DOC-Bearbeitung, Datumsanzeige, Dateisuche, Erinnerungsfunktion und etliche andere Bereiche haben die Entwickler bei den Windows-Versionen bis hin zu Windows 8 schlichtweg vernachlässigt.
Wer also beispielsweise eine Vielzahl an Textschnipseln und Bildern in der Zwischenablage verwalten, sich von einer Meldung auf dem Desktop an einen Termin erinnern lassen oder mit mehr als nur die vier Grundrechenarten kalkulieren möchte, ist auf Zusatz-Tools angewiesen.
Solche Programme, mit denen Sie die fehlenden Funktionen ergänzen, gibt’s in großer Zahl im Internet - viele davon sind kostenlos. In diesem Beitrag stellen wir eine Reihe empfehlenswerter Office-Tools vor, mit deren Hilfe Anwender produktiver und schneller arbeiten, ohne dafür tief in die Tasche greifen zu müssen.
LibreOffice: Kostenlose Basisausstattung für jeden PC
Das Open-Source-Paket LibreOffice, eine Weiterentwicklung von OpenOffice bietet sich für jeden Rechner an, auf dem Dateien im Word- und Excel-Format ohne MS-Office-Lizenz bearbeitet oder Office-Dokumente erstellt werden sollen. Die Software besteht aus der Textverarbeitung Writer, der Tabellenkalkulation Calc, der vektororientierten Zeichen-Software Draw, dem Präsentationsprogramm Impress, der Datenbank Base und dem Formel-Editor Math.
Von Vorteil ist die gute Kompatibilität mit MS-Office-Dokumenten: LibreOffice und OpenOffice haben mit den gängigen Dokumentformaten wie DOC, RTF, XLS und PPT keine Probleme. Bilder, Formatierungen und Tabellen übernimmt die Anwendung in der Regel, ohne zu murren. Bei Makros funktionieren Import und Export jedoch nicht optimal.
Interessant für MS-Office-Nutzer: Anwender können Dokumente ohne Konvertierung im PDF-Format speichern. Dadurch wird die Anschaffung eines PDF-Generators wie Adobe Acrobat in vielen Fällen überflüssig.
Alternative zu LibreOffice: Anwender, die nur eine Textverarbeitung benötigen, sollten sich AbiWord ansehen.
AbiWord: Das Universal-Textwerkzeug
AbiWord ist einschlankes und schnelles Gratis-Textprogramm, mit dem sich Textdokumente bearbeiten lassen. Das Programm ist eine gute Wahl für Anwender, die eine kompakte, übersichtliche und vor allem schnelle Word-kompatible Textverarbeitung suchen.
Die Freeware öffnet Word-, WordPerfect-, RTF-, TXT- und HTML-Dateien - und hier zeigt sich der größte Vorteil: Das Programm ist rasend schnell geladen. Zwar bietet es nicht so viele Funktionen wie Word oder Writer aus Open Office, dafür verbraucht AbiWord aber bedeutend weniger Arbeitsspeicher. Vorteil für Nutzer älterer PCs und Notebooks: Auch darauf arbeitet das Programm flott.
AbiWord erfordert keine lange Einarbeitung, denn alle Buttons, Menüs und Registerkarten sind übersichtlich gestaltet.
Alternative zu Abiword: Wer ein Textprogramm für unterwegs sucht, findet mit AbiWord Portable eine für den Einsatz auf USB-Sticks angepasste Programmversion.
EssentialPIM: Termine und Aufgaben im Griff
Aufgaben erfassen und sich an bevorstehende Ereignisse erinnern lassen - all das ist die Stärke von Microsoft Outlook. Als kompakte wie übersichtliche Alternative bieten sich das optisch gut gemachte EssentialPIM an, das zudem weit weniger anfällig für Malware ist.
