Microsoft Office bietet zwar viel Funktionen, kostet aber Geld. Die Open-Source-Alternativen sind gratis, wir stellen das wenig bekannte Only Office ausführlich vor.
Nach Installation und Öffnen des Programms starten Sie über das Menü links ein neues Textdokument, eine Tabellenkalkulation oder eine Präsentation. Ein Datenbankpendant für Microsoft Access fehlt dagegen. Mit "Lokales Dokument öffnen" lesen Sie vorhandene Dateien vom PC oder Netzlaufwerk ein.
Only Office verwaltet per Voreinstellung alle geöffneten Dokumente über Registerkarten. Wenn Sie die Arbeit mit getrennten Fenstern bevorzugen, klicken Sie auf ein Register und ziehen es mit gedrückter Maustaste heraus. Das löst das Dokument.
Der Wechsel zwischen den Dokumenten erfolgt mit der Tastenkombination Alt-Tab. Über die Option "Datei öffnen" in den Programmeinstellungen legen Sie fest, ob Only Office Dateien in einem neuen Register oder separaten Fenster darstellt.
Kompatibel zu Microsoft Office und Co.
Die Komponenten von Only Office erlauben das Laden von Dokumenten in Fremdformaten. Dazu gehören Microsoft Office. Open Document Format (ODF), Rich Text Format (RTF), Adobe Acrobat (PDF), XML-formatierte Dateien und weiere Dateinformate.
Bei Word-Dateien funktioniert das meist völlig problemlos. Voraussetzung ist, dass die benutzten Schriften installiert sind. Fehlen diese, benutzt das Programm ersatzweise andere. Weil sich das aufs Layout auswirken kann, sollte man bei der Arbeit in Gruppen eine Standardschrift definieren. Das verhindert beispielsweise bei Mehr-Spalten-Layouts unerwünschte Zeilenumbrüche.
Auch Excel-Dateien lassen importieren, die meisten Formeln und damit auch die Berechnungen funktionieren weiter, das Layout bleibt erhalten. Spezielle Einträge von neuen Excel-Versionen wie geografische Daten kennt Only Office jedoch nicht. Excel greift dafür auf Informationen aus Onlinedatenbanken zurück. Dazu gehören beispielsweise Länder- und Währungsangaben, der Datenabgleich steht hier also nicht zur Verfügung.
Auch bei manchen Diagrammtypen der aktuellen Excel-Versionen, beim Einsatz von Templates aus dem Internet und bei der Darstellung von Sonderzeichen (Unicode-Symbole) oder Emojis kann es haken. So lassen sich beispsielsweise die mathematischen Operatoren in Formeln zunächst nicht darstellen. Diese können Sie jedoch manuell über die Karteikarte "Einfügen" darstellen. Die Schaltfläche "Gleichung" wiederum erlaubt die Definition und Darstellung komplexer Formeln. Beide Funktionen stehen ebenfalls in den Modulen für die Textbearbeitung und Präsentationen zur Verfügung.
Erweiterung mit Plug-ins Die einzelnen Programmbestandteile von Only Office können Sie einfach mit Plug-ins erweitern. Nach Aufruf eines Programms finden Sie oben rechts im Menü den passenden Eintrag: Klicken Sie auf „Plugins“, um die verfügbaren Erweiterungen anzuzeigen. Ganz links sehen Sie „Verwaltung“, über die Sie Plug-ins aus dem Internet installieren. Dazu gehören nützliche Hilfen wie der Zugriff auf die KI von Chat-GTP, auf Zoom für Onlinemeetings oder auf die Übersetzungen durch Deepl.com direkt im Office-Paket. Die aktivem Erweiterungen finden Sie rechts neben der Verwaltung. Einige Plug-ins wie Chat-GTP benötigen zur Nutzung einen API-Schlüssel, den Sie bei bezahlten Diensten in den Einstellungen der Software finden. Andere Tools wie die Bildbearbeitung oder draw.io für Zeichnungen lassen sich gratis aufrufen. Durch die Open-Source-Lizenz kann man einfach auch eigene Erweiterungen entwickeln. Weitere Informationen und eine Dokumentation zum Thema finden Sie auf der Projektwebseite. |
Bei Präsentationen ist die Kompatibilität überwiegend sehr gut, die Layouts passen und auch Effekte beim Überblenden funktionieren. Animationen für einzelne Elemente spielt Only Office ebenfalls ab. Probleme können hier bei speziellen Textformatierungen auftreten. Ein Beispiel sind Änderungen beim Abstand zwischen den Buchstaben. Solche Unschönheiten lassen sich aber mit wenigen Mausklicks beseitigen.
