8:00 Uhr: Steffen Schäfers Tag beginnt mit einem Händeschütteln. Im Empfangsbereich von IBM in der Hollerithstr. 1 in München begrüßt er die Studentin Eva Gußmann, die in den kommenden zwei Monaten bei ihm ein Praktikum absolvieren wird. Der IT-Architekt zeigt der 20-Jährigen die wichtigsten allgemeinen Räumlichkeiten wie Cafeteria, Materialausgabe und Kantine, dann geht es hoch in den dritten Stock. Hier arbeitet Schäfer mit seinem Team in einem Großraumbüro. Der lichtdurchflutete Raum ist fast leer, an den hellen Holztischen sitzen nur vereinzelt Kollegen. "Es ist August, viele sind im Urlaub", erklärt der Wirtschaftsinformatiker. Viele Kollegen sind auch beim Kunden oder arbeiten im Home Office. "IBM hat sehr flexible Arbeitsmodelle", fügt er hinzu. Schäfer stellt Gußmann seinen Kollegen vor, heute sind eine weitere Praktikantin und eine SAP-Expertin da.

Schäfer holt aus einem der vielen Spinde in der Mitte des Raums seinen "Rollboy", einen silbernen würfelförmigen Koffer, der seine gesamten Arbeitsutensilien enthält. "Wir haben bei IBM die ‚clean desk policy’. Das heißt, jeden Abend räumen wir unsere Schreibtische leer und am nächsten Tag suchen wir uns einen neuen Tisch aus", so Schäfer. Nur das Großraumbüro ist fest zugewiesen.

Der 45-Jährige packt seinen Laptop aus, Gußmann hat ihren "eigenen" dabei. Den hat die Studentin, die auf Einladung von IBM an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in Stuttgart "International Business" studiert, bereits zu Studienbeginn von Big Blue erhalten. Schäfer erklärt ihr, was sie in den kommenden Wochen erwartet und welche Aufgaben sie übernehmen soll.

9:40 Uhr: Schäfer checkt seinen Terminkalender auf dem Laptop. Um zehn steht der erste Conference-Call an, mit Kollegen aus ganz Deutschland. Thema ist die Internationale Automobilausstellung (IAA), die vom 15. bis 25. September in Frankfurt am Main stattfindet. IBM wird dort erstmals vertreten sein. "Das gehört auch zu meinem Job als Geschäftsentwickler, die wichtigsten Botschaften für Messeauftritte zu planen", grinst Schäfer, packt seinen Laptop und macht sich auf die Suche nach einem freien, so genannten "quiet room". In jedem Stockwerk gibt es zusätzlich zu den Großraumbüros geschlossene Räume für vier bis zehn Personen, in denen die IBMer Besprechungen oder die häufigen Conference-Calls abhalten können. Gußmann kommt mit, sie soll an dem Auftritt für die IAA mitarbeiten.

9:45 Uhr: Einen Stock höher ist der freie Raum gefunden: Tisch, Stühle, Flipchart und Telefon gehören zur Standardeinrichtung. Schäfer und Gußmann klappen ihre Laptops auf, Schäfer erklärt das Wichtigste zum Call, geht die Agenda kurz durch, wählt sich ein.

Die erste Telefonkonferenz steht an

10:01 Uhr: Der Call beginnt, die Vertreter verschiedener Geschäftsbereiche, aus dem Marketing und der Agentur, die den Messeauftritt für IBM durchführt, stellen sich vor. Zügig gehen die Teilnehmer die zuvor verschickten Powerpoint-Folien durch - es geht um Stand- und Kommunikationskonzept, Kernbotschaften, Standpersonalliste und Geschenke ans Publikum. Schäfer tippt routiniert auf dem Tastenmenü des Telefons herum, stellt ab und zu auf "stumm", wenn er Gußmann das ein oder andere erklärt, klinkt sich wieder ein, wenn er an der Reihe ist. Auf dem Stand soll das "Connected Vehicle" gezeigt werden.

"Das Auto wird immer mehr zum Data-Center", erläutert Schäfer der Praktikantin. Durch die erschwinglich gewordenen Prozessoren und Sensorik könnten viele Autos damit ausgestattet zu Datensammlern werden. IBM kann diese Daten intelligent auswerten und beispielsweise aktuelle Verkehrsdichte und Schadstoffbelastung in Echtzeit darstellen oder Prognosen für die unmittelbare Zukunft aufbauen. "Stichwort Intelligent Transportation Center. Das Produkt ist jetzt wenige Wochen alt und das stellen wir auf der IAA aus." Beim Standdienst muss auch der IT-Architekt ran, verpflichtet sich für ein paar Messetage. Letzter Punkt ist die Sprache der Präsentation auf der Messe - soll es Deutsch oder Englisch oder beides sein. Man einigt sich auf Englisch, die Messe sei schließlich international.

