"In Deutschland werden Arbeitsplätze abgebaut", schreibt Swantje Wallbraun bei Spiegel Online. Und sie meint das wörtlich: Immer seltener werden Mitarbeiter in Zukunft ihre Arbeitsleistung an stationären Arbeitsplätzen erbringen. Der Arbeitsplatz der Zukunft befindet sich nicht mehr im Büro, sondern - als Notebooks, Smartphones und Tablet-PCs - immer häufiger in den Taschen und im Besitz der Mitarbeiter. Die Unternehmen kümmern sich künftig vor allem um die Infrastruktur hinter den vielseitigen mobilen Lösungen.

In Deutschland, hat das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) herausgefunden, arbeiten rund 17 Millionen Arbeitskräfte in Büros. Das entspricht knapp 50 Prozent aller Erwerbstätigen in unserem Land. Früher - und die Vergangenheit ist oft auch noch Gegenwart - bedeutete das: starre Arbeitszeiten, fixe Orte, zentrale Unternehmensstrukturen. Heute - und die Zukunft hat damit vielerorts schon begonnen - findet die Arbeit in einer globalisierten Informations- und Wissensgesellschaft statt. Die benötigt ein hohes Maß an Flexibilität, Mobilität, Kooperation und Kommunikation.

Wie der Arbeitsplatz der Zukunft genau aussehen könnte, erforscht das IAO in Duisburg. Hier hat das Fraunhofer Institut das "NextOffice Lab" aufgebaut. Zentraler Bestandteil dieses Zukunftsbüros ist der "PartnerPort", eine funktionale und vielseitige Landschaft für die Kommunikation und die Kollaboration der Mitarbeiter. Feste Arbeitsplätze gibt es hier nicht, dafür umso mehr Sitzgelegenheiten, Lounges und Kommunikationsinseln. Dort kann man seine Mails bearbeiten, aber vor allem trifft man hier auf Kollegen und Kunden. Man kann hier offen diskutieren und zusammenarbeiten, aber man kann sich auch in blickgeschützte Separees zurückziehen, um vertraulich miteinander zu sprechen.

All diese Kommunikationsräume und -inseln sind mit W-LAN, die Sitzgruppen dazu mit Anschlüssen für mobile Geräte ausgestattet, so dass die Mitarbeiter nicht nur miteinander reden, sondern auch zusammen an Projekten arbeiten können. "Wir fördern mit dieser Arbeitsumgebung Networking, Socialising, Kooperation und Besprechungen", fasst Udo-Ernst Haner, Leiter des Competence-Teams "Information Work Innovation" bei der IAO, die Aufgaben des PartnerPorts zusammen. Das IAO schafft mit den Kommunikationseinheiten Arbeitsflächen für hochdynamische, cross-funktionale Projektteams, die in der Informationsgesellschaft einen immer höheren Stellenwert einnehmen werden.

Geringere Kosten, mehr Effizienz, zufriedenere Mitarbeiter

Die Flächenkosten für Miete und Unterhalt von Büros, hat Fraunhofer ausgerechnet, summieren sich auf bis zu zehn Prozent der Gesamtkosten einer Organisation. Mit der Einführung neuartiger, flexibler Arbeitsorganisations- und Büroformen lassen sich diese Fixkosten dauerhaft um bis zu 30 Prozent senken - nicht nur für Fraunhofer "ein wichtiger Schritt, um sich als Unternehmen finanzielle Spielräume zur Gestaltung des Kerngeschäfts zu sichern".

Aber das sollte nicht das einzige Motiv sein, sich mit der Arbeitsplatzgestaltung der Zukunft zu beschäftigen. Die Erfahrungen bei Fraunhofer zeigen überdies, dass sich "durch die Einführung von flexiblen Arbeits- und Bürokonzepten die Kommunikationsgeschwindigkeit zwischen Mitarbeitern und Teams sowie deren Performance und Innovationskraft deutlich steigern lässt". Für die Unternehmen sei das eine der wichtigsten Voraussetzungen, "um in unsicheren Märkten rechtzeitig zu reagieren und als Organisation erfolgreich zu bleiben".

