Die besten Organisations-Tools im Alltag

Wenn Sie regelmäßig Nachrichten im Internet lesen, auch sonst viel mit dem PC arbeiten und Ihre privaten Termine am Bildschirm verwalten, dann kennen Sie vielleicht das Problem: Es gibt Dutzende von Programmen für diese Aufgaben, doch viele davon taugen nur bedingt. Sie sind umständlich zu bedienen oder lassen genau die eine Funktion vermissen, die man gerne hätte. Letztlich landet man dann doch wieder beim Dreigestirn aus Outlook, Browser und Windows-Editor.

Dabei gibt es durchaus Tools, mit denen Sie sich die üblichen Routinearbeiten am Rechner erleichtern können. Dass sie wenig bekannt sind, liegt oft nur daran, dass der Hersteller die Werbetrommel zu wenig rührt und der Nutzerkreis für wirksame Mundpropaganda einfach zu klein ist. Manchmal schreckt auch einfach der Preis ab. Viele Benutzer haben sich in den vergangenen Jahren daran gewöhnt, dass Software entweder nur wenige Euro kostet oder gänzlich kostenlos ist. Dabei ist es oft besser, für ein gutes Programm einen zweistelligen Betrag auszugeben als sich mit mehr oder weniger unbrauchbaren Gratistools zu behelfen.

Nachfolgend stellt Ihnen PC-Welt eine Auswahl an Software für die Organisation Ihres Alltags mithilfe des PCs vor. Einige davon kennen Sie vielleicht, andere sind weithin unbekannt. Neben Freeware-und Open-Source-Tools sind auch einige herausragende kostenpflichtige Beispiele dabei.

Onenote und Evernote: Der Kampf ums beste Notizbuch

Wenn es um das Festhalten von Notizen, das Speichern von Webseiten-Schnipseln, Skizzen oder Fotos geht, führt kein Weg an Microsoft Onenote und Evernote vorbei. Beide Tools teilen sich eine eigentümliche Tradition: Es gibt eine verhältnismäßig kleine Gruppe von glühenden Fans, für welche die beiden Programme die Basis ihrer täglichen Arbeit bilden, während der Rest der Menschheit beim Stichwort digitale Notizen nur mit den Achseln zuckt. Gelegenheitsnutzer sind dagegen selten.

Beide Programme dienen dazu, alles, was sich digital festhalten lässt, in virtuellen Notizbüchern abzulegen. Nutzer ziehen Inhalte von Webseiten, aus ihrer Textverarbeitung oder aus Excel einfach per Drag & Drop hinüber.

Onenote verwendet eine Art Ringbuch mit farbigen Einlegern, die es als Abschnitte bezeichnet. Texte, Bilder und anderes lassen sich wie bei einem Grafikprogramm frei auf den Ringbuchseiten platzieren. Sie können die Abschnitte zu Gruppen zusammenfassen und auf mehreren Ebenen verschachteln. Ein Muss ist das nicht - Sie können die Einträge später einfach über die Suchfunktion wieder aufspüren.

Evernote dagegen arbeitet zeilenorientiert und erlaubt keine so weitreichenden Organisationsstrukturen wie das Microsoft-Pendant. Dafür lässt sich ein Eintrag hier gleich mehreren Kategorien zuordnen, das Tool arbeitet also ähnlich wie eine Datenbank.

Onenote ist Bestandteil der Office-Pakete von Microsoft, zudem können Sie unter www.onenote.com eine leicht eingeschränkte Version (ohne lokale Speichermöglichkeit) kostenlos herunterladen oder das Programm als Webapplikation starten. Um die Verwirrung komplett zu machen, gibt es Onenote seit Windows 8 auch als kostenlose Desktop-App, doch auch dort fehlen einige Funktionen. Weitere Versionen stehen für Mac-OS X, Android, iOS und Windows Phone bereit. Mit Ausnahme der Office-Ausgabe setzen sie zwingend Microsoft Onedrive zum Speichern der Notizbücher voraus; über den Clouddienst lassen sich die Notizen auch synchronisieren.

Evernote ist in einer funktional eingeschränkten Basisversion mit 60 MByte Upload pro Monat kostenlos. Mehr Funktionen und ein beziehungsweise zehn GByte Upload pro Monat bekommen Sie im Abo für 29,99 beziehungsweise 59,99 Euro im Jahr. Nur in der größten Ausgabe ist auch ein Speichern der Notizen auf der Festplatte vorgesehen, ansonsten landen sie auf den Evernote-Servern in den USA. Auch dieses Programm gibt es nicht nur für Windows, sondern auch für Mac-OS X, Android, iOS, Windows Phone, als Webapplikation und sogar für Blackberry OS.

