Der Filterhersteller Brita hat seine unternehmensweite Desktop-Umgebung komplett neu gestaltet. Das IT-Team verrät, welche Erkenntnisse es aus dem Projekt gezogen hat.
Frank Nittka, CIO des Wasserfilter-Herstellers Brita, und Dirk Fischer, Director International IT Infrastructure. Foto: Brita
Die Citrix-Farm modernisiert und Citrix XenApp 6.0 eingeführt; die Office-Anwendung von der Version 2002 auf das aktuelle Release 2010 migriert; die Tools "Environment Manager" und "Application Manager" von Appsense eingeführt - und das alles in fünf Monaten. Wie führt man ein solches Projekt zum Erfolg? Frank Nittka, CIO des Wasserfilter-Herstellers Brita, und Dirk Fischer, Director International IT Infrastructure des Unternehmens, nennen die Stolpersteine und lüften ein paar Erfolgsgeheimnisse.
Desktop-Umgebung 2.0 bei Brita
So gelingt das Redesign Der Filterhersteller Brita hat seine unternehmensweite Desktop-Umgebung komplett neu gestaltet. Das IT-Team verrät, welche Erkenntnisse es aus dem Projekt gezogen hat. Im Bild: Frank Nittka (links), CIO des Wasserfilter-Herstellers Brita, und Dirk Fischer, Director International IT Infrastructure.
1. Neuer Wein in neuen Schläuchen Neue Applikationen ohne eine neue Infrastruktur hätten keinen Sinn ergeben. Selbst wenn es gelungen wäre, alle Anwendungen gleichzeitig auf einen neuen Stand zu bringen, so hätten sie doch nicht zur alten Citrix-Farm gepasst. Also hieß es, entweder die veralteten Anwendungen weiterfahren oder Nägel mit Köpfen machen.
2. Regeln statt Ausnahmen Eine umfassende Modernisierung ist auf mittlere Sicht weniger aufwendig als ständige Ausnahmeregelungen hinsichtlich dezentraler Intelligenz. Ein einheitliches System spart Aufwand und damit Kosten, ist ökologischer, weil man nicht so viele PCs braucht, und verringert den administrativen Aufwand.
3. Zukunftssicherheit schaffen! Thin Clients und eine virtualisierte Umgebung sind nun einmal die Infrastruktur der Zukunft, so Nittka und Fischer - und das aus drei Gründen: Zum einen lässt sich der administrative Aufwand für den Support der Geräte verringern; zum anderen steigt die Datensicherheit, indem die Daten je nach Anforderung im Rechenzentrum verbleiben; drittens ist es möglich, von verschiedenen Orten und Endgeräten auf die Umgebung zuzugreifen.
4. Performance ist essenziell Vor allem kürzere Anmeldezeiten tragen maßgeblich zur Zufriedenheit der Anwender bei. Wer 90 Sekunden bei der Anmeldung auf seine Arbeitsumgebung warten muss, wird ungeduldig. Mit Appsense gelang es dem Team, die Zeit zwischen dem ersten Klick und dem Zugriff auf die Applikationen zu halbieren - auf durchschnittlich 45 Sekunden. Wenn sich allein in der Brita GmbH täglich 400 User auf dem System einloggen, werden auf diese Weise mehr als 1000 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart. Das ist ein messbarer Wertbeitrag.
5. Das Upgrade ist erst der Anfang Es ist nicht damit getan, eine neue Office-Version einzuführen. Das Upgrade ist eigentlich sogar die leichteste Übung. Für die neue Umgebung hat das IT-Team 27 Anwendungen getestet und auf den aktuellen Stand gebracht; das darf man sicher nicht unterschätzen. Aber viel schwieriger ist es, die ganzen Anwendungen nachzuziehen, die mit Office interagieren, aber nicht von Microsoft stammen.
6. Standard, wo immer es geht Es lohnt sich, von Anfang an auf Standardisierung zu achten. Aufgrund der restriktiven IT-Governance bestand die Softwarelandschaft bei Brita hauptsächlich aus Microsoft und SAP - im ERP- wie im CRM-Bereich. "Wenn jemand zu uns mit einer Anforderung kommt, dann prüfen wir erst einmal, ob das nicht auch in SAP geht", sagt CIO Nittka, "aber wenn nicht, dann widerstehen wir der Versuchung, das System zu modifizieren."
