Mit der SharePoint-2010-Produktfamilie bietet Microsoft ein sehr breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten, die zur Steigerung der Produktivität eines Unternehmens beitragen können - von Web-basierender Collaboration über Enterprise-Content-Management (ECM) bis hin zu Business Intelligence (BI).
Der Einsatz von SharePoint ist in unterschiedlichen Ausbaustufen möglich und damit auch für den Mittelstand interessant. So erfüllt der Funktionsumfang der kostenlos verfügbaren "Microsoft SharePoint Foundation 2010 Edition" beispielsweise bereits etliche Anforderungen mittelständischer Betriebe.
Der folgende Artikel beleuchtet aus Praxissicht zunächst die Möglichkeiten und Einschränkungen wichtiger SharePoint-Foundation-Features, darunter Web-basierende Collaboration, Dokumenten-Management, Integration der Microsoft-Office-Produkte, die auf Inhalten basierende Suche sowie die Integration von externen Informationssystemen. Anschließend werden kurz die Anforderungen an die lokale IT-Infrastruktur thematisiert, bevor exemplarisch mögliche Ausbaustufen skizziert werden.
Der Funktionsumfang von SharePoint Foundation
SharePoint Foundation 2010 bringt einen beträchtlichen Funktionsumfang mit. Die Features, die für mittelständische Unternehmen besonders wichtig sind, werden nachfolgend unter die Lupe genommen und auf ihre Möglichkeiten und Einschränkungen hin untersucht.
1. Die Web-basierende Collaboration
SharePoint Foundation unterstützt die Web-basierende Collaboration durch einige einsatzfertige Website-Vorlagen und Web-2.0-Features. Standardmäßig beinhaltet SharePoint Foundation zwar nur eine Handvoll dieser Website-Vorlagen, diese decken jedoch die wichtigsten Bereiche wie Unternehmens- beziehungsweise Projekt- oder zentrale Dokumenten-Websites ab.
Foto: Sandy Wilzek
Die generelle Struktur, Navigationsmöglichkeiten sowie Look and Feel einer Website lassen sich über eine Administrationsoberfläche bequem konfigurieren. Weitergehende Designanpassungen sind zum Beispiel mit dem ebenfalls kostenlos verfügbaren Microsoft SharePoint Designer möglich. Aus einer an die Unternehmensbedürfnisse angepassten Website lässt sich wiederum eine Vorlage erstellen. Diese kann dann für die Gestaltung von Websites innerhalb der Firma genutzt werden. Die Zugriffsberechtigungen lassen sich global oder individuell auf jeder Website festlegen.
Schwache Integration von Exchange in SharePoint
SharePoint Foundation bietet wie auch andere Collaboration-Produkte von Haus aus eine beachtliche Sammlung an Collaboration-Merkmalen. Über Kalender können zum Beispiel Termine im Unternehmen gepflegt und in Listen Kontaktinformationen gespeichert werden. Obwohl solche Informationen in vielen Unternehmen noch unter Microsoft Exchange verwaltet werden, ist die Integration von Exchange in SharePoint eher rudimentär. So können zwar Exchange-Kalender direkt angezeigt werden, umgekehrt ist es jedoch nicht möglich, von SharePoint aus Termine im Exchange-Kalender anzulegen. Exchange-Kontakte lassen sich auf direktem Weg nicht einbinden. Weitere Collaboration-Features von SharePoint Foundation sind Ankündigungen, Blogs, Diskussionsforen, Umfragen und Wikis. Aufgaben- und Open-Issue-Listen sorgen innerhalb eines Teams oder eines Projekts für Transparenz.
Benutzer können die Web-Oberflächen in Grenzen personalisieren. Darüber hinaus lässt sich konfigurieren, welche Informationen so wichtig sind, dass bei jeglichen Änderungen eine automatische Benachrichtigung erfolgt.
2. Dokumenten-Management
SharePoint Foundation unterstützt das kontrollierte gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und kann dabei die Einhaltung bestimmter qualitätssichernder Maßnahmen wie zum Beispiel Reviews forcieren.
