Ob als klassisches Programmpaket oder als Office-365-Plan, in Büros ist Microsoft Office nach wie vor das Standardwerkzeug. Mit der neuesten Version 2013 sind einige spannende Funktionen hinzugekommen, wie etwa Excels Schnellanalyse oder Blitzvorschau. Aber wie in der Vergangenheit auch, sind nicht alle Funktionen selbsterklärend, und manchmal sind selbst banale Einstellungen recht gut versteckt. Die nachfolgenden Anleitungen sollen Sie bei der täglichen Arbeit mit dem Office-Paket unterstützen.
Einige der Tipps funktionieren auch mit den Vorgängerversionen Microsoft Office 2010 oder Office 2007. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
In Microsoft Office 2013 die Hardwarebeschleunigung deaktivieren
Wenn die Grafikausstattung des Systems nicht vollständig mit Office 2013 harmoniert, kann dies zu mannigfaltigen Problemen führen. Ein Deaktivieren der Hardwarebeschleunigung kann Abhilfe schaffen.
Gleich eine ganze Reihe von Symptomen kann darauf hindeuten, dass es zwischen Grafik und Office 2013 nicht perfekt läuft. Etwa wenn ein Office-Programm verschwommen dargestellt wird, oder der Text in einem Dokument nicht richtig angezeigt wird. Ein Hinweis kann auch die unbefriedigende Performance eines Office-Programms sein, sowie Verzögerungen in Microsoft Lync bei Videounterhaltungen. Auch wenn Office-Programme sang- und klanglos abstürzen, kann der folgende Tipp zumindest eine der möglichen Lösungen sein, die sich schnell ausprobieren lassen.
Um die Hardwarebeschleunigung zu deaktivieren, starten Sie eine der Office-Anwendungen wie Excel 2013 oder Word 2013 und gehen Sie auf Datei/Optionen. In den Optionen wechseln Sie zu dem Punkt Erweitert. Scrollen Sie in dem Bereich Erweitert bis zu dem Punkt Anzeige. Dort finden Sie die Option Hardwaregrafikbeschleunigung deaktivieren. Wenn Sie diese anwählen, wird die Beschleunigung abgeschaltet.
Es genügt, wenn Sie dies in einer der Office-Anwendungen durchführen. Dies gilt dann automatisch für alle Programme des Office-Paketes.
Im Video sehen Sie den Tipp in bewegten Bildern zum Nachvollziehen:
Zum Video: Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Office 2013
Wenn Sie Office 2013 auf mehreren Systemen mit identischer Hardware-Ausstattung, aber verschiedenen Windows-Versionen nutzen, können die Symptome unterschiedlich sein. So kann es erforderlich sein unter Windows 7 die Hardwarebeschleunigung zu deaktivieren, während dies unter Windows 8 nicht nötig ist. Bei bekannt problematischen Kombinationen deaktiviert Office die Funktion automatisch.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Office 2013 und den entsprechenden Office-365-Installationen
Excel 2013 - Daten schnell und einfach auswerten
Mit den neuen Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau adressiert Microsoft unter anderem Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Kombination beider Funktionen lassen sich Daten schnell zerlegen und auswerten.
Wenn Sie einen Datenblock markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Schnellanalyse; alternativ können Sie es mit STRG + Q aufrufen. Die Schnellanalyse bietet folgende Punkte: Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines. Jeder der Punkte hält zahlreiche Optionen bereit, mit denen Sie rasch zu Ergebnissen kommen. Wir haben exemplarisch einige herausgegriffen.
In unserem Beispiel verkaufen Filialen drei unterschiedliche Produkte, in der Tabelle ist die Anzahl der verkauften Stück pro Filiale hinterlegt. Wir wollen auf die Schnelle auffällig markieren, in welchen Filialen mehr als 300 Stück eines Produktes abgesetzt wurden. Dazu wechseln wir auf die Schnellanalyse und wählen dort unter Formatierung die Option Größer als. Dort kann man die Bedingung für die Formatierung eingeben. Die Schnellanalyse liefert immer eine Live-Vorschau, sodass Sie das Ergebnis sehen können, bevor Sie die Option bestätigen. Wollen Sie die oberen 10 Prozent der Werte farbig formatieren, können Sie das ebenfalls direkt über die Schnellanalyse erledigen.