7. Testen, Testen, Testen! Es klingt trivial, ist es aber nicht: Vor allem die Nicht-Microsoft-Anwendungen müssen sorgfältig auf die reibungslose Zusammenarbeit in der neuen Umgebung geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Ansonsten erlebt man im Betrieb leicht sein blaues Wunder.
8. Spezielles bleibt speziell Es gibt immer Anwendungen, die nicht in die Landschaft passen. Brita beispielsweise nutzt etwa zehn wichtige Applikationen, die nicht Citrix-kompatibel sind. Dazu gehören die Zoll- und Außenhandels-Applikationen mit teilweise speziellen Anforderungen an Kartenlesegeräte. Der Nutzerkreis dieser Anwendungen ist im Vergleich zu den sonstigen Anwendungen eher klein. Diese Anwendungen müssen aber auf anderen Wegen (VDI oder PC) zur Verfügung gestellt werden.
9. Fachbereiche testen ihre selbsterstellten Daten Und dann gibt es noch die Daten, meist in Excel oder Access erstellt, die von den Fachbereichen selbst gepflegt werden und über die die IT in der Regel gar keinen vollständigen Überblick hat. Trotzdem muss sie sich um deren Kompatibilität mit der Infrastruktur kümmern. Wie Infrastruktur-Manager Fischer erläutert, bietet Microsoft ein Tool an, mit dem sich feststellen lässt, ob eine Datei softwarekompatibel ist oder nicht (Office Migration Planning Manager für Office 2010, kurz OMPM).
10. Ran ans Großreinemachen Ein Update lässt sich auch für den Frühjahrsputz nutzen. Dabei hilft das besagte Tool, indem es verzeichnet, wann eine Datei zuletzt bearbeitet beziehungsweise überhaupt aufgerufen wurde. "Die Fachbereiche pflegen ihre Dateien ja mit unterschiedlicher Sorgfalt", so Dirk Fischer: "Manche haben sie seit Jahren nicht mehr upgedatet.
11. Sicherheitspuffer einbauen Wie in jedem IT-Projekt empfiehlt es sich, zeitliche und finanzielle Puffer einzubauen. Schließlich findet kein IT-Projekt im stillen Kämmerlein statt. Die Fachbereiche sind ja auch eingebunden. Wenn man gleichzeitig Citrix und Microsoft Office modernisiert, geschieht unter Garantie etwas Unvorhergesehenes, sagt Fischer.
12. Training ist essenziell Fundierte Einweisungen und Schulungen für Anwender und IT-Administratoren sind keine Nebensache. Die Unterschiede zwischen dem alten und dem neuen System seien erheblich, beteuert Fischer. Da könne man die Leute nicht einfach losschicken und machen lassen. Die Brita-IT hat drei unterschiedliche Trainingsprogramme angeboten. Die Power-Anwender, die als Multiplikatoren.
13. Erfolgsfaktor Kommunikation Jeder muss verstehen, wie weitreichend die Umstellung für die Organisation ist. Deshalb hat die Brita-IT von Anfang an den Bereich Unternehmenskommunikation direkt eingebunden sowie eine rollenbasierende Kommunikationsstrategie ausgearbeitet - und konsequent umgesetzt.
1. Neuer Wein in neuen Schläuchen
Neue Applikationen ohne eine neue Infrastruktur hätten keinen Sinn ergeben. Selbst wenn es gelungen wäre, alle Anwendungen gleichzeitig auf einen neuen Stand zu bringen, so hätten sie doch nicht zur alten Citrix-Farm gepasst. Also hieß es, entweder die veralteten Anwendungen weiterfahren oder Nägel mit Köpfen machen.
2. Regeln statt Ausnahmen
Eine umfassende Modernisierung ist auf mittlere Sicht weniger aufwendig als ständige Ausnahmeregelungen hinsichtlich dezentraler Intelligenz. Ein einheitliches System spart Aufwand und damit Kosten, ist ökologischer, weil man nicht so viele PCs braucht, und verringert den administrativen Aufwand.
3. Zukunftssicherheit schaffen!
Thin Clients und eine virtualisierte Umgebung sind nun einmal die Infrastruktur der Zukunft, so Nittka und Fischer - und das aus drei Gründen: Zum einen lässt sich der administrative Aufwand für den Support der Geräte verringern; zum anderen steigt die Datensicherheit, indem die Daten je nach Anforderung im Rechenzentrum verbleiben; drittens ist es möglich, von verschiedenen Orten und Endgeräten auf die Umgebung zuzugreifen.
