Daten optimal auswerten - Excel, Power BI und Office 365

Dass sich Auswertungen und Reports in Excel erstellen lassen, dürfte gerade in kleinen und mittleren Unternehmen gut ankommen. Die Daten können mit Power BI for Office 365 über interne Datenquellen oder über Cloud-Quellen angebunden werden. Auch ERP- und CRM-Systeme lassen sich nutzen, das gilt auch beispielsweise für SAP Business Objects BI. In diesem Beitrag stellen wir einige Möglichkeiten der Lösung vor.

Die Vorteile von Power BI

Der größte Vorteil von Power BI ist zweifelsohne der schnelle Einstieg in Business Intelligence. Alles, was Unternehmen benötigen, um ihre Daten auszuwerten, lässt sich über die Cloud betreiben. Eigene Server sind nicht notwendig, was Lizenz-und Verwaltungskosten einspart. Sie binden alle Datenquellen, die Sie im Unternehmen analysieren wollen, an Office 365 Power BI an und können anschließend eine Analyse über Excel 2013 durchführen. Da auch die Anbindung verschiedener Cloud-Datenquellen möglich ist, können Unternehmen den Anwendern eine einfach zu bedienende, aber umfassende BI-Lösung zur Verfügung stellen, ohne dass eigene Server betrieben werden müssen. Die komplette Verwaltung findet über das Webportal von Office 365 statt.

Power BI kann darüber hinaus auch mit unstrukturierten Texten umgehen oder externe Datenquellen anbinden und zur Analyse nutzen. Die Abfragen und Analysen in Power BI hat Microsoft extrem vereinfacht, sodass auch BI-Anfänger schnell wichtige Abfragen erstellen und zu Berichten zusammenfassen können. Dazu finden Anwender auf der Power-BI-Teamseite in SharePoint Online den Link Fragen mit Power BI Q&A stellen. Klicken Anwender auf diesen Link, öffnet sich eine neue Seite mit einem Suchfeld. Hier lassen sich mit natürlicher Sprache Abfragen erstellen. Power BI kann die Fragen sogar erkennen und um eigene Ansätze ergänzen. Als Datenquelle in diesem Bereich werden nicht die Datenbanken verwendet, sondern die gespeicherten Berichte in SharePoint Online.

Die Berichte können Anwender direkt in SharePoint Online speichern, sodass auch andere Anwender diese nutzen können, zum Beispiel über die Q&A-Abfragen. Das verstärkt deutlich die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen im Unternehmen und die effiziente Verwendung derer Berichte.

Durch die weitreichenden Dokumenten-Verwaltungseigenschaften von SharePoint 2013 in SharePoint Online können Sie umfassende Berechtigungen erstellen, Dokumentenversionen nutzen, ein- und auschecken und vieles mehr. Da Excel und die Funktionen von Power BI auch für iPads und Office Web Apps zur Verfügung stehen, lassen sich die Daten weltweit nutzen. Natürlich können Administratoren auch festlegen, dass bestimmte Datenquellen und die damit verbundenen Berichte keine Speicherung in der Cloud ermöglichen.

Neben der Testversion die Microsoft zur Verfügung stellt, können Sie auch ein Virtual Lab nutzen um sich mit Office 365 Power BI und der Anbindung von Datenquellen zu beschäftigen. In aktuellen Versionen der Virtual Labs hat Microsoft einige Szenarien für Business Intelligence integriert. Da keinerlei Installationen notwendig sind, sondern Sie nur einen Webbrowser nutzen, um zu den Servern eine Verbindung aufzubauen, können Sie extrem schnell interessante Bereiche der Möglichkeiten in Power BI testen.

Das Ganze funktioniert in diesem Fall zum Beispiel auch mit Business Intelligence in SQL Server 2014, auch in komplexen Szenarien mit Datenbankverfügbarkeitsgruppen, Clustern, den neuen Indizes in SQL Server 2014 und mehr. Zu jedem Lab gehört eine umfassende Anleitung, die Sie in der Verwaltungsoberfläche des Virtual Labs anzeigen können.

Wenn Sie sich mit Power BI auseinandersetzen wollen, sollten Sie sich die Hilfeseite von Microsoft zu diesem Thema genauer ansehen. Hier erhalten Sie umfassende Anleitungen, Leitfäden und ein Bereitstellungshandbuch für Power BI.

Power BI verwalten und Datenquellen anbinden

Die Verwaltung von Power BI nehmen Sie im Office-365-Verwaltungsportal vor. Hier gibt es für Administratoren den Bereich Power BI zur Verwaltung.

Nachdem Sie die Verwaltung gestartet haben, öffnet sich das Power BI Admin Center. Hier nehmen Sie zentral alle Einstellungen vor, die für Power BU gelten. An dieser Stelle binden Sie Datenquellen im Unternehmen an, aber auch Datenquellen aus der Cloud. Hier verwalten Sie die Benutzer, legen die Rollen für die Verwendung fest und erhalten umfassende Hilfen.

Wollen Sie über Power BI auch SAP anbinden oder komplexere Abfragen zur Verfügung stellen, müssen Sie in Excel noch Microsoft Power Query for Excel installieren. Microsoft geht auf die Möglichkeiten von Power Query auf einer eigenen Hilfeseite ausführlich ein.