Ähnlich flott ist eine grafische Auswertung bewerkstelligt. In unserem Beispiel wollen wir in einem Balkendiagramm darstellen, welche Filiale wie viel von jedem Produkt verkauft hat. Hierfür wählen wir aus der Schnellanalyse Diagramme und Gruppierte Balken. Fehlt nur noch der Diagrammtitel, und fertig ist die Grafik.
Unter Ergebnisse finden sich in der Schnellanalyse unter anderem einige Statistikfunktionen, beispielsweise zur Durchschnittsermittlung. In unserem Beispiel markieren wir die Spalte mit dem Produkt A und wählen über Ergebnisse Durchschnitt aus. Jetzt wird in der freien Zelle unterhalb der Spalte der Durchschnittswert ausgegeben. Wechselt man nun auf diese Zelle als aktive Zelle, kann man aus einem Dropdown-Menü andere Auswertungen statt des Durchschnitts auswählen. Zur Verfügung stehen beispielsweise Minimum, Maximum, Summe oder Anzahl der Zahlen.
Unter Tabellen können Sie in der Schnellanalyse Tabellen formatieren oder Pivot-Tabellen sehr einfach anlegen. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht mit der Gesamtverkaufszahl von Produkt B erstellt.
Der letzte Oberpunkt in der Schnellanalyse sind die sogenannten Sparklines, also Mini-Diagramme, die in einer Zelle dargestellt werden. Das ist hilfreich, um etwa Trendlinien in einer Zeile aufzuzeigen. Hierfür wählen wir ein Beispiel mit Quartalszahlen und Produkten. Die Trendlinie zeigt, wie sich die Verkaufszahlen des Produktes über die Quartale verhalten.
Die Schnellanalyse bietet vielfältige Möglichkeiten für unterschiedlichste Auswertungen, die weder großartige Excel- noch Formel-Kenntnisse erfordern.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.
Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren
Zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme gehört zweifelsohne folgende: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort.
Bis dato konnte man unter Excel per Formeln die Daten trennen oder den Textkonvertierungsassistenten nutzen. Excel 2013 bringt eine neue Funktion mit, die das Vorgehen bei solchen Problemstellungen deutlich erleichtert. Die Funktion heißt "Blitzvorschau", im englischen Original "Flash Fill" genannt, und versucht, aus dem Muster von Eingaben die gewünschte Aktion zu ermitteln.
In unserem ersten Beispiel stehen in der ersten Spalte die Namen der Teilnehmer, Vorname und Nachname wurden in eine Zelle eingegeben. Für die Weiterverarbeitung sollen Vornamen und Nachnamen in Spalte B und C abgelegt werden. Hierfür geben wir den ersten Namen der Liste manuell getrennt in Vorname und Name in die Zellen B2 und C2 ein. Wenn wir jetzt in die Zelle B3 wechseln und im Menü Daten die Blitzvorschau auswählen, schlägt Excel die entsprechenden Werte für die darunterliegenden Zellen vor. Das Tastenkürzel für die Blitzvorschau ist STRG + E. Über das Blitzvorschaukontextmenü können Sie gegebenenfalls alle geänderten Zellen automatisch markieren.
Was mit dem Trennen von Informationen klappt, funktioniert genauso gut mit dem Zusammenfügen von Daten und dem Hinzufügen von Zeichen. In unserem zweiten Beispiel soll eine Produktbezeichnung aus drei Bestandteilen zusammengesetzt werden, die in den Spalten A, B und C stehen. Die Bezeichnung soll sich aus den drei Werten zusammensetzen, die durch Schrägstriche und Leerzeichen getrennt werden. Auch hier genügt es, in Zelle D2 diese Bezeichnung manuell zu generieren. Wechselt man in Zelle D3 und wählt die Blitzvorschau, wird die Spalte automatisch ausgefüllt.
Auch Funktionen wie LINKS oder RECHTS kann man durch die Blitzvorschau ersetzen. In unserem Beispiel benötigen wir für eine Auswertung der letzten drei Ziffern einer neunstelligen Kundennummer. Die Vorgehensweise ist wie oben: einmal die drei letzten Ziffern eingeben, auf die nächste leere Zelle wechseln und Blitzvorschau wählen. Voilà, die gewünschten Ziffern landen in den darunterliegenden Zellen.
Gibt es auch einen Unterschied zur traditionellen Vorgehensweise mit Funktionen? Ja, und zwar eine veritablen: Sind Funktionen im Spiel, ändern sich die Zieldaten, wenn man die Ursprungsdaten ändert - das geschieht bei der Blitzvorschau nicht.