Der Call ist beendet. Gußmann wird die englischen Messefolien dennoch ins Deutsche übersetzen. Man braucht sie auch für Kundengespräche vor Ort. Schäfer geht die einzelnen Folien mit ihr durch.

10:37 Uhr: Pausen gibt es nicht: Ein Blick in den Kalender bestätigt, der nächste Call steht an. "Telefonkonferenzen sind unser täglich Brot", lacht Schäfer. Er sucht in seinen Mails nach der Präsentation, die ihm Kollegen zum Call geschickt haben, bearbeitet und kürzt sie, sendet sie als Gesprächsgrundlage zurück an alle Teilnehmer.

Das geht nicht ohne Hindernisse: Das Mailprogramm streikt wegen Überlastung. Vor dem Versenden muss der IT-Architekt seine Mailbox leeren. "Ich habe schon die größte, aber sie läuft oft über. Ich muss fast jeden Tag archivieren", stöhnt der IT-Profi. Bei 80 bis 100 Mails am Tag ist das kein Wunder.

Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung.

1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren.

2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang.

7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.

11:00 Uhr: Zurück im Quiet Room wählt sich der IT-Profi in den nächsten Call ein. Eine Global-Business-Services-Kollegin aus Düsseldorf, Yvonne Balzer, zuständig für Smarter Transportation, und der IT-Architekt Tim Breitenbach aus Hamburg, ebenfalls GBS, schalten sich dazu. Ein halbtägiges Gespräch mit einem potenziellen Kunden aus Hamburg soll vorbereitet werden, im IBM-Speak "Workshop" genannt. Die Smarter-Cities-Angebote wollen sie präsentieren, vor allem das Intelligent Operations Center, das sehr unterschiedliche, in der realen Welt gesammelte Sensor-Daten nach Kundenanforderungen auswerten und visualisieren kann. Hier betritt IBM beim Kunden meist Neuland, denn vielen ist Big Blue noch immer primär als Hardware-Anbieter bekannt.

Die Konferenzteilnehmer diskutieren, welche Pilot- und Referenzprojekte in die Kundenpräsentation sollen. In Rio de Janeiro baut IBM - auch im Hinblick auf Fußball-WM und die Olympischen Sommerspiele 2016 - eine Zentrale auf, die verkehrs- und sicherheitsrelevante sowie meteorologische Daten sammelt und in Echtzeit auswertet. Damit können Sicherheits- und Verkehrsbehörden auch in kritischen Situationen den Überblick behalten und frühzeitig steuernd eingreifen. Wie technisch soll die Präsentation werden, überlegen die Kollegen. "Folie neun kann so bleiben, ein bisschen technischer Tiefgang schadet nicht, es werden Teilnehmer verschiedener Fachbereiche beim Workshop dabei sein", so Schäfer. Bis zum nächsten Conference Call in einer Woche wollen alle ihre Teile der Präsentation ausarbeiten.

Multitasking gehört dazu

11:46 Uhr: Schäfer beantwortet die Chat-Anfragen, die während des Calls von anderen Kollegen eingegangen sind, einige hat er bereits während der Konferenz bearbeitet. Multitasking gehöre dazu. "Bei uns passiert viel über Chat", erklärt Schäfer der Praktikantin und zeigt ihr seinen Chat-Stream.

12:02 Uhr: Anruf bei einem Kollegen, der einen potenziellen Kunden ausgemacht hat und den Rat des IT-Architekten benötigt. Lohnt es sich, für diesen Kandidaten einen "Workshop" zu machen? Wird es ein Implementierungs- oder ein reines Consulting-Projekt? Zu Schäfers Aufgaben in der Geschäftsentwicklung gehört es auch zu sondieren, welche Kundenprojekte sich lohnen - aus wirtschaftlicher oder strategischer Sicht - und entsprechend die Ressourcen zu planen. Strategisch wichtig sei beispielsweise das Thema erneuerbare Energien. "Da haben wir noch nicht so viele Spezialisten. Das heißt, ich muss genau überlegen, welcher unserer Experten verfügbar ist."

12:30 Uhr: Noch schnell ein paar E-Mails beantworten, dann geht es hinunter in die Kantine. Fünf Gerichte stehen zur Auswahl, das Schollenfilet mit Kartoffeln und Salat macht das Rennen. Schäfer nimmt sich inzwischen Zeit für sein Mittagessen, in früheren Zeiten musste oft eine belegte Semmel reichen. Beim Kaffee im Innenhof berichtet der IT-Architekt von seinem Segelschein, den er bei der IBM gemacht hat. Zu viert hätten sie die Theorie-Prüfung an einem Samstag hier abgelegt und die Prüfer seien extra dafür ins Haus gekommen. Das ist keine Seltenheit, die IBMer haben sich in vielen Freizeitbeschäftigungen organisiert - neben Segeln gibt es auch Gemeinschaftsaktionen bei Fußball oder Fotografieren. Eine Pinnwand neben der Cafeteria listet alle Aktivitäten auf.

