Excel ist aktuell die beliebteste und mächtigste Tabellenkalkulation mit einem schier unerschöpflichen Vorrat an Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten. Mit Addins können Sie die Funktionen noch mehr erweitern. Mit bereits fertigen Excel-Tabellen können Sie einiges an Arbeit sparen, indem Sie diese an Ihre Bedürfnisse anpassen und die Grundstruktur übernehmen.
Excel-Jahresplaner 2012, 2013 und 2014
Foto: gruendungszuschuss.de
Mit der kostenlosen Tabelle von der der Seite http://www.gruendungszuschuss.de/index.php?id=311 können Sie Termine über Jahre hinweg zur Planung eintragen. Die Tabelle soll keinen Outlook-Terminkalender ersetzen, sondern bei der langfristigen Jahresplanung helfen. Vor allem zum Planen und Visualisieren von Jahreszielen, Urlauben und sonstigen Reisen, Messen oder langjährigen Projekten ist die kostenlose Tabelle eine wertvolle Hilfe. Vergleichen lässt sich die Tabelle mit großen Kalendern, die Sie an die Wand hängen, allerdings nimmt die Tabelle weniger Platz weg, ist übersichtlicher und bietet weitaus mehr Möglichkeiten. Sobald Sie die Tabelle öffnen, sehen Sie das komplette Jahr einer Bildschirmseite, die Sie auch entsprechend ausdrucken können. Bundeseinheitliche Feiertage sowie die Wochenenden sind farblich hervorgehoben. Verschiedene Termine lassen sich farblich hervorheben, das gilt auch für Deadlines in Projekten. Im Kalender sind auch die Arbeitstage der einzelnen Monate aufgeführt. Reicht der Zellenplatz nicht aus, können Sie für jede Zelle über das Kontextmenü einen Kommentar mit einem längeren Text hinterlegen. Die Tabelle lässt sich erweitern, um zum Beispiel auch Termine für ganze Abteilungen oder kleine Unternehmen zu planen. Die Tabelle funktioniert in allen aktuellen Tabellenkalkulationen, und auch in kompatiblen Programmen wie OpenOffice.
Excel online nutzen – Office Web Apps
Mit Office Web Apps stehen Anwendern kostenlos die wichtigsten Office 2010-Programme online zur Verfügung. Dateien lassen sich im Internet auf SkyDrive oder auf der lokalen Festplatte speichern. Eine lokale Installation von Anwendungen oder Webbrowserfunktionen ist nicht notwendig. Unternehmen, die Office 2010 Professional Plus oder Standard lizenzieren, dürfen Office Web Apps außerdem auf SharePoint Server 2010 installieren und auf dieser Weise im Unternehmen zur Verfügung stellen. Mit den Onlineversionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote lässt sich nahezu genauso arbeiten wie mit den Offlineversionen der Produkte, nur mit deutlich eingeschränkter Funktionalität.
Bei den Office Web Apps (http://office.live.com) handelt es sich um Onlineversionen von Word, PowerPoint, Excel und OneNote aus der neuen Version Office 2010. Natürlich sind die Anwendungen von der Bedienung im Vergleich zu lokal installierten Office-Versionen eingeschränkt. Die meisten Anwender werden aber sicherlich mit dem Funktionsumfang zufrieden sein, da nicht alle Anwender wirklich alle Funktionen der Office-Programme ausnutzen. Da die Verwendung kostenlos ist und nur eine Windows Live-ID erfordert, kann jeder von überall auf der Welt Office-Dokumente lesen, bearbeiten oder erstellen.
Die Onlineversionen können zum Beispiel keine komplexen Dokumente mit Inhaltsverzeichnissen oder Fußnoten bearbeiten oder anzeigen. Öffnen Anwender ein Dokument, das Funktionen enthält, die Office Web Apps nicht beherrschen, erhalten diese eine entsprechende Fehlermeldung.
