Datensicherheit auf Geschäftsreisen

Widrige Umstände, schlechtes Wetter, fast Flugzeug verpasst, Bahn zu spät, Pilotenstreik, Stau auf den Straßen. Das tägliche Leid vieler Geschäftsreisenden. Da wundert es kaum, dass laut Branchenverband Bitkom 7,7 Millionen Deutsche ihr Handy bereits einmal verloren haben. In den großen Flughäfen dieser Welt bleiben wöchentlich rund 12.000 Laptops liegen. Je nach Wichtigkeit und Brisanz der Daten können solche Verluste teuer werden. Neben der reinen Hardware kann der Verlust von wichtigen Daten schnell in die Hunderttausende gehen, vor allem, wenn personenbezogene Daten betroffen sind. Häufig können aber große Datenverluste ohne großen technischen Aufwand durch geschickte Planung vermieden werden.

Tipp 1: Gute Planung ist die halbe Miete

Denken hilft! So wie Reiserouten geplant und Hotels gebucht werden, sollten Sie auch den Umgang mit Ihren Daten planen: Wann halten Sie welche Präsentation, wo wird welche Kalkulation gebraucht, wie kommen Sie sicher ins Internet. Überlegen Sie sich, was passiert, wenn Sie Laptop, Handy oder Datenträger verlieren. Haben Sie geheime Daten verloren, sind wichtige Kontaktinformationen nicht mehr verfügbar oder ist nur der Warenwert als Verlust zu verzeichnen? Bewusst wissen, was man mit auf Reisen hat, verringert die Unsicherheit und macht es im Notfall leichter, mit dem Datenverlust umzugehen.

Tipp 2: Geräte an die gleiche Stelle packen

Stress beim Ortswechsel, Eile und Hektik sind häufig Ursache für das Vergessen und Verlieren von Datenträgern und mobilen Geräten. Ein einfacher Trick ist, seine Datenträger und Geräte immer an die gleiche Stelle zu packen. USB-Sticks und Handys werden immer kleiner und verschwinden gern in großen (Hand-)Taschen. Gewöhnen Sie sich eine Routine an und prüfen Sie sie auch regelmäßig ab: Laptop in die Tasche, festzurren, USB-Stick an einen Anhänger und in die rechte Tasche, das Handy in die linke Tasche. So können Sie schnell und zu jeder Zeit, oft auch nur mit einem Blick eine Bestandsaufnahme Ihrer mitgenommenen Geräte machen. Idealerweise verfahren Sie mit Schlüssel, Geldbeutel und Kreditkarten genauso. Das senkt den Stress und Sie haben Ihre wichtigsten Gegenstände im Blick.

Tipp 3: Weniger Daten sind mehr

Überlegen Sie vor Reiseantritt genau, welche Daten Sie vor Ort brauchen und ob es nicht andere Möglichkeiten gibt, von unterwegs auf fehlende Daten zuzugreifen. Was nicht mit auf Reisen geht, kann weder verloren gehen noch gestohlen werden. Einige Unternehmen setzen Online-Portale ein, über die Mitarbeiter auf Daten zugreifen können, ohne sie auf dem Endgerät zu speichern. Auch wenn Sie solche Möglichkeiten nicht haben, müssen Sie nicht die ganzen Entwicklungsdaten und Kalkulationen mit auf Reisen nehmen. Löschen Sie alte Daten von Ihren Geräten und suchen Sie gezielt die Daten raus, die Sie wirklich brauchen. Diese planvolle Vorgehensweise strukturiert auch den gesamten Arbeitsablauf.

Datensicherheit auf Geschäftsreisen
Geht auf der Geschäftsreise der Laptop oder das Smartphone verloren, kann der Verlust schon allein aufgrund der verlorenen Daten teuer werden. Lesen Sie unsere zehn Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können.

1. Gute Planung ist die halbe Miete
Vor Reiseantritt sollten Sie auch den Umgang mit Ihren Daten planen: Wann halten Sie welche Präsentation, wo wird welche Kalkulation gebraucht, wie kommen Sie sicher ins Internet. Überlegen Sie sich, was passiert, wenn Sie Laptop, Handy oder Datenträger verlieren. Bewusst wissen, was man mit auf Reisen hat, verringert die Unsicherheit und macht es im Notfall leichter, mit dem Datenverlust umzugehen.