Die Vorteile von flexiblen Arbeitsplätzen spielen auch in den Überlegungen der Experton Group über die Arbeit der Zukunft eine wichtige Rolle. So ergaben eine Umfrage unter 150 Unternehmen sowie Gespräche mit IT-Entscheidern, dass sich Investitionen in Collaboration-Lösungen und neue Office-Systeme deutlich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken.

Abhängig von konkreten Workloads und Prozessketten lassen sich einzelne Aufgaben durch moderne Office-Systeme zudem deutlich effizienter erledigen. Dabei, heißt es im Whitepaper zum "Office der Zukunft", geht es nicht nur um die "persönliche Effizienz des einzelnen Mitarbeiters" mit Zeiteinsparungen von zehn bis 15 Prozent bei strukturierten Arbeitsabläufen. "Vielmehr geht es auch um eine schnellere und qualitativ hochwertigere Umsetzung der Arbeitsaufgaben innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette."

Und schließlich hängt auch die Mitarbeiterzufriedenheit eng mit dem Grad der technischen Ausstattung zusammen: "Insbesondere Information Worker mit einer hohen Affinität zu Consumer Electronics und IT wollen die gewohnten Funktionalitäten auch im Arbeitsalltag benutzen".

Deutschland blickt scheu in die Zukunft der Arbeit

"In Deutschland werden Arbeitsplätze abgebaut." So schön der eingangs zitierte Satz auch ist: Er stimmt nicht ganz. Viele Unternehmen in Deutschland scheuen sich noch vor dem Abbau stationärer Arbeitsumgebungen zugunsten flexibler, von überall aus nutzbarer Infrastruktur.

An den Mitarbeitern liegt das offenbar nicht. So ermittelte zum Beispiel eine Studie der Personalmanagement-Beratung Hewitt Associates im vergangenen Jahr, dass vier von fünf weiblichen (79 Prozent) und mehr als zwei Drittel aller männlichen Mitarbeiter (68 Prozent) gerne flexible Arbeitszeiten in Anspruch nehmen würden. Auch mit der Technik für flexibles, orts- und zeitungebundenes Arbeiten kennen sich die Information Worker bereits aus: So haben laut einer Google-Umfrage zur Zukunft der Arbeit mehr als die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer schon Erfahrung mit Web-basierten Programmen etwa für E-Mail, Collaboration oder Datenspeicherung gesammelt. Mehr als drei Viertel der Befragten geben zu Protokoll, dass ihre Arbeit durch die neuen Technologien leichter von der Hand geht und dass sie effektiver arbeiten als früher. 70 Prozent schließlich sind überzeugt, dass sie besser mit ihren Kollegen zusammenarbeiten und interagieren.

Realität ist das noch nicht: Nur rund ein Drittel der in der Google-Umfrage befragten deutschen IT-Manager ist überzeugt, dass ihr Unternehmen das volle Potenzial in punkto Technologie und Web-basierter Tools ausschöpft. In Deutschland jedenfalls fühlen sich lediglich 15 Prozent der Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber ermutigt, von überall zu arbeiten.

Die Arbeit der Zukunft: flexibel, mobil und kommunikativ in der Cloud

Laut Experton Group liegt das vor allem daran, dass Unternehmen den finanziellen und personellen Aufwand für den Umstieg scheuen. Zudem herrscht offenbar Unkenntnis über den Nutzen für die einzelnen Mitarbeiter und für die Firma insgesamt. Aufhalten lassen wird sich der Trend deshalb nicht, denn für die Unternehmen ist das Anpassen an technische Entwicklungen und die stärkere Berücksichtigung der Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter erfolgskritisch für die Zukunft.

"Gewinnen", sagt Experton-Analyst Axel Oppermann, "werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen, sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeiten vor dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen für sich nutzen."