13:34 Uhr: Schäfer ist zurück am Rechner - E-Mails, Telefonate, Chats. Dann steht der nächste Conference-Call an, der ist diesmal international, geht von der Zentrale in den USA aus. "Da sind fast alle Kontinente zugeschaltet. Nur für den asiatischen Raum gibt es eine extra Konferenz wegen der Zeitunterschiede", erklärt Schäfer und packt sein Laptop.

14:30 Uhr: Raum C-03-006 ist frei. Diesmal stellt sich Schäfer im Call nicht eigens vor, es sind zu viele Teilnehmer weltweit (über 100). Die meisten hören nur rein. Die englischsprachige Konferenz behandelt die weltweite Smarter-Cities-Strategie und Implementierung. Der Wirtschaftsinformatiker schaltet die Konferenz leiser und "stumm", bearbeitet nebenher andere Aufgaben. Nach dem Call guckt er nach den Praktikantinnen.

16:00 Uhr: Der nächste Conference-Call ist wieder eine Messevorbereitung. Auf dem Forum der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST) wird IBM einen Stand haben und seine Produkte vorstellen. Schäfer lacht: "Es ist reiner Zufall, dass es heute gleich um zwei Messen geht, sonst haben wir monatelang gar keine."

16:25 Uhr: Schäfer hat jetzt eine der wenigen "Alleinzeiten". Die nutzt er, um die große Zahl von Mails zu bearbeiten, die während der letzten Tage auf Reisen aufgelaufen sind, und die Kollegen anzurufen, die an den Conference-Calls vormittags nicht teilnehmen konnten und auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. In der Regel ist der IT-Profi drei Tage pro Woche unterwegs beim Kunden oder an anderen IBM-Standorten in Deutschland und Europa. An den übrigen zwei Tagen im Büro versucht sich Schäfer neben den vielen Telefonkonferenzen Zeit zu nehmen für Konzepte oder Angebotserstellungen. "Dafür blocke ich mir manchmal auch einen halben oder ganzen Tag", sagt Schäfer. Alle ein bis zwei Wochen fährt der IT-Architekt nach Baden-Württemberg, wo er am Projekt Elektromobilität beteiligt ist. Zudem sitzt er im Innovations-Board der Stadt Karlsruhe, das ebenfalls regelmäßig Treffen veranstaltet.

1. Blocken Sie einen Termin für sich
Zwischen Tür und Angel ist konzentriertes Arbeiten unmöglich. Daher sollten Sie sich dafür unbedingt Zeitkontingente im Kalender blocken - und diese dann auch genauso ernst nehmen wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Kundentermin. Falls Sie Ihre Termine elektronisch per Netzwerkkalender mit Ihrem Team synchronisieren, sollte der Eintrag auch dort erscheinen. Das ist automatisch ein Signal an die Kollegen: Jetzt bitte nicht stören.

2. Morgenstund hat Gold im Mund
Der Zeitpunkt des Termins entscheidet nicht selten über das Gelingen. Wählen Sie also bewusst Tageszeiten aus, zu denen Sie nach Ihrem Biorhythmus geistig auf der Höhe sind. Bei vielen Menschen dürfte sich der Morgen oder Vormittag anbieten. Wer etwa morgens - noch vor dem Checken der Mails und dem Abhören der Mailbox - zwei Stunden lang konzentriert arbeitet, hat schon einen guten Teil seines Tagespensums geschafft. So startet er anschließend befreit und beflügelt in den weiteren Arbeitstag.

3. Bitte nicht stören
Vom Denken sollte Sie nichts ablenken. Wer in einem Großraumbüro sitzt oder sich das Zimmer mit einem Kollegen teilt, sucht sich am besten für die Dauer der Denkarbeit ein leeres Büro oder einen freien Konferenzraum. Für alle Denkarbeiter gilt: Die nötigen Unterlagen sollten bereits vorher gesammelt worden sein. So entfallen lästige Unterbrechungen im Denkprozess. Dann heißt es: Tür zu, Telefon umstellen, Handy ausschalten, und ganz wichtig: Hände weg vom E-Mail-Programm!

