MIT DER fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt konnten zahllose papierbedingte Probleme gelöst werden: Anstelle von Registraturen und meterlangen Aktenschränken dienen heute kompakte Speichermedien zur Aufbewahrung von Informationen. Doch es bleibt die Frage: Wie finden die Mitarbeiter schnell und zuverlässig die gespeicherten Daten wieder?
Jeder PC und jedes Betriebssystem ist heute mit einer Suchfunktion ausgestattet. Für den Einsatz im Rahmen einer elektronischen Dokumentenablage reicht das jedoch nicht aus. Denn diese Werkzeuge sind für den Einsatz an lokalen Rechnern konzipiert. So arbeitet die Suchfunktion vonWindows XP zwar sehr schnell, wenn es um die eingebauten Festplatten geht, kann aber für das Durchsuchen großer Datenmengen auf entfernten Servern unangenehm lange brauchen. Zudem ist eine reine Suchfunktion - die in der Regel auf Basis der Dokumenten-Indexierung arbeitet - für die Arbeit mit elektronischen Archiven nicht funktional genug: Sie kann nur Informationen zu den Dokumenten liefern, die in der Datei selbst enthalten sind.
Das Angebot an Einstiegslösungen ist breit gefächert undkaum zu überschauen. Neben den Branchenriesen tummeln sich hier unzählige kleine Anbieter, die um die Gunst der Kunden buhlen. Deswegen sollten bei einem Projekt frühzeitig die Anforderungen definiert werden. Die kleinen Einstiegslösungen sind zwar günstig in der Anschaffung, bieten aber im Gegenzug nicht die Funktionen, die vollwertige Dokumenten-Manamement- Systeme mitbringen. In der Regel sind die „Kleinen“ prozessorientiert, sollen also den Informationsfluss durch das Unternehmen verbessern. Sie stellen Daten unabhängig von deren realem Speicherort in einer konsolidierten Ansicht am Arbeitsplatz bereit und ersparen es so dem Sachbearbeiter, während eines Kundengesprächs lange nach dem richtigen Aktenordner zu suchen. Als revisionssichere Archive für die Langzeitarchivierung eignen sie sich in aller Regel nicht. Und auch die Anbindung an operative Systeme wie SAP ist nur in wenigen Fällen möglich. Damit sind diese Systeme vor allem für kleinere Unternehmen oder Arbeitsgruppen interessant, wo die großen DMS wirtschaftlich kaum sinnvoll einzusetzen sind. Während die echten DMS auch im günstigsten Fall allein bei den Lizenzkosten mit mehreren Zehntausend Euro zu Buche, schlagen, liegen die Suchsystememaximal im vierstelligen Bereich.
All-in-One
Die großen Softwarehersteller bieten fast durchgängig Lösungen an, die auf der Basis eines Intranets alle dokumentenrelevanten Aufgaben übernehmen. Sehr bekannt ist zum Beispiel der „Sharepoint Portal Server“ von Microsoft. Die aktuelle Version 2003 wurde im Vergleich zum Vorgänger um zahlreiche Funktionen erweitert und bietet nun auf der Basis eines Intranets umfassende Möglichkeiten, Dokumente verschiedener Art über den Browser zu verwalten. Der Straßenpreis beginnt bei zirka 6000 Euro. Allerdings dürften die realen Kosten bei den meisten Anwendern deutlich höher liegen: Der aktuelle Sharepoint Portal Server benötigt als Basis den Windows 2003 Server, um seine Funktionen vollständig nutzbar zu machen. Hierfür sind auch wieder mindestens 700 Euro für fünf Client-Lizenzen auf den Tisch zu legen. Zudem ist der Portal- Server mit reinen DMS-Aufgaben nicht ausgelastet, das System kann weitaus mehr Aufgaben im Intranet übernehmen.
Für kleinere Unternehmen, die ohnehin das Server-Betriebssystem auf den neuesten Stand bringen wollen, könnte deswegen das Bündel „Windows Small Business Server“ von Microsoft interessant sein: Hier haben die Redmonder zum Windows 2003 Server gleich die Sharepoint-Services, den Groupware- Server „Exchange“ und weitere Software in eine Box gepackt.
