Basecamp 3, Zoho Projects, Clocking IT

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

16.06.2016 von Markus Strehlitz und Simon Hülsbömer
Wir stellen sieben Gratis-Tools vor, mit denen sich Projektgruppen über das Web koordinieren und austauschen können.
Damit die Verzweiflung nicht überhand nimmt, helfen unsere Tools im Projektchaos weiter.
Foto: Dean Drobot - www.shutterstock.com

Wenn sich mehrere Personen für ein Projekt zusammenfinden, benötigen sie verschiedene Werkzeuge, um ihre Teamarbeit zu koordinieren. Dazu zählen etwa Tools für Termin- und Zeitplanung, für die Verwaltung der Aufgaben oder das Management der Ressourcen. Spezielle Projektmanagement-Software vereint eine mehr oder weniger große Zahl dieser verschiedenen Werkzeuge in einer Lösung. Auf dem Markt gibt es eine Fülle an solchen Systemen, die häufig webbasiert arbeiten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie breit sie die geforderten Funktionen abdecken. Die Grundfunktion ist jedoch bei allen gleich: Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der die Projektmitglieder zusammenkommen und sich austauschen können.

Die kostenlosen Versionen sind meist sehr limitiert und lassen sich häufig nur für ein Projekt nutzen. Wer also regelmäßig Projektmanagement-Software benötigt, wird nicht vermeiden können, dafür zu zahlen.

Basecamp 3

Das wohl bekannteste Werkzeug für das Projektmanagement ist Basecamp. Mittlerweile in Version 3 vorliegend, stellt es ein reiches Set an Funktionen zur Verfügung und lässt sich recht intuitiv bedienen. Die Online-Lösung legt mit ihren Features den Schwerpunkt auf die Kommunikation innerhalb des Teams. So gibt es bei Basecamp etwa die Möglichkeit, auf einem Message-Board Nachrichten zu hinterlassen oder die von anderen zu kommentieren. Außerdem lassen sich Dateien in vielen verschiedenen Formaten austauschen. Dabei bietet Basecamp auch eine Versionierung. Der Nutzer kann also die verschiedenen Versionen einer Datei nachverfolgen und Gantt-Diagramm-ähnliche Darstellungen erstellen.

Basecamp

Wer Basecamp als Standardwerkzeug für das Projektmanagement einsetzen möchte, kommt nicht umhin, für das webbasierte Tool zu zahlen. Die beiden einfachen Varianten der aktuellen Version 3 - eine für 29 Dollar und eine für 79 Dollar im Monat - bieten jeweils 100 Gigabyte Online-Speicher und unterscheiden sich lediglich im "Clientside"-Feature, das nur in der teureren Variante enthalten ist. Dadurch können interne Kommunikation und Client-Kommunikation getrennt voneinander vollzogen werden.

Darüber hinaus steht noch eine Enterprise-Version zur Verfügung, die 2 Terabyte Speicher bietet, Unterstützung von Service-Level-Agreements zur Wahrung der Verfügbarkeit, einen persönlichen Account Manager seitens Basecamp und eine einstündige Livedemo für alle Nutzer - diese Varinate kostet mindestens 3000 Dollar im Jahr.

Wer sich erst einmal mit Basecamp vertraut machen möchte, kann auch mit der kostenfreien Version arbeiten. Mit ihr lässt sich ein Projekt unterstützen.

Clocking IT

Komplett kostenfrei können Nutzer mit Clocking IT arbeiten. Die Lösung ist ein webbasiertes Open-Source-Tool, das sich vor allem an Software-Entwickler richtet. Um als Plattform für deren Projektarbeit zu dienen, stellt Clocking IT ein gut geordnetes Dashboard bereit. Weitere Projektmanagement-Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung oder Gantt-Grafiken werden unterstützt. Features, die nicht benötigt werden, kann der Anwender deaktivieren, um die Software übersichtlich zu halten.

Clocking IT bietet außerdem recht umfangreiche Collaboration-Möglichkeiten. Dazu zählen etwa ein Wiki, in dem die Projekte dokumentiert werden können, sowie eine Instant-Messaging-Funktion.

