Die Unternehmen müssen nicht nur gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Archivierung und Sicherung von Unternehmens- und Produktdaten erfüllen, auch auf das papierlose Büro wird immer wieder als kostensparende Arbeitsform verwiesen. Allerdings ist das Thema DMS für Anwender nicht immer leicht zu überschauen. Unterschiedliche Begriffswelten der verschiedenen Anbieter lassen den Markt auch heute noch schwer durchdringbar und heterogen erscheinen, wie schon die Vorläufer einer aktuellen RAAD-Studie zum Thema DMS zeigten.

Eindeutig ist das Ergebnis hinsichtlich des hohen Verbreitungsgrades von DMS-Systemen bei Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern. Mehr als zwei Drittel dieser Firmen setzen hier inzwischen DMS-Systeme ein.

In der Regel investieren zunächst größere Unternehmen in neue Softwaretechnologien und kleinere sowie mittelständische Unternehmen ziehen in der Masse nach, wenn die Technologie ausgereift und dadurch weniger risikobehaftet ist. Die aktuelle RAAD-DMS-Studie wurde Ende 2008 in Zusammenarbeit mit ELO Digital Office GmbH durchgeführt und diesmal wurden explizit auch kleinere und mittelständische Unternehmen nach dem DMS-Einsatzstatus befragt. Insgesamt standen 429 IT-Leiter für ein Interview zur Verfügung. Mehr als 50 Prozent der befragten Unternehmen beschäftigten weniger als 1000 Mitarbeiter.

Das Ergebnis zeigt, dass DMS mittlerweile über alle Unternehmensgrößen hinweg ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld geworden ist und auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen im vollen Umfang angekommen ist. Insgesamt 56 Prozent der Unternehmen setzen aktuell eine DMS-Standardsoftware ein. Nur etwa drei Prozent gaben an, eine Eigenentwicklung einzusetzen.

Interessant ist hierbei auch, mit welcher Dynamik Dokumentenmanagement-Software Einzug in die Unternehmen hält. Allein in den vergangenen vier Jahren wurden über 50 Prozent der aktuellen DM-Systeme in den Unternehmen eingeführt. Ein zweistelliges Wachstum kann sogar seit 2003 beobachtet werden. Dieser Trend wird sich auch in Zukunft weiter fortsetzen.

SAP arbeitet an ECM-Angebot

Eine größere Scheibe von diesem Kuchen möchte sich in Zukunft scheinbar auch SAP abschneiden. Aktuell verfügt SAP noch nicht über ein systematisch abgestimmtes Produktportfolio für DMS und Enterprise Content Management (ECM). Doch SAP-Kunden setzen schon heute teilweise DMS-Funktionen aus dem Hause SAP ein, wie das SAP-Dokumentenverwaltungssystem (DVS), das Product Lifecycle Management (PLM) sowie das SAP NetWeaver Records Management und Knowledge Management. Zukünftig will SAP seinen Kunden ein integriertes ECM-Angebot unterbreiten können.

Mit der Langzeitarchivierung wird allerdings nach Aussagen von SAP ein wesentlicher Bestandteil nicht mit in das SAP-Portfolio fallen. Sicherlich stellt dies eine Konzession an die vielen ECM-Hersteller und Partner im Markt dar. Diese haben in der Vergangenheit im SAP-Umfeld vor allem ihre Archivlösungen positioniert. Mittlerweile sind die meisten Anbieter allerdings aus den reinen Archivierungsschuhen herausgewachsen und kümmern sich unter anderem auch um den Workflow ihrer Kunden. Manche steuern aus ihren Umgebungen heraus auch Prozesse im SAP-System.

Dies ist sicherlich eine Entwicklung, die der SAP nicht sonderlich schmecken wird, so dass ein verstärktes Engagement der SAP nur verständlich ist. (RAAD Research/ lex)