Microsoft Office ist die dominierende Büro-Lösung in den Unternehmen. Kostenlose und Web-basierende Alternativen wie etwa Google Apps for Business konnten an dieser Stellung bislang wenig ändern. Auch andere Konkurrenten reden nicht mehr davon, MS Office komplett aus den Büros verdrängen zu können. Ein vergleichbares Bild zeichnet die Anwenderseite, die in Alternativsystemen keine Option sieht, um die Microsoft-Lösung vollständig aus dem Haus zu werfen.
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Doch die Bedeutung von Angeboten wie Openoffice oder Zoho in der Geschäftswelt wächst trotzdem - und zwar nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung zu MS Office. Dieser von Anbieter- und Anwenderseite immer öfter zu hörende Tenor wird von einer Forrester-Studie bestätigt, wonach weltweit 57 Prozent der Unternehmen künftig Alternativsysteme ergänzend zu Microsofts Büro-Suite einsetzen. 49 Prozent der Firmen gehen außerdem davon aus, dass bei ihnen solche Lösungen für bestimmte Nutzergruppen und spezielle Einsatzszenarien zur Anwendung kommen werden. Für die Untersuchung stellte Forrester 115 Unternehmen aus Nordamerika und Europa die Frage, welche Rolle alternative Bürowerkzeuge in Zukunft in ihrem Haus spielen könnten.
Die Umfrage zeigt auch: Die Unternehmen beschäftigen sich mehrheitlich mit den Möglichkeiten, welche die Softwarewelt jenseits von MS Office bietet. Lediglich 13 Prozent erwarten, dass sie auch in Zukunft keine Alternativen zum Produktpaket aus Redmond einsetzen werden.
Einsparungen bis zu 90 Prozent
Schließlich lassen sich mit den größtenteils kostenlosen Büroprogrammen deutliche Einsparungen erreichen. Forrester-Analystin Sheri McLeish berichtet von Spannen zwischen 25 und 90 Prozent, um die sich die Gesamtkosten (TCO) reduzieren lassen, wenn MS Office durch Openoffice ersetzt würde. Hinzu kommt, dass viele Firmen die immer größer werdende Abhängigkeit vom Redmonder Softwarehersteller fürchten, weil die Büro-Suite mittlerweile sehr eng mit den übrigen Microsoft-Produkten verzahnt ist. "Unternehmen möchten flexibel bleiben und die Möglichkeit haben, auch Nicht-Microsoft-Systeme einzusetzen", sagt McLeish.
Da kommt es den Firmen gelegen, dass Büroprogramme wie Openoffice oder Google Apps zunehmend Business-tauglich werden. Sie erweitern stetig ihren Funktionsumfang und decken inzwischen Aufgabenbereiche ab, für die bislang MS Office vorbehalten waren. In der Openoffice Community sind zum Beispiel mehr als 500 Erweiterungen für das quelloffene Büroprogramm verfügbar. Zudem setzt die Entwicklergemeinde auf Widgets als Alternative zu Makros, da die Unterstützung von Makros oft als wichtiges Argument für den Einsatz von MS Office herhalten musste.
Darüber hinaus arbeitet Openoffice mittlerweile auch mit der Makrosprache Visual Basic for Applications (VBA) - zumindest IBMs Openoffice-Variante Lotus Symphony. Die neueste Version der kostenlosen Büro-Suite basiert nun auf dem aktuellen Openoffice.org-Code. Symphony unterstützt zudem MS Office OLE (Object Linking and Embedding). Version 3 des Pakets steht seit Oktober zum Download bereit.
Um Alternativen zu MS Office verwenden zu können, müssen Firmen jedoch zunächst wissen, welche Mitarbeiter welche Funktionen benötigen. Mc Leish empfiehlt, die Belegschaft in verschiedenen Gruppen zu unterteilen - abhängig vom Umfang an Office-Funktionen, den sie benötigen. Dann lässt sich erkennen, welche Anforderungen sich zum Beispiel mit Openoffice oder Web-basierenden Programmen erfüllen lassen. Nicht immer muss dabei der Bedarf zu hundert Prozent gedeckt sein. Es gibt Beispiele von Firmen, die MS Office durch eine kostenlose Büro-Suite ersetzt haben, obwohl die Alternative nicht das komplette Spektrum an benötigten Features bietet. Der Spareffekt bei den Lizenzkosten war für diese Unternehmen wichtiger, als die vollständige Abdeckung aller bis dahin gewohnten Office-Funktionen.
Verbesserte Interoperabilität
Neben dem Funktionsumfang hat sich auch die Interoperabilität der Office-Alternativen verbessert. In der zu den Google Apps gehörenden Textverarbeitung Docs lassen sich jetzt beispielsweise Dateien hochladen, ohne dass diese konvertiert werden müssen. Symphony kann alle Office-Dokumente einschließlich Office Open XML lesen und speichern. Generell arbeiten alle Anbieter beziehungsweise Entwicklergemeinden intensiv daran, dass ihre Lösungen mit sämtlichen MS-Office-Formaten umgehen können. Schließlich ist dies eine der wichtigsten Voraussetzung dafür, dass die Büroprogramme zusätzlich zur Microsoft-Lösung eingesetzt werden können.