Es kann immer zu kleinen Problemen kommen, wenn das manuell eingegebene Wunschformat etwa mit vorgegebenen Zellformaten - beliebte Beispiele sind hier die Datumsformate - kollidiert.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.
Excel 2013 - Rechner in Schnellzugriffsleiste integrieren
Wer den Windows-Rechner direkt in die Menüleiste von Excel integriert, kann mal eben zwischendurch Ergebnisse checken.
Zwar ist ein einem ein Anwender, die einen physischen Taschenrechner neben dem geöffneten Excel-System liegen haben, manchmal suspekt, aber es kann in der Tat gute Gründe dafür geben, den Windows-Rechner im Schnellzugriff zu haben. Bei allen Was-wäre-wenn-Möglichkeiten von Excel: Manchmal möchte man ein Ergebnis einfach schnell per Taschenrechner checken. Die Tastatur des Autors besitzt beispielsweise eine direkte Taste für den Windows-Rechner und kommt vergleichsweise oft am Tag zum Einsatz.
Der folgende Tipp integriert den Windows-Rechner in die Schnellzugriffsleiste von Excel. Fahren Sie hierzu im linken oberen Bereich auf den Pfeil, um die Schnellzugriffsleiste anzupassen. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Punkt Weitere Befehle.
In den sich öffnenden Excel-Optionen wählen Sie unter Befehle auswählen den Punkt Nicht im Menüband enthaltene Befehle. Scrollen Sie in diesem Dialog bis zum Befehl Rechner und wählen diesen aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wenn Sie die Dialogbox bestätigten, erscheint das Rechner-Logo oben in der Schnellzugriffsleiste, und Sie können den Taschenrechner direkt starten.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013. Unter Excel 2010 ist die Vorgehensweise ähnlich. (mje)
Word 2013 - Schnellzugriff auf häufig genutzte Ordner
In der Regel sind Dokumente stets in denselben Verzeichnissen gespeichert - Briefe zum Beispiel unter "Korrespondenz". Diese häufig verwendeten Ordner lassen sich zum schnelleren Wiederfinden auch an einer bestimmten Stelle im Dateimenü fest verankern.
Öffnen Sie in Word zunächst ein Dokument aus dem Verzeichnis, das Sie fixieren wollen. Wenn Sie Word 2010 nutzen, klicken Sie anschließend auf Datei / Zuletzt verwendet. In der Mitte erscheinen nun alle vor Kurzem geladenen Dokumente. Rechts davon befindet sich die Spalte Zuletzt besuchte Orte, wo Sie an erster Position den dazugehörigen Ordner sehen. Klicken Sie rechts neben diesem Ordner auf die Pin-Nadel, die daraufhin ihre Gestalt und Farbe ändert. Dadurch bleibt dieser Ordner permanent oben in der Liste.
Um eine an diesem Ort abgelegte Datei zu öffnen, klicken Sie in der Textverarbeitung auf Datei / Zuletzt verwendet. Noch schneller gelangen Sie dorthin, wenn Sie den entsprechenden Befehl in die Leiste für den Schnellzugriff integrieren. Anschließend klicken Sie in der rechten Spalte auf den festgepinnten Ordner und können die gewünschte Datei öffnen.
In Word 2013 hat Microsoft die Bedienlogik ein wenig verändert. In dieser Version klicken Sie auf Datei / Öffnen, danach im mittleren Bereich auf Computer. Rechts daneben sind die zuletzt verwendeten Ordner chronologisch absteigend aufgelistet. Die Pin-Nadel erscheint erst, wenn Sie die Maus über einen Eintrag bewegen. Abgesehen davon lassen sich die Ordner wie für die Vorgängerversion beschrieben im Menü fixieren.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2010 und Word 2013.
Word 2013 - Sonderzeichen per Tastenkürzel einfügen
Wer etwa technische Dokumentationen erstellt, steht häufig vor dem Problem, immer wieder Symbole einfügen zu müssen, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Anstatt erst umständlich durch die Menüstruktur von Word zu navigieren, kann man die oft benötigten Zeichen auch deutlich bequemer aufrufen.
Ordnen Sie einfach den Sonderzeichen eine Tastenkombination zu. Dazu wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Symbole am rechten Rand klicken Sie auf Symbol / Weitere Symbole. Wählen Sie anschließend die entsprechende Schriftart aus, zum Beispiel Wingdings, und markieren Sie das gewünschte Zeichen.