4. Performance ist essenziell
Vor allem kürzere Anmeldezeiten tragen maßgeblich zur Zufriedenheit der Anwender bei. Wer 90 Sekunden bei der Anmeldung auf seine Arbeitsumgebung warten muss, wird ungeduldig. Mit Appsense gelang es dem Team, die Zeit zwischen dem ersten Klick und dem Zugriff auf die Applikationen zu halbieren - auf durchschnittlich 45 Sekunden. Wenn sich allein in der Brita GmbH täglich 400 User auf dem System einloggen, werden auf diese Weise mehr als 1000 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart. Das ist ein messbarer Wertbeitrag.
5. Das Upgrade ist erst der Anfang
Es ist nicht damit getan, eine neue Office-Version einzuführen. Das Upgrade ist eigentlich sogar die leichteste Übung. Für die neue Umgebung hat das IT-Team 27 Anwendungen getestet und auf den aktuellen Stand gebracht; das darf man sicher nicht unterschätzen. Aber viel schwieriger ist es, die ganzen Anwendungen nachzuziehen, die mit Office interagieren, aber nicht von Microsoft stammen.
Tipps zur Desktop-Umgebung
6. Standard, wo immer es geht
Es lohnt sich, von Anfang an auf Standardisierung zu achten. Aufgrund der restriktiven IT-Governance bestand die Softwarelandschaft bei Brita hauptsächlich aus Microsoft und SAP - im ERP- wie im CRM-Bereich. "Wenn jemand zu uns mit einer Anforderung kommt, dann prüfen wir erst einmal, ob das nicht auch in SAP geht", sagt CIO Nittka, "aber wenn nicht, dann widerstehen wir der Versuchung, das System zu modifizieren."
7. Testen, Testen, Testen!
Es klingt trivial, ist es aber nicht: Vor allem die Nicht-Microsoft-Anwendungen müssen sorgfältig auf die reibungslose Zusammenarbeit in der neuen Umgebung geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Ansonsten erlebt man im Betrieb leicht sein blaues Wunder.
8. Spezielles bleibt speziell
Es gibt immer Anwendungen, die nicht in die Landschaft passen. Brita beispielsweise nutzt etwa zehn wichtige Applikationen, die nicht Citrix-kompatibel sind. Dazu gehören die Zoll- und Außenhandels-Applikationen mit teilweise speziellen Anforderungen an Kartenlesegeräte. Der Nutzerkreis dieser Anwendungen ist im Vergleich zu den sonstigen Anwendungen eher klein. Diese Anwendungen müssen aber auf anderen Wegen (VDI oder PC) zur Verfügung gestellt werden.
9. Fachbereiche testen ihre selbsterstellten Daten
Und dann gibt es noch die Daten, meist in Excel oder Access erstellt, die von den Fachbereichen selbst gepflegt werden und über die die IT in der Regel gar keinen vollständigen Überblick hat. Trotzdem muss sie sich um deren Kompatibilität mit der Infrastruktur kümmern. Wie Infrastruktur-Manager Fischer erläutert, bietet Microsoft ein Tool an, mit dem sich feststellen lässt, ob eine Datei softwarekompatibel ist oder nicht (Office Migration Planning Manager für Office 2010, kurz OMPM): "Damit können wir Listen erstellen, die alle Dateien nach dem Ampelsystem bewerten. Diese Listen geben wir an die Fachbereiche, damit sie sich um ihre kritischen Dateien kümmern können."
10. Ran ans Großreinemachen
Ein Update lässt sich auch für den Frühjahrsputz nutzen. Dabei hilft das besagte Tool, indem es verzeichnet, wann eine Datei zuletzt bearbeitet beziehungsweise überhaupt aufgerufen wurde. "Die Fachbereiche pflegen ihre Dateien ja mit unterschiedlicher Sorgfalt", so Dirk Fischer: "Manche haben sie seit Jahren nicht mehr upgedatet." Sollte eine Datei jahrelang nicht genutzt worden sein, könne man sie bei der Migration eventuell vernachlässigen: "Oft ist ja der Urheber gar nicht mehr im Haus - oder weiß selbst nicht mehr, was er damit eigentlich wollte."
11. Sicherheitspuffer einbauen
Wie in jedem IT-Projekt empfiehlt es sich, zeitliche und finanzielle Puffer einzubauen. Schließlich findet kein IT-Projekt im stillen Kämmerlein statt. Die Fachbereiche sind ja auch eingebunden. Wenn man gleichzeitig Citrix und Microsoft Office modernisiert, geschieht unter Garantie etwas Unvorhergesehenes, sagt Fischer.
