Outlook-Adressen in Excel
Im Büroalltag ist es oft nötig, Kunden- und Kontaktadressen in Listenform zur Verfügung zu haben - am besten in Form einer Excel-Tabelle. Zwar bietet Outlook eine Export-Funktion ("Datei, Importieren/Exportieren"), doch sind die dafür notwendigen Datenfilter standardmäßig nicht mitinstalliert. Beim Start des Export-Assistenten verlangt dieser vom Anwender die Installations-CD - und die haben die wenigsten Nutzer zur Hand.
Es geht aber auch viel einfacher, indem man das Excel-Arbeitsblatt "OutlookAdressen" benutzt, das Add-in-world.com kostenlos zur Verfügung stellt (http://www.add-in-world.com/download/xl-outlook-adressen/). Das selbstentpackende Archiv "oladress.exe" enthält zwei Excel-Dateien für die Versionen 2000 und 2002/XP, das Tool arbeitet aber auch unter Excel 2003 problemlos. Das Arbeitsblatt enthält einen Schaltknopf, der auf Mausklick den Import aller Adressen aus Outlook in die aktuelle Tabelle veranlasst.
Da diese Funktion mittels eingebetteter Makros realisiert wurde, muss der Benutzer zunächst die Sicherheitshinweise von Excel berücksichtigen. Das bedeutet: Über "Extras, Makro, Sicherheit" muss die Sicherheitsstufe vorübergehend auf "Mittel" herabgesetzt werden, um Makros ausführen zu können; danach Excel zuerst beenden und wieder neu starten. Beim Öffnen des Arbeitsblatts ist nun im folgenden Warnhinweis der Knopf "Makros aktivieren" zu betätigen. Anschließend kann über den Schaltknopf "Adressen aus Outlook" der Datenimport gestartet werden. Auch Outlook schaltet sich dabei noch kurz mit einer Sicherheitsabfrage dazwischen, die mit "Ja" beantwortet werden muss.
Netswitcher für mobile Anwender
Viele Laptop-Benutzer werden beim Wechsel zwischen Büroarbeitsplatz, Kundennetzwerk und Home Office mit völlig unterschiedlichen Netzwerkeinstellungen konfrontiert, deren jeweilige manuelle Anpassung aufwändig ist. Viel einfacher geht es mit dem Werkzeug "Netswitcher 3.3.4" für Windows in den Versionen 98 bis XP. Das Tool legt für unterschiedliche Netzeinstellungen Profile an und stellt dafür im Tray der Windows-Taskleiste ein kleines Schaltsymbol zur Verfügung. Jedes der einmal gespeicherten Profile lässt sich so beim Wechsel der Arbeitsumgebung mit einem Mausklick auf das Netswitcher-Symbol aktivieren.
Die Konfiguration ist einfach: Zunächst liest das Programm die aktuelle Konfiguration aus und speichert diese als "Original-Profil". Dann kann der Benutzer in den einzelnen Registerkarten die verschiedenen Optionen für eine Arbeitsumgebung einstellen und diese dann mit "Save" unter einem neuen Profilnamen abspeichern. Neben rein netzwerkspezifischen Parametern können übrigens sogar Details wie Drucker, Displayauflösung und Autostart-Programme umgeschaltet werden. Netswitcher 3.3.4 kann als 30-Tage-Testversion unter www.netswitcher.com heruntergeladen werden und kostet als Einzelplatzlizenz 19,95 Dollar.
Wie viel (Datenmüll) steckt im Ordner?
Im Funktionsumfang des Dateiexplorers von Windows fehlen einige Optionen, beispielsweise die Angabe über die Datenmenge, die sich in einem Ordner verbirgt. Nützlich wäre eine solche Anzeige vor allem bei der Suche nach "Platzfressern" auf der Festplatte. Abhilfe dafür bietet das kleine Open-Source-Tool "Folder Size" (http://foldersize.sourceforge.net), das den Explorer um eine Spalte mit den Ordner-Größenangaben erweitert.
Nach der Installation ist zu beachten, dass die neue Spalte erst aktiviert werden muss. Dazu zunächst mit der rechten Maustaste auf die Spaltentitelleiste der Dateiansicht ("Name, Größe, Typ, Geändert am...") klicken. Dort findet sich nun der neue Punkt "Grösse", den man per Häkchen aktiviert. Sinnvollerweise tauscht man die neue Spalte auch gleich gegen die Originalspalte mit der (orthographisch korrekten) Bezeichnung "Größe". Letztere deaktiviert man zunächst über das Klappmenü der Spaltentitelleiste. Nun kann man die neue, rechts eingereihte Spalte noch per Klicken und Ziehen auf die altbekannte zweite Position von links verschieben. Damit diese neue Spalte künftig auch in allen Windows-Explorer-Ordnern erscheint, muss schließlich noch über "Extras, Ordneroptionen, Ansicht" der Knopf "Für alle übernehmen" geklickt werden.
Wolfgang Miedl ist freier Journalist in Erding.