2. Ob Geldbeutel oder Geräte - immer an die gleiche Stelle packen
Stress beim Ortswechsel, Eile und Hektik sind häufig Ursache für das Vergessen und Verlieren von Datenträgern und mobilen Geräten. Ein einfacher Trick ist, seine Datenträger und Geräte immer an die gleiche Stelle zu packen. Idealerweise verfahren Sie mit Schlüssel, Geldbeutel und Kreditkarten genauso. Das senkt den Stress und Sie haben Ihre wichtigsten Gegenstände im Blick.

3. Weniger Daten sind mehr
Überlegen Sie vor Reiseantritt genau, welche Daten Sie vor Ort brauchen. Löschen Sie alte Daten von Ihren Geräten und suchen Sie gezielt die Daten raus, die Sie wirklich brauchen.

4. Backup as backup can
Fertigen Sie von allem, was Sie mit auf Reisen nehmen, eine Datensicherung an, die Sie auch getestet haben. Speichern Sie unternehmenswichtige Daten im zentralen Rechenzentrum, legen Sie sich eine Software zu, damit Sie Ihr Handy sichern können.

5. Sicherheitssoftware aktuell halten
Kontrollieren Sie Virenscanner und Spamfilter vor Reisebeginn auf Aktualität und stellen Sie sie schärfer ein als gewöhnlich. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf diese Programme. Werden Sie vorsichtig, wenn Mahnungen von unbekannten Unternehmen per Mail kommen oder wenn Pakete nicht versendet werden können, die Sie nie verschickt haben. Trennen Sie sich von dem Gedanken, dass PDF-Dateien sicher seien. Was Sie nicht kennen, sollten Sie auch nicht öffnen oder ausführen.

6. Unbekannte "Datenträger" erkennen und vermeiden
Häufig wird übersehen, dass Navigationsgeräte und Digitalkameras auch zu Datenträgern gehören. Selbst wenn Sie die privaten Daten von diesen Geräten entfernen, sind sie nicht wirklich gelöscht und können mit frei herunterladbaren Programmen aus dem Internet wiederhergestellt werden.

7. Finger weg von Wireless-Verbindungen
Verbindungen wie Bluetooth oder W-Lan sind oft nicht ausreichend verschlüsselt, lassen sich ad hoc herstellen und noch immer übertragen einige Programme Anmeldeinformationen unverschlüsselt. Schalten Sie deswegen alle kabellosen Verbindungen ab. Scheuen Sie die Kosten nicht und legen Sie sich für den Gang ins Internet einen UMTS-Stick zu.

8. Vorsicht bei der Verschlüsselung
Erkundigen Sie sich, ob in allen Ländern ihres Reiseplans Verschlüsselung erlaubt ist. In einigen Fällen kam es vor, dass bei der Einreise in die USA am Zoll verlangt wurde, die Daten offen zu legen und sogar mit Beugehaft gedroht wurde. Auch Frankreich, China und arabische Staaten reagieren ablehnend auf die Einreise mit verschlüsselten Daten.

9. Zweitgeräte für Vielreiser
Leisten Sie sich den Luxus eines Zweitgeräts. Das ist oft günstiger als ein enormer Sicherheitsaufwand und Datenverlust. Konfigurieren Sie es so, dass keine Firmendaten darauf zu finden sind: nur das freie Surfen über das Internet und Ihre Daten tauschen Sie über eine kostenlose Mail-Adresse aus, die Sie nach jeder Dienstreise deaktivieren oder haben sie auf einem kleinen USB-Stick am Mann (etwa als Ring oder Krawattennadel).

10. Geheime Daten verstecken
Eine simple Art, Daten zu tarnen, ist die Steganographie. Hier werden hinter Bild- oder Musik-Dateien die eigentlichen Daten versteckt. Sie nehmen eines Ihrer Urlaubsbilder und laden aus dem Internet ein Steganographie-Programm auf einen USB-Stick. Sie verschlüsseln eine geheime Datei und verstecken sie mit Hilfe des Programms hinter dem Bild. Dabei vergeben Sie ein komplexes Passwort zur Entschlüsselung.