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Generell werden Dokumente unter SharePoint in so genannten Dokumentenbibliotheken verwaltet. Einer Dokumentenbibliothek kann ein Template zugewiesen werden, etwa eine Word-Vorlage für Unternehmensberichte. Dieses Template wird dann für das Erstellen neuer Dokumente verwendet. Alternativ kann auch ein Dokument aus dem Dateisystem übernommen werden. Neben den eigentlichen Dokumenten kann eine Dokumentenbibliothek auch Metainformationen wie Erstellungs- und Änderungsdatum, Benutzer oder Titel speichern. Zugriffsberechtigungen lassen sich benutzerindividuell für einzelne Dokumente, eine Dokumentenbibliothek oder global definieren.
Um gegebenenfalls auch auf ältere Dokumentenversionen zugreifen zu können, lassen sich Dokumente optional versionieren. Außerdem kann bei Bedarf erzwungen werden, dass ein Dokument freigegeben werden muss, bevor es veröffentlicht wird. Dazu ist es möglich, eine Dokumentenbibliothek mit einem oder mehreren Workflows zu verknüpfen, um beispielsweise den Freigabeprozess zu koordinieren.
Kein standardisierter Workflow
Ein einfacher Workflow könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: Nach der Fertigstellung eines Dokuments werden für den Benutzerkreis, der für die Freigabe verantwortlich zeichnet, automatisch eine Aufgabe sowie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link auf das zu prüfende Dokument generiert. Die sich nach der Prüfung ergebenden Änderungsvorgaben werden automatisch via E-Mail an den Bearbeiter zurückgemeldet. Im Falle der Freigabe erhält der Bearbeiter ebenfalls automatisch per E-Mail eine Nachricht. Leider bietet SharePoint Foundation von Haus aus aber keinen standardisierten Workflow für die Dokumentenfreigabe. Mit dem SharePoint Designer lassen sich jedoch über einen grafischen Editor relativ leicht entsprechende Workflows konfigurieren.
Microsoft-Office-Produkte und Web-Services
3. Integration der Microsoft-Office-Produkte
Microsoft-Office-Produkte wie Word oder Excel gehören in vielen mittelständischen Unternehmen zum Standard. Da andererseits häufig das kontrollierte gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten erforderlich ist, kommt insbesondere der Integration der Microsoft-Office-Produkte in SharePoint eine sehr wichtige Rolle zu. Denkt ein Unternehmen über eine SharePoint-Einführung nach, sollte es zumindest Office 2007 einsetzen.
Foto: Sandy Wilzek
Denn zum einen ist hier die Integration verbessert und beispielsweise das Veröffentlichen von Dokumenten in SharePoint vorgesehen, zum anderen ähnelt die Bedienphilosophie von SharePoint mit dem kontextabhängigen Menüband auch sehr stark der neuerer Office-Versionen. Optimal ist die Verwendung von Office 2010, das zum Beispiel die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Ebenso sind Vorlagen direkt aus der SharePoint-Dokumentenbibliothek verwendbar.
Der Einsatz von Office 2003 unterliegt dagegen großen Einschränkungen und ist daher nicht zu empfehlen. Outlook 2003 erlaubt es zwar, SharePoint-Listen wie zum Beispiel Kalender oder Kontakte einzubinden, die Integration von Word und Excel 2003 ist jedoch absolut rudimentär und beschränkt sich auf das Ein- und Auschecken von Dokumenten.
4. Inhaltsbasierende Suche
SharePoint Foundation bietet auf Website-Ebene eine Suche an, die den Inhalt von Web-Seiten und Dokumenten erfasst. Bei der Suche können auch komplexere Suchanfragen mit Und/oder-Verknüpfungen gestellt sowie zusätzlich Metainformationen berücksichtigt werden. Verfeinerungen bei der Suche oder suchmaschinenähnliche Features, wie etwa eine Autokorrektur der Suchanfragen oder Vorschläge bei der Eingabe, lässt die SharePoint-Foundation-Suche allerdings vermissen. Zudem werden bei der Suche standardmäßig nur Microsoft-Office-Dokumenttypen unterstützt.
