Auch wenn Microsoft sein Office 2016er Paket offensiv in den Markt drückt, wer in hiesigen Büros von Textverarbeitung spricht, meint in den meisten Fällen immer noch Microsofts Word 2013 oder älter. Unsere Tipps und Tricks helfen bei gängigen Problemstellungen weiter.
Autotexte im Team nutzen
Es ist praktisch, wenn alle Mitarbeiter in einer Arbeitsgruppe dieselben Word-Autotexte verwenden. Gelegentliche Anpassungen der Inhalte führen indes dazu, dass man die dazugehörige Datei wieder lokal auf den PCs einspielen muss. Besser wäre es, sie über ein Serverlaufwerk bereitzustellen.
Eine Option, den Pfad innerhalb von Word zu ändern, hat Microsoft nicht vorgesehen. Um auf einem Server freigegebene Textbausteine verwenden zu können, müssen Sie daher in der Windows-Registry der Clients einen neuen Eintrag anlegen. Dieser enthält einen Verweis auf den gemeinsam verwendeten Ordner, in dem sich die entsprechende Vorlage befindet. Wichtig ist, hierbei keinen Dateinamen anzugeben, denn Word lädt automatisch alle an diesem Speicherort abgelegten Templates.
Wenn Sie Word 2013 verwenden, erzeugen Sie unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\General die Zeichenfolge SharedDocumentParts, die den Pfad zum Serververzeichnis angibt - etwa Z:\Autotexte. Auch eine UNC-Notation ist möglich.
Für andere Word-Versionen müssen Sie im oben aufgeführten Schlüssel die Versionsnummer 15.0 ersetzen, zum Beispiel durch 14.0 für Word 2010. Nach einem Rechnerneustart stehen die entsprechenden Textbausteine in Word zusätzlich zu den lokal vorhandenen zur Verfügung.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Eigene Dokumentvorlagen in Word 2013 verwenden
Wer Word 2013 nutzt, merkt an einer Reihe von Stellen, dass die Textverarbeitung inzwischen sehr Cloud-orientiert funktioniert. Das geht sogar so weit, dass der Anwender keine Möglichkeiten mehr hat, auf seine lokalen Dokumentvorlagen zuzugreifen - zumindest auf den ersten Blick.
Der Zugriff auf die eigenen Templates lässt sich indes mit wenigen Mausklicks wiederherstellen. Dazu starten Sie Word 2013, klicken auf den Tab Datei und wählen dann Optionen / Speichern. In das Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen, das nach einer Neuinstallation leer ist, tragen Sie nun den Pfad Ihres Vorlagenordners ein.
Dieser lautet unter Windows 7 und Windows 8 per Default C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Bestätigen Sie die durchgeführten Änderungen mit OK und starten Word neu.
Wenn Sie anschließend Datei / Neu wählen, zeigt der Backstage-Dialog die zwei Auswahlmöglichkeiten Empfohlen und Persönlich an. Klicken Sie auf die letztgenannte Option, um wieder zu Ihren eigenen Vorlagen zu gelangen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2013.
Schnellzugriff auf häufig genutzte Ordner
In der Regel sind Dokumente stets in denselben Verzeichnissen gespeichert - Briefe zum Beispiel unter "Korrespondenz". Diese häufig verwendeten Ordner lassen sich zum schnelleren Wiederfinden auch an einer bestimmten Stelle im Dateimenü fest verankern.
Öffnen Sie in Word zunächst ein Dokument aus dem Verzeichnis, das Sie fixieren wollen. Wenn Sie Word 2010 nutzen, klicken Sie anschließend auf Datei / Zuletzt verwendet. In der Mitte erscheinen nun alle vor Kurzem geladenen Dokumente. Rechts davon befindet sich die Spalte Zuletzt besuchte Orte, wo Sie an erster Position den dazugehörigen Ordner sehen. Klicken Sie rechts neben diesem Ordner auf die Pin-Nadel, die daraufhin ihre Gestalt und Farbe ändert. Dadurch bleibt dieser Ordner permanent oben in der Liste.
Um eine an diesem Ort abgelegte Datei zu öffnen, klicken Sie in der Textverarbeitung auf Datei / Zuletzt verwendet. Noch schneller gelangen Sie dorthin, wenn Sie den entsprechenden Befehl in die Leiste für den Schnellzugriff integrieren. Anschließend klicken Sie in der rechten Spalte auf den festgepinnten Ordner und können die gewünschte Datei öffnen.