Andere Formatierungen funktionieren natürlich, das gilt auch für die AutoKorrektur, die Rechtschreibprüfung oder die Schrift- und Absatzformatierung. Auch Tabellen oder Bilder lassen sich einfügen. Normale Anwender können mit den Anwendungen daher einfach Dokumente bearbeiten und diese auch in lokal installierten Vollversionen der Office-Produkte weiterbearbeiten. Die Dokumente, die Sie online erstellen, sind vollständig kompatibel mit den Offlineprodukten von Office 2010.
Innerhalb der Anwendungen in Office Web Apps können Sie auch die rechte Maustaste und das Kontextmenü nutzen. Selbst die Zwischenablage steht zur Verfügung und Sie können Texte vom lokalen Rechner in Onlinedokumente einfügen.
Mit Office Web Apps arbeiten
Foto: Microsoft
Die erstellten Dokumente können Anwender daher auch mit herkömmlichen Word-Editionen weiterbearbeiten und lokal oder im Internet speichern.
Bei der Speicherung im Internet verwenden die Office Web Apps SkyDrive in Windows Live. Diese Onlinefestplatte steht Anwendern ebenfalls kostenlos zur Verfügung und bietet bis zu 25 GB Speicherplatz.
Außerdem lassen sich Daten von dieser Festplatte bequem für andere freigeben. Dazu steht in Windows Live die Freigabefunktion zur Verfügung, mit der auch ungeübte Anwender arbeiten können. Office Web Apps lassen sich daher auch im Team einsetzen, da mehrere Anwender das gleiche Dokument bearbeiten können. Herkömmliche Office-Dokumente lassen sich ebenfalls zu SkyDrive hochladen und anschließend mit Office Web Apps bearbeiten oder anzeigen.
Anwender können also durchaus mit einem Mischbetrieb lokal mit Office 2010 und mobil mit Office Web Apps arbeiten, und dies vollkommen kompatibel. Neben dem Betrieb im Browser lassen sich Dokumente auch auf Smartphones lesen und teilweise bearbeiten. Der Vorteil dieser Möglichkeit ist, dass die Office Web Apps nicht nur in Webbrowsern zur Verfügung stehen, sondern auch mobil, wenn kein PC zur Hand ist. Dabei unterstützen Office Web Apps neben Windows Mobile ab Version 5 auch iPhones mit Safari, BlackBerry-Geräte und Symbian S60.
Auch Opera und Mozilla Firefox gehören zu den unterstützten Webbrowsern. Allerdings lassen sich auf mobilen Geräten Dokumente nur lesen, nicht bearbeiten. Wer Dokumente auch mobil bearbeiten will, benötigt Office Mobile 2010 und Windows Mobile 6.5. In Windows Phone 7 ist eine hundertprozentige Kompatibilität mit Office Web Apps integriert. In normalen Browsern lassen sich die Dokumente natürlich auch bearbeiten. Die Lese-Einschränkung gilt nur für Mobilgeräte.
Die Arbeit mit Office Web Apps ist denkbar einfach. Sie rufen die Web App-Internetseite auf (http://office.live.com), melden sich mit Ihrer Windows Live ID an und klicken auf Word, Excel, PowerPoint oder OneNote, um ein Dokument zu erstellen.
Anschließend geben Sie dem Dokument einen Namen und klicken auf Speichern. Im Browser sehen Sie dann das Bearbeitungsfenster des Dokuments und können wie bei einem lokal installierten Programm arbeiten. Die Oberfläche ist identisch mit einer lokal installierten Version von Office 2010. Das Dokument liegt automatisch in SkyDrive und lässt sich jederzeit und unkompliziert wieder öffnen.
Haben Sie eine Tabelle bearbeitet, können Sie es auch direkt in einem lokal installierten Excel öffnen und weiterbearbeiten. Das funktioniert natürlich auch für Word, PowerPoint und OneNote.
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Über die Funktion Freigeben können Sie Dokumente, die Sie in SkyDrive gespeichert haben, auch anderen Anwendern freigeben. Dazu können Sie entweder alle Freunde, einige Freunde oder einfach jeden dazu berechtigen, das Dokument zu öffnen. Hier ist natürlich Vorsicht angezeigt, da durch diese Funktion ein Dokument schnell für alle Anwender im Internet veröffentlicht wird.
