Nicht so rückständig, wie in einer von der COMPUTERWOCHE Anfang des Jahres veröffentlichten IDC-Studie beschrieben, scheint es heute in vielen Büros zuzugehen. Selbst kleinere und mittelständische Unternehmen sind teilweise schon mehr mit dem Thema Office Automation (OA) vertraut, als man schlechthin annimmt. Gleichzeitig kristallisiert sich aber auch heraus, daß die Benutzer zuviel Technik und zuviel high-sophisticated "Gerede" darüber schnell als unnötigen Ballast empfinden. Lothar Schmidt, Mitglied der Geschäftsführung bei der Münchner Butler Cox GmbH: "Der Anwender möchte sich um die ganzen Schnittstellen-Probleme und Netzwerk-Konzepte gar nicht scheren müssen, sondern wünscht sich eine Lösung für das Problem, was er gerade auf dem Tisch hat." Für den BK-Einstieg sehr gefragt sind derzeit PCs, da sie sich leicht in die bestehende DV-Landschaft einpassen lassen.
"In der gesamten Wirtschaft gibt es kaum Arbeitsplätze, in die bisher so wenig investiert wurde wie in jene des klassischen Bürobereichs. Für die Erledigung der täglich anfallenden Routinearbeiten verfügen die meisten Sekretariatskräfte und Sachbearbeiter über Hilfsmittel, die auch schon vor fünf bis zehn Jahren an ihren Arbeitsplätzen zu finden waren: Bleistift und Papier, Schreibmaschine, Telefon, Diktiergerät, Ein- und Ausgangskorb für die Post und einen Schrank für die Ablagen." Soweit der IDC-lnfodienst Softwaremarkt" mit seinen provokativen Thesen.
In las hier gezeichnete Bild passen die Meinungen der Anwender und andere Studienergebnisse jedoch nur bedingt. Lothar Schmidt, der bis vor kurzem bei dem Münchner Marktforschungsinstitut Infratest Industria für das Programm "Comtec" verantwortlich war, weist auf die nach Comtec-Erhebungen nur 22 Prozent aller Betriebe hin, die mehr ihr eigen nennen können als mir Schreibmaschine, Telefon und Kopierer. Es dürfe in diesen Zusammenhang allerdings nicht verschwiegen werden, daß hier 64 Prozent aller Beschäftigten arbeiteten. Der OA-Experte: "In den Großunternehmen und Großbetrieben findet man heute schon Büros, die mit den neuen Mitteln PC plus Telekommunikation plus zentrale DV Lösungen haben, die dicht am State of the Art sind." Verhältnismäßig gut ausgestattet - so zum Beispiel mit Desktop Publishing - seien auch die "Professional Services". Ihre Überschaubarkeit erleichtere oft den Einstieg in die Bürokommunikation.
Einen Großteil der Mittelständler und Kleinbetriebe dagegen kann man nach den Worten von Schmidt als BK-Muffel bezeichnen, die sich mit dem Thema überhaupt noch nicht befaßt hätten und daher Gefahr liefen, hinter dem Mond zu landen. Auf der anderen Seite plädiert das jetzige Mitglied der Geschäftsleitung bei Butler Cox dafür, sich mit Pauschalaussagen hinsichtlich der Bürokommunikation zurückzuhalten: "Wir haben pro Jahr einen unglaublichen Zuwachs an Computern in Klein- und Mittelbetrieben, so daß auch dort viele der PCs bei den Sekretärinnen stehen." Außerdem gibt er zu bedenken, daß man in der Bürokommunikation natürlich insofern "hinterher" sei, als daß es diesen Bereich eigentlich erst seit vier bis fünf Jahren gebe.
Defizite bei mittelständischen Unternehmen macht auch Helmut Schmalfuß, Geschäftsführer beim Bundesverband Bürowirtschaft (BBW) in Köln, aus. Seiner Meinung nach steckt die Bürokommunikation hier noch in den Kinderschuhen. Den meisten Anwendern fehlten die Kombinationsmöglichkeiten beziehungsweise die Vorgehensweisen, um die Bürokommunikations-Organisation zu optimieren. Erschwerend käme hinzu, daß die Hersteller unter dem ständigen Zwang stünden, technologische Entwicklungen antizipieren zu müssen. So sei auf der CeBIT '88 viel mehr über das geredet worden, was 1989 bis 1991 und noch später machbar sein wird, und viel weniger über das, was heute anbietbar ist. Schmalfuß: "Wenn jemand erfährt, daß es in zwei Jahren schon wieder etwas Neues bei Telefax gibt und dieser Dienst dann über ISDN läuft, dann schiebt man diese riesengroße Möglichkeit vor sich her und vergißt ganz, daß heute Sachen verkauft werden und bereits Organisationsprozesse bestehen, die auch heute gelöst werden müßten." Ähnlich bewertet Hans-Dieter Schäfer, Geschäftsführer beim Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute, die Situation: "Was man heute kauft, ist gestern schon veraltet." Die Bonner entschieden sich kürzlich für die Installation eines PC mit der Software PC-Text-4, der an den IBM-Rechner /36 angeschlossen wurde.