In Word 2013 hat Microsoft die Bedienlogik ein wenig verändert. In dieser Version klicken Sie auf Datei / Öffnen, danach im mittleren Bereich auf Computer. Rechts daneben sind die zuletzt verwendeten Ordner chronologisch absteigend aufgelistet. Die Pin-Nadel erscheint erst, wenn Sie die Maus über einen Eintrag bewegen. Abgesehen davon lassen sich die Ordner wie für die Vorgängerversion beschrieben im Menü fixieren.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2010 und Word 2013.
Zwischenablage zum Suchen und Ersetzen nutzen
Einen Begriff zu suchen und auszutauschen, der mehrfach vorkommt, gehört zu den Kernfunktionen einer Textverarbeitung wie Word. Wenn die einzusetzende Passage länger ist und sich zudem schon in der Zwischenablage befindet, geht das besonders einfach und zeitsparend.
Öffnen Sie zunächst das betreffende Word-Dokument, und rufen Sie die Funktion Suchen und Ersetzen auf, zum Beispiel mit der Tastenkombination Strg + H.
In der Zeile Suchen nach tragen Sie den Suchbegriff ein, im Feld Ersetzen durch geben Sie lediglich ^c an. Dieses Kürzel kennzeichnet den Inhalt der System-Zwischenablage. Die Office-Zwischenablage lässt sich auf diese Weise leider nicht ansprechen. Anschließend starten Sie wie gewohnt den Vorgang, indem Sie auf Ersetzen oder Alle ersetzen klicken.
Es funktioniert übrigens nicht, auf die beschriebene Weise auch im Feld Suchen nach die Zwischenablage einzubinden - Word quittiert den Versuch mit einer Fehlermeldung.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Immer mit letztem Dokument starten
Wer täglich mit einer bestimmten Datei arbeitet, fände es hilfreich, wenn Word beim Start immer den zuletzt geöffneten Text laden würde. Eine Programmeinstellung dafür ist allerdings nicht zu entdecken. Also heißt es, zur Selbsthilfe zu schreiten - was in dem Fall gar nicht schwer ist.
Für die Umsetzung müssen Sie lediglich ein kleines Makro schreiben, das Sie AutoExec nennen und in der Vorlage Normal.dotm speichern. Auf diese Weise steht es jederzeit zur Verfügung. Die folgenden drei Zeilen reichen:
Sub AutoExec()
Application.RecentFiles(1).Open
End Sub
Immer wenn Sie Word starten, lädt das Makro das jeweils aktuellste Element aus der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente. Das funktioniert aber nur, wenn Sie die Textverarbeitung per Startmenü oder Desktop-Icon aufrufen. Starten Sie hingegen Word mit einem Doppelklick auf eine Datei, wird anstelle der angeklickten Datei ein früheres Dokument geöffnet.
Wenn Sie das Auto-Makro unterdrücken möchten, halten Sie beim Start von Word einfach die Umschalttaste gedrückt.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Automatische Hyperlinks fallweise deaktivieren
Word erstellt standardmäßig einen Hyperlink, wenn der User die URL einer Webseite, zum Beispiel www.tecchannel.de, eintippt und danach die Eingabetaste oder die Leertaste drückt. Nicht immer ist dieses Verhalten erwünscht, doch unter Umständen möchte man das Feature nicht generell abschalten.
Um die automatische Umwandlung von Internetadressen in anklickbare Links fallweise zu unterbinden, dient die Tastenkombination Strg + Z. Da Sie mit diesem Shortcut den jeweils letzten Befehl rückgängig machen, müssen Sie ihn unmittelbar betätigen, nachdem Sie die entsprechende URL eingegeben haben.
Kommt doch irgendwann der Wunsch auf, das Automatik-Feature komplett auszuschalten, klicken Sie in den Word-Optionen auf Dokumentprüfung, dann auf AutoKorrektur-Optionen und anschließend auf die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe. Im Abschnitt Während der Eingabe ersetzen entfernen Sie das Häkchen vor der Checkbox Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Sonderzeichen per Tastenkürzel einfügen
Wer etwa technische Dokumentationen erstellt, steht häufig vor dem Problem, immer wieder Symbole einfügen zu müssen, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Anstatt erst umständlich durch die Menüstruktur von Word zu navigieren, kann man die oft benötigten Zeichen auch deutlich bequemer aufrufen.