Favoriten synchronisieren mit Xmarks und Delicious

Wer mit mehreren Computern arbeitet und dazu auch noch ein Smartphone und/oder Tablet besitzt, hat gut damit zu tun, seine Bookmarks/Lesezeichen/Favoriten auf allen Geräten auf dem gleichen Stand zu halten. Zwar kann jeder Browser die gespeicherten Links exportieren und auch wieder einlesen, und die größeren Programme wie Chrome, Firefox, Opera und Edge bringen auch eine mehr oder weniger komfortable Synchronisationsfunktion mit. Doch ein Abgleich über verschiedene Browser und Betriebssysteme hinweg ist mit den eingebauten Funktionen nicht möglich. Als Workaround bietet sich die Synchronisation über einen Clouddienst wie Dropbox an, komfortabel geht jedoch anders.

An diesem Punkt helfen Webapps weiter. Xmarks ist ein kostenloser Dienst, über den Sie nach einer Anmeldung die Lesezeichen von Chrome, Firefox, Internet Explorer und Safari unter Windows, Mac-OS X und, falls vorhanden, auch Linux vereinheitlichen. Außerdem steht eine Premium-Version als App bereit, mit der Sie auch Android-, iOS-und Blackberry-Geräte in den Sync einbeziehen können. Sie ist die ersten zwei Wochen ebenfalls kostenlos, danach werden 12 US-Dollar Abogebühren pro Jahr berechnet. Leider ist die App nicht in der Lage, die Lesezeichen direkt etwa in das Verzeichnis von Chrome für Android zu übernehmen. Stattdessen lädt sie die Links lediglich herunter und öffnet die gewählte Seite nach dem Antippen im eingestellten Standard-Browser.

Als mögliche Alternative ist Delicious zu nennen, obwohl dieser Dienst einige grundlegende Unterschiede zu Xmarks aufweist. Hierbei handelt es sich nämlich um den Pionier der Social-Bookmarking-Dienste, dessen Hauptaugenmerk auf dem Austausch von Links zwischen mehreren Benutzern liegt. Damit können Sie natürlich auch Favoritenlisten zwischen mehreren Geräten austauschen, eine Integration in die populären Standardbrowser ist jedoch nicht vorgesehen. Zudem ist Ihre Linkliste in der Voreinstellung öffentlich, Sie können lediglich einzelne Adressen als privat kennzeichnen und damit verbergen.

Für Vergessliche: Passwörter verwalten und synchronisieren

Mit der rasant zunehmenden Rechenleistung von CPUs und GPUs lassen sich Passwörter immer schneller knacken. Einziger Ausweg: Die Kennwörter müssen immer länger und komplexer werden, um den Attacken standhalten zu können. Das Problem dabei: Kein Mensch kann sich Dutzende Kennwörter mit zehn oder mehr Zeichen dauerhaft merken. Da von der Verwendung eines Standardpassworts dringend abzuraten ist, bleibt nur noch das Ausweichen auf einen Notizzettel in digitaler oder Papierform - oder der Griff zu einem Passwortmanager.

Eine Warnung vorweg: Passwortmanager sind zweifellos eine feine Sache. Sie speichern alle Ihre Kennwörter in einem verschlüsselten, digitalen Safe, tragen sie selbstständig in Log-in-Masken ein und erzeugen auf Wunsch auch selbst mit einem Zufallsgenerator beliebig lange Zeichenketten, die Sie als Passwörter verwenden können. Ihre Schwachstelle ist das Masterpasswort, mit dem sie Ihre Kennwortsammlung schützen. Gerät es in falsche Hände, sind auf einen Schlag alle Ihre Zugriffskennungen völlig ungeschützt.

Es gibt eine ganze Reihe von guten, sicheren Passwortmanagern. Eines der bekanntesten kostenlosen Programme ist die Open-Source-Software Keepass . Sie schützt Ihre Kennwörter nicht nur mit einem Master-Passwort, sondern auf Wunsch auch mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dazu generiert sie eine Schlüsseldatei, die Sie beispielsweise auf einem mobilen Laufwerk wie einer CD oder einem USB-Stick ablegen. Nur wenn das richtige Kennwort eingegeben wurde und zugleich ein Zugriff auf den Schlüssel möglich ist, lässt sich Keepass aktivieren. Achtung: Keepass wird in zwei Versionen angeboten, der Classic und der Professional Edition. Sie sind nicht kompatibel zueinander, ein schneller Wechsel ist also nicht möglich. Falls Sie bisher noch nicht mit dem Programm gearbeitet haben, verwenden Sie die Professional Edition mit der Versionsnummer 2.x.

Eine populäre kostenpflichtige Alternative ist 1Password . Das Programm bietet nahezu den gleichen Funktionsumfang wie Keepass, arbeitet jedoch nicht mit einer optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung, sondern mit einem Secret Key. Der Hersteller behauptet, das sei sicherer, da der Key anders als eine Schlüsseldatei auch zur Verschlüsselung herangezogen wird.

Ein zweiter wichtiger Unterschied ist die eingebaute Synchronisationsfunktion von 1Password. Damit können Sie Ihre Passwort-Datenbank über mehrere Geräte hinweg vereinheitlichen. Die Software verwendet dazu entweder einen eigenen Server beim Hersteller oder die Clouddienste Dropbox und iCloud. Dazu ist ein Abgleich auch im WLAN möglich oder, bei Mac-Rechnern, über einen lokalen Ordner. Denn das ist die dritte wichtige Unterscheidung zu Keepass: 1Password ist nicht nur für Windows erhältlich, sondern auch in offiziellen Versionen für Mac-OS X, Android und iOS. Von Keepass existieren lediglich inoffizielle Portierungen, die allerdings mit verschiedenen Linux-Distributionen, Mac-OS X, Android, iOS und Blackberry eine weitaus größere Zahl an Betriebssystemen abdecken.