Office Web Apps lassen sich auf vielfältige Weise nutzen. Über eine Anmeldung an Windows Live stehen die Anwendungen kostenlos zur Verfügung, sind aber auf 25 GB Speicherplatz und einer maximalen Dokumentgröße von 50 MB begrenzt.
Unterstützte Browser sind Internet Explorer ab Version 7, Firefox ab Version 3.5, Google Chrome ab Version 3, Safari ab Version 4. Die Browser müssen dazu nicht unter Windows installiert sein, auch Mac und Linux gehören zu den unterstützten Betriebssystemen. Sie benötigen keinerlei Zusatzanwendungen auf dem Rechner, der komplette Betrieb läuft über den Browser. Installieren Unternehmen Office Web Apps selbst auf SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010, lassen sich die Größen der Dateien und des Speicherplatzes lokal im Unternehmen festlegen, das gilt auch bei dem Cloud-Dienst SharePoint Online. Auch hierüber erhalten Anwender Zugriff auf Office Web Apps.
Formeleditor2.XLA – Formeln besser bearbeiten
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Vor allem wer viel mit Formeln arbeiten muss, hat mit den internen Möglichkeiten von Excel oft Übersichtsprobleme. Mit der Freeware Formeleditor2.XLA (http://www.pcwelt.de/downloads/Formeleditor2-XLA-563751.html) lassen sich Formeln wesentlich effizienter erstellen und verwalten. Das Excel-Add-in stellt einen neuen Eintrag Formel bearbeiten im Kontextmenü zur Verfügung.
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Über diesen öffnen Sie ein eigenes Fenster zur Bearbeitung der Formel. Sie können im Fenster die Schriftgröße steuern, Copy&Paste nutzen und auch Zeilenumbrüche definieren.
Excel 2010 Add-in: Calendar Analytics Tool und PowerPivot
Mit dem kostenlosen Microsoft-Addin für Excel können Sie Excel mit einem Exchange-Kalender verbinden und Ihre Termine analysieren. Auf diese Weise erfahren Sie zum Beispiel wie viel Zeit Sie in Besprechungen verbringen oder ansonsten Ihre Zeit „verbrauchen“. Sie benötigen für das Add-In Excel 2010 und PowerPivot. Microsoft PowerPivot können Sie kostenlos bei Microsoft herunterladen (http://www.powerpivot.com). Das eigentliche Add-In finden Sie im Microsoft Download-Center (http://blogs.myfirstsharepoint.de/archive/2011/05/25/excel-2010-add-in-the-calendar-analytics-tool.aspx). Nach der Installation von PowerPivot finden Sie in Excel eine neue Registerkarte mit der Bezeichnung PowerPivot. Das Add-In Calendar Analytics Tool erstellt nach der Installation auf dem Desktop eine Beispieltabelle. In dieser finden Sie verschiedene Beispieldaten und Anleitungen, um den eigenen Kalender auszuwerten. Das Tool ist bereits kompatibel zu Office 365, es ist also kein eigener Exchange-Server für den Einsatz notwendig. Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, also Start- und Enddatum der Analyse, können Sie auf der Registerkarte PowerPivot in Excel über Alle Aktualisieren die aktuellen Daten einlesen. Um die Daten zu analysieren, wählen Sie im neuen Fenster die Registerkarte Daten und ebenfalls Alle aktualisieren aus.
