Hinter Alfreso steht das gleichnamige kommerzielle Unternehmen mit Firmensitz in London, das sich seit der Gründung im Jahr 2005 der Kreativität der Open-Source-Gemeinde bedient. Das ECM-Produkt ist ein prominentes Beispiel für quelloffene Software, die sich in der professionellen Unternehmens-IT etablieren konnte. Das ist Grund genug, sich die Lösung etwas genauer anzusehen:
Was ist Alfresco?
Alfresco ist eine Java-basierende Applikation für das Enterprise-Content-Management (ECM). Sie hilft beim Verwalten, Verteilen, Versionieren und Archivieren von elektronischen Dokumenten. Neben der kostenlosen "Alfresco Community Edition" vertreibt das Unternehmen auch eine kosten- und lizenzpflichtige "Alfresco Enterprise Edition", die neben umfangreichem Support durch den Hersteller noch zusätzliche Features integriert.
Was bietet Alfresco?
Zu den wichtigsten und am häufigsten genutzten Bestandteilen zählen das Dokumenten-, Web-Content- und Image-Management. Grundsätzlich können mit Alfresco Dokumente gespeichert und verwaltet sowie Arbeitsabläufe (Workflows) und Aufgaben für die einzelnen Dokumententypen erzeugt werden.
Historie des Dokumenten-Managements
Die elektronische Verwaltung von Dokumenten ist so alt wie die Geschichte des Computers. Anfangs beschränkten sich die Anwender darauf, ihre Dokumente auf der lokalen Festplatte zu speichern, später kamen Ablagemöglichkeiten im Verzeichnis auf einem gemeinsamen Server hinzu.
Doch der einfache Zugriff auf zentral vorgehaltene Dokumente entspricht nicht mehr den Anforderungen an die Arbeit mit Daten in modernen Unternehmen. Einfache Ablagesysteme sind ungeeignet für Teams, die Dokumente gemeinsam bearbeiten wollen. Auf deren Bedürfnisse sind die Funktionen von Alfresco zugeschnitten.
Warum entstand Alfresco?
Der Erfolg von ECM-Software im IT-Markt in den letzten Jahren ist nachvollziehbar. Die Gewohnheit, Dokumente auf der lokalen Festplatte zu speichern, wurde schnell durch Server-basierende Lösungen ersetzt. Immerhin garantierten die Unternehmen ihren Mitarbeitern dadurch ständige Verfügbarkeit der Dokumente und dedizierte Zugriffsrechte. Auf diesem Status quo verharrten viele Firmen und öffentliche Verwaltungen jedoch sehr lange. Erst in den letzten Jahren entdeckten die Anwender die vielfältigen Möglichkeiten von ECM-Lösungen. Die Bearbeitung von Daten und Inhalten erreichte völlig neue Dimensionen.
Eine Wende brachte die Einführung von Microsofts Office Sharepoint Server, mit dem ECM den Massenmarkt eroberte. Alfresco hat sich mit der Konkurrenz intensiv auseinandergesetzt und eine Open-Source-Lösung herausgebracht, die man spätestens seit 2008 als ernst zu nehmende Alternative bezeichnen darf. Vorteilhaft für Anwender ist vor allem die Möglichkeit einer kostengünstigen Annährung an die ECM-Welt, denn Alfresco bietet Schnittstellen zu den Open-Source-Lösungen OpenOffice (Büroanwendungen) und MySQL (Datenbank-Server).
Wie funktioniert Alfresco?
Üblicherweise wird die Software für Arbeitsgruppen eingeführt, die Dokumente gemeinsam bearbeiten möchten. Nach der ersten Installation erstellt der Administrator die benötigten Shares (virtuelle Ordner) und weist den beteiligten Anwendern Rechte zu. Zum einfachen Import von Daten bietet Alfresco Schnittstellen zu gängigen Benutzerverwaltungs-Tools.