Selbst in der Free-Version von EssentialPIM lassen sich Kontakte, Aufgaben, Termine und Notizen einfach verwalten. Das Tool bietet dabei alle wichtigen Organizer-Kernfunktionen: An Termine erinnert eine Benachrichtigung, es ist möglich, regelmäßig wiederkehrende Terminserien zu definieren. Wichtigkeit und Kategorien wie "geschäftlich", "Urlaub" oder "Vorbereitung" lassen sich ebenfalls festlegen. Eine spezielle "Heute"-Darstellung zeigt alle an diesem Tag anstehenden Termine, Aufgaben und Geburtstage an. Auf Wunsch verschlüsselt EssentialPIM Anwenderdaten.
Alternative zu EssentialPIM: Der Oldie WinTer passt die Größe des Programmfensters und die Schriftgröße dynamisch an die gewählte Fenstergröße an.
Ganttproject: Projekte planen
Um kleinere Projekte einer Bürogemeinschaft zu koordinieren oder einen Umzug zu planen, ist eine richtige Projektsteuerungs-Software überdimensioniert. Ganttproject bietet ein Management für Projekte, die von einer oder mehreren Personen betreut werden. Immer dann, wenn Termine gesetzt, Aufgaben verteilt und alles im Überblick gehalten werden soll, ist Ganttproject der geeignete Helfer.
Die Einarbeitungszeit ist nahezu Null. Nach dem Programmstart legen Sie ein neues Projekt an - vergleichbar mit einem leeren Dokument in Word. Anschließend geben Sie die einzelnen Projektaufgaben hierarchisch gegliedert ins Programm ein und ordnen diesen Aufgaben jeweils personelle Ressourcen und Termine zu. Aus den Angaben erzeugt die Freeware automatisch ein übersichtliches Balkendiagramm.
Für den Einsatz der Java-Anwendung die kostenlose Java-Runtime installiert sein.
Scribble Papers: Notizen als Infobaum speichern
Schluss mit der unübersichtlichen Zettelwirtschaft macht die Freeware Scribble Papers. Allerdings eignet sich das Tool auch dazu, neben Notizen Textdokumente und Textschnipseln aller Art abzulegen, zu strukturieren und schnell aufzufinden.
Dazu kombiniert Scribble Papers Textverarbeitungsfunktionen und eine Volltextdatenbank. In einer an den Windows-Explorer angelehnten Bedienerführung legen Sie Kategorien sowie Unterkategorien an. Die eingefügten oder selbst getippten Texte lassen sich mit Formatierungen versehen. Ist die Datenbank erst mal gefüllt, hilft eine Volltextsuche beim Wiederfinden der Texte.
Alternativen zu Scribble Papers: Red Notebook kombiniert Tagebuchtextfunktionen mit einem Kalender. Evernote verlagert das Speichern von Dokumenten und Notizen in die Cloud. E7Note ist kostenlos und speichert Notizen in eigenständigen Fenstern auf dem Desktop.
PhraseExpress: Sich wiederholende Tipparbeit reduzieren
Die Lösung für lästige Standardtexte: Lassen Sie alle relevanten Textfloskeln durch die PhraseExpress einfügen. In der Standardversion ist das Tool kostenlos.
Die Hauptaufgabe der Software besteht darin, vorher eingegebene Textfragmente an jede beliebige Anwendung weiterzugeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Passwörter von Internet-Angeboten, in Briefen verwendete Floskeln oder Mailsignaturen handelt.
Mit PhraseExpress lassen sich auch oft gebrauchte Floskeln wie "SgDuH" (Sehr geehrte Damen und Herren) durch den ausgeschriebenen Text ersetzen. Cleveres Detail: Die vordefinierten Textbausteine dürfen auch Steuerzeichen wie die Enter- oder die Tab-Taste und Platzhalter für Datum, Uhrzeit und Wochentag enthalten. Auf diesem Wege lassen sich beispielsweise komplexe Web-Formulare ohne manuelle Texteingabe ausfüllen.