Excel Währungsrechner
Mit dem kostenlosen AddIn Währungsrechner von der Seite http://www.addin-express.de/add-ins/excel-waehrungsrechner/ rechnen Sie die wichtigsten Währungen mit tagesaktuellen Kursen der Europäischen Zentralbank um. Der Download umfasst auch eine vollständige Dokumentation. Alle Kurse werden täglich aktualisiert. Das Add-In unterstützt dabei folgende Währungen:
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SD – US Dollar
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EUR – Euro
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JPY – Japanische Yen
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BGN – Bulgarische Lew
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CZK – Tschechische Kronen
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DKK – Dänische Krone
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EEK – Estnische Krone
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GBP – Britisches Pfund
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HUF – Ungarischer Forint
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LTL – Litauische Litas
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LVL – Lettische Lats
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PLN – Polnische Zloty
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RON – Rumänische Leu
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SEK – Schwedische Krone
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CHF – Schweizer Franken
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NOK – Norwegische Krone
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HRK – Kroatische Kuna
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RUB – Russischer Rubel
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TRY – Türkische Lira
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AUD – Australische Dollar
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BRL – Brasilianischer Real
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CAD – Kanadischer Dollar
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CNY - Chinesische Yuan Renminbi
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HKD - Hong Kong Dollar
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IDR – Indonesische Rupiah
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INR – Indische Rupie
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KRW – Südkoreanische Won
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MXN – Mexikanische Peso
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MYR – Malaysische Ringgit
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NZD – Neuseeländische Dollar
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PHP – Philippinische Peso
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SGD – Singapur Dollar
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THB – Thailändischer Baht
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ZAR – Südafrikanische Rand
Sie verwenden den Umrechner am besten als Formel mit der Syntax:
=WR(<Summe die umgerechnet werden soll>; "<Ausgangswährung>“; "<Zielwährung>")
Wollen Sie zum Beispiel 1.000 Euro in Dollar umrechnen , verwenden Sie:
=WR(1000,00; "EUR"; "USD")
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Sie können die Formel auch mit dem Assistenten in Excel einfügen. Sie finden die Erweiterung bei Finanzmathematik mit der Bezeichnung WR. Mit der Funktion WRDate() lassen Sie das Datum der Wechselkurse anzeigen. Das Tool rechnet automatisch Tabellen mit den aktuellen Tageskursen um. Das heißt, Sie können auch existierende Tabellen aktualisieren.
Daten des Task-Mangers in Excel einlesen – TaskManager.xls
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Zur Fehlersuche und Analyse reicht es nicht immer aus, die Daten im Task-Manager oder Zusatztools einzulesen. Hier stellt die Excel-Tabelle Taskmanager.xls von der Seite http://blog.didierstevens.com eine wertvolle Hilfe dar. Starten Sie die Tabelle in Excel, können Sie einfach die aktuellen Prozesse und deren Daten aus dem Task-Manager in Excel einlesen.
SharePoint 2010 und Excel - Workflows überwachen und Berichte erstellen
Sie können den Status von verschiedenen Workflows direkt im Browser überwachen. Auf diese Weise lässt sich erkennen, welche Workflows aktuell in einer bestimmten Bibliothek oder Liste aktiv sind:
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Navigieren Sie zu der Liste oder Dokumentbibliothek mit dem Workflow, dessen Status Sie überprüfen wollen.
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Suchen Sie nach dem Element, für das Sie den Status überprüfen wollen.
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Die Workflowstatusspalte hat als Bezeichnung den Namen des Workflows. Klicken Sie auf den Link mit dem Status, um mehr Informationen zu erhalten.
Eine weitere Möglichkeit der Überwachung sind Workflowberichte. Sie können sich eine Liste aller verfügbaren Workflows für die Websitesammlung anzeigen, eine Zusammenfassung deren Verwendung, wie oft diese Workflows jeweils zugeordnet wurden und wie viele Instanzen ausgeführt werden:
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Wechseln Sie zur Website auf oberster Ebene der Websitesammlung.
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Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.
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Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Bereich Websiteverwaltung auf Workflows.
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SharePoint Server 2010 bietet zwei vordefinierte Microsoft Excel-Berichte, die eine Analyse des Workflowverlaufs für jede Workflowinstanz ermöglichen. Der Aktivitätsdauerbericht zeigt, wie lange die Ausführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow und wie lange die Ausführung aller Aufgaben in dem Workflow dauert. Der Abbruch- und Fehlerbericht zeigt, welche Workflows abgebrochen wurden oder bei welchen Workflows Fehler aufgetreten sind. SharePoint stellt diese Berichte als Excel-Tabellen zur Verfügung:
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Navigieren Sie zu der Liste oder Dokumentbibliothek, die den Workflow enthält, für den Sie Berichte anzeigen wollen.