Grundlegend anders als bei Microsoft Office funktioniert die Arbeit mit Makros. Bei Microsoft werden solche Scripts als "Visual Basic for Applications" (VBA) aufgezeichnet. Die Open-Source-Software arbeitet dagegen mit Javascript.
Beim Laden einer Excel-Datei im XLSM-Format mit Makro wird der VBA-Code deaktiviert. Im Bereich "Plugins" öffnen Sie mit "Makro" die Anzeige für eingebettete Scripts. Information zur Anpassung der Makros finden Sie im Hilfebereich von Only Office.
OCR zur Texterkennung nutzen Ein Tool zum Erkennen von Texten ist in Only Office als Erweiterung schon integriert. Rufen Sie das OCR-Werkzeug in den Plug-ins auf, klicken Sie im folgenden Fenster links auf „Datei laden“ und laden das zu analysierende Bild mit Textelementen. Only Office unterstützt die Bildformate JPG und PNG. Nach der Bestätigung der Dateiauswahl mit „Öffnen“ sehen Sie im Fenster das Bildmotiv. Oben in der Mitte bei „Sprache wählen“ klicken Sie auf den passenden Eintrag und starten den Prozess mit dem „Erkennen“-Button rechts. Nun erscheint der editierbare Text, den Sie mit der Schaltfläche „Text einfügen“ in das aktuelle Dokument kopieren. Only Office lädt zwar PDF-Dateien nicht direkt in die OCR-Erkennung, die Einschränkung können Sie jedoch mit einem Trick umgehen. Dazu klicken Sie auf der Startoberfläche des Office-Pakets links im Menü auf „Lokale Datei öffnen“ und navigieren zum zu analysierenden PDF. Nach dem Laden der Datei speichern Sie sie mit „Datei –› Speichern als“ im PNG-Format. Damit erzielen Sie die besten Ergebnisse. Nun öffnen Sie in der OCR-Funktion das PNG-Bild und starten die Texterkennung. Gescannte Vorlagen können Sie für bessere Ergebnisse mit einer Bildbearbeitung optimieren. Heben Sie den Kontrast an und reduzieren Sie die Helligkeit. Bei Aufnahmen mit dem Smartphone halten Sie die Kamera für optimale Resultate senkrecht über das Dokument. Dann erkennt das OCR-Modul die Inhalte besser und Sie müssen den Text kaum nachbearbeiten. |
PDF-Dokumente kommentieren & editieren
Only Office öffnet Dokumente im PDF-Format in einem eigenen Anzeigeprogramm, aus dem sie sich als DOCX-Datei für Weiterbearbeitung speichern lassen. Bei einfachen Briefen, längeren Dokumenten und anderen Texten gelingt das ohne Hindernisse. Umfangreiche Layouts von Magazinen oder Flyern bereiten dagegen Probleme - das ist bei Only Office nicht anders als bei anderen Konvertierungstools.
Infoboxen oder kleine Tabellen werden häufig nicht richtig erkannt, das macht die Bearbeitung nicht immer einfach. Erwarten Sie an diesem Punkt nicht zu viel, ein professionelles Bearbeitungswerkzeug wie Adobe Acrobat Pro oder eine Software für Desktop-Publishing ersetzt Only Office somit nicht.
Positiv fallen die weiteren Funktionen auf: Der integrierte PDF-Viewer erlaubt Markierungen und das Einfügen von Kommentaren. Diese lassen sich auch mit anderen Programmen lesen und bearbeiten. Nach dem Hinzufügen von Kommentaren speichert man eine Kopie des aktuellen PDF-Dokuments, die man per Mail verschickt oder für die weitere Zusammenarbeit zentral abspeichert.
Im Zusammenhang mit PDF ist ferner die Funktion "Formularvorlage" zum Gestalten von Dokumenten zum Ausfüllen wichtig: Neben Textfeldern, Checkboxen oder Menüs gibt es hier Elemente für Postleitzahl, Datum, E-Mail oder Telefon. Damit legen Sie sich nach kurzer Einarbeitung schnell Formulare an. Die Optionen erlauben die Eingrenzung für die späteren Eingaben, beispielsweise für die Anzahl der Zeichen oder deren Typ.