Weitere empfehlenswerte Projekt-Management-Tools finden Sie in der folgenden Bildergalerie und auf den nächsten Seiten ...

Microsoft Project
Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Planio
Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche All-in-One-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.
Basecamp
Wenn es um Projektmanagement geht, fällt schnell der Name "Basecamp". Die App bietet einen zentralen Ort für die Organisation und Koordination von Projekten. Projektteams können Notizen und To-Do-Listen erstellen, Dateien und Pläne hochladen sowie Aufgaben zuweisen und verwalten. Zudem kann mit involvierten Kollegen über die Projektfortschritte in Chats kommuniziert werden. Derzeit ist Basecamp in der Version 3 verfügbar.
Clocking IT
Das kostenlose, webbasierende Projektmanagement-Tool "Clocking IT" wendet sich im Wesentlichen an Softwareentwickler, die ihre umfangreichen Projekte effizient verwalten wollen. Dank eines übersichtlichen Dashboards und umfangreicher Collaboration-Features lassen sich der Projektfortschritt sowie die Bearbeitung einzelner Tasks jederzeit überwachen und dokumentieren.
Trello
“Trello” wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt die visuelle Projektmanagement-Lösung laut Hersteller über 12 Millionen registrierte Anwender. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User auf intuitive Art und Weise visuell interagieren kann.
5pm
Das webbasierte "5pm" bietet alle Features, die man von einem Projektmanagement-Tool erwartet und stellt das Thema Zeiterfassung in den Vordergrund. So wartet 5pm unter anderem mit einer übersichtlichen Darstellung der einzelnen Projekte und Tasks, umfangreichen Zeitmanagement-Funktionen sowie einer übersichtlichen Darstellung des jeweiligen Projektfortschritts auf. Darüber hinaus bietet 5pm die Möglichkeit individuelle Projektgruppen zu erstellen, E-Mailintegration sowie umfangreiche Reporting-Funktionen.
Wrike
Bei “Wrike” handelt es sich um eine anspruchsvolle PM-Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen der modular aufgebauten Anwendung gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Software ab.
Klok
Die kostenlose Softwarelösung "Klok" eignet sich weniger für klassisches Projektmanagement im Sinne von Collaboration, sondern vielmehr als Tool zum persönlichen Zeitmanagement. Gerade für Selbständige und Ein-Mann-Unternehmen bietet Klok die Möglichkeit, ihre jeweilige Arbeitszeit optimal auf einzelne Projekte zu splitten und dabei wichtige Termine nicht aus den Augen zu verlieren.
Blue Ant
Von der klassischen Ressourcenplanung über To-Do-Listen, Zeiterfassung und die Portfolio-Steuerung - das umfangreiche Web-Tool "Blue Ant" der proventis GmbH aus Berlin bietet eine umfangreiche Funktionsvielfalt für verschiedenste Projekte. Durch eine Vielzahl von Schnittstellen und Web-Standards lässt sich Blue Ant problemlos in eine bestehende IT-Landschaft integrieren.
TrackingTime
Mit der kostenlosen Cloud-Lösung “TrackingTime” können Selbständige und Teams ihre Projekte und Aufgaben gemeinsam verwalten und sämtliche Arbeitszeiten bequem erfassen. Die Anwendung wartet mit einem modernen Userinterface auf und ist für Web, Desktop und Mobile (iOS und Android) verfügbar. Ein weiterer Pluspunkt sind die detaillierte Reports für Kunden, Projekte und Mitarbeiter, die man im Browser einfach erstellen und als CSV-Datei exportieren kann.
Redbooth
"Redbooth" ist eine ganzheitliche PM-Lösung, die mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung alle zentralen Aspekte der effizienten Zusammenarbeit abdeckt. Was Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.
CoMindWork
"CoMindWork" bietet sowohl die Möglichkeit auf dem Server des Herstellers webbasierend zu arbeiten, als auch die Software im eigenen Netzwerk zu nutzen. Neben klassischen Projektmanagement-Funktionen, wie der Erstellung von Projekten, To-do- und Tasklisten, Filesharing-Optionen und den gängigen Zeitmanagement-Funktionen sowie Web 2.0. Features bietet CoMindWork umfangreiche Möglichkeiten die Software den eigenen Bedürfnissen anzupassen. So lassen sich vom Design bis hin zur Anordnung der Benutzeroberfläche viele Punkte individuell anpassen.
Werkstatt42
Rein webbasiert arbeitend, bietet sich "Werkstatt42" bedingt durch seinen kompakten Funktionsumfang und die moderaten Kosten insbesondere für kleinere Unternehmen und Selbstständige an. Zu den Funktionen zählen unter anderem Taskmanagement, die Möglichkeit zur zentralen Informationssammlung in Whiteboards sowie Filesharing-Optionen.
Zoho Projects
"Zoho Projects" enthält alle notwendigen Applikationen für das Projektmanagement. Dazu zählen unter anderem Aufgabenverwaltung und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme. Die Nutzer können außerdem miteinander chatten, ihre Dokumente austauschen und ein Wiki erstellen.
ActiveCollab
Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf “ActiveCollab” werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen der aus Kanada stammenden Lösung zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams besonders interessant.
Smartsheet
Genau wie die meisten seiner Konkurrenten arbeitet "Smartsheet" webbasierend. Einzelne Projekte werden in so genannten Smartsheets angelegt und die jeweiligen Projektmitarbeiter hinzugefügt. Über das jeweilige Smartsheet sind dann alle zum Projekt gehörigen Informationen, wie die Kommunikation der Projektbeteiligten, Dateianhänge und Shared Documents schnell erreichbar.
PIEmatrix
Die webbasierte Lösung "PIEmatrix" bietet die Möglichkeit, auf Basis bestehender Templates Projekte in allen Projektphasen abzubilden, zu strukturieren und zu managen. Man hat hierbei die Wahl, den Projektablauf auf Basis der integrierten Templates zu strukturieren oder diese den eigenen Bedürfnissen entsprechend zu modifizieren. Einmal erstellte Templates lassen sich dann problemlos abspeichern und als Best-Practices-Schablone für ähnlich gelagerte Projekte verwenden.
Projektron BCS
"Projektron BCS" arbeitet rein webbasiert und verfügt über alle klassischen Projektmangement-Funktionen, wie beispielsweise Taskmanagement, ein Ticketsystem, verschiedenste Auswertungs- und Berichts-Funktionen, eine flexible Rechteverwaltung sowie Zeitmanagement-Funktionen.

