Je vielfältiger die Funktionen sind, desto stärker ist die Integration in andere Systeme. Im Sinne des Workflows sollte das Ziel eine möglichst unterbrechungsfreie Prozessgestaltung aus Mitarbeitersicht sein. Es ist nachvollziehbar, dass sich in diesem Umfeld auch immer mehr Anbieter von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware aus anderen Disziplinen Gedanken über die Handhabung der Dokumente in ihrem System machen.

Häufig reichen diese rudimentären Funktionen bereits aus, um dem Anwender das Gefühl zu geben, ein DMS zu nutzen. Diesen Schluss ließen jedenfalls die Ergebnisse der Studie "Document Management/Archivierung - Status und Potenziale" zu, die Anfang dieses Jahres die SAP auf Platz eins des DMS-Anbieterrankings (nach Anzahl der Kundennennungen) auswies.

Tatsächlich konnte sich SAP in dieser Befragung, an der 368 IT- beziehungsweise DMS-Verantwortlichen teilgenommen haben, mit 16 Prozent an die Spitze des Herstellerrankings setzen. Damit positioniert sich das Softwareunternehmen knapp vor den DMS-Spezialisten wie OpenText/Ixos (14 Prozent), Easy Software (13 Prozent) und IBM-Filenet (zehn Prozent).

Zwar wurde das Ranking ausschließlich nach der Anzahl der Kundennennungen zu ihrem DMS-Anbieter und nicht nach Umsätzen erstellt. Dennoch überrascht das Ergebnis. Selbstverständlich gehören auch SAP-Belege in den Dokumentenworkflow, müssen bearbeitet, gefunden und archiviert werden. Betrachtet man einzelne Funktionalitäten, so zeigt sich, dass Kunden, die SAP als ihre DMS-Lösung angaben, in der Nutzung der Funktionen Dokumenteneingang und -erfassung sowie Langzeitarchivierung anteilig mit den Kunden von DMS-Spezialisten gleichauf sind. Der Unterschied des Funktionsumfanges zu klassischen DMS wird allerdings deutlicher offenbar, wenn man die Bereiche Workflow, Dokumentenrecherche, Aktenverwaltung und Rechnungsausgang betrachtet.

Insgesamt lässt sich sagen, dass die SAP-Funktionalität in der Regel ausreichend ist, um in SAP-zentrierten Welten Dokumente zu verwalten und zu archivieren. Hierfür bieten auch zahlreiche DMS-Hersteller Zusatzlösungen für SAP an, die einzelne funktionale Defizite ausgleichen. Trotz der unbestrittenen Marktmacht der SAP haben dennoch die meisten Unternehmen in Deutschland heute kein SAP im Einsatz.