Schon mal Quicksteps in Outlook benutzt oder mit Suchordnern gearbeitet? Mit Quicksteps können Anwender Abläufe in Outlook ganz einfach automatisieren, etwa um bestimmte E-Mails in Ordner zu verschieben. Und Suchordner zeigen Ihnen automatisch nur Mails nach bestimmten Kriterien an, die Sie zuvor festgelegt haben.
Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Outlook 2013 und Outlook 2016 zusammengestellt. Mit diesen Anleitungen richten wir uns vornehmlich an Anwender von Office 2013, Outlook 2016 oder Office 365. Viele der Tipps funktionieren aber auch mit Outlook 2010.
Ungelesene Mails farblich hervorheben
Nicht nur Umsteigern von älteren Outlook-Versionen oder Lotus Notes ist die Kennzeichnung von ungelesenen Nachrichten in Outlook 2013/Outlook 2016 nicht deutlich genug. Das lässt sich mit wenigen Klicks ändern.
Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 und Outlook 2016 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013, aber auch in Outlook 2016 bewerkstelligen.
Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.
Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 und Outlook 2016 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.
Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 und Outlook 2016 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen. Die Einstellungen dazu sind in Outlook 2013 und Outlook 2016 identisch.
Antwort soll automatisch anderen Empfänger erreichen
Eine Nachricht, die an einen Kunden oder Lieferanten geht, soll bei Beantwortung durch diesen nicht nur den Absender, sondern auch einen Vertreter oder Kollegen erreichen, da der Absender einige Tage nicht online ist. Dies lässt sich in Outlook mit wenigen Klicks voreinstellen.
Die Situation ist nicht außergewöhnlich: Man verschickt eine E-Mail an einen bekannten Geschäftspartner, weiß aber beim Absenden nicht, ob man selbst in der nächsten Zeit zuverlässig Mails abrufen kann. Damit die Antwort zeitnah bearbeitet werden kann, soll deshalb auch ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens in jedem Fall die Antwort des Geschäftspartners erhalten.
Im Alltag behelfen sich Anwender oft damit, den Kollegen mit auf Kopie (CC) zu nehmen und den Empfänger zu bitten, doch allen zu antworten oder dem Kollegen direkt zu schreiben. Das funktioniert natürlich prinzipiell, sicherer ist es aber, der E-Mail gleich mit auf den Weg zu geben, dass eine Antwort auf die Nachricht einen bestimmten Empfänger erreichen soll. Dann genügt es, wenn der Geschäftspartner auf Antworten klickt, damit auch der Kollege informiert wird.
Legen Sie mit Neue-E-Mail eine neue Nachricht an. Wechseln Sie auf das Menü Optionen. Dort finden Sie in Outlook 2013 bei den Weitere Optionen den Punkt Direkte Antworten auf. In Outlook 2016 trägt der Menüpunkt die Bezeichnung Antworten richten an. In dem Dialog können Sie über die Option Namen auswählen weitere Empfänger der Antwort festlegen. Es öffnen sich die Outlook-Kontakte, und Sie können den oder die Empfänger auswählen, die automatisch eine Antwort erhalten sollen. Das Häkchen vor Antworten senden an muss aktiviert sein.
Erhält der Empfänger die Nachricht und klickt ganz einfach auf Antworten, erhalten nun beide hinterlegten Empfänger in Ihrem Unternehmen die Antwort und können den Vorgang weiterbearbeiten. Die Fehlerquelle, ob der Partner die Antwort wirklich an alle Beteiligten schickt, ist damit deutlich reduziert.
Sie können diese Funktion natürlich auch so nutzen, dass nur eine bestimmte E-Mail-Adresse die Antwort bekommt und nicht beide Empfänger. Dafür müssen Sie Ihre eigene Adresse im Fenster Antworten senden an durch die andere ersetzen. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise bei Einladungen anbieten, bei der eine bestimmte Person über die Teilnehmer informiert werden soll. In jedem Fall gilt es, die Funktion sorgfältig einzusetzen und die eingetragene Adresse gut zu prüfen.