Aufgaben planen mit Wunderlist und Task Coach

Wunderlist ist ein (Wunder-)Kind der deutschen Startup-Szene. 2010 in Berlin entwickelt, hatte das Programm Mitte 2015 bereits mehr als 13 Millionen Benutzer und wurde von Wagniskapitalfirmen mit zweistelligen Millionenbeträgen unterstützt. Etwa zur gleichen Zeit wurde der Hersteller 6Wunderkinder für einen Betrag zwischen 100 und 200 Millionen US-Dollar von Microsoft gekauft.

Wunderlist ist in erster Linie eine kostenlose To-do-Liste, die sich zum Anlegen von Einkaufszetteln genauso eignet wie für die private Tagesplanung. Daneben stehen kostenpflichtige Versionen mit erweiterten Funktionen und für Unternehmen bereit.

Das Programm überzeugt vor allem durch seine klar strukturierte, einfache Oberfläche. Sie können mehrere Listen mit Punkten anlegen, die Sie erledigen wollen oder müssen. Sie können sie auf heute oder morgen legen, per E-Mail versenden und schließlich als erledigt kennzeichnen. Auch ein Teilen der Listen mit anderen Anwendern ist möglich. Eine Synchronisationsfunktion gleicht die Listen über mehrere Programminstanzen hinweg ab. Wunderlist läuft als Webapp im Browser und ist als Download für Windows, Mac-OS X, Android, iOS und Windows Phone sowie für Chromebooks, Amazon Fire und Apple Watch erhältlich.

Eine Alternative zu Wunderlist ist die Open-Source-Software Task Coach. Sie setzt auf eine herkömmliche Windows-Bedienoberfläche mit Menüs und Symbolleisten und bietet im Vergleich mit Wunderlist einige zusätzliche Funktionen an. So ist es beispielsweise möglich, Einträge mit Textnotizen und Dateianhängen zu versehen, was bei Wunderlist nur in den kostenpflichtigen Varianten geht. Zudem können Sie Aufgaben Prioritäten zuweisen und wie bei einer Projektplanung eine Aufgabe von der Erledigung einer anderen abhängig machen. Weiterhin lässt sich erfassen, wie lang die Erledigung eines Tasks in Anspruch genommen hat.

Task Coach ist offiziell für Windows und Mac-OS X erhältlich, zudem existieren Versionen für Android, iOS, BSD und diverse Linux-Distributionen. Leider bringt das Programm keine Synchronisationsfunktion mit, der Abgleich von Aufgaben ist lediglich per E-Mail möglich.

Projektmanagement mit Trello und Asana

Wunderlist und Task Coach sind in erster Linie für den privaten Gebrauch ausgelegt. Für die gemeinsame Arbeit an einem Projekt gibt es bessere Alternativen, beispielsweise Trello und Asana. Bei beiden handelt es sich um Webapplikationen, die im Browser gestartet werden; beide bieten mittlerweile allerdings auch Versionen für Android und iOS an.

Trello erinnert im Aufbau ein wenig an die Organisation einer Gemeinschaftsaufgabe mit Post-it-Zetteln, die hier Karten genannt werden. Diese Karten lassen sich zu beliebig verschachtelten Diagrammen zusammensetzen, Sie können Dateien, Links oder Checklisten anfügen, Fristen setzen oder sie mit Labeln kennzeichnen. Zudem können Sie jeder Karte weitere Mitglieder hinzufügen, die über ihre E-Mail-Adresse identifiziert werden. Auf diese Weise ist eine einfache Zusammenarbeit im Team möglich. In der Menüspalte auf der rechten Seite werden sämtliche Aktionen der Teammitglieder protokolliert, so dass jeder erkennen kann, was bei dem aktuell aufgerufenen Projekt gerade geschieht.

Der Clou an Trello ist, dass Sie die Karten einfach per Drag & Drop verschieben können, ganz so, wie es auf einer Projekttafel geschieht. Das macht die Bedienung intuitiv und erleichtert den Einstieg in das Programm. Die Webanwendung Asana setzt hingegen auf eine klassische Baumstruktur, die sich von links nach rechts immer weiter verästelt. Die Software zeigt in der Voreinstellung Tasklisten anstatt Karten an, bietet jedoch auch die Möglichkeit, in einer Klebezettelansicht zu arbeiten. Auch sie verwendet Drag & Drop; Aufgaben lassen sich per Maus einfach verschieben und gemäß ihren Abhängigkeiten anordnen. Im Unterschied zu Trello, das automatisch auf Deutsch umschaltet, ist Asana nur mit einer englischen Bedienoberfläche verfügbar. (PC-Welt)