sie alle Termine des Tages perfekt in der Übersicht. Die App unterstützt sämtliche Kalender, die Sie mit dem iPhone synchronisieren können, also Outlook, Exchange, Google, Facebook, etc. miCal gehört vor allem bei Profis mit zu den am meisten genutzten Kalender-Apps.
Kostenlose Apps für Kalender und Co.
Die kostenlose App Kalender PocketLife bietet Zugriff auf den iPhone-Kalender und weitere Ansichten. Sie können mit Kalender PocketLife auch auf Exchange- und Office-365-Kalender zugreifen.
Da Sie die Kalender-Apps parallel einsetzen können und diese ihre Daten aus dem iPhone-Kalender, beziehungsweise den synchronisierten Kalendern beziehen, können Sie sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen mit welchem Kalender Sie am besten zurechtkommen.
Mit der App x-Kalender erhalten Sie einen schnellen und effizienten Überblick über die Kalenderwochen und Feiertage. Wenn Sie im Unternehmen einen cloudbasierten Kalender für mehrere Anwender anbieten wollen, können Sie auf OwnCloud setzen. Vorteil der Lösung ist, dass Sie eine private Cloud erstellen und Anwendern eine Kalender-Lösung bieten können. Für OwnCloud gibt es Apps für iPhone und iPad, sodass Anwender auch auf Kalender in der Cloud zugreifen können. OwnCloud bietet nach der Installation für Anwender neben der Möglichkeit Daten auszutauschen, einen cloudbasierten Kalender, Kontakte und mehr. (mje)