Berndt Schwelle, Geschäftsführer bei der Badenia Glasversicherung VVaG, geht in seiner Kritik an den Herstellern noch weiter und wirft diesen "Herrschaften" vor, sie würden Bürokommunikation als Selbstzweck ansehen. In seinem Unternehmen gehört die integrierte Text- und Datenverarbeitung schon seit geraumer Zeit zum Alltag. 95 Prozent der Routinearbeit läuft nur noch über den Bildschirm. Für Schwelle sind Anwendungen wie Textverarbeitung und Electronic Mail heute selbstverständlich: "Alles andere würde ich persönlich in einem kleinen und mittleren Unternehmen für fast mittelalterlich halten." Anschlüsse an Postdienste gäbe es bei der Glasversicherung bisher noch nicht, da das Unternehmen sehr viel mit mittelständischen Betrieben zu tun habe und diese nicht entsprechend ausgerüstet seien. Gerade der Mittelstand aber bräuchte BK-Lösungen, da ihm die Personalkosten und auch die Arbeitszeit davonliefen. In dieser Sparte fehle es jedoch an der nötigen "Traute". Und wer sich einmal auf die Socken mache, der komme oft nach intensiver Suche "vollkommen verwirrt" zurück. Der Glasversicherer aus Karlsruhe, der ATs und XTs auf der Basis von SK-Net vernetzt hat: "Eine anständige und verständliche Auskunft bekommt man von niemanden. Das liegt an der Werbung und den schlecht geschulten Verkäufern, die einen mit ihrem Fachchinesisch nicht erreichen. "
PCs sind - so zeigt es zumindest diese kleine Umfrage - sowohl bei Großbetrieben als auch bei kleinen Firmen gefragt. Ein Beispiel dafür ist die Kodak AG aus Stuttgart. Dietrich Manz, Leiter Kommunikationstechnologie: "Wir können nicht einfach hergehen und alles, was wir bisher installiert haben, wegschmeißen. Man hat ja Mitarbeiter ausgebildet, die das Netzwerk betreuen und Netzwerk-Management machen." Es gehe vielmehr darum, die bestehenden Netze zu nutzen beziehungsweise zu erweitern und an diese Kommunikations-Schienen Personal Computer anzuschließen. Die baden-württembergische Firma unterteilt ihre Mikrocomputer in vier Gruppen. Je nach Aufgabenstellung und Berufsbild wird jeweils bestimmte Software verwendet.
Bei dem nächsten von der COMPUTERWOCHE interviewten Anwender, der bei Office Automation ebenfalls auf Mikros setzt, handelt es sich um die Kreisverwaltung Siegburg. Hier verfügen inzwischen 34 Anwender in den einzelnen Gemeinden über Siemens-Systeme vom Typ MX. Vorher wurde mit Textverarbeitungsmaschinen von Burroughs gearbeitet. Der PC findet nach Angaben von Wilhelm Minkus, Leiter der Abteilung Datenverarbeitung, großen Anklang. Vor der endgültigen Entscheidung zugunsten der Siemens-Lösung hätten sich aber Fronten gebildet, weil ein Teil der Mitarbeiter die Anschaffung von PCs zunächst unnötig fand. Dann habe sich aber herausgestellt, daß die alten Textsysteme gar nicht weiter entwickelt werden konnten und sehr unflexibel waren. Minkus: "Wenn ich das Textsystem vergleiche mit dem Angebot 1986, dann ist das ja gar nicht wiederzuerkennen. Der PC lebt, und auch die Software lebt. Wir haben heute bereits die vierte Version." Außerdem diene der PC für weitere Aufgaben wie datenbank-Zugriffe und Dateitransfer.
Als Trend läßt sich überdies herauslesen, daß die PCs jüngeren Datums sind. Im großen und ganzen sieht es so aus, als wenn die Anwender zufrieden mit ihren BK-Lösungen sind, aber hie und da noch "wunde Punkte" ausmachen. Die Hoffmann-La Roche AG aus Grenzach-Wyhlen beispielsweise arbeitet seit fünf Jahren mit IBM-Mikros für Bürokommunikationszwecke, betreibt aber schon 30 Jahre lang Datenverarbeitung. Die PCs sind heute abteilungsweise über serielle Leitungen miteinander vernetzt. Office Automation hat aber für den DV-Leiter dieses Unternehmens, Engelbert Weber, noch einige Tücken: "Wenn ich das Wort Bürokommunikation höre, so wie es von den Herstellern angepriesen wird, dann unterstelle ich mal zunächst, das alles, was in einem Büro auf dem Tisch liegt, an einen anderen Mitarbeiter über Electronic Mail geschickt werden kann. Dies ist in der Regel aber nicht der Fall." Bei den herkömmlichen Dateien des Finanz- und Rechnungswesens, aber auch der Textverarbeitung hätten sich für die Byte-Darstellung die Standards Ebcdic und ASCII herausgebildet. Für die bildhafte Übermittlung fehlten aber die entsprechenden Normen, und es sei auch keine wahllose Verwendung von Endgeräten möglich.
Weber: "Man muß sich für einen bestimmten Typus entscheiden und hat möglicherweise hohe Folgekosten."
Als letzter PC-Anwender soll die Bergbauforschung Essen genannt werden, wo Electronic Mail und Textverarbeitung (Hit und MS-Word) zum Zuge kommen. Für Gerhard Redling, den Leiter der Fachabteilung Rechenzentrum und Leiter eines Arbeitskreises Bürokommunikation in der Firma drückt der Schuh in Hinblick auf eine zentrale Ablage- und Retrieval-Möglichkeit. Das geplante System - gedacht wird derzeit an Oase - soll aller Voraussicht nach auf dem Zentralrechner (7560 E von Siemens) installiert werden Redling: "Wir haben jedoch das große Problem, daß die für die Erstellung von Texten bestimmten Anlagen nicht umbedingt mit dem Ablage- und Retrieval-System zusammenarbeiten können." Ansonsten sei die Bürokommunikation aber schon eine "alte Chose".