Über Filter und Ähnliches blockt man bestimmte Eingaben. Ein Beispiel hier ist die korrekte Eingabe von Mailadressen. Mit Tabellen, der Ausrichtungsfunktion und Farboptionen lassen sie die Formularlayouts optimieren.
Über "Speichern unter" erstellen Sie so schnell ein PDF mit Feldern zum Ausfüllen. Das können Anträge, Rechnungen oder Umfragen sein. Diese lassen sich auf dem Rechner ausfüllen und per Mail verschicken. Eine weitere Möglichkeit ist das Teilen der Formulare im Internet. Dafür stehen die Cloudspeicher von Only Office und anderer Dienste zur Verfügung (mehr dazu im Kasten). Der Nutzer komplettiert die Vorlage im Webbrowser und lädt das fertige Dokument anschließend als PDF auf die Festplatte.
Onlinekonverter und Profitools
Auf der Webseite von Only Office gibt es weitere interessante Dienste und Funktionen. Dazu gehören die Vorlagen für verschiedene Zwecke. Diese lassen sich online vervollständigen oder für die Nutzung in den Office-Anwendungen runterladen. Eine Auswahl finden Sie auf der Webseite im Menüpunkt "Produkte". Im Fenster rechts starten Sie verschiedene Onlinekonverter für Dokumente und andere Dateien.
Zu den unterstützten Formaten gehören Texte, Tabellenblätter, Präsentationen und PDFs. Die Nutzung ist kostenlos. Öffnen Sie den gewünschten Bereich und ziehen Sie ein Dokument zum Konvertieren in das Browserfenster. Bestätigen Sie die Captcha-Abfrage und wählen rechts das Zielformat. Über die Schaltfläche "Konvertieren" starten Sie den Prozess, anschließend laden Sie sich das umgewandelte Dokument auf den Rechner.
Für den Einsatz im geschäftlichen Bereich bietet Only Office verschiedene kostenpflichtige Pakete an. Workspace beispielsweise wird auf einem eigenen Server oder einem Cloudangebot gehostet. Die Pakete stehen für Windows- und Linux-Server zur Verfügung, außerdem für die Nutzung in Docker, AWS von Amazon und OVH Cloud.
Neben der Dokumentverwaltung und den Anwendungen unterstützt Workspace die Projektplanung, E-Mail, CRM-Anwendungen und einen Kalender für die Terminverwaltung.
Durch das Open-Source-Modell steht die Workspace-Software bei Github kostenlos zum Download bereit. Die Pakete lassen sich in Firmen installieren und nutzen, beim Einsatz der Gratisversion muss man sich um Support und Updates selbst kümmern. Der Zugriff über mobile Geräte auf den Server ist bei der Github-Version nicht möglich.
Only Office mobile und in der Cloud nutzen Unterwegs lässt sich die Office-Suite mit den Apps für Smartphones und Tablets nutzen. Only Office finden Sie in den App Stores für Android, iOS, Galaxy- und Huawei-Geräte. Damit sind der Zugriff, die Freigabe und die Bearbeitung von Dokumenten auch abseits von Büro und Zuhause möglich. Die Synchronisation erfolgt über die Cloud Ihrer Wahl. Komfortabel funktioniert alles mit dem Speicher von Only Office. Den gibt es als „Startup“-Cloud mit zwei GByte Internetspeicher gratis. Für die Verwaltung lassen sich drei Administratorkonten einrichten und beliebig viele Nutzer definieren. Die Only-Office-Cloud ist übersichtlich gestaltet, das Management der Dokumente unkompliziert. Für Projekte gibt es „Rooms“ mit individueller Nutzerverwaltung. Über die Startup-Cloud hat man außerdem Zugriff auf die Office-Tools als Webversion. Besitzer von Chromebooks können ebenfalls mit Only Office arbeiten. Schnelle Änderungen an den Dokumenten kann man auf jedem Rechner mit Internetanbindung vornehmen. Die Onlineversion von Only Office können Sie auch in Kombination mit weiteren Internetservices nutzen. Dazu bietet die Webseite von Only Office kostenlose „Konnektor“-Lösungen. Diese stellen Verbindungen zu anderen Diensten her und tauschen Daten komfortabel aus, unter anderem mit weiteren Cloudspeichern und der Blogsoftware WordPress. |
(PC-Welt)