Tipp 4: Backup as backup can

Das häufigste Problem auf Reisen ist der Verlust von Daten, weil Geräte verloren gehen, zerstört oder gestohlen werden. Dabei ist nicht mal erheblich, dass die Daten in fremden Händen sind. Der eigentliche Schaden entsteht, dass Sie keinen Zugriff mehr darauf haben. Was für Diebe möglicherweise nur Warenwert hat, kann für Sie unbezahlbar sein. Fertigen Sie von allem, was Sie mit auf Reisen nehmen, eine Datensicherung an, die Sie auch getestet haben. Speichern Sie unternehmenswichtige Daten im zentralen Rechenzentrum, legen Sie sich eine Software zu, damit Sie Ihr Handy sichern können. Wenn Sie die Option einer Online-Sicherung Ihres Anbieters nutzen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten in der "Cloud" auch nur von Ihnen genutzt werden können. Sind Sie sich nicht sicher, speichern sie Ihr Backup lokal. Bei wichtigen Daten lohnt es sich, sie auf eine kleine (verschlüsselte) USB-Festplatte zu legen und im Bankschließfach unterzubringen.

Auch eine Sicherung des Betriebssystems lohnt sich oft, denn im Falle eines Laptop-Verlustes haben Sie so ein System, das relativ schnell wieder auf ein Ersatzgerät gespielt werden kann. Wer technikaffin ist, kann sich von seinem System eine virtuelle Maschine erstellen, die im Notfall mit einer Virtualisierungssoftware hochgefahren werden kann.

Tipp 5: Sicherheitssoftware aktuell halten

Virenscanner und Spamfilter verlangsamen das System, sperren Dateien, die man braucht, und stören das Arbeiten nur. Nichtsdestotrotz ist Sicherheitssoftware zwingend notwendig. Kontrollieren Sie Virenscanner und Spamfilter vor Reisebeginn auf Aktualität und stellen Sie sie schärfer ein als gewöhnlich. Idealerweise haben Sie einen Virenscanner, der Dateien, Mails und den Web-Verkehr durchforstet und sofort meldet, wenn Programme plötzlich ins Internet wollen oder Zugriffe von außen erfolgen. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf diese Programme. Werden Sie vorsichtig, wenn Mahnungen von unbekannten Unternehmen per Mail kommen oder wenn Pakete nicht versendet werden können, die Sie nie verschickt haben. Trennen Sie sich von dem Gedanken, dass PDF-Dateien sicher seien. Grundsätzlich gilt: Was Sie nicht kennen, sollten Sie auch nicht öffnen oder ausführen.

Tipp 6: Unbekannte "Datenträger" erkennen und vermeiden

Machen Sie sich bewusst, welches Ihrer technischen Geräte Daten hält und welche Daten darauf zu finden sind. Häufig wird übersehen, dass Navigationsgeräte und Digitalkameras auch zu Datenträgern gehören. Sie unterliegen den gleichen physikalischen Gesetzmäßigkeiten wie andere Datenspeicher auch: Selbst wenn Sie die privaten Daten von diesen Geräten entfernen, sind sie nicht wirklich gelöscht und können mit frei herunterladbaren Programmen aus dem Internet wiederhergestellt werden. Der Verlust einer kleinen Digitalkamera lässt sich durchaus verschmerzen, doch hat man vorher Bilder aus der Forschungsabteilung oder seine Kinder im Planschbecken fotografiert, muss jedem klar sein, dass diese leicht rekonstruiert werden können und an Orten landen, wo Sie sie nicht haben wollen. "Gönnen" Sie sich deswegen neue leere Datenspeicher, die Sie auf Reisen mitnehmen, um im Falle des Verlustes keine bösen Überraschungen zu erleben.

Auch Navigationsgeräte und ihr Informationsgehalt sind nicht zu unterschätzen. Auf Ihnen kann Ihre Reiseroute nachvollzogen werden. Das ist im Prinzip nicht weiter bedenklich, aber wenn Sie Ihre Liste der letzten Orte durchgehen und Ihren Kollegen spontan fragen, was er beim Mitanbieter gemacht hat…

Tipp 7: Finger weg von Wireless-Verbindungen

Oft lässt sich nicht genau kontrollieren, wer und wie über drahtlosen Verbindungen wie Bluetooth oder W-Lan zugreift. Diese Verbindungen sind oft nicht ausreichend verschlüsselt, lassen sich ad hoc herstellen und noch immer übertragen einige Programme Anmeldeinformationen unverschlüsselt. Auch ist die Authentizität dieser Zugriffpunkte nicht immer nachvollziehbar. Häufig werden Hot-Spots von bekannten Providern gefälscht, damit sich Benutzer einloggen, in der Hoffnung, es werden Finanzdaten oder Unternehmenszugänge übertragen.

Schalten Sie deswegen alle kabellosen Verbindungen ab. Scheuen Sie die Kosten nicht und legen Sie sich für den Gang ins Internet einen UMTS-Stick zu.

