Oft werden die Ziele einer CMS-Implementierung nicht erreicht. Im schlimmsten Fall kommt es zum vorzeitigen Projektabbruch und hohen finanziellen Schäden.
Es stellt sich die Frage, mit welchen Problemen derartige Projekte behaftet sind und welche Lösungsansätze - sowohl auf Seiten der Hersteller, wie auch der des Kunden - geeignet sind, den Projekterfolg zu sichern.
Die Komplexität und strategische Bedeutung einer CMS-Einführung werden häufig unterschätzt und lassen Projekte unnötig scheitern. Foto: dizain - shutterstock.com
CMS-Projekt: Anforderungen definieren
Häufig sind exakte Anforderungen an das CMS in der Konzeptionsphase nicht bekannt und werden - im Rahmen eines entsprechenden Pflichten- und Lastenhefts - nicht ausreichend beschrieben. Die tatsächlichen Anforderungen scheinen sich häufig erst in späten Projektphasen oder der Praxis zu zeigen. Die Gründe hierfür sind vielfältig, führen jedoch zum selben Ergebnis: Das Content Management System erfüllt im Rahmen von Implementierung, Betrieb und Anpassung wichtige Kriterien häufig nicht.
10 wichtige Fragen bei der Auswahl eines modernen CMS
Technik: Hilfreich oder Bremse? Wenn Sie sich für ein CMS entscheiden, sollten Sie von Anfang an großen Wert darauf legen, dass die Content-Ersteller schnell und flexibel Änderungen am Inhalt vornehmen oder neue Inhalte einstellen können. Das CMS muss sich neuen Möglichkeiten und Innovationen flexibel anpassen lassen, ohne dass dazu jedes Mal die komplette IT-Abteilung involviert ist. Idealerweise entlastet ein gutes CMS die IT und macht die Installation neuer Funktionen und Komponenten so einfach wie möglich.
Wie innovationsfreundlich ist Ihr CMS? Die Techniken, besonders im Web, entwickeln sich rasant weiter. Es hilft Ihnen daher nichts, wenn Ihr CMS nicht mithalten kann. Ihr gewähltes CMS sollte offen und erweiterbar sein, so dass Ihr IT-Team Neuerungen einbauen und Veränderungen vornehmen kann, ohne ständig auf die offiziellen Updates eines Herstellers warten zu müssen. Open-Source-Lösungen setzen auf große Communities die neue Funktionen oftmals schnell entwickeln und zur Verfügung stellen. Ein modernes CMS integriert bestehende UND künftige Anwendungen, indem es auf modulare, standard-basierte Architektur aufbaut.
Kommt Ihr CMS mit anderen Techniken zurecht? Beim Thema Online-Marketing sind die Anforderungen für jedes Unternehmen anders. Das macht es notwendig, Techniken wie Analyse-Tools, CRM-Lösungen, BI und möglicherweise Big-Data-Systeme zu kombinieren, um die Kunden besser zu erreichen. Prüfen Sie ihre ausgewählten CMS-Anbieter und fragen Sie, wie diese andere Systeme über APIs, Module oder entsprechende Lösungen integrieren. Fragen Sie außerdem nach, wie schnell Ihre gewählten Anbieter APIs entwickeln und neue, innovative Lösungen integrieren können.
Versteht Ihr CMS Social Media? Inhalte, Community und Vermarktung sind wichtige Bestandteile der heutigen digitalen Lösungen und Benutzererfahrungen. Um die digitalen Kunden fest ans Unternehmen zu binden, müssen CMS flexibel bestehende und neue Social-Media-Plattformen integrieren und einbinden. Dabei sollte ihr Hersteller nicht nur populäre soziale Netzwerke unterstützen, sondern auch flexibel genug sein, um neue (oder exotische aber zielgruppenrelevante) Plattformen zu unterstützen.
Wie schnell sind Sie startklar? Je nach gewählten Produkten und Vorgaben nimmt das Ausrollen eines CMS Wochen, Monate oder Jahre in Anspruch. Das bedeutet auch: Geschieht ein Fehler, kann das Ihr Unternehmen enorm zurückwerfen. Deswegen sollten Sie von potentiellen Anbietern ein Proof-of-Concept liefern lassen, das den jeweiligen Installationsort genau untersucht und alle technischen Vorgaben einbezieht.