PDF-Dokumente indizieren
Filter für andere Standard-Dokumententypen wie zum Beispiel PDF-Dokumente lassen sich bei der Suche nicht einbinden. Alternativ können Unternehmen jedoch die ebenfalls kostenlose Microsoft-Search-Server-2010-Express-Edition verwenden. Damit sind unter anderem auch PDF-Dokumente indizierbar und Vorschläge für Suchbegriffe bei der Eingabe möglich. Es ist unverständlich, warum Search Server 2010 Express nicht zur Standarddistribution von SharePoint Foundation gehört, denn die kommerzielle Edition von Search Server ist wiederum Teil der SharePoint-Server-Editionen.
5. Integration von externen Informationssystemen
Häufig verteilen sich die digitalen Informationen im Unternehmen auf unterschiedliche, teilweise sehr heterogene Systeme. Dennoch ist es wünschenswert, bestimmte Informationen an zentraler Stelle - in diesem Fall unter SharePoint - adäquat zur Verfügung zu stellen. In der Regel verbinden sich damit zwei Aufgaben: zum einen die Integration des externen Informationssystems auf Datenebene; zum anderen die Auswertung und geeignete Präsentation der Daten.
SQL Server und Web-Services als Standardquellen
Ein externes Informationssystem auf Datenebene in SharePoint über die so genannten Business-Connectivity-Services (BCS) einzubinden, bietet den Vorteil, dass die externen Daten prinzipiell wie SharePoint-Inhalte behandelt werden. Damit können unter SharePoint Berechtigungen festgelegt und individuelle Sichten auf die Daten definiert werden und eine Weiterverarbeitung sowie eine Kombination mit anderen Daten erfolgen.
Als Standarddatenquellen werden bei SharePoint Foundation allerdings lediglich Microsoft SQL Server sowie Web-Services unterstützt. Ein Web-Service muss jedoch sehr bestimmte Anforderungen erfüllen, um zu SharePoint kompatibel zu sein, etwa bezüglich Schnittstelle sowie Benutzerauthentifizierung. Häufig ist daher eine Custom-Lösung erforderlich.
Zu berücksichtigen sind daneben die Berechtigungen beim Zugriff auf das externe Informationssystem. Hier bietet SharePoint Foundation keine Möglichkeiten, um etwa unter Gruppenberechtigungen auf ein externes System zuzugreifen. Die Integration von externen Produkten erfordert daher in der Regel eine SharePoint-Server-Umgebung.
User-Interface-Komponenten entwickeln
Alternativ zur Einbindung auf Datenebene ist es immer möglich, spezielle User-Interface-Komponenten zu entwickeln, die ganz bestimmte Aspekte eines externen Informationssystems visualisieren beziehungsweise eine Interaktion ermöglichen. Eine solche Komponente könnte man wiederum unter SharePoint einbinden. Die Problematik mit den Berechtigungen bleibt jedoch.
Anforderungen an die IT-Infrastruktur
Domänen, Softwarelizenzen sowie die Cloud stellen in Verbindung mit SharePoint Foundation folgende Anforderungen an die IT-Infrastruktur.
Domäne
Obwohl unter SharePoint prinzipiell unterschiedliche Authentifizierungsanbieter unterstützt werden, empfiehlt sich längerfristig - insbesondere für eine nahtlose Arbeit mit den Microsoft-Office-Produkten - eine auf Microsoft Active Directory basierende Domäne. Soll dennoch zunächst ein alternativer Authentifizierungsanbieter wie Samba oder Novell mit Lightweight Directory Access Protocol (LADP) beibehalten werden, ist zu berücksichtigen, dass SharePoint Foundation anders als die kommerziellen SharePoint-Server-Editionen von Haus aus keine LDAP-Authentifizierung unterstützt. Dies macht gegebenenfalls eine Custom-Lösung zur Unterstützung von LDAP notwendig.