Mit Suchordnern arbeiten
Mit dem Einsatz von Suchordnern können Sie unter Outlook Ihre E-Mail-Nachrichten deutlich übersichtlicher organisieren. Das erspart manche manuelle Suche nach bestimmten E-Mails.
Suchordner helfen Ihnen dabei, E-Mails nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren. Prinzipiell sind Suchordner virtuelle Ordner, die Nachrichten anzeigen, die bestimmte, definierbare Bedingungen erfüllen. Das bedeutet: Die betroffenen E-Mails werden nicht in den Suchordner verschoben, sondern verbleiben an Ort und Stelle und werden nur im Suchordner anzeigt.
Microsoft hat Outlook einige vordefinierte Suchordner spendiert, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren können. Diese zeigen die Mails nach relativ einfachen Kriterien wie "ungelesen" oder "wichtig" an. Ebenso kann man hier einfach Suchordner mit Nachrichten anlegen, die von bestimmten Personen abgesendet wurden. So kann ein Suchordner mit Mails, die von einem bestimmten Geschäftspartner abgesetzt wurden, in der Praxis durchaus hilfreich sein. Aufräumarbeiten im Nachrichtenverzeichnis lassen sich durch einen Suchordner mit ungelesenen Mails durchaus vereinfachen.
Die vorgegebenen Suchordner finden Sie über den Menüpunkt Ordner und dort unter Neuer Suchordner. Ebenso gibt es für jedes Konto in der Ordnerstruktur den Punkt Suchordner. Per Klick darauf erstellen Sie einen neuen Suchordner. Am schnellsten geht es wie immer per Tastenkombination: STRG+UMSCHALT+P.
Für eine übersichtlichere Anzeige der eigenen E-Mails, kann es durchaus hilfreich sein, Suchordner nach eigenen Kriterien einzurichten. Wenn Sie zum Ende der Liste mit den vordefinierten Suchordnern scrollen, erreichen Sie den Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Hier können Sie einen Suchordner nach Ihren Vorgaben einrichten. Die Möglichkeiten sind vielfältig, so können Sie etwa alle Nachrichten mit Anhang, alle ungelesenen Nachrichten oder nur Mails mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefer gehende Bedingungen definieren, über die einzelnen E-Mail-Felder. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Folgendes gilt es noch zu beachten: Suchordner können keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch diesen Umstand berücksichtigen: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber".
Besprechungen richtig absagen
Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, verärgert meist die Teilnehmer. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.
Das aus der Vergangenheit bekannte Ping-Pong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten für den Fall, dass Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.
Im einfachsten Fall gilt es, eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt, und das Meeting wird als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.
Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer ganzen Serie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:
Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, ist es ratsam, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.
Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung innerhalb der Serie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie und dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.
E-Mails mit Verzögerung absenden
Ein Klick oder eine Tastenkombination (Alt+S), und weg ist die E-Mail. Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance, noch etwas zu ändern oder einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird.
Die Situation ist bekannt: Man hat just eine E-Mail versendet, und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe oder Alt+S auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell (siehe auch Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Outlook 2013). Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht.
Zwar kann man Mails - zumindest interne - zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich einen Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von E-Mails einzubauen.
Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Suchen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markieren Nachricht eine Regel anzulegen. Klicken Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf den Punkt Neue Regel.
Gehen Sie im Regelassistenten bis zum Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, denn da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird; dies müssen Sie bestätigen.
Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bei einem Klick darauf festlegen; im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen; hier genügt es ebenfalls, einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben.
Mit Quicksteps Abläufe automatisieren
Wer in Outlook immer wieder die gleichen Arbeitsschritte durchführt, kann diese ganz einfach mit Quicksteps automatisieren. Ein Quickstep fasst die Arbeitsschritte zusammen und führt sie dann auf einen Klick aus.