Jetzt klicken Sie auf Tastenkombination und drücken den Shortcut, den Sie zuweisen wollen. Dieser erscheint dann im Feld Neue Tastenkombination. Bestätigen Sie zum Schluss Ihre Kombination mit einem Klick auf Zuordnen. Wenn Sie künftig das festgelegte Kürzel drücken, fügt Word das jeweilige Sonderzeichen direkt in das Dokument ein.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Outlook 2013 - ungelesene Mails farbig hervorheben
Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013 bewerkstelligen.
Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.
Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern - und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.
Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013. In Outlook 2010 ist die Vorgehensweise ganz ähnlich.
Outlook 2013 - Besprechungen richtig absagen
Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, erntet meist Missmut von den Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.
Das aus der Vergangenheit bekannte Pingpong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten, wenn Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.
Im einfachsten Fall gilt es, eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt, und das Meeting wird als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.
Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer Besprechungsserie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht werden. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:
Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, empfiehlt es sich, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.
Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung der Besprechungsserie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie. Wählen Sie dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.
Outlook 2013 - E-Mails mit Verzögerung absenden
Ein Klick oder eine Tastenkombination, und weg ist die E-Mail. Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance, etwa noch etwas zu ändern oder einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird.
Die Situation ist bekannt: Man hat just eine E-Mail versendet, und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell. Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht.
Zwar kann man Mails - zumindest interne - zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich etwas Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von E-Mails einzubauen.
Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Suchen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markierten Nachricht eine Regel anzulegen. Klicken Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf den Punkt Neue Regel.
Gehen Sie im Regelassistenten bis zum Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, denn da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird; dies müssen Sie bestätigen.
Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bei einem Klick darauf festlegen; im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen; hier genügt es ebenfalls, einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.
Outlook 2013 - mehr Suchergebnisse anzeigen
Wer den Eindruck hat, dass Outlook 2013 weniger Treffer bei der Suche liefert als die Vorgänger Outlook 2007 und 2010, sollte die Anzeige der Suchergebnisse erweitern.
Sie suchen nach einer bestimmten Mail in Outlook 2013 und vermissen bei den Ergebnissen genau die Nachricht, von der Sie wissen, dass diese im Postfach ist? Mit einer geänderten Einstellung der Outlook-Suche bekommen Sie mehr Treffer angezeigt. Seit Outlook 2013 ist standardmäßig die Anzahl der angezeigten Ergebnisse begrenzt, um die Suche zu beschleunigen. Will heißen, in den Werkseinstellungen zeigt Outlook nicht alle gefundenen Nachrichten mit dem gesuchten Begriff an.
Um alle Treffer zu sehen, müssen Sie am Ende der angezeigten Ergebnisse auf Weitere klicken.
Wenn Sie in Kauf nehmen wollen, dass die Suche eventuell etwas länger dauert, können Sie sich immer gleich alle Treffer anzeigen lassen.
Wechseln Sie hierfür in die Suchoptionen über Datei/Optionen und den Punkt Suchen. Dort finden Sie die Option Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen. Wenn dort das Häkchen entfernen, zeigt Outlook beim nächsten Mal alle Suchergebnisse an.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.
PowerPoint 2013 - Schriftart vollständig austauschen
Sie möchten in einer Präsentation nicht den standardmäßig eingestellten Font, sondern zum Beispiel die im Rahmen des Corporate Designs Ihrer Firma vorgegebene Schriftart verwenden? Dazu müssen Sie nicht jede Folie einzeln ändern. Es reicht, den sogenannten Folienmaster zu bearbeiten.
Nachdem Sie Ihre Präsentation geladen haben, wählen Sie die Registerkarte Ansicht. Nutzen Sie PowerPoint 2010 oder 2013, dann klicken Sie jetzt in der Gruppe Masteransichten auf Folienmaster. In PowerPoint 2007 nennt sich die Gruppe Präsentationsansichten.