Softwarelizenzen
Für eine SharePoint-Foundation-Installation als reine Intranet-Lösung sind je nach Anspruch und vorhandener Infrastruktur, die mitgenutzt werden kann, folgende relativ geringe Investitionen erforderlich:
• Windows Server 2008 64 Bit oder höher: Je nach Hardwareausstattung und Sicherheitsanforderungen könnte ein bestehender Server mitgenutzt werden.
• Windows-Server-2008-Nutzerlizenzen für jeden Benutzer: Falls ohnehin schon Windows Server 2008 oder höher eingesetzt wird, dürften entsprechende Lizenzen schon vorhanden sein.
• SQL Server 2008 oder höher: Möglicherweise ist bereits eine SQL Server-Instanz im Unternehmen im Einsatz. Je nach Anforderungen reicht eventuell aber auch die kostenlose Express Edition SQL Server 2008 R2, die jedoch nur einen Prozessor sowie Datenbanken von maximal10 GB Größe unterstützt. Speichert man Dokumente sowie andere größere binäre Objekte (so genannte BLOBs) nun außerhalb der Datenbank, was mit relativ einfachen Mitteln möglich ist, lässt sich mit der Obergrenze von 10 GB eine beträchtliche Datenmenge verwalten.
• SharePoint Foundation 2010: SharePoint Foundation selbst ist kostenlos. Erst für die kommerziellen SharePoint-Server-Editionen sind Lizenzen zu erwerben.
• Search Server Express 2010: Die Search-Server-Express-Edition für erweiterte Suchfunktionalitäten ist ebenfalls kostenlos.
Zusätzlich sollten Unternehmen für eine vernünftige Integration der Microsoft-Office-Produkte mindestens die Version 2007 vorsehen (siehe oben).
SharePoint in der Cloud
Alternativ zum eigenen Betrieb der SharePoint-Installation ist es denkbar, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Neuerdings gibt es das SharePoint-Online-Angebot von Microsoft in der Cloud. Vom Umfang her stehen dahinter allerdings viele Features der kommerziellen SharePoint-Server-2010-Editionen, das heißt, dass Unternehmen gegebenenfalls mehr mieten, als sie benötigen. Ein Nachteil der Cloud-Lösung ist, dass sie die Integration von externen Informationssystemen nicht unterstützt.
Mehr Features mit kommerziellen SharePoint-Server-2010-Editionen
Haben Unternehmen höhere Anforderungen an verschiedene Funktionen, ist ein Upgrade auf die kommerziellen SharePoint-Server-2010-Editionen Standard oder Enterprise möglich. Die zusätzlichen Features sollten aber zuvor immer auf ihre tatsächliche Relevanz für die aktuellen Geschäftsprozesse und Vorgaben im eigenen Unternehmen geprüft werden.
Generell zielen nämlich viele Erweiterungen darauf ab, Anforderungen größerer Organisationen abzubilden, wo sehr umfangreiche und verteilte Informationen erfasst, kategorisiert, in sinnvoller Weise verwaltet und überwacht werden müssen. Das Upgrade von SharePoint-Foundation auf eine der kommerziellen Server-Editionen ist direkt möglich. Im Folgenden werden kurz einige wichtige Aspekte der SharePoint-Server-Editionen skizziert.
Enterprise-Content-Management
Foto: Sandy Wilzek
Eine wichtige Erweiterung stellen verwaltete Metadaten dar, über die Dokumente anhand einer unternehmensweit vordefinierten Menge an Kategorien und Schlagwörtern charakterisiert werden können. Dies gewährleistet eine einheitliche Charakterisierung von Dokumenten im gesamten Unternehmen, was gerade für die Dokumentensuche in einem sehr großen, verteilten Datenbestand relevant ist.
Damit einher geht die Möglichkeit, Dokumente an zentraler Stelle und dann basierend auf Metainformationen über das Dokument in einer geeigneten Dokumentenbibliothek zu speichern. Somit ist der Datenbestand jederzeit übersichtlich und performant organisiert. Abgerundet wird dieser Bereich durch das so genannte Records-Management (nur in der Enterprise-Edition), über das Datenänderungen verfolgt, Schnappschüsse des Datenbestands erstellt und Vorgaben für die Langzeitarchivierung gemacht werden können.