Werden andere Bildschirmformate unterstützt? Was ist mit Mobile? Digital Natives surfen nicht nur an einem PC. Sie wechseln von Notebook über Tablets auf Smartphones und zurück. Kann ihr gewähltes CMS all diese (und alle kommenden) Formfaktoren möglichst flexibel abbilden? Was starre Systeme nicht schaffen können, gelingt Systemen auf Basis von Reponsive Design einfach, sie passen sich agil an die jeweiligen Endgeräte an. Bestehen Sie also schon jetzt auf Systeme, die Responsive Design direkt von Anfang an unterstützen.
Wie leicht lässt sich das CMS an Ihre Wünsche anpassen? Die meisten Content Management Systeme erfüllen 80 Prozent aller Anforderungen direkt nach der Installation. Der Knackpunkt sind die fehlenden 20 Prozent. Wie einfach setzen Ihre gewählten Lösungen diese fehlenden Punkte um? Zahlreiche Projekte scheitern genau hier, weil wichtige Funktionen zu spät geliefert werden. Ein CMS, das nicht komplett im Kern angepasst werden muss, sondern seine Funktionen über Plugins und Erweiterungen ausbauen kann, ist flexibler und schneller anzupassen als ein starres System. Sprechen Sie ihren Anbieter hierauf an.
Wie hoch sind die TCOs? Kosten für CMS-Projekte lassen sich in vier Bereiche aufteilen: Lizenzkosten, Support-Kosten, Implementierung und Hosting. Die Lizenzkosten reichen von kostenlosen Open-Source-Produkten bis hin zu Millionen-Euro-teuren proprietären Einzelfalllösungen. Die Support-Kosten werden oft jährlich abgerechnet. Die Preise für Implementierung variieren je nach Komplexität des Projektes. Als grobe Schätzung kann man von dem drei- bis fünffachen der Lizenzkosten ausgehen (wenn die Produktlizenz nicht kostenlos ist). Die Kosten für Hosting schließlich richten sich nach dem benötigten Verfügbarkeitslevel und Skalierungsmöglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bereiche in Ihre Planung einbeziehen, damit sie nicht unangenehm überrascht werden.
Wie stark ist die Community? Eine starke Gemeinschaft um ein CMS kann Ihnen bei Problemen helfen, Fragen beantworten und zugleich als Ressourcen-Pool zur Verfügung stehen. Allzu oft sind Projektbeteiligte frustriert, weil die Community hinter dem gewählten Produkt zu klein oder nicht vorhanden ist – es fehlen dann Ansprechpartner für alltägliche Problemen oder für die Weiterbildung des eigenen Personals. Sie sollten sich daher für einen CMS-Anbieter mit einer großen, aktiven Community entschieden.
Wer hilft Ihnen im Alltag? Ihr Webauftritt ist zugleich ihre Visitenkarte und ihr Schaufenster im Web – entsprechend sollte Ihre Seite immer verfügbar sein. Das Hosting der Website wird oft hinten angestellt, ist aber eigentlich eine Schlüsselkomponente in der Außenwirkung. Sie benötigen eine hoch-performante Plattform, die mit den Anforderungen an ihre Website wächst, sich dynamisch auf Besucherspitzen einstellt und dabei eine höchstmögliche Sicherheit bietet. Vergessen Sie zudem nicht die Funktionen für Backup und Wiederherstellung, falls ein Zwischenfall geschieht.
CMS-Implementierung: Komplexität reduzieren
Ein häufiger Fehler liegt auch darin, dass wichtige Nutzer und Stakeholder nicht ausreichend in das Projekt mit einbezogen werden. Gewünschte Anwendungsfälle sind dadurch nicht bekannt oder unzulänglich definiert. Hier zeigt sich ein für viele Unternehmen schwer aufzulösendes Dilemma: Die steigende Anzahl relevanter Stakeholder in unterschiedlichsten Funktionen mit teilweise unklaren oder gar konfliktbehafteten Zielen wirkt als Komplexitätstreiber. Nicht nur die Auswahl der richtigen Stakeholder scheint problematisch, auch die Definition geeigneter Anforderungen wird dadurch erschwert.
Zudem werden die Anforderungen an ein Content Management System heute durch ein komplexes Umfeld bestimmt: Beispielhaft sind hier die steigende Anzahl von Kanälen und Endgeräten sowie deren gegenseitige Vernetzung, aber auch eine oft sehr heterogene IT-Landschaft zu nennen.