Soweit die Theorie, die Praxis sieht oft anders aus: Laut Forrester berichten Anwenderunternehmen von Schwierigkeiten, wenn sie zum Beispiel Google Apps oder Zoho in Kombination mit dem Microsoft-System nutzen wollen. Sogar Thinkfree, das nativ in MS-Office-Formaten speichert, habe Probleme beim Austausch von Dokumenten, wenn diese zum Beispiel Makros enthalten.
Kollaborative Ergänzung
Doch gerade im Dokumentenaustausch liegt der Reiz für den Einsatz von Alternativsystemen. So sieht Adobe-Mann Ulrich Isermeyer die von seinem Unternehmen angebotene, Web-basierende Plattform Acrobat.com "als kollaborative Ergänzung zu MS Office" für das gemeinsame Arbeiten an digitalen Schriftstücken. Teil der Lösung ist die Textverarbeitung Buzzword. Mit ihr lassen sich die Dokumente zwar auch editieren, der Fokus von Acrobat.com liegt jedoch auf den Features für die Teamarbeit.
Ähnlich verhält es sich bei Lotus Symphony. Auf Basis des Eclipse-Frameworks lässt sich die Software mit den Collaboration-Systemen von IBM integrieren. Darüber hinaus arbeitet Big Blue unter dem Schlagwort Project Concord an Web-basierenden Office-Werkzeugen - ebenfalls mit einem starken kollaborativen Ansatz.
Google Docs wurde von Anfang an für den Austausch von Dokumenten entwickelt. Die Company richtete sich mit ihrer Online-Textverarbeitung zwar zunächst an Privatnutzer, doch inzwischen bietet Docs auch verschiedene Möglichkeiten, um innerhalb eines Unternehmens und über Firmengrenzen hinweg gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
Microsoft zeigt Zähne
Trotz dieser Fokussierung wird es für die Office-Konkurrenten nicht einfach, im Collaboration-Umfeld gegen Microsoft zu punkten. Mit der zeitgleichen Vorstellung und Verzahnung von Office 2010 und der neuen SharePoint-Version haben die Redmonder klar signalisiert, dass man den Produktkombi auch als Teil einer großen Bürolösung sieht, die Office- und Collaboration-Werkzeuge einschließt. Die ebenfalls enge Anbindung an den kürzlich eingeführten Lync-Server trägt ihr Übriges zu dieser Strategie bei.
Daneben positioniert Microsoft sein Office auch als Frontend für weitere Technologien. Geplant ist unter anderem, Excel als Client für Business-Intelligence-Funktionen von SQL Server zu verwenden. Zahlreiche Content-Management-Anbieter nutzen zudem Office als Arbeitsoberfläche für ihre Lösungen.
Web-basierende Office-Alternativen wie Google Docs sind von solchen Möglichkeiten noch meilenweit entfernt. Erschwerend kommt hinzu, dass Hersteller- und Community-Querelen zusätzliche Hürden aufbauen, wie das Beispiel Openoffice zeigt. Nach der Übernahme von Sun hatte Oracle Pläne geäußert, Openoffice als Client für die hauseigenen Business-Intelligence- und Content-Management-Techniken aufzubauen. Ob sich dieses Vorhaben jetzt noch umsetzen lässt, ist allerdings fraglich. Mitglieder des Openoffice-Projekts haben sich mit Softwareanbietern wie Google in der Document Foundation zusammengefunden, um das quelloffene Bürosystem unter der Bezeichnung Libreoffice weiterzuentwickeln. Da Oracle seine Teilnahme an dieser Organisation bislang jedoch verweigert, fehlt dem Hersteller für seine weiteren Pläne mit Openoffice die Unterstützung der Entwicklergemeinde. Immerhin: Mit IBM und Novell gibt es noch zwei weitere große Anbieter, welche die Möglichkeiten von Openoffice in ihren eigenen Varianten ausbauen.
Das größte Problem für Web-basierende Office-Alternativen dürfte sich jedoch aus dem Umstand ergeben, dass Microsoft inzwischen bei seinen Online-Diensten selbst Gas gibt. Die Business Productivity Online Suite (BPOS) - eine Online-Suite aus Exchange, SharePoint, Office Communications und Office Live Meeting - läuft bereits recht erfolgreich. Unter der Bezeichnung Office 365 bietet Microsoft eine Online-Lösung an, die auf den 2010er-Versionen von Office, SharePoint, Exchange und Lync basiert. Unternehmen können die Services bereits ab fünf Euro pro Monat und Anwender nutzen.
Wer trotzdem neben den Redmonder Büroprodukten auch andere Office-Lösungen einsetzen möchte, sollte darauf achten, dass ein dualer Betrieb möglichst wenig Aufwand verursacht. IBMs Frontend-Spezialist Andreas Pleschek empfiehlt für solche Fälle, ein älteres Microsoft-Format als Standardformat im Unternehmen festzulegen. So sei sichergestellt, dass sowohl MS Office als auch das Alternativprogramm die Dokumente lesen können. Forrester-Analystin Mc Leish rät außerdem dazu, die bereits bestehenden Dokumente in ihren ursprünglichen Formaten zu belassen oder nach PDF zu konvertieren. (ph)