Werkstatt42

Werkstatt42

Der Anbieter von Werkstatt42 bezeichnet sein Online-Werkzeug als einfache Projektmanagement-Software. Der Funktionsumfang ist auf die grundlegenden Features beschränkt, die notwendig sind, um Projekte zu koordinieren und Teams die Zusammenarbeit zu erleichtern. So bietet die Lösung Aufgabenverwaltung, Whiteboards, Gruppenkalender und Zeiterfassung. In Foren können Nutzer miteinander kommunizieren und sich über den aktuellen Stand des Projekts informieren. Zudem gibt es die Möglichkeiten, Dateien abzulegen und auszutauschen.

Die Gratis-Version umfasst zwei Projekte und 30 Megabyte Online-Speicher. Die Zahl der Benutzerkonten ist unbegrenzt. Auf Funktionen für Zeiterfassung, Foren und Kalender können aber nur User der kostenpflichtigen Angebote zurückgreifen. Deren Preise erstrecken sich von 32 bis 98 Euro pro Monat.

Comindwork

Comindwork

Ein recht umfangreiches Angebot an Tools bietet Comindwork. Dazu zählen die klassischen Projektmanagement-Werkzeuge wie Todo-Listen, Zeiterfassung oder Milestones. Hinzukommen Möglichkeiten, um Wikis zu erstellen, RSS-Feeds und Document-Sharing. Comindwork lässt sich mit vielen anderen Anwendungen verknüpfen - zum Beispiel mit Microsoft Project, Basecamp, Google Docs, Facebook, Twitter und der webbasierten Kundenmanagement-Lösung Salesforce.