Ordnen Sie einfach den Sonderzeichen eine Tastenkombination zu. Dazu wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Symbole am rechten Rand klicken Sie auf Symbol / Weitere Symbole. Wählen Sie anschließend die entsprechende Schriftart aus, zum Beispiel Wingdings, und markieren Sie das gewünschte Zeichen.
Jetzt klicken Sie auf Tastenkombination und drücken den Shortcut, den Sie zuweisen wollen. Dieser erscheint dann im Feld Neue Tastenkombination. Bestätigen Sie zum Schluss Ihre Kombination mit einem Klick auf Zuordnen. Wenn Sie künftig das festgelegte Kürzel drücken, fügt Word das jeweilige Sonderzeichen direkt in das Dokument ein.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Immer mit leerem Dokument starten
Das stört manche Anwender, die von Word 2010 oder 2007 umsteigen: Word 2013 startet in den Standardeinstellungen nicht mit einem leeren Dokument, sondern mit einer Auswahl. Das lässt sich einfach ändern.
Viele Anwender möchten Word, wie von früheren Versionen gewohnt, immer mit einem leeren Dokument starten. Dieses Verhalten lässt sich in wenigen Schritten einstellen.
Starten Sie hierfür Word 2013 und gehen Sie über das Menü Datei in die Optionen. Dort muss man unter Allgemein die Option für den Startbildschirm deaktivieren, diese ist standardmäßig gesetzt. Beim nächsten Start fängt Word automatisch mit einem leeren Dokument an, wie man das von den Vorgängerversionen gewohnt ist.
Die Vorgehensweise funktioniert natürlich nicht nur bei Word 2013, sondern klappt ebenso bei den anderen Office-2013-Anwendungen wie beispielswiese Excel 2013 oder PowerPoint 2013.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2013.
Standard-Suchmaschine austauschen
Wenn Benutzer in Word 2013 Text markieren, können Sie anschließend per Kontextmenü eine Bing-Suche starten. Wer jedoch lieber auf eine alternative Suchmaschine ausweichen möchte, findet in der Word-Konfiguration dafür keine Möglichkeit. Man muss an anderer Stelle ansetzen.
Über zwei Einträge in der Registry lässt sich das Gewünschte erreichen. Dazu starten Sie den Registry-Editor als Administrator. Navigieren Sie dann zum Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\General. Nun fügen Sie über Bearbeiten / Neu die Zeichenfolge SearchProviderName hinzu und tragen im Feld Wert zum Beispiel den Namen Google ein. Diese Angabe zeigt das Kontextmenü später anstelle von Bing an.
Anschließend erzeugen Sie eine weitere Zeichenfolge mit dem Namen SearchProviderURI und tragen dort den Link zur Suchmaschine ein, der die Suche startet. Für Google lautet er https://www.google.de/#q=.
Nachdem Sie Word neu gestartet haben, enthält das Kontextmenü den Eintrag Mit Google suchen. Auf diese Weise kann man auch andere Suchmaschinen eintragen. Den für den Eintrag SearchProviderURI erforderlichen Link können Sie meist der Hilfe der jeweiligen Suchmaschine entnehmen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2013.
Text in Word immer ohne Formatierung einfügen
Kopiert man Texte zwischen verschiedenen Anwendungen, werden oftmals auch die lästigen Formatierungen übernommen. In Word 2010 und Word 2013 kann man diese Funktion deaktivieren und stets nur den reinen Text übertragen.
Die Einstellungen zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen von Text verstecken sich in den Word-Optionen, im Unterpunkt Erweitert.
Hier kann man über ein Dropdown-Menü auswählen, wie Word mit Texten umgeht, die zwischen verschiedenen Programmen oder Dokumenten sowie innerhalb eines einzelnen Dokumentes kopiert werden.
Standardmäßig wird die jeweilige Formatierung übernommen. In den Dropdown-Menüs kann man für jeden einzelnen Punkt auswählen, ob die Formatierungen zusammengeführt oder nur der reine Text eingefügt werden soll. Die Optionen entsprechen denen, die Word im Einfügen-Menü im Menüband beim Einfügen von Text anbietet.
Produkte: Der Tipp funktioniert mit Microsoft Word 2010 und Word 2013. (mje)