12. Training ist essenziell
Fundierte Einweisungen und Schulungen für Anwender und IT-Administratoren sind keine Nebensache. Die Unterschiede zwischen dem alten und dem neuen System seien erheblich, beteuert Fischer. Da könne man die Leute nicht einfach losschicken und machen lassen. Die Brita-IT hat drei unterschiedliche Trainingsprogramme angeboten.
Die Power-Anwender, die als Multiplikatoren fungieren sollten, wurden zweimal sechs Stunden geschult. Routinierte Anwender, die zu Hause schon Microsoft Office 2010 nutzen, kommen mit insgesamt vier Stunden aus. Die "Standard-User", für die das neue Release noch unbekannt ist, machen vertiefende Übungen und sind deshalb sechs Stunden mit der Einführung beschäftigt. Jeder Anwender durfte selbst bestimmen, wo er sich einordnete und welches Training er buchte.
13. Erfolgsfaktor Kommunikation
Jeder muss verstehen, wie weitreichend die Umstellung für die Organisation ist. Deshalb hat die Brita-IT von Anfang an den Bereich Unternehmenskommunikation direkt eingebunden sowie eine rollenbasierende Kommunikationsstrategie ausgearbeitet - und konsequent umgesetzt.
12 Tipps für den CIO
Gartner-Tipps für Social Media Die Kunst aber ist es, a) diese Kultur der Kommunikation zu fördern und b) die in ihr entstehenden Informationen herauszufiltern und in bestehende Business-Intelligence-Systeme zu integrieren. Zwölf Schritte gilt es laut Gartner für den CIO zu befolgen.
Aufmerksam schärfen: IT und Business müssen sich bewusst werden, dass in den Informationen aus Sozialen Netzwerken ein Wert für das Business steckt. Das Sammeln und Interpretieren dieser Erkenntnisse - Social Analytics - muss darauf ausgerichtet sein, nach ihnen zu handeln.
Know-How ausbilden: Ist das Wissen einmal da, sollte der CIO Entwicklungs-Pläne für wichtige Rollen in der Social-Media-Strategie gestalten.
Verständnis wecken: Der CIO muss dem Business vermitteln, wie wichtig und hilfreich es ist, Menschen aus verschiedenen Abteilungen zu vernetzen und sie an Probleme zu setzen.
Vorleben: Der CIO muss selbst in Sozialen Netzwerken aktiv sein - und dies auch kommunizieren. Nur wer diese Tools nutzt, kann sie auch glaubwürdig vertreten. Einmal die Woche sollte der IT-Chef mit den Kollegen, die am aktivsten sind in Sachen Social Media, Gedanken austauschen.
Loslegen: Der CIO sollte sowohl Gruppen mit Leuten aus dem ganzen Unternehmen zusammenbringen als auch bestehende Gruppen an die Möglichkeiten heranführen, die in Social Media stecken.
Motivieren: Mit Anreizen, und sei es öffentlicher Anerkennung, kann der CIO die Kollegen aus IT und den Fachabteilungen dazu bringen, selbst Social Media Projekte auf die Beine zu stellen.
Ziele stecken: Social Media soll Business Value generieren, und deswegen auf Kern-Bereiche des Business zielen: Time to Market, Kundenbindung oder die Produktivität der Mitarbeiter.
Die IT-Governance überdenken: Das Ziel muss das effektive und flexible Management von Informationen sein, nicht Kontrolle der Technologie. Das Auge der Security aber muss sich auf die neuen Technologien einstellen.
Social Media in die Architektur einbinden: Dazu gehört, Tools und Prozesse zu gestalten, mit denen sich die Informationen zielführend verarbeiten lässt. Das Ziel ist, dass die Business-Entscheider nur die richtige Frage stellen müssen, um schnell Informationen für nachhaltige Entscheidungen zu bekommen.
Eine Strategie festlegen: Sie sollte enthalten, wer die Adressaten und Teilnehmer der kollaborativen Kommunikation sind, wie weit das Engagement gehen soll - und wohin es das Unternehmen führen soll.
Zurückziehen: Die IT sollte sich alsbald von der Kontrolle über die Social-Media-Ressourcen verabschieden und sich darauf konzentrieren, Verbindungen zwischen den Menschen herzustellen.