Eine gut gemachte Videoanleitung gibt es auf der Seite Textbausteinmanager.de.
Alternativen zu PhraseExpress: Das kostenlose vTask sowie Textbausteine Freeware sowie .
Macro Express: Benutzeraktionen automatisieren
In Sachen Funktionsausstattung zählt die 40 US-Dollar teure Shareware Macro Express (Pro-Version: 60 US-Dollar) zu den empfehlenswerten Automatisierungshelfern. Das englischsprachige Tool stellt eine Mischung aus Autotexter und Makrorecorder dar. Ersterer arbeitet wie die gleichnamige Word-Funktion und ersetzt eine Kurzeingabe automatisch durch den von Ihnen zugewiesenen Text.
Der Makrorecorder zeichnet alle getätigten Benutzereingaben - Mausklicks und -bewegungen, Menübefehle und die Auswahl in Dialogboxen - auf und spielt diese Sequenz beliebig oft wieder ab. Damit lassen sich zum Beispiel tief in der Verzeichnisstruktur versteckte Dateien, Dokumente und Programme mit nur einem Tastendruck starten, Kopieraktionen zwischen zwei Anwendungen vornehmen oder Mausaktionen automatisieren.
Die Makros kann der Anwender so einrichten, dass sie das Tool nur nach einer festgelegten Zeitspanne oder bei bestimmten Fenstern aktiviert.
Desktop Currency Converter: Währungen schnell umrechnen
Das englischsprachige Desktop Currency Converter rechnet zahlreiche Währungen um, wobei die Datenbank einige exotische Währungen wie Bhutan Ngultrum, Burundi Franc oder Honduran Lempiras in einer Datenbank bereithält. Natürlich gibt es auch bekanntere Einträge wie Euro, Türkische Lira, US Dollar oder Schweizer Franken.
Der Anwender kann Paarungen wie Euro nach Schweizer Franken als Standard definieren ("Preferred"). Flexibler ist dabei der "World"-Bereich mit seinem Aufklappmenü. "Cross Rates" erlaubt die Auswahl von vier Währungen, für die über Kreuz der Wert 1 umgerechnet wird. Alle Ergebnisse lassen sich in die Zwischenablage kopieren oder als Excel-Datei exportieren.
Inforapid Knowledge Map: Flexible Mind-Map-Software
Inforapid Knowledge Map ist ein in der Private Edition kostenloses Wissensmanagement-System. Mit dem an ein Grafikprogramm angelehnten Tool lassen sich Mind Maps, Organigramme, Entscheidungsbäume und Projektstrukturpläne erstellen, beim Brainstorming Ideen notieren oder Strukturdiagramme aus XML-Dateien generieren.
Die Grafiken lassen sich im Internet veröffentlichen, in Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente einfügen und bis zu einer fast beliebigen Größe ausdrucken, wobei das Programm am Blattrand automatisch Schnittmarkierungen einfügt.
Der Knowledge-Map-Server ermöglicht es, Textdokumente im HTML-, RTF-, Word- und PDF-Format einzulesen, zu analysieren und automatisch zu einem Wissensnetz zusammenzufassen.
Alternative zu Inforapid Knowledge Map: Die kostenlose Mind-Map-Software FreeMind ist weniger überladen, arbeitet schnell, bietet dafür aber weniger Extras.
Day Display: Kalenderwoche im Auge behalten
Day Display ist ein nützliches Desktop-Tool, das den aktuellen Tag des Monats und die Wochennummer im Systray neben der Windows-Uhr anzeigt. Ein Klick auf das Icon von Day Display öffnet ein kleines Fenster, in dem Sie einen Kalender mit Wochennummern, Feiertagen, Terminen sowie Geburtstagen sehen. Überaus praktisch ist die Funktion zum Kopieren des gewünschten Datums in die Zwischenablage.