Anschließend erscheinen auf der linken Seite untereinander angeordnete Miniaturansichten der Designvorlagen. Welche davon Sie in Ihrer Präsentation verwenden, lässt sich einem Tooltip entnehmen, wenn Sie mit der Maus über eine der Ansichten fahren. Klicken Sie auf die Vorlage, der Sie eine neue Schriftart zuweisen möchten. Dann öffnen Sie auf der neu hinzugekommenen Registerkarte Folienmaster in der Gruppe Design bearbeiten beziehungsweise Hintergrund (PowerPoint 2013) das Pulldown-Menü Schriftarten. PowerPoint blendet daraufhin eine Liste mit den integrierten Schriften ein. Wenn Sie die Maus über die Einträge bewegen, können Sie sofort die Auswirkungen auf das Layout erkennen.
Nicht aufgeführte, aber auf dem Rechner installierte Fonts lassen sich hinzufügen, wenn Sie in der Liste unten auf Neue Designschriftarten erstellen beziehungsweise Schriftarten anpassen klicken. Nachdem Sie alle Änderungen entsprechend Ihren Anforderungen durchgeführt haben, beenden Sie den Modus wieder mit dem Befehl Masteransicht schließen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
PowerPoint 2013 - TrueType-Schriften einbetten
Wer seine Präsentation später auf einem anderen Computer vorführen möchte, kann unliebsame Überraschungen erleben. Denn ist eine genutzte Schrift auf dem Zielrechner nicht installiert, wird sie durch einen Standardfont ersetzt. was das mühevoll gestaltete Layout möglicherweise gravierend beeinträchtigt.
PowerPoint bietet deshalb die Möglichkeit, die verwendeten TrueType-Fonts fest einzubetten. Öffnen Sie Ihre Präsentation, und klicken Sie im Menüband von PowerPoint 2010 und 2013 nacheinander auf Datei / Optionen und dann auf die Registerkarte Speichern. In Version 2007 gelangen Sie über die Office-Schaltfläche und Klick auf PowerPoint-Optionen / Speichern zum Dialogfenster. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Schriftarten in der Datei einbetten. Diese Einstellung gilt sowohl für die aktuelle als auch für künftige Präsentationen.
Soll die Schrift nur in der aktuellen Präsentation eingebettet werden, wählen Sie den Befehl Speichern beziehungsweise Speichern unter. Klicken Sie dann im unteren Bereich auf Tools, und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Optionen speichern. Aktivieren Sie nun die Checkbox Schriftarten in der Datei einbetten.
Die Voreinstellung Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen einbetten sollten Sie nicht ändern, wenn Sie Wert auf eine möglichst kompakte Datei legen. Die Alternative Alle Zeichen einbetten verankert alle möglichen Zeichen einer Schriftart in der Datei, was sie aber insbesondere bei umfangreichen Symbolfonts unnötig aufbläht.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Access 2013 - Standardwerte für Felder vorgeben
Viele Felder enthalten häufig die gleichen Informationen - in einer Kundentabelle zum Beispiel das Land oder die Region. Anstatt diese Daten stets aufs Neue einzugeben, wäre es deutlich effizienter, sie so zu hinterlegen, dass der Benutzer sie schnell übernehmen kann.
In Access 2013 öffnen Sie die betreffende Tabelle in der Datenblattansicht und wählen das entsprechende Feld aus. Klicken Sie als Nächstes unter Tabellentools auf dem Tab Felder auf Standardwert. Der Ausdrucks-Generator startet, und Sie können Ihre Vorgabe eintragen, zum Beispiel als Angabe für einen Firmenstandort ="Deutschland".
Verwenden Sie eine frühere Version als Access 2013, und rufen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht auf. Nun klicken Sie in den Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein in die Zeile Standardwert und dann auf die am Zeilenende angezeigte Schaltfläche mit den drei Punkten. Dadurch rufen Sie den Ausdrucks-Generator auf, und Sie können wie oben beschrieben fortfahren.
Die Vorgaben für die Felder sind nur ein Vorschlag, den der Anwender mit der Tab-Taste einfach übernehmen oder mit eigenen Daten überschreiben kann.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2007.
Access 2013 - Berechnungen direkt in der Tabelle durchführen
Werte in einer Tabelle berechnen zu lassen ist praktisch - beispielsweise um zu Nettopreisen die Mehrwertsteuer zu addieren. Vor Access 2010 musste man für solche Operationen Abfragen verwenden. Nun erlaubt ein neuer Feldtyp eine weniger umständliche Vorgehensweise.
Ab Access 2010 können Sie Felder mit berechneten Werten anlegen. Dazu öffnen Sie die entsprechende Tabelle in der Datenblattansicht und klicken auf den Spaltenkopf mit der Überschrift Zum Hinzufügen klicken.