Cloud Computing ist für die Modelle der Arbeitsplätze von morgen ein entscheidender Faktor. Wenn künftig immer häufiger nicht nur die Daten in der Cloud liegen, sondern auch die Anwendungen, dann wird es leicht sein, über allgegenwärtige Kommunikationsverbindungen und Web-Interfaces zu arbeiten.

Dabei wird die Vielfalt der Endgeräte - neben klassischen Desktop-PCs zunehmend auch tragbare Rechner sowie Smartphones und Tablet-PCs - für eine größere Verbreitung virtueller Desktops sorgen. Solche Images kompletter Rechner lassen sich nicht nur flexibel an die Anforderungen der Mitarbeiter anpassen, sie erlauben auch eine strikte Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Anwendungen, die aber parallel auf demselben Endgerät betrieben werden können.

Individuelle Standards durch virtuelle Desktops

Das löst zugleich einige Sicherheitsprobleme in der Cloud sowie bei Smartphones und Tablet-PCs. Mit virtuellen Desktops sind auch die eigenen Geräte der Mitarbeiter kein Problem mehr: Daten lassen sich sauber voneinander trennen, private und geschäftliche Nutzung laufen ohne Schwierigkeiten nebeneinander.

Schließlich lässt sich über Virtualisierung ein weiterer Trend abbilden: Es wird, so Experton, eine zunehmend rollenbasierte Virtualisierung des Desktops (siehe Kasten "Der modulare Arbeitsplatz aus der Cloud") geben. Eine virtuelle Maschine enthält dann nur noch das, was ein Mitarbeiter für die Arbeit benötigt, und nicht mehr das komplette Angebot an im Unternehmen verfügbaren Anwendungen.

Die in der Vergangenheit - auch als Voraussetzung für Cloud Computing - oft praktizierte Standardisierung wird im Zeitalter individueller und flexibler Arbeitsplätze nicht mehr ausreichen, meint Experton. Die technischen Entwicklungen verlangten vielmehr "neue Strukturen für die Servicebündelung, damit diese Personalisierung keine unnötig hohen Einkaufs- und Supportkosten nach sich zieht". Es sei zu erwarten, dass es "Grund-Services" und "Zusatz-Services" geben werde, "die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Standard-Angeboten und individualisierten Desktops gewährleisten".

Bald haben Mitarbeiter die freie Wahl bei Endgeräten

"Bring your own Device" (BYOD) wird künftig nicht mehr nur kein Problem sein, sondern sogar Firmenpolitik. Schon jetzt, so die Experton Group, bieten einzelne Unternehmen ihren Mitarbeitern Zuschüsse für den Kauf eigener Geräte an. Mittelfristig (ab 2014), so die Prognose der Analysten, wird die Mehrzahl der Unternehmen ihren Anwendern die absolut freie Wahl von Endgeräten erlauben. Experton geht dabei davon aus, dass Endgerät und Betriebssystem auf der einen und Anwendungen auf der anderen Seite logisch voneinander getrennt sein werden. So können die Anwender unabhängig vom Gerät stets auf alle Applikationen zugreifen, die für ihre Arbeit wichtig sind.

Wie die Zukunft aussehen wird, scheint demnach klar. Aber wie gelangt man als Unternehmen in die Zukunft? Michael Rendell, Partner bei der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft PriceWaterhouseCoopers bringt es auf den Punkt: "Zukunft ist nicht der Ort, an den man geht, sondern der, den man sich erschafft."

Das sieht auch Bernd Gill, bei HP als Marketing Manager für Enterprise Services bei HP Deutschland tätig, so: "Generisch ergeben wird sich nichts", so Gill. Vielmehr müssten die Unternehmen ihre virtuellen Arbeitsplätze aktiv planen. Dazu gehört eine Standardisierung von Infrastruktur und Applikationen. Wichtig ist zudem die Definition von Nutzergruppen, die später in der Genuss der von Experton skizzierten Basis- und Zusatzservices kommen werden. Diese wachsende Individualisierung in weitgehend standardisierten Umgebungen zu organisieren wird eine der Hauptaufgaben der IT-Abteilungen sein, um ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.