In unserem Beispiel sollen E-Mails immer in einen bestimmten Ordner verschoben und als gelesen markiert werden. Um einen neuen Quickstep anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen QuickSteps sowie Neuer QuickStep oder Neu erstellen. Unter Neuer QuickStep bietet Ihnen Outlook gleich ein paar standardisierte Quickstep-Aktionen an; Neu erstellen führt ebenso ans Ziel, hier können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen.
Für unser Beispiel wählen wir Neuer Quickstep und dort In Ordner verschieben. Im folgenden Fenster vergeben wir einen Namen für den Quickstep, damit man später leichter erkennt, welche Aktionen ausführt werden. Dann gilt es den Ordner auszuwählen, in den die E-Mails verschoben werden sollen.
Unter Optionen wollen wir eine weitere Aktion hinzufügen, denn die E-Mails sollen nicht nur verschoben, sondern auch automatisch als gelesen gekennzeichnet werden. Über Aktion hinzufügen können Sie diese Kette bei Bedarf um weitere Schritte ergänzen, die automatisch erledigt werden sollen. Wer Arbeiten unter Windows zügig erledigen will, tut dies am besten per Tastenkombination; an dieser Stelle können Sie dem Quickstep eine solche zuweisen. Unter Quickinfo-Text kann man eine Beschreibung angeben, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den angelegten Quickstep im Kontextmenü fahren.
Wie ruft man den angelegten Quickstep nun auf? Entweder aus dem Kontextmenü einer Mail per rechter Maustaste, über die festgelegte Tastenkombination oder aus dem Menüband unter Quicksteps.
Signatur in Outlook Web App einrichten
In vielen Organisationen ist der Einsatz von Outlook Web App (OWA) parallel zu lokalen Installationen von Outlook 2013 und Outlook 2016 durchaus gängige Praxis, insbesondere natürlich bei der Verwendung von Office 365. Während im lokalen Outlook die vorgeschriebenen Firmensignaturen meist ordentlich hinterlegt sind, fehlen diese bei per OWA versandten Mails häufig. Die Signaturen müssen dort nochmals gesondert angelegt werden.
Wechseln Sie in OWA auf Einstellungen und E-Mail. Dort finden Sie das Feld, in dem Sie die Signatur einfügen können. In neuen Versionen ab Exchange 2016 finden Sie die E-Mail-Signaturen bei Layout\E-Mail-Signatur.
Meist existiert bereits eine formatierte Signatur aus dem installierten Outlook. Ihre vorhandene Signatur können Sie daher beispielsweise aus einer gesendeten Mail herauskopieren und in dieses Feld einfügen. Erfahrungsgemäß kommt es dabei immer wieder zu der Fehlermeldung beim Speichern der Seite, dass der Text zu lang sei.
Foto: Thomas Joos
Das liegt meist weniger an der tatsächlichen Anzahl der Zeichen, auch OWA verträgt mehrere KByte Signatur, sondern an Formatierungs-Tags, die beim Kopieren mit übertragen werden. Um sich dieser zu entledigen und trotzdem die wichtigen Formate zu behalten, kopieren Sie die Signatur in ein neues Word-Dokument und speichern Sie die Datei als Webseite gefiltert (html) ab. Öffnen Sie die Signatur in einem Browser und kopieren Sie die Signatur nun in das Feld in OWA. Der Fehlermeldung der Länge sollte nun nicht mehr erscheinen.
Falls Sie möchten, dass Ihre Signatur automatisch in allen ausgehenden Mails enthalten ist, können Sie dies hier gleich an Ort und Stelle über die entsprechende Option festlegen. Alternativ können Sie die Signatur jeder Nachricht manuell hinzufügen. Wählen Sie dazu in einer neuen Mail das Menü Einfügen und dort Signatur.
Mehr Suchergebnisse anzeigen
Wer den Eindruck hat, dass Outlook 2013 und Outlook 2016 weniger Treffer bei der Suche liefern als die Vorgänger Outlook 2007 und 2010, sollte die Anzeige der Suchergebnisse erweitern.