Enterprise-Suche
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Mit einem größeren Datenbestand wachsen automatisch die Anforderungen an die Suche. Der in SharePoint integrierte Search Server ist darauf ausgelegt, extrem große Datenmengen zu indizieren. Dabei werden auch Daten aus externen Informationssystemen, die in SharePoint eingebunden sind, berücksichtigt. Ebenso ist die Suche in komplexeren Web-Anwendungen möglich, die bei größeren Unternehmen aus einer Vielzahl an verteilten Websites bestehen können. Der Benutzer wird zudem durch Features wie Suche vom Desktop aus, Autokorrektur, Vorschläge bei der Eingabe und Verfeinerung der Suchanfragen unterstützt. Die Bewertung der Relevanz der Suchergebnisse berücksichtigt unter anderem den Kontext sowie das Benutzerprofil.
Externe Infosysteme und Business Intelligence integrieren
Entscheidungen im Unternehmen berücksichtigen häufig viele unterschiedliche Daten aus verschiedenen Quellen. Entsprechend müssen kontinuierlich relevante Daten aufbereitet und in geeigneter Form visualisiert werden.
Eine starke Einschränkung bei SharePoint Foundation ist die fehlende Möglichkeit, das externe Informationssystem unter einer anderen Benutzeridentität anzusprechen. Diese Lücke wird bei den SharePoint-Server-Editionen geschlossen: Separate Benutzerdaten werden für den Zugriff auf das externe Informationssystem gespeichert und können auf Gruppen von SharePoint-Benutzern angewendet werden. Gerade bei einer größeren Zahl einzubindender Fremdsysteme ist dies sehr wichtig. Zudem werden in SharePoint eingebundene externe Informationssysteme bei der Suche berücksichtigt.
Die Enterprise Edition bietet daneben zusätzliche Möglichkeiten hinsichtlich der Auswertung: Mit den Excel Services etwa können Unternehmen über SharePoint auf automatisiert erstellte Excel-Berichte mit bestimmten aktuellen Unternehmenskennziffern zugreifen. Visio Services erlauben die Veröffentlichung von Diagrammen unter SharePoint. Und PerformancePoint Services bieten die Möglichkeit, Berichte über Geschäftsdaten zu veröffentlichen, die von einem externen Microsoft PerformancePoint Server geliefert werden.
Fazit
Mit der kostenlosen SharePoint Foundation 2010 können mittelständische Unternehmen eine Reihe wichtiger, nutzbringender Aspekte wie etwa Dokumenten-Management und Web-basierende Collaboration adressieren. Die dafür erforderliche IT-Infrastruktur ist je nach Anspruch zunächst kaum mit zusätzlichen Investitionen verbunden. Bei erweiterten Anforderungen kommt später ein Upgrade auf die kommerziellen SharePoint-Server-Editionen infrage. Da die Features von SharePoint Foundation auch Teil der kommerziellen SharePoint-Server-Editionen sind, kann man von entsprechendem Support durch Microsoft bei der Weiterentwicklung sowie bei Problemen ausgehen.
Um jedoch eine SharePoint-Einführung erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen sie von Anfang an als strategisches, abteilungsübergreifendes Projekt verstehen und sie nicht bloß auf die technische Implementierung innerhalb der IT-Abteilung reduzieren. Der Analyse der Geschäftsprozesse, der Entwicklung einer einheitlichen Informationsarchitektur im Unternehmen und der benutzerfreundlichen Implementierung kommt in diesem Zusammenhang eine große Bedeutung zu.
Da es sich dabei häufig um sehr komplexe Aufgaben handelt, kann es durchaus sinnvoll sein, ein Beratungsunternehmen hinzuzuziehen. Denn eines steht auf jeden Fall fest: Bei richtiger Umsetzung bietet eine SharePoint-Einführung für mittelständische Unternehmen enorme Potenziale. (pg)