Tipp 8: Vorsicht bei Verschlüsselung

Erkundigen Sie sich, ob in allen Ländern ihres Reiseplans Verschlüsselung erlaubt ist. In einigen Fällen kam es vor, dass bei der Einreise in die USA am Zoll verlangt wurde, die Daten offen zu legen und sogar mit Beugehaft gedroht wurde. Aber nicht nur die USA, China und arabische Staaten reagieren ablehnend auf dieses Verfahren, auch unser direkter Nachbar Frankreich sieht die Einreise mit verschlüsselten Daten nicht gern. Wie die einzelnen Länder mit verschlüsselten Daten umgehen, ist immer aktuell zu klären. Im Zweifel sollten Sie auf jeden Fall auf vertrauliche und verschlüsselte Daten verzichten. Informationen dazu bieten die IHK sowie das Auswärtige Amt, aber auch der Verfassungsschutz.

Tipp 9: Zweitgeräte für Vielreiser

Geschäftsreisen sind auch immer eine Präsentation des Unternehmens nach außen. Ungern bewegen sich Vertrieb und Geschäftsleitung mit antiquierten Handys und Laptops in der Öffentlichkeit, iPhone und iPad sind oft ein Muss. Aber diese Geräte sind bei Dieben beliebt und haben an sich schon gravierende Sicherheitslücken. Auch muss in manchen Ländern damit gerechnet werden, dass die Geschäftspartner erwarten, dass Sie die neuste Technologie als Gastgeschenk dort lassen. Seien sie gelassen und denken Sie als Vielreiser über ein ungewöhnliches Verfahren nach: Leisten Sie sich den Luxus eines Zweitgeräts. Das ist oft günstiger als ein enormer Sicherheitsaufwand und Datenverlust. Ein iPad oder Laptop für den Gebrauch im Unternehmen, eines auf Reisen. Konfigurieren Sie es so, dass keine Firmendaten darauf zu finden sind: also nicht an das Unternehmensnetzwerk anschließen, keine Synchronisation, kein VPN, nur das freie Surfen über das Internet und Ihre Daten tauschen Sie über eine kostenlose Mail-Adresse aus, die Sie nach jeder Dienstreise deaktivieren oder haben sie auf einem kleinen USB-Stick am Mann (etwa als Ring oder Krawattennadel).

Kalkulieren Sie den Warenwert des Geräts von vorne herein als Verlust. Sie werden überrascht sein, wie entspannt Sie sich bewegen können: Keine Probleme beim Einschließen in den Tresor, kein hektisches Herunterfahren des Systems, wenn der chinesische Kulturattaché zum Gespräch lädt und wenn ein arabischer Geschäftsmann auf Ihre Ausrüstung linst, können Sie ihm das Gerät problemlos überlassen, denn es ist gänzlich ohne Daten.

Tipp 10: Geheime Daten verstecken

Steht man doch vor dem Problem, geheime Daten mit sich führen zu müssen, muss auch das gut geplant werden. Da die Verschlüsselung nicht in jedem Land erlaubt ist und die Daten- und Telefonverbindungen oft überwacht werden, kann es schwer werden, diese Daten mit sich zu führen. Eine recht simple Art, diese Daten zu tarnen, ist die Steganographie. Hier werden hinter Bild- oder Musik-Dateien die eigentlichen Daten versteckt. Ein ungeübter Benutzer sieht einem Bild nicht an, ob Zusatzinformationen dahinter liegen. IT-Forensiker entdecken zwar, dass mit der Datei etwas nicht stimmt, können die Daten aber nicht extrahieren. Das Verfahren ist relativ einfach und birgt in sich schon drei Sicherheitsmechanismen. Sie nehmen eines Ihrer Urlaubsbilder und laden aus dem Internet ein Steganographie-Programm auf einen USB-Stick. Sie verschlüsseln eine geheime Datei und verstecken sie mit Hilfe des Programms hinter dem Bild. Dabei vergeben Sie ein komplexes Passwort zur Entschlüsselung.

Unberechtigte Benutzer stehen nun vor dem Problem, hinter welchem der 4000 Fotos die Datei liegt, mit welchem Programm sie dort abgelegt wurde (die meisten Steganographie-Programme werden nicht auf dem System installiert) und welches Passwort Sie vergeben haben. Ziel der Steganographie ist, dass grundsätzlich verborgen werden soll, dass eine geheime Datenübertragung stattfindet.

• Weitere Informationen zum Thema Datensicherheit auf Geschäftsreisen erhalten Sie in dem Online-Training "Reisesicherheit: Know-how-Schutz".