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Zeigen Sie auf ein in den Workflow eingebundene Element, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und dann auf Workflows.
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Klicken Sie auf der Seite Workflows im Bereich Workflows ausführen auf den Namen des Workflows. Befindet sich in diesem Bereich kein Workflow, ist aktuell auch keiner aktiv.
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Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.
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Auf der nächsten Seite können Sie den Bericht erstellen lassen.
Windows Azure Marketplace DataMarket Add-in for Excel
Microsoft bietet über seinen Cloud-Dienst Windows Azure auch einen Datenmarkt an, mit dem Unternehmen öffentlich zugängliche Daten wie Marktwachstum, Beschäftigungsquote, Bruttoinlandsprodukt mit eigenen Unternehmensdaten verknüpfen können. Auf diese Weise lassen sich auch Verkaufszahlen in Relation setzen, oder Daten mit Geoinformationen wie der aktuellen Wetterlage. Über den Microsoft Azure DataMarket (https://datamarket.azure.com/) lassen sich solche Informationen einkaufen und mit einem speziellen Excel-Addin auslesen. DataMarket ist ein offenes Verzeichnis, in dem sich Daten-Anbieter anmelden und Daten-Nutzer diese Daten abrufen können, entweder kostenpflichtig oder kostenlos. Für den Zugriff auf DataMarket stellt Microsoft ein kostenloses Add-In für Excel (http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=26efa34d-dee6-4377-a13f-53b2ddb34efb) zur Verfügung.
SharePoint 2010 - Listen aus Excel-Tabellen importieren
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Sie haben in SharePoint auch die Möglichkeit, Listen zu erstellen, die Ihre Daten und Konfiguration aus einer Excel-Tabelle übernehmen. Das heißt, Anwender können mit entsprechenden Rechten Daten sehr leicht aus Excel in SharePoint importieren und damit anderen Anwendern zur Verfügung stellen. Achten Sie darauf, dass die Spalten in Excel nicht nur Daten enthalten, sondern auch einen Spaltennamen. Außerdem darf die Tabelle nicht in Excel geöffnet sein. Auf dem Rechner, auf dem Sie eine Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste importieren, muss außerdem Excel installiert sein. Während des Importvorgangs öffnet sich Excel, und Sie müssen die Spalten und Zeilen für den Import auswählen:
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Anschließend öffnen Sie die Website, in der Sie die Excel-Tabelle als Liste importieren wollen, und klicken auf Websiteaktionen/Weitere Optionen.
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Wählen Sie Liste als Typ aus und dann die Option Kalkulationstabelle importieren.
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Klicken Sie im rechten Bereich auf Erstellen.
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Auf der neuen Seite geben Sie einen Namen für die neue Liste sowie eine Beschreibung ein.
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Zusätzlich wählen Sie die zu importierende Excel-Tabelle aus.
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Klicken Sie anschließend auf Importieren.
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Nach kurzer Zeit öffnet sich Excel und zeigt die Tabelle an.
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In diesem Fenster wählen Sie aus, ob Sie einen bestimmten Bereich der Tabelle, bestimmte Zellen oder einen benannten Bereich importieren möchten.
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Wählen Sie einen Zellenbereich aus, ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen um die Zellen, die Sie importieren wollen. Dazu klicken Sie in das Feld Bereich auswählen.
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Haben Sie den Rahmen gezogen, klicken Sie auf Importieren.
Foto: Microsoft
Anschließend importiert SharePoint die Liste und zeigt die Daten an. Sie können natürlich, wie bei jeder anderen Liste auch, alle Einstellungen der Liste ändern. Auch Berechtigungen, Spaltennamen, Metadaten und weitere Einstellungen lassen sich anpassen. (wh)