Darüber hinaus kann der Administrator komplette Workflows für wiederkehrende Dokumententypen oder Aufgaben in der Gruppenarbeit schnell und einfach erstellen. Die Dokumente werden bei der Ablage in das virtuelle Ordnersystem in ein PDF- oder XML-Format umgewandelt und in einer Datenbank gespeichert.
Features in Produkten von Alfresco
Zu den wichtigen Eigenschaften von Alfresco zählen konfigurierbare Suchabfragen, ein Check-in/check-out-System für die Versionierung, die integrierte Workflow-Engine sowie die Unterstützung von Microsofts Office- und Windows-Sharepoint-Protokoll. Auch die Wiederherstellung gelöschter Dokumente ist möglich.
Zudem bietet Alfresco mit der Surf-Plattform ein Framework zur Entwicklung dynamischer Web-Applikationen. Die Surf-Plattform ist ein gutes Innovationsbeispiel, denn Basis dieser Lösung ist die Web-Scripts-Technik. Dahinter verbirgt sich eine einfache URL-Schnittstelle, die beispielsweise Zugriff auf Unternehmensinformationen, Metadaten und Abfragefunktionen einräumt. Die Surf-Plattform ist in verschiedenen Web-Umgebungen anderer Anwendungen einsetzbar, beispielsweise lässt sie sich als "Web Part" in Microsofts Sharepoint-Portal betreiben.
Das Arbeiten mit Alfresco
Die Alfresco-Applikation wird auf dem Server installiert. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über einen Web-Browser. Nach dem Login erwartet den Anwender eine aufgeräumte Fensteransicht mit den für ihn verfügbaren Ordnern, dazu zählen etwa der Standardordner "My Home" sowie die Ressourcen seiner Arbeitsgruppe. Die Oberfläche des Alfresco-Desktops lässt sich mit Hilfe des Dashboards individuell gestalten.
Der Anwender kann von ihm erstellte Dokumente aus dem Büroanwendungsprogramm direkt in Alfresco speichern. Dabei spielt es keine Rolle, ob OpenOffice oder Microsofts Office-Suite zum Einsatz kommt. Alfresco bietet Plug-ins für beide Lösungen.
Beispiel: Versionierung mit Alfresco
Stellvertretend für die Vielzahl von Funktionen soll hier die Versionierung kurz beschrieben werden. Im Gegensatz zur bislang weit verbreiteten Praxis des manuellen "Hochzählens" der Versionsnummer beim Speichern von neu erstellten oder erneut bearbeiteten Dokumenten gibt es in Alfresco eine integrierte Versionshistorie. Der Nutzer kann für jedes Dokument eine Versionierung aktivieren. Wird ein Dokument danach bearbeitet oder geändert, erzeugt die Applikation automatisch eine neue Versionsnummer. Sie wird sichtbar, wenn der Anwender in den Eigenschaften des Dokuments den Reiter "Version History" aufklappt. Hier werden alle Änderungen in einer Tabelle dokumentiert. Neben dem Änderungsdatum listet Alfresco auch den Autor der jeweiligen Bearbeitung auf.
Alfresco bietet eine Funktion, mit der sich wichtige und weniger wichtige Änderungen dokumentieren lassen. Anwender können Major Changes (Hauptversionen, etwa Beispiel 1.x ) und Minor Changes (Teilversion, Beispiel x.2) erzeugen.
Fazit
Alfresco-Anwendungen haben sich innerhalb weniger Jahre stark verbreitet. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Open-Source-Entwickler in kurzen Intervallen neue Features bereitstellen, so dass Anwender stets auf dem aktuellen Stand der Technik sind. In den vergangenen zwei Jahren wurde die Software über eine Million Mal heruntergeladen. Unter den mehr als 500 Unternehmenskunden gibt es viele Global Player, die Alfresco für ihr Enterprise-Content-Management (ECM) nutzen. Eine Zurückhaltung gegenüber Open Source in der Unternehmens-IT ist also nicht mehr angebracht. (jha)