Häufig eingesetzte Methoden des Projektmanagements - wie zum Beispiel das Wasserfallmodell - sind immer weniger geeignet diesem Komplexitätsgrad zu begegnen. Zur adäquaten Problemlösung sind alle Beteiligten gefragt - vom Hersteller über einen möglichen Implementierungspartner bis zum Käufer.
30 webbasierte Projektmanagement-Tools
30 webbasierte Projektmanagement-Tools im Überblick Das Angebot an Projektmanagement-Tools aus der Cloud ist inzwischen kaum zu überblicken. Neben etablierten Herstellern kommen immer mehr Start-ups auf den Markt, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen neu definieren wollen. Hier präsentieren wir Ihnen 30 praxiserprobte Lösungen, die Sie kennen sollten.
easyRedmine Die Open-Source-Lösung Easy Redmine ist aus der Redmine Community entstanden und wurde über sieben Jahre von einem Team aus Easy Software Ingenieuren entwickelt. Easy Redmine 2018 ist ein vollständiges, erweiterbares Redmine-Upgrade. Die Kombination von mobilem Design und den Plugins & Features soll das Projektmanagement unterstützen. Es ist erweiterbar mit Plugins für Ressourcen, Agile, Finanzen, CRM, Help desk und andere.
Microsoft Project Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Basecamp Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte es sich als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Mittlerweile sollen über 15 Millionen User damit gearbeitet haben. Entwickelt wird das Produkt vom SaaS-Anbieter 37Signals aus Chicago, der sich mit dieser und weiteren Business-Apps in der Branche einen Namen gemacht hat. Im Gegensatz zur Microsoft-Lösung ist Basecamp stark kommunikationsorientiert. Das Tool reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing und Diskussionen. Gantt-Diagramme und ähnliche Planungswerkzeuge suchen Anwender hier vergeblich.
Wrike Bei Wrike handelt es sich um eine anspruchsvolle Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen dieser modular aufgebauten Applikation gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Lösung ab.
Smartsheet Smartsheet verfolgt einen speziellen Lösungsansatz. Den Kern des Systems bilden interaktive, “intelligente” Tabellen, die “Smartsheets” gennant werden. Diese funktionieren im Prinzip wie übliche Excel-Tabellen. Sie werden jedoch um viele nützliche Werkzeuge rund um Aufgaben- und Datei-Verwaltung, Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen. Damit eignet sich Smartsheet für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel verwaltet haben. Doch selbst komplexe Projekte mit vielen Teilnehmern und Aufgaben können mit der Software erfolgreich bewältigt werden.
Projectplace Projectplace gehört zu den ersten professionellen PM-Lösungen, die für den Browser konzipiert wurde. Das gleichnamige Softwarehaus aus Schweden hat das erste Release der Software bereits im Jahr 1998 veröffentlicht. Seitdem hat sich Projectplace stets weiterentwickelt. Heute präsentiert es sich im modernen Flat-Design und wartet mit einem umfangreichen Featureset, das alle wichtige Aspekte des erfolgreichen Projektmanagements abdeckt. Mit hochwertigen Apps und Social-Collaboration-Funktionen adressiert das Tool zudem die aktuellen Anforderungen, die an moderne Business-Lösungen zunehmend gestellt werden.
Redbooth Eine weitere ganzheitliche PM-Lösung ist Redbooth. Mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung steht das ursprünglich in Barcelona entwickelte System in direkter Konkurrenz zu Projectplace. Was die effiziente Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.
OnePoint Projects Bei Onepoint Projects handelt es sich um eine anspruchsvolle Alternative aus Österreich, die mit Portfolio-Management-Features vor allem Profis und größere Unternehmen aus dem Mittelstand adressiert. Neben den Standardfunktionen, die bereits angesprochen wurden, bietet OnePoint professionelle Werkzeuge, die sich nach IPMA-Standards (“International Project Management Association”) richten und wichtige Aspekte des methodischen Projektmanagements abdecken, von Planung über Controlling bis hin zu Auswertung und Analyse.