Schnell erste Ergebnisse
Bei den Sharepoint-Services handelt es sich um die Grundfunktionen des Portal- Servers, die sich in das Server-Betriebssystem integrieren und für die Dokumentenverwaltung kleiner und mittlerer Unternehmen völlig ausreichend sind. Den Small Business Server gibt es in der Standardausführung mit fünf Client-Lizenzen ab 450 Euro im Handel. Noch günstiger ist es, wenn bereits Windows 2003 Server im Einsatz sind: Dann gibt es die Sharepoint-Services als kostenlosen Download bei Microsoft. Die große Stärke der Sharepoint-Produkte ist die einfache Administration. Wie in der Windows-Welt üblich, erfolgen das Einrichten und die Verwaltung über die Management-Konsole und sind komplett Maus-gesteuert. Wer bereits ein wenig Erfahrung im Umgang mit Windows- Servern hat, kann nach sehr kurzer Einarbeitungszeit erste Ergebnisse vorzeigen. Durch die mitgelieferten Layout-Muster muss nicht viel Zeit auf das Web-Design verwendet werden - sofern im Intranet auf die Corporate Identity verzichtet werden kann. Auch die Anwender kommen ohne aufwändige Schulungen mit dem System zurecht. Es wird vollständig über den Browser bedient - Dokumente können mit wenigen Mausklicks eingestellt, verschlagwortet, durchsucht und geöffnet werden. Zudem besitzt Sharepoint einen angenehm schnellen Index-Dienst. Der Nachteil dieser Lösung: Sie funktioniert nur in einer homogenen Windows- Umgebung. Neben Windows-Servern benötigen die Sharepoint-Services zwingend den Internet Explorer von Microsoft am Client. Unternehmen, die standardmäßig andere Browser wie Mozilla oder Netscape einsetzen, müssen sich hier entweder von ihrer Strategie verabschieden oder eine alternative DMS-Software ins Auge fassen. Das gilt auch, wenn Linux als Client-Betriebssystem genutzt wird oder geplant ist.
Unternehmen, die maximale Flexibilität hinsichtlich der Betriebssysteme und Browser wünschen, finden zumBeispiel im Open-Source-Lager interessante Produkte. Ein guter Anlaufpunkt dafür sind dieWebsites von Sourceforge (www.sourceforge.net) oder Freshmeat (www.freshmeat.net) .Hier finden sich zahlreiche DMS-Angebote verschiedener Komplexität. Für den Einsteiger ist das Projekt „Owl“ einen Blick wert. Owl bietet ähnliche Funktionen wie die Sharepoint-Services und benötigt als Grundlage einen Webserver mit der Skriptsprache PHP und eine der Datenbanken MySQL oder PostgreSQL. Jeder aktuellen Linux-Distribution liegen diese Programme bei, zudem können sie ohne Probleme auf einem Windows- Server installiert werden. An den Client stellt Owl keine besonderen Anforderungen. Owl kann kostenlos von der Website http://owl.sourceforge.net heruntergeladen werden.
Allerdings ist auch Owl mit einigen Einschränkungen behaftet. So braucht es zunächst einmal einen Administrator mit gutem Wissen in den Bereichen Datenbank und Webserver. Setup und Konfiguration des Systems sind recht komplex und aufwändig.Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung kommen ohne einen externen Dienstleister kaum zu vorzeigbaren Ergebnissen. Zudem gibt es keine lokalisierte Version, die Anwenderoberfläche im Browser ist durchgängig in Englisch gehalten. Im Gegenzug bietet Owl eine aufgeräumte und übersichtliche Oberfläche, auf der man sich sehr schnell zurechtfindet. Durch den Einsatz offener Technologien kann die Lösung komplett ohne Lizenzkosten aufgebaut werden, und das Unternehmen ist an keinen Lieferanten gebunden - das nötige Know-how vorausgesetzt.
Unternehmen ohne eigenes IT-Knowhow, die dennoch quelloffene Software einsetzen wollen, können auf den Klassiker „Zope“ zurückgreifen. Streng genommen ist Zope jedoch kein DMS, sondern einApplikationsserver, auf dem sich sehr gut ein CMS (Content-Management- System) oder DMS realisieren lässt. Zahlreiche kleinere Systemhäuser haben sich auf diesen Bereich spezialisiert. Die Kosten für ein Zope-basierendes DMS schwanken stark, weil die Systemhäuser darauf aufbauend eigene Lösungen entwickeln.Der Vorteil dabei ist die breite Palette an Angeboten mit unterschiedlichen Funktionen, die alle auf der gleichen Basis beruhen.