Jeder kennt das Problem: Texte, E-Mails, Bilder, Musikstücke stapeln sich auf den Laufwerken - aber wer eine bestimmte Datei dringend sucht, findet sie nicht. Für private Anwender ist das ärgerlich. Unternehmen verlieren durch die unnötige Suche Zeit und Geld. Ein Projekt-Manager bearbeitet mehrere hundert Vorgänge in einem Jahr, tauscht sich mit anderen Kollegen aus und muss viel später noch auf alte Daten zugreifen können. Selbst bei einer sinnvollen und gut gepflegten Verzeichnisstruktur dauert es lange, bis er sich zum gesuchten Dokument durchgeklickt hat.

Ohne Suchmaschinen kein effizientes Arbeiten

Schneller und effizienter geht es mit der Desktop-Suche, das bestätigen auch Analysten. Gartner hält eine Software für die schnelle Suche in Unternehmen für unabdingbar, wenn Mitarbeiter effizient arbeiten sollen. Es ist dann nicht mehr nötig, den Speicherort eines Dokuments im Dateisystem zu kennen. Die Desktop-Suche macht das Arbeiten bequemer. So kann der Projekt-Manager nicht nur nach einem einzelnen Dokument suchen, sondern auch explorativ vorgehen. Möchte er zum Beispiel herausfinden, welche Dokumente zu einem bestimmten Vorgang bereits existieren, sucht er einfach unter dem betreffenden Stichwort. Er erhält dann alle relevanten Dokumente, egal ob sie auf unterschiedlichen Laufwerken verstreut sind oder in verschiedenen Formaten vorliegen.

Die Abgrenzung zwischen der Desktop- und der Enterprise-Suche ist nicht eindeutig. Große Hersteller wie IBM oder Autonomy konzentrieren sich auf die Indexierung von Datenquellen auf dem Server, wo sie unterschiedlichste Systeme anbinden können. Einige von ihnen bieten auch Desktop-Tools an wie etwa Google, Fast oder Verity, das kürzlich von Autonomy übernommen wurde.

Gleichzeitig unterscheidet man bei den Desktop-Suchmaschinen zwischen Consumer-Ausführungen und solchen für professionelle Anwender. Letztere tragen gerne den Namenszusatz "Enterprise".

Wie sich Desktop- und Enterprise-Tools unterscheiden

Die Software für Privatanwender kann Dokumente auf der lokalen Festplatte finden, für die Suche in Datenbanken oder Netzwerken sind sie jedoch nicht geeignet. Diese Tools können Anwender in der Regel kostenlos herunterladen. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal sind üblicherweise die Administrationsfunktionen. Profi-Werkzeuge können in der Regel vom Systemadministrator zentral eingerichtet und über Policies konfiguriert werden. Auf diese Weise lässt sich etwa verhindern, dass Benutzer bestimmte Datenquellen indizieren oder durch zu enge Update-Intervalle für den Crawler die Datei-Server der Firma überlasten. Außerdem müssen solche Tools den Sicherheitsanforderungen eines Unternehmens gerecht werden, etwa auf Arbeitsplätzen, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Natürlich haben solche Funktionen auch ihren Preis - die Kosten liegen zwischen 50 und 500 Euro für eine Einzelplatzversion.

Desktop-Suche - in ihrer kostenlosen Version für den privaten Anwender - wird eine Erweiterung der großen Web-Suchmaschinen bleiben. Durch dieses Angebot versuchen die Anbieter, ihre Kunden stärker an sich zu binden. Zudem schaffen die Tools ein neues Umfeld für Werbung - schließlich lassen sich Anzeigen auch in der Benutzeroberfläche der Desktop-Suche platzieren.

Der Siegeszug in die Unternehmen hat begonnen

Für professionelle Werkzeuge ergibt sich jedoch ein anderes Bild: Die Datenflut nimmt zu, gerade in Unternehmen. Suchmaschinen werden deshalb früher oder später zum Standard gehören - das sehen auch die Analysten so: Berlecon Research prognostiziert dem Markt für Suchtechniken in der aktuellen Studie "Desktop-Suche im Unternehmen" ein starkes Wachstum. Und Gartner vergleicht die Chancen für die Desktop-Suche mit denen des Instant-Messaging: Auch diese Tools haben im Consumer-Bereich begonnen, sich rasend schnell verbreitet und ihren Siegeszug inzwischen auch in Unternehmen angetreten.

Angesichts der enormen Datenvolumina liegt die größte Herausforderung für die Anbieter darin, die Suchtechnik für den Firmeneinsatz weiter zu verbessern. Dabei müssen sie bei der Relevanzbewertung anders vorgehen als Internet-Suchmaschinen, die Bedeutung anhand der Link-Popularität ermitteln. Zwischen Dokumenten auf dem Desktop gibt es nämlich keine Verbindungen.

Intelligenter mit neuronalen Netzen

Um ihre Bedeutung zu ermitteln, prüfen Desktop-Suchmaschinen häufig, wie oft Suchwörter in einem Text vorkommen und wo sie platziert sind. Es geht jedoch noch genauer, zum Beispiel mit Verfahren der künstlichen Intelligenz. Entsprechende Tools suchen nicht nur mit üblichen Algorithmen nach Schlagworten, sondern eruieren mit Hilfe neuronaler Verfahren auch die Bedeutung der Inhalte. Sie verwenden dafür Synonyme und berücksichtigen die Flexionsformen des Begriffs und Wortstamm-Ähnlichkeiten.

Die lokalen Suchmaschinen leisten nützliche Vorarbeit für Schadprogramme, indem sie vorhandene Speichermedien durchforsten und einen Index anlegen. Erst kürzlich gelang es Wissenschaftlern, die Ergebnisse einer Desktop-Suche von einem lokalen Rechner an eine beliebige Web-Seite zu übertragen. Deshalb müssen sowohl der Index als auch einzelne Suchergebnisse vor dem externen Zugriff geschützt sein.

Doch auch beim täglichen Umgang müssen Unternehmen Sicherheitslücken vermeiden: Eine integrierte Passwortabfrage bei sensitiven Daten ist Pflicht. Ohne Passwort sollte die Software weder eine Dokumentenvorschau noch einen Zugriff ermöglichen.