4. Eingrooven
So ganz allein am Schreibtisch zu sitzen mag vielen Mitarbeitern zunächst einmal merkwürdig vorkommen. Meist ist die Arbeit im Büro ja von einem hohen Aktivitätsniveau zwischen Meetings, Teamarbeit und Kollegengesprächen geprägt. Jetzt heißt es: runterkommen. Zum Eingrooven muss jeder seine eigene Form finden. Manch einer beginnt die Session vielleicht mit einem Sonnengruß, ein anderer mit ein paar Jojowürfen, wieder ein anderer stimmt sich mit seinem MP3-Player auf die bevorstehende Arbeit ein. Egal, ob Yoga, Jojo oder iPod: Hauptsache, es hilft einem dabei, die Hektik draußen zu vergessen und sich aufs Thema zu konzentrieren. Erwarten Sie nicht bei jeder Konzept-Session gleich den ganz großen Wurf. Am besten erst mal mit kleinen Schritten anfangen. Das nimmt den Druck raus.

5. Plan B
Trotz der besten Vorbereitungen: Leider wird nicht immer alles nach Plan laufen. Wer zum Beispiel als Vorgesetzter in dringenden Fällen erreichbar sein muss, sollte Störungen von vornherein einplanen. Gut, wenn man sich da im Kalender doppelt so viel Zeit eingetragen hat, wie man eigentlich benötigt. So steigt die Wahrscheinlichkeit, trotz Ablenkungen die Aufgabe abzuschließen. Zudem hilft es, sich auch mental auf Unterbrechungen einzustellen. Wer innerlich gewappnet ist, lässt sich nicht durch jedes Klopfen an der Tür aus der Bahn werfen. In solchen Fällen dann lieber die Störung kurz und bündig abhandeln und anschließend weiterarbeiten.

6. Nichts wie raus
Manchmal hilft alles nichts: In der Hektik des Tagesgeschäfts findet sich einfach keine ruhige Minute. Dann hilft nur: Nichts wie raus! Wozu gibt es Notizblocks, Laptops und Hotspots? Denkarbeit lässt sich gut auslagern: nach Hause, in den Biergarten, in den Coffeeshop. Und die Flucht aus dem Büro hat außerdem noch eine wichtige positive Nebenwirkung: Fremde Arbeitsumgebungen fördern kreative Denkprozesse.

7. Gewissensbisse ade
Viele Mitarbeiter haben das Gefühl, für konzentrierte Konzeptarbeit viel zu wenig Zeit zu haben. Doch diese Sorge ist unbegründet. Laut Arbeitswissenschaftlern besteht die Hauptaufgabe von Managern heute nicht mehr darin, Konzepte im stillen Kämmerlein auszuarbeiten. Strategische Arbeit, so ihre Erkenntnis, findet vielmehr am häufigsten im Team statt. Also dann: Auf zum nächsten Meeting.

17:40 Uhr: Noch einen Flug nach Düsseldorf über das Online-Buchungssystem für den nächsten Tag buchen. Da ist Schäfer wieder auf Reisen.

17:55 Uhr: Schluss für heute, Schäfer klappt das Laptop zu. Sonst kann es auch mal später werden, aber heute lockt der Biergarten. So strahlende Sommertage sind selten.

Technologe aus Leidenschaft

CW: Herr Schäfer, was muss IT-Architekt können?

Schäfer: Er muss die Fähigkeit haben, Dinge zu abstrahieren, Komplexitäten zu reduzieren und für das Senior-Management verständlich auszudrücken. Er muss also Übersetzer sein und technisch Wichtiges und von Unwichtigem trennen können.

CW: Und was heißt das konkret?

Schäfer: Der IT-Architekt spricht typischerweise mit Fachexperten aus den Nicht-IT-Bereichen, muss IT-Anforderungen für sie formulieren, die IT-Architektur für komplexe Systeme entwickeln und zur Umsetzung bringen. Er spricht gleichermaßen mit Kunden und Entwicklern, erstellt selbst und überblickt die wichtigsten Dokumente einer Architektur und leitet in der Regel ein Team von Architekten oder Spezialisten.

CW: Herr Schäfer, Ihre Arbeit erinnert an die eines Projektleiters. Was unterscheidet denn einen IT-Architekten vom Projektmanager?

Schäfer: Im Gegensatz zum Manager sind IT-Architekten Leute, die leidenschaftliche Technologen sind. Der IT-Architekt ist viel tiefer in der Technik drin und muss manchmal in den Code kriechen. Projektleiter sind im Gegensatz dazu stärker betriebswirtschaftlich orientiert, müssen Zeitpläne und Budgets unter Kontrolle halten.

CW: Und die Rollenverteilung im Projekt sieht wie aus?

Schäfer: Der Architekt arbeitet im Tandem mit dem Projektleiter, ist der IT-Know-how-Träger. Aber beim Projektleiter laufen alle Fäden zusammen, und meistens hat er die Gesamtverantwortung.