Foto: Danzas
Umgesetzt hat Danzas Eurocargo das ehrgeizige Projekt zusammen mit dem Technologiepartner Symbol Technologies, einem Anbieter von Mobility-Lösungen zur Datenerfassung und -kommunikation. Ziel des Elton-Projekts ist eine möglichst vollständige Automatisierung der Arbeitsprozesse. Während vor Implementierung der Lösung die Sendungen manuell erfasst und anschließend auf Papier ausgedruckt werden mussten, soll das nach Abschluss des Projekts ohne Medienbrüche gehen.
Dieses Ziel wird voraussichtlich Ende des dritten Projektabschnitts erreicht werden: In der ersten Projektphase wurde die elektronische Ablieferscannung realisiert. In einer zweiten Phase folgte die elektronische Unterschrift, mit der Kunden die Annahme bestätigen. Außerdem können die Danzas-Fahrer seit Realisierung dieser Projektphase im Juni dieses Jahres auf eine elektronische Rollkarte zurückgreifen, die alle wichtigen Informationen für den Fahrer enthält.
Auf einer Rollkarte sind sowohl Menge und Art der aufgenommenen Sendungen verzeichnet als auch die Fahrtroute. Vorher existierten die Rollkarten auf Papier. In der dritten Phase werden die Dokumente mit Hilfe einer Wireless-LAN-Lösung in das System integriert. Damit sind Updates jederzeit möglich, und sowohl der Fahrer als auch der Disponent haben zur gleichen Zeit identische Informationen vorliegen.
Bei der Kommunikation greift Danzas auf den Mobilfunkstandard GSM zurück. Der eigene Fuhrpark sowie die Fahrzeuge der Unternehmer wurden mit einem Standard-Mobiltelefon ausgerüstet, das über eine Kommunikations-Blackbox mit einem mobilen Computer, dem „Symbol Portable Terminal SPT 1746“ verbunden ist. Obwohl der SPT auch mit einem integrierten Modul für den Mobilfunkstandard GSM angeboten wird, hat Danzas sich bewusst für die Kopplung mit einem Mobiltelefon entschieden. Viele Fahrer hatten bereits ein Handy, und neben der Datenübertragung können sie es weiterhin zum Telefonieren nutzen. Insgesamt hat Eurocargo 2100 Einheiten des Systems im Einsatz. Die Gesamtinvestition für das Projekt beträgt 12,8 Millionen Euro.
Der SPT 1746 ist ein mobiler Computer, der mit Palm OS oder Windows CE arbeitet. Mit einem eingebauten Barcodescanner erfassen die Fahrer die Ident-Codes ihrer Packstücke bei der Ablieferung und übertragen die Daten mit ihrem Mobiltelefon sofort an eine Datenbank in der Zentrale; von dort aus werden sie innerhalb von drei bis fünf Minuten via Internet dem Versender der Ware zugänglich gemacht. Vor der Implementierung mussten die Ablieferdaten nach der Rückkehr des Fahrers manuell in den Computer eingegeben werden.
Danzas hat „Tracking and Tracing“ in seine Prozesse integriert
Technologie- und Projektpartner ist Symbol Technologies
Ziel: Vollständige Automatisierung der Arbeitsprozesse ohne Medienbrüche
Hardware: Mobiltelefone und Portables mit integriertem Barcodescanner
Langfristig Reduktion von Anfragen nach Ablieferbelegen um 50 Prozent
Dabei sind die Informationen, die mit Elton versendet werden, sehr genau: Name und Unterschrift des Empfängers sind ebenso enthalten wie die Uhrzeit der Zustellung. Etwas schneller können die Mitarbeiter in den Niederlassungen Auskünfte zur Sendungsverfolgung geben: Ihnen liegen die entsprechenden Daten bereits zwei bis drei Minuten nach Ablieferung der Sendung vor.
Reduktion um 50 Prozent
Das Tracking- und Tracing-System bietet darüber hinaus noch weitere Vorteile: Mit den zugehörigen Mobiltelefonen sind Fahrer und Disponenten in den Niederlassungen direkt miteinander verbunden. Telefonnummern eintippen ist nicht mehr nötig. Das Anwählen der Fahrzeug- beziehungsweise Niederlassungsnummer reicht aus, um den richtigen Ansprechpartner zu erreichen.
Danzas kann durch die Implementierung vor allem Zeit bei der Erteilung von Auskünften sparen: Die Anfragen nach Ablieferbelegen sind bereits um mehr als 30 Prozent zurückgegangen. Wenn alle Kunden das Internet nutzen würden, wäre ein Rückgang um bis zu 90 Prozent möglich, da aber viele das Gespräch am Telefon vorziehen, ist langfristig eine Reduktion um 50 Prozent realistisch. Doch auch bei telefonischen Kundenanfragen wird die Aufgabe der Servicemitarbeiter erheblich erleichtert: Vor der Implementierung lag häufig nur ein Lieferschein mit einer unleserlichen Unterschrift vor. Kundenanfragen wie „Wer hat das Paket denn angenommen?“ waren mit viel Arbeitsaufwand verbunden.
Das neue Verfahren hat auch hier für Besserung gesorgt: Der Name des Mitarbeiters, der das Paket angenommen hat, wird erfasst und ebenfalls übertragen. Durch die zusätzlichen Informationen werden vor allem die Disponenten und die Mitarbeiter im Servicebereich entlastet. Sie können sich verstärkt anderen Aufgaben der Serviceabteilung widmen, die häufig vernachlässigt werden mussten.
Durch die vollständige Automatisierung der Arbeitsprozesse in der Ablieferung wird nicht nur die Qualität der Kundeninformation verbessert, sondern auch die Effizienz gesteigert. Vor der Implementierung wurden die Ablieferdaten erst am Abend, nachdem der Fahrer in die Niederlassung zurückgekehrt war, eingegeben. Das Eintippen in den Computer nahm zusätzlich Zeit in Anspruch. Diese Arbeitsschritte entfallen jetzt, und die Informationen stehen mindestens sechs Stunden früher im Zentralrechner zur Verfügung.
Auch im Vergleich zu konkurrierenden modernen Systemen bietet dieses elektronische Tracking und Tracing Vorteile: Alle Paket-Identdaten sind im Barcode enthalten und werden schnell und sicher mit dem Scanner erfasst. Die Daten des Barcodes auf dem Paket sind die zentrale Informationsquelle für Elton. Der Fahrer muss nicht wie bei anderen Systemen zusätzliche Daten zur Sendungsauskunft manuell eingeben. Auch hier sind mehr Effizienz und Fehlerfreiheit das Ergebnis.