Sie suchen nach einer bestimmten Mail in Outlook 2013/2016 und vermissen bei den Ergebnissen genau die Nachricht, von der Sie wissen, dass diese im Postfach ist? Mit einer geänderten Einstellung der Outlook-Suche bekommen Sie mehr Treffer angezeigt. Seit Outlook 2013 ist standardmäßig die Anzahl der angezeigten Ergebnisse begrenzt, um die Suche zu beschleunigen, das gilt auch in Outlook 2016. Will heißen, in den Werkseinstellungen zeigt Outlook nicht alle gefundenen Nachrichten mit dem gesuchten Begriff an.
Um alle Treffer zu sehen, müssen Sie am Ende der angezeigten Ergebnisse auf Weitere klicken. Wenn Sie in Kauf nehmen wollen, dass die Suche eventuell etwas länger dauert, können Sie sich immer gleich alle Treffer anzeigen lassen.
Wechseln Sie hierfür in die Suchoptionen über Datei/Optionen und den Punkt Suchen. Dort finden Sie die Option Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen. Wenn dort das Häkchen entfernen, zeigt Outlook beim nächsten Mal alle Suchergebnisse an. Das gilt für Outlook 2013 und Outlook 2016.
Mehrere Nachrichten an einen Empfänger weiterleiten
Wenn man Kollegen umfassend informieren und mehrere E-Mails zu einem Vorgang in einem Rutsch weiterleiten will, ist es am einfachsten diese an eine Nachricht anzuhängen.
Öffnen Sie hierfür die Nachricht, die für Sie die höchste Priorität bei der Weiterleitung hat, also vielleicht die chronologisch jüngste. An diese hängen Sie dann die weiteren passenden Nachrichten einfach an.
Nachdem Sie die Mail geöffnet haben, wählen Sie Weiterleiten und geben den Empfänger ein. Klicken Sie nun in der Menüleiste auf den Punkt Einfügen. Dann bietet Ihnen Outlook an ein weiteres Element an diese Outlook-Nachricht anzuhängen - und dies können eben auch andere Nachrichten sein. Sie können nun aus dem Posteingang diejenigen Nachrichten auswählen, die Sie an diese weitergeleitete Mail anhängen wollen. Mit gedrückter STRG-Taste lassen sich auch gleich mehrere Nachrichten in einem Durchgang anhängen.
Dabei können Sie entscheiden, ob die Nachrichten als reiner Text oder als komplette Nachrichten angehängt werden. Der Empfänger kann diese Anhänge ganz normal als Nachricht durch einen Doppelklick öffnen.
Was mit Nachrichten klappt, funktioniert genauso gut mit anderen Outlook-Elementen. Also etwa Kalendereinträgen, Kontakten oder Aufgaben. Auch diese können Sie einfach als Anhang weiterleiten. Die Punkte Kalender und Visitenkarten finden Sie auch direkt im Menü Einfügen. Unter Kalender können Sie beispielweise den gewünschten Datumsbereich und die enthaltenen Details auswählen.
Alle Mails oder Fenster auf einmal schließen
Nachrichten, Aufgaben, Termine - im Laufe eines Arbeitstages werden häufig jede Menge Fenster in Outlook geöffnet - und selten wieder geschlossen. Das lässt sich mit einem Klick erledigen.
Viele Outlook-Anwender sehen sich im Laufe eines Tages einem Wust von geöffneten Mails und Kalendereinträgen in Outlook gegenüber. Oftmals wird dann der Einfachheit halber gleich das ganze Programm geschlossen und neu gestartet, um sich der geöffneten Nachrichtenfenster zu entledigen. Nun ist ja dann und wann ein Neustart für Outlook an sich keine schlechte Sache - in diesem Zusammenhang ist das aber unnötig.
Im Menü Ansicht finden Sie den Punkt Alle Elemente schließen. Bei Standardinstallationen ganz rechts außen. Wenn Sie diesen Punkt anwählen schließt Outlook alle offenen Mails, Kalendereinträge oder andere Fenster. Wurden an einem Element Veränderungen vorgenommen und diese noch nicht gespeichert, erscheint eine entsprechende Dialogbox, die Sie zum Speichern auffordert. (mje)