HAMBURG (pi) - Trotz großer zentraler Computerkapazitäten installierte Messerschmidt-Bölkow-Blohm (MBB) mehrere dezentral arbeitende Dialog-Systeme in Bereichen wie Fertigungssteuerung, Materialplanung, Meßgeräte-Überwachung oder Werkzeughaltung. Welchen Nutzen MBB, auf Gebieten wie Raumfahrt oder Energietechnik tätig, sich davon versprach, versuchte Hermann Wolf Richter im Gespräch mit Dieter Kaja, Leiter der Abteilung Personalinformationssysteme, und Gruppenleiter Werner Paul herauszufinden.
- "Bei Ihnen in der Personalverwaltung wurde der Gedanke der Dateipflege und -nutzung im Bildschirm-Dialog per Subsystem zuerst realisiert. Welche Gründe sprechen dafür?
"Informationsnutzung und Dateipflege per Dialog-Bildschirm ist eine vorteilhafte Lösung. Der Zugriff auf alle wichtigen Informationen und deren Aktualität wird so am besten gewährleistet. Doch leider bereitet die Erarbeitung und Implementierung komplexen Online-Lösungen nach wie vor großen Aufwand. So war das uns zur Übernahme angebotene zentrale Personal-Abrechnungssystem, daß in München für den dortigen Einsatz auf IBM-Großrechnern erarbeitet wurde, eine schöne Sache - seine schnellstens nutzbringende Implementierung in den anderen Unternehmensbereichen aber ein arbeitsintensives Projekt von nicht konkret absehbarer Dauer.
Dem gegenüber stand die Forderung, daß wir für die rund 8000 Mitarbeiter, die in den Werken Hamburg, Stade und Fuhlsbüttel arbeiten, möglichst schnell aktuell aufbereitete Daten in kompatibler Form zur Weiterverarbeitung verfügbar machen sollten.
PAS - das MBB-einheitliche Abrechnungssystem - gibt Datensätze vor, die kartenartig aufgebaut sind.
Was wir bei der Einführung in unserer Personalverwaltung auf jeden Fall vermeiden wollten, war -eine zweimalige Umstellung: erst auf lochkartenorientierte Arbeit und dann später auf bildschirmorientierte.
Unsere Idee war, ein Subsystem einzusetzen, das über große Plattenspeicherkapazität (maximal 4x300 Mega-Byte anschließbar) verfügt viele Dialog-Bildschirme bedienen kann und es ermöglicht, große Datenbestände ohne lange Programmierung und Implementierung online abzuarbeiten.
Mit dieser Lösung kamen wir dem Ziel "papierlose Personalverwaltung" erheblich näher.
- "Die Brutto-Netto-Abrechnung wird auf Ihrem Großrechner gefahren. Sie selbst arbeiten in der Zwischenzeit mit dem Datenbestand auf Ihrem Subsystem per Dialog weiter. Das heißt, die gesamte "Daten-Variablen-Verarbeitung" läuft vor Ort. Wie funktioniert die Kooperation zwischen Subsystem und Zentralrechner?"
"Bei einem Personalstand von ca. 8000 Mitarbeitern entsteht eine Vielzahl von Veränderungen wie Lohn-/ Gehaltsänderungen, Namens-/Anschriftenänderungen, veränderte Zulagen oder Bankverbindungsänderungen. Alle Informationen stellen wir per Bildschirm allen Benutzern zur Verfügung. Insgesamt sind 23 Displays im Einsatz. Vier bei den Gehaltsabrechnern, fünf bei den Lohnabrechnern, zwei in der Lohn- und Gehaltsfindung, eines in der Organisation, vier im Bereich Personal-Beschaffung, vier in der Zentralstelle für Datenerfassung, zwei in der Personalverwaltung und eines in der Zeiterfassung.
Alle Änderungen, die im Zusammenhang mit einem speziellen Bearbeitungsvorgang berücksichtigt werden, aktualisieren den Datenbestand. Das heißt, wir arbeiten hier stets auf neuestem Stand. Dies bedeutet auch für unseren Großrechner einen Zeitgewinn von fünf Tagen. Früher war am 10. im Lochsaal Annahmestopp für Änderungen, heute können diese bis zum 15. eines Monats berücksichtigt werden.
- Welche Probleme gab es bei der Implementierung?
"Der Dateisatz-Aufbau in der bekannten Lochkartenart erschwerte die Implementierung. Wir mußten eine interne Anweisung schreiben, damit die Mitarbeiter erkennen konnten, wo bestimmte Daten wiederzufinden sind.
Mit Hilfe von Umsetzprogrammen und Parallelläufen haben wir in der Einweisung zeigen können, wie der Arbeitsablauf im alten System erfolgt und wie er mit dem neuen Lösungsansatz aussieht. Das schuf dann Vertrauen. Verwaltungsdaten, die für den Großrechner aufwendige Programmierung erfordern, können im bestimmten Rahmen abteilungsintern realisiert werden. Im Hinblick auf Datenschutzaspekte ist dies in einer Personalabteilung hochinteressant: Personaldaten sind so viel leichter vertraulich zu halten, Zugriffs-Autorisierung für einzelne Mitarbeiter auf einzelne Datenbereiche ist damit sicherer zu garantieren."
- "Sie haben seit kurzem ein separates Zeiterfassungssystem installiert; entstehen nicht Überschneidungen und Mehrfacharbeiten durch einen bestimmten Teil der Personaldaten, die auch hierfür relevant sind?"
"Doppelarbeit versuchen wir dadurch zu vermeiden, daß die Personalumsätze für das Zeiterfassungssystem auf der dezentralen Anlage mitgepflegt werden. Die aktualisierten Daten werden dann nur in das Zeiterfassungssystem übertragen.
Der Nutzen eines solchen Informationssystems zeigt sich in der Praxis. Was man alles damit machen kann, entsteht direkt aus den Arbeitsanforderungen:
- Der zentrale Rechner wird durch ein autonomes Subsystem hinsichtlich Dateipflege und Informationsnutzungentlastet.
- Die Belange des Datenschutzes sind einfacher zu gewährleisten, da alle Informationen in der Personalabteilung bleiben.
- Aktuelle Veränderungen bis zum letzten Moment vor der Verarbeitung sind möglich.
- Dialogsysteme nutzen das Fach-Know-how des Sachbearbeiters. Damit bleibt auch die Direkt-Verantwortlichkeit des Sachbearbeiters für "seine" Daten voll gewährleistet.
- "Sie haben Schritt für Schritt einen relativ hohen Automatisierungsgang bei sehr großer Datensicherheit im Personalwesen erreicht. Sehen Sie weitere Anwendungsmöglichkeiten für die Zukunft?"
"Unser abteilungseigenes System hat seine besondere Stärke darin, daß die Nutzungsbandbreite sich direkt aus der Praxis ständig erweitert. Derzeit existieren eine Vielzahl von Spezialprogrammen, die nach Bedarf erweitert werden können.