In der nun angezeigten Liste bewegen Sie den Cursor auf Feld berechnen (Access 2013) beziehungsweise Berechnetes Feld (Access 2010) und wählen aus den Einträgen den Datentyp, den das Ergebnis haben soll. Zur Verfügung stehen Text, Zahl, Währung, Ja/Nein und Datum/Uhrzeit. Anschließend startet der Ausdrucks-Generator, und Sie können mit der Auswahl der benötigten Felder und Operatoren beginnen. Für die Berechnungen, die nur Felder aus der gleichen Tabelle enthalten dürfen, stehen neben den Grundrechenarten auch integrierte Access-Funktionen zur Verfügung.
Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf OK. Nun fügt Access das berechnete Feld hinzu, und Sie können dafür einen Namen vergeben. Beachten Sie, dass die Ergebnisse der Berechnung schreibgeschützt sind.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2010.
OneNote: PDF-Dateien in editierbare Texte umwandeln
Gelegentlich stehen Benutzer vor der Aufgabe, Inhalte von PDF-Dokumenten weiterzubearbeiten. Wer über OneNote verfügt, ist aus dem Schneider, denn er muss weder die entsprechenden Adobe-Produkte besitzen noch auf Tools von Drittherstellern ausweichen.
Als Voraussetzung, dass die folgenden Schritte gelingen, muss auf dem Rechner ein PDF-Anzeigeprogramm, etwa Adobe Reader oder eine Alternative wie Nitro Reader, vorhanden sein. Sonst kommt es zu einer Fehlermeldung, wenn Sie das PDF einzufügen versuchen.
In OneNote klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen aus der Gruppe Dateien den Befehl Dateiausdruck. Dann navigieren Sie im folgenden Fenster zum gewünschten PDF-Dokument, selektieren es und klicken auf Einfügen. Nachdem OneNote die Datei vollständig geladen hat, was je nach Größe einige Zeit dauern kann, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Darstellung.
Um nur den Text der aktuell angezeigten Seite in die Zwischenablage zu übernehmen, wählen Sie den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Um alles zu kopieren, klicken Sie auf den Befehl Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren. Bei sehr umfangreichen PDFs kann es vorkommen, dass die letztgenannte Option nicht zur Verfügung steht, weil das Clipboard für den gesamten Umfang zu klein ist.
Anschließend lässt sich der Inhalt aus der Zwischenablage mit Strg + V in eine andere Anwendung, etwa Word, einfügen und bearbeiten.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OneNote 2010 und 2013.
OneNote: Webseiten als Notizen übernehmen
Eine Webseite als Bookmark abzulegen ist eine Möglichkeit, interessante Fundstücke rasch wieder aufzuspüren. Als bequemere Alternative empfiehlt sich aber OneNote, das zu diesem Zweck nicht nur mit dem Internet Explorer zusammenarbeitet.
Wenn Sie auf Ihrem Rechner OneNote installiert haben, enthält der Internet Explorer zwei zusätzliche Optionen: An OneNote senden und Verknüpfte OneNote-Notizen. Diese Befehle stehen über das Menü Extras zur Verfügung, das nach Drücken der Alt-Taste erscheint. An OneNote senden taucht zusätzlich im Kontextmenü auf.
Mit den zwei Optionen lassen sich Informationen von Webseiten übernehmen beziehungsweise damit verknüpfte eigene Notizen anlegen. Im ersten Anwendungsfall markieren Sie einfach den gewünschten Text und schicken ihn per Kontextmenü an OneNote. Dabei bleibt die Original-Formatierung der Webseite in der Regel erhalten; außerdem enthalten sind ein Zeitstempel und die Quell-URL. Bei anderen Browsern kann man für diesen Zweck den im Drucken-Menü untergebrachten Befehl An OneNote senden verwenden.
Wenn Sie im Internet Explorer arbeiten und zu einer Webseite eine Notiz erstellen möchten, rufen Sie das Kommando Verknüpfte OneNote-Notizen auf, wechseln ins angedockte OneNote-Fenster und geben Ihren Kommentar ein. OneNote erzeugt eine Verknüpfung zur entsprechenden Seite, erkennbar an einem Symbol des Internet Explorers, das vor der Notiz angezeigt wird. Wenn Sie darauf klicken, öffnet der Standard-Browser die zugehörige URL.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OneNote 2010 und 2013. (mje)