Als besonderes Feature bietet Comindwork dem Anwender die Möglichkeit, die Lösung an seine Bedürfnisse anzupassen. So lässt sich zum Beispiel das Layout der Nutzeroberfläche verändern.

Comindwork ist kostenpflichtig - vom "Starter"-Paket (10 Dollar im Monat, zehn Nutzer, 100 Gigabyte Speicher) über das "Business"-Paket (15 Dollar im Monat, 30 Nutzer, 1 Terabyte Speicher) bis hin zum individuellen "Enterprise"-Paket (Preis verhandelbar, 10+ Terabyte Speicher, 30+Nutzer) ist alles dabei. Wer das Ganze kostenlos testen möchte, kann beim Anbieter einen Demozugang anfordern.

Zoho Projects

Zoho Projects
Foto: Zoho Projects

Zu dem großen Angebot an Büroanwendungen, das Zoho zur Verfügung stellt, zählt auch ein Tool, um Projekte zu verwalten. Zoho Projects enthält alle notwendigen Applikationen für das Projektmanagement. Dazu zählen unter anderem Aufgabenverwaltung und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme.

Die Nutzer können außerdem miteinander chatten, ihre Dokumente austauschen und ein Wiki erstellen. Mit der Lösung lässt sich recht einfach arbeiten, ein kostenloser Account ist sehr schnell erstellt. Die Lösung bietet den Vorteil, dass sie sich mit den anderen Software-Werkzeugen von Zoho wie zum Beispiel die Online-Textverarbeitung integrieren lässt. Zoho Projects können überdies auch mit den Google Apps verknüpft werden. Zudem lassen sich Projekte aus Basecamp importieren.

Die Gratis-Version kann für ein Projekt genutzt werden, die Zahl der User ist nicht limitiert. Funktionen zur Zeiterfassung sind den Anwendern der kostenpflichtigen Angebote vorbehalten. Für die erschwinglichste Variante "Express" werden 25 Dollar im Monat fällig - wer gleich ein Jahresabo abschließt, kommt hier mit 249 Dollar noch etwas günstiger weg. Profi-Features wie Dropbox- oder GitHub-Integration sind den teureren Versionen "Premium" und "Enterprise" vorbehalten, die ab 50 respektive 80 Dollar im Monat (500/800 Dollar im Jahr) zu haben sind. Ein vollständiger Vergleich der Features der einzelnen Varianten findet sich auf der Zoho-Website.

Staction

Staction

Eher für einfache Anwendungen eignet sich Staction. Die Online-Lösung bietet lediglich eine Plattform, auf der Teammitglieder unkompliziert miteinander kommunizieren können. Die klassischen Projektmanagement-Funktionen zählen nicht zum Angebot. Staction funktioniert wie eine Blogging-Software und lässt sich entsprechend intuitiv nutzen. Sobald ein Anwender einen Account angelegt hat, kann er Projekte erstellen und andere Personen dazu einladen. Mithilfe eines RSS-Feeds werden alle Mitglieder auf dem Laufenden gehalten.

Die freie Version erlaubt bis zu drei Nutzer und maximal zehn Projekte. Das einfachste kostenpflichtige Angebot ist für sieben US-Dollar pro Monat verfügbar. Wer bereit ist, für Staction zu zahlen, kann SSL-Verschlüsselung nutzen und mit einer Staction-App auf dem iPhone arbeiten.

5pm

Ebenfalls webbasiert lässt sich 5pm nutzen. Das Tool bietet alle wichtigen Funktionen, die zum Koordinieren von Projekten notwendig sind. Positiv ist die übersichtliche Darstellung von Zeitplänen, Projekten und Aufgaben. Anwender können über die Software Einladungen per E-Mail verschicken. Umgekehrt lassen sich E-Mails integrieren, um in 5pm Aufgaben zu starten und Dateien hinzuzufügen. Besonders umfangreiche Features stellt 5pm sowohl für die Zeiterfassung als das Erstellen von Reports bereit. Die Reports können in Anwendungen wie Excel importiert werden.

Die Preise für die verschiedenen 5pm-Angebote bewegen sich zwischen 24 und 199 Dollar pro Monat. Eine kostenlose 14-Tage-Testversion ist verfügbar.