Ein zentrales Instrument im Vertrieb beim Präzisionshersteller sind die persönlichen Besuche der Außendienstler. Bis zum Abschluss eines Vertrages ist in der Regel eine ganze Reihe von Vor-Ort-Terminen notwendig. Um über den aktuellen Status Quo im Vertriebsprozess immer aktuell im Bilde zu sein und bestmögliche Unterstützung leisten zu können, ist das Management deshalb auf Besuchsberichte der externen Mitarbeiter angewiesen, die täglich abgerufen werden sollen.
Kundendaten in selbstgestrickten Excel-Tabellen
Ein solch automatisierter Download von Besuchsberichten und Kundendaten sowie andere individuelle Anforderungen des Vertriebs- und Marketing-Teams waren in der Vergangenheit nicht umsetzbar. Denn es gab keine professionelle CRM-Lösung. Jede Abteilung, sei es der Vertrieb in den verschiedenen Ländern, Marketing oder Konstruktion, arbeitete mit eigenen Kundendaten, Analysetabellen und Statistiken. Diese legten sie in selbst gestrickten Office-Dokumenten an, was in Sachen Informationsaustausch und damit Vertriebsunterstützung nicht ideal war.
Nachdem die Anforderungen im Vertrieb bei Schütte deutlich gestiegen waren, entschied sich der Hersteller, eine professionelle CRM-Lösung zu suchen. Von Anfang an hatte das Unternehmen laut eigenem Bekunden das On-Demand-Modell im Blick, wollte aber auch On-Premise-Varianten in Betracht ziehen. So unterzog die Vertriebsleitung nach einem ausführlichen Auswahlverfahren letztendlich die SaaS-Lösung "Salesforce CRM" und das norwegische System "SuperOffice" einer mehrwöchigen Testphase, um eine endgültige Entscheidung zu treffen.
Super Office und Salesforce Kopf an Kopf
Wie der Hersteller berichtet, waren beide Applikationen in Sachen Funktionalität in etwa vergleichbar. Auch der Budgetaufwand hätte sich laut Schütte über die Jahre angeglichen.
- Was letztendlich ins Gewicht schlug, war die Tatsache, dass mit der SaaS-Lösung von Salesforce das Vertriebsteam selber Änderungen an der Software durchführen konnte. So war das Team ohne Programmierkenntnisse beispielsweise in der Lage, neue Gruppen und Workflows einfügen oder die Benutzeroberfläche anpassen zu können.
- Als zweites Argument pro Salesforce CRM führt Schütte die schnelle Implementierung auf: Das System war innerhalb von drei Monaten einsatzbereit. In diesem Zeitraum wurde die Prozessanalyse, das Customizing, die Aufbereitung wie der Import von Altdaten und auch die Programmierung einer Schnittstelle zum eingesetzten SAP ERP-System abgewickelt.
Seit über 125 Jahren beschäftigt sich das Kölner Familienunternehmen Alfred H. Schütte mit Werkzeugmaschinen. Die Mehrspindel-Drehautomaten des Traditionsherstellers, der in den vergangenen Jahren durchschnittlich rund 650 Mitarbeiter am deutschen Hauptsitz beschäftigte, richten sich vor allem an die Automobil-, Armaturen- und Lagerindustrie sowie den allgemeinen Maschinenbau. Der zweite Produktbereich von Schütte sind 5-Achsen CNC-Schleifmaschinen.