Copernic Desktop Search: Schneller und besser suchen
Bei kniffligen Suchanfragen lässt die Windows-Suchfunktion den Anwender oft im Stich - etwa dann, wenn es gilt, alle auf einem Laufwerk vorhandenen Dateien und Mails zu suchen, die den Namen einer bestimmten Person enthalten. Copernic Desktop Search ist die Lösung für solche Probleme.
Die Freeware dient auch bei aussichtslos erscheinenden Fällen als zuverlässiger Spürhund. Dazu indiziert das Tool alle oder ausgewählte Office-, PDF-, Text- und HTML-Dateien, Mails, Favoriten und ID3-Tags von Audiodateien.
Über den Index führt der Anwender Suchaufträge nach Dateinamen oder bestimmten Textstellen rasend schnell durch. Die Bedienung erfolgt wahlweise über ein Eingabefeld in der Taskleiste oder ein Abfragefenster. Innerhalb weniger Sekunden zeigt Ihnen das Tool alle passenden Dateien im Ergebnisbereich an.
Alternative zu Copernic Desktop Search: Everything ist ähnlich vielseitig, unterstützt aber weniger Programme.
PowerArchiver: Flexibles Ein- und Auspacken
Das Packprogramm PowerArchiver bietet viele Funktionen fürs Packen und Entpacken von Dateien. Es komprimiert Daten nicht nur in das verbreitete ZIP-Format, sondern beherrscht darüber hinaus auch die Formate ACE, BH, CAB, LHA, RAR, TAR sowie das neue 7-Zip. In viele der Formate kann das in der Basisversion rund 20 US-Dollar teure Tool bestehende Archive sogar konvertieren.
Zu den gewohnten Funktionen eines Packers, etwa Archive reparieren, per Mail versenden oder selbstextrahierende Archive erstellen, gibt’s beim PowerArchiver noch einige Extras: Das Tool bietet beispielsweise eine Backup-Funktion, mit der sich Dateien und Verzeichnisse bequem in ein Archiv sichern lassen. Die Funktion "Werkzeuge, Multi-Entpacken" dekomprimiert mehrere Archive gleichzeitig. Mit ZIP-AES sind verschlüsselte ZIP-Archive möglich, bei PAE chriffriert die Software Archive sogar mit fünf verschiedenen Methoden.
Die "Batch-ZIP-Erstellung" packt verschiedene Dateien nacheinander in einzelne Archive. Beim Aufsplitten von Archiven komprimiert der Packer nicht nur in Standardvorgaben wie 1,4 MB große Disk-Päckchen, sondern lässt auch benutzerdefinierte Größen zu.
Ergänzung zu PowerArchiver: Wenn Sie viele Archive entpacken möchten, geht das mit ExtractNow schneller und bequemer als mit herkömmlichen Packern.
Fineprint: Druckt mehrere Seiten auf einem Blatt aus
Fineprint klinkt sich zwischen beliebigen Anwendungen und dem Druckertreiber ein. Die Software fängt die Druckaufträge ab und formatiert sie um. Dadurch lassen sich zwei, vier oder acht Seiten auf einer Seite ausdrucken. Das spart nicht nur Papier, sondern ist bei umfangreichen Ausdrucken auch übersichtlicher.
Zusätzlich lassen sich mit Fineprint auch Booklets anfertigen und frei wählbare Texte - etwa "Streng vertraulich" - auf jedem Ausdruck platzieren. Diese Texte erscheinen entweder in der Kopf- beziehungsweise Fußzeile oder werden als Wasserzeichen quer über die Seiten gedruckt.
Über die Variablen fügen Sie beispielsweise das aktuelle Tagesdatum ein. Auf einer Registerkarte legen Sie fest, ob Fineprint zusätzliche Logos auf der ersten oder auf allen Seiten ausdruckt. Solange Sie die Software nicht registriert haben, platziert Fineprint allerdings ein kleines Fineprint-Logo auf jeder Druckseite. (hal)