Der SAP-Anwender Hager Group konsolidiert im großen Stil vier ERP-Systeme. Dabei werden 40 Gesellschaften aus zehn Mandanten inklusive der Altdatenbestände in ein neues SAP-System migriert. Das Unternehmen stellt Elektroverteilungen für Wohn- und Gewerbegebäude wie Zählerschränke, Modulargeräte, beispielsweise Schalter und Sicherungen, Steuer-Bussysteme, Kabelkanäle und Raumanschlusssysteme her. Das weltweit tätige Familienunternehmen beschäftigt über 10.000 Mitarbeiter, die einen Jahresumsatz von 1,3 Milliarden Euro erwirtschaften.

Im Zuge der Systemumstellung führte die Hager Group bereits unterschiedlich konfigurierte R/3-Applikationen (Release 4.6C) zusammen und stellte die neue Umgebung (SAP ERP) zusätzlich auf Unicode um.

Bei der erforderlichen Stammdatenharmonisierung war eine der größten Herausforderungen, die Finanzbuchhaltung im Gesamtunternehmen zu vereinheitlichen. Dazu brauchte man zunächst einen operativen Kontenplan, der über Sprach- und Ländergrenzen hinweg Buchungsregeln vorgibt. Ein solcher Kontenplan hat flexibel genug zu sein, um sowohl die Anforderungen des gruppenweiten Controllings als auch die Landesspezifika aller Standorte abzudecken. "Der gemeinsame Kontenplan und das gemeinsame Controlling sind die Basis, um die Margen aller Produkte firmenübergreifend vergleichen zu können", erklärt Ulrich Holzer, Director Corporate IT & Controlling Hager Group. Gemeinsam mit dem für die Umsetzung beauftragten Partner Orbis AG aus Saarbrücken entwickelte das Unternehmen Prozessschablonen, um die Abläufe in der Buchhaltung, dem Controlling und in der Logistik zu standardisieren. Trotz der Templates sollten die einzelnen Gesellschaften jedoch in der Lage sein, flexibel auf jeweilige Kundenanforderungen reagieren zu können.

Zwar ist die Vereinheitlichung schon fortgeschritten, aber noch nicht ganz abgeschlossen: 28 Buchungskreise sind bereits umgestellt und acht sind auf dem Weg dahin. Weitere elf folgen, so dass am Schluss 47 Buchungskreise im neuen System vorhanden sein werden. Darin sind auch Buchungskreise enthalten, die für zwischenzeitlich übernommene Gesellschaften angelegt wurden.

Geld sparen mit Cross Border Ownership

Im Rahmen der SAP-Migration hat der Konzern seine Prozesse nicht nur harmonisiert, sondern auch verbessert. Die Hager Group besteht aus vielen Einzelgesellschaften in unterschiedlichen Ländern, die gegenseitige Lieferbeziehungen unterhalten. Somit herrscht ein reger gruppeninterner Warentransit. Die neue gruppeninterne Logistik gestattet es, Waren beispielsweise aus einer französischen Fertigungstochter an eine deutsche Gesellschaft zu liefern und dort einzulagern, ohne dass die Güter sofort in das Eigentum der deutschen Tochter übergehen ("Cross Border Ownership"). Fakturiert wird erst, wenn die Artikel an einen deutschen Kunden geliefert werden. Dies hat aus Sicht von IT- und Controlling-Chef Holzer erhebliche Vorteile in Sachen Warenverfügbarkeit und Cash-Flow. Das Prinzip entspricht dem eines Konsignationslagers innerhalb eines internationalen Unternehmens. Dies war nicht nur aus organisatorisch-technischer Sicht eine Herausforderung: Die Konzepte mussten mit den jeweiligen Behörden der beteiligten Länder abgestimmt werden, ein Vorgehen, was für so manchen Experten Neuland war.

OCR erfasst die Kundenaufträge

Auch an der Kundenschnittstelle hat die Hager Group die Abläufe effizienter gemacht: Auf Papier in der Auftragsannahme kann der Konzern weitgehend verzichten. Rund 40 Prozent der Aufträge treffen ohnehin per EDI ein, der Rest per Fax. "Kundenaufträge werden vom Faxgerät papierlos per OCR erfasst, so dass die Auftragsdaten elektronisch am SAP-Bildschirm weiterverarbeitet werden können", erklärt Stefan Schorr, Leiter Informatikanwendungen und Projektleiter des Gesamtprojekts. Der Sachbearbeiter kontrolliert die Auftragsinformationen und kann dann ohne Tipparbeit buchen. Während bei Eingangsrechnungen die papierlose Verarbeitung bereits verbreitet ist, haben Holzer zufolge nur wenige Firmen dies auch für Kundenaufträge realisiert.