Bevor Anwender Abfragen über Power BI für Datenquellen erstellen und die Daten in Berichten speichern können, müssen Sie ein Gateway erstellen und die Datenquellen an Power BI anbinden. Der Datenaustausch zwischen den Daten in Ihrem Unternehmen (On-Premise) und Office 365 Power BI erfolgt über das Data Management Gateway. Der Datenaustausch zwischen der Cloud und Ihren Datenservern findet über einen Agenten statt, den Sie bei der Einrichtung von Power BI herunterladen. Diesen installieren Sie auf den Servern in Ihrem Unternehmen und richten die Datenverbindung ein.

Nachdem Sie das Gateway eingerichtet und die Datenquelle angebunden haben, erstellen Sie in Power BI eine neue Datenquelle, ebenfalls im Power BI Admin Center.

Beim Erstellen der neuen Datenquelle müssen Sie das Gateway auswählen, mit dem Power BI mit Ihrem Unternehmen verbunden ist. Sobald die Datenquelle erstellt und angebunden wurde, können Anwender diese nutzen. Im Bereich Datenquellen sehen Sie zentral alle verbundenen Quellen, auch Datenbanken in Windows Azure, und können die Verbindungen testen lassen. Hier können Sie auch festlegen, welche Tabellen und Sichten zur Verfügung stehen sollen und welche Anwender das Recht erhalten Abfragen zu erstellen.

In den Einstellungen jeder Datenquelle können Sie festlegen, ob Berichte, die Daten dieser Quelle nutzen, in SharePoint Online gespeichert werden dürfen oder ob die Speicherung nur lokal im Netzwerk erlaubt ist. Standardmäßig sind neue Datenquellen bereits so eingestellt, dass die Speicherung in der Cloud erlaubt wird. Außerdem können Sie in den Einstellungen von Datenquellen auch festlegen, ob diese mit Power Query durchsucht werden dürfen. Diese Funktion ist wiederum deaktiviert.

In den Einstellungen für jede Datenquelle können Sie darüber hinaus festlegen, welche Tabellen und Sichten aus den angebundenen Datenbanken verfügbar sein sollen.

Über den Bereich Systemintegrität können Sie sicherstellen, ob die einzelnen Datenquellen funktionieren und Anwender mit den Daten arbeiten können. Die Berichte lassen sich auch als CSV herunterladen.

Berechtigungen in Power BI steuern

Natürlich können Sie für jede Datenquelle in Power BI festlegen, wer diese nutzen darf. Die Einstellungen dazu können Sie entweder beim Anbinden der Datenquelle festlegen oder jederzeit in ihren Einstellungen.

Neben den Berechtigungen für die Verwendung der Datenquellen können Sie auch die Verwaltung von Power BI und die Anbindung weiterer Datenquellen an andere Benutzer in Office 365 delegieren. Dazu stellt Microsoft den Bereich Rollenverwaltung zur Verfügung. In diesem Bereich können Sie entweder globale Administratoren festlegen, also Admins, die umfassende Rechte in Office 365 Power BI haben, oder Gruppenadministratoren. Die Gruppenadministratoren dürfen wiederum nur die Datenquellen und Gateways verwalten, die dieser Gruppe zugewiesen wurden, aber keine weiteren Einstellungen in Power BI anpassen.

Zusätzlich können Sie im Bereich Rollenverwaltung\data stewards noch Benutzer festlegen, die Abfragen mit Power Query zertifizieren können. Arbeiten Sie mit DirSync, also dem Tool, mit dem Sie Daten von Active Directory mit Windows Azure Active Directory synchronisieren lassen, können Sie die Anmeldung der Benutzer auch über Domänenkonten steuern lassen. Die Einstellungen dazu finden Sie im Bereich Einstellungen\allgemein. Wie Sie dazu vorgehen, erklärt Microsoft auf einer Hilfeseite zu diesem Thema.

Daten in SharePoint Online speichern und nutzen

Wenn Sie ein Office-365-Abonnement mit Power BI abschließen, integriert Microsoft spezielle Speicherfunktionen in Teamseiten. Diese können Sie nach Ihren Wünschen anpassen, um es Anwendern zu ermöglichen, Daten aus Power BI direkt in der Power-BI-Bibliothek zu speichern.

Die Power-BI-Webseite und deren Bibliothek bieten eine umfassende Ansicht der verschiedenen Analysen, die möglich sind. Anwender können neue Analysedokumente hochladen oder vorgefertigte Analysen nutzen.

Anwender können im Office-365-Portal auch direkt den Link Power BI im oberen Menü nutzen, um auf die Daten zuzugreifen. In diesem Bereich finden sich auch Links für Windows-8/8.1-Apps zur Nutzung von Power BI. Die App steht kostenlos zur Verfügung. Um sie zu nutzen, müssen sich Anwender die App nur installieren, diese starten und sich mit ihrer Office-365-Power-BI-E-Mail-Adresse anmelden. Über die App stehen auch die Daten der Power-BI-Teamseite zur Verfügung.

Die App steht auch für iPads zur Verfügung, genauso wie die Office-Apps. Mehr zu diesem Thema und weiteren Bereichen für Business Intelligence und SQL finden Sie im Blog des Autors. (mje)