Ace Project Einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch Ace Project. Die Software wird in Kanada entwickelt und ist schon seit über 12 Jahren auf dem Markt erhältlich. Das umfangreiche Featureset umfasst unter anderem Dokumentenmanagement, Aufgabenverwaltung, Time Tracking, Reporting, Projektplanung und Terminverwaltung. Hinzu kommen weiterführende Features wie etwa die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche an das eigene Corporate Design anpassen zu können, sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen.
ActiveCollab Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf ActiveCollab werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen von ActiveCollab zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams interessant.
Planio Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche PM-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.
Stackfield Eine weitere interessante Productivity-Lösung, die in Deutschland entwickelt wird, ist Stackfield. Dabei werden Kommunikation und Collaboration auf einen gemeinsamen Nenner gebracht. So können Anwender verschiedene Arbeitsbereiche in der Cloud anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, Termine, Notizen, und so weiter gemeinsam im Team verwalten. Eine Besonderheit der aus München stammenden Lösung: Mit der implementierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung soll sichergestellt werden, dass weder unbefugte Dritte noch der Hersteller selbst auf Kundendaten zugreifen können.
Projectfacts Projectfacts wird auch in der deutschen Cloud gehostet. Zu den wichtigsten Modulen des aus Darmstadt stammenden Online-Dienstes zählen neben Projektmanagement auch CRM, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Invoicing, Berichtswesen und Personal-Management. Hinzu kommen zahlreiche Features für die effiziente Zusammenarbeit wie gemeinsame Kalender, Wikis, Dokumenten-Management und Aufgabenverwaltung.
Projektron Mit Projektron BCS können Unternehmen ihre Projekte vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen – alles auf einer einzigen Plattform. Durch den modularen Aufbau und eine Vielzahl von Schnittstellen lässt sich die Software flexibel in bestehende Organisationsstrukturen integrieren. Zu den zahlreichen funktionellen Modulen zählen unter anderem Kundenmanagement, Rechnungsstellung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Qualitätsmanagement und Reporting.
Podio Bei Podio handelt es sich um eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Collaboration-Plattform, die nicht nur mit klassischen PM-Tools konkurriert, sondern auch mit modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter. Das System erlaubt es, eigene Business-Apps selbst zu erstellen, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hierzu steht ein interaktiver Online-Editor zur Verfügung, mit dem sich individuelle Prozesse und Arbeitsabläufe nach dem Baukastenprinzip abbilden lassen.
Apollo Apollo bringt Projektmanagement und CRM unter einen Hut. Moderne CRM-Lösungen verfügen oft über ein integriertes Projektmanagement-Modul, das Sales- und Marketing-Verantwortlichen die effiziente Organisation ihrer Initiativen und Aufgaben erlaubt. In der Regel ist der Funktionsumfang in diesem Bereich aber auf das Wesentliche beschränkt. Apollo bietet dagegen zahlreiche Werkzeuge, mit denen Firmen sowohl Projekte als auch Leads, Kontakte und Kunden online verwalten können. Eine umfangreiche Terminplanung, Chat-Kommunikation, File-Sharing und umfassendes Reporting zählen zu den Schlüßelfunktionen dieser aus Italien stammenden Web-App.
TargetProcess Immer mehr Software-Teams finden in der agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Vorgehensmodellen Scrum und Kanban eine effiziente Arbeitsmethode, um ihre Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. TargetProcess ist ein visuelles PM-Tool, das beide Methoden unterstützt. Die gut umgesetzten Mobile-Apps, die offene API (Application Programming Interface) und die angebotenen Integrationsmöglichkeiten sprechen für den hohen Reifegrad dieser aus New York stammenden App.
Pivotal Tracker Pivotal Tracker aus San Francisco zählt zu den besten Tools für agiles Projektmanagement. Es bietet zahlreiche Collaboration-Funktionen, die speziell für Entwickler gedacht sind und für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projektmitgliedern sorgen. Auf dem Online-Dashboard lassen sich “Stories” (Funktionen, Bugs, Releases, etc.) im Produkt-Backlog bequem managen. Hier können Anwender Aufgaben verwalten, kommentieren und, ähnlich wie bei Twitter, auch folgen.
Jira Ebenfalls speziell für Entwickler konzipiert ist Jira, angeboten von der Softwareschmiede Atlassian aus Australien. Die umfangreiche Plattform ist unter Profis sehr beliebt. Sie präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Software-Projekten abdeckt. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet.
Sprintly Sprintly ist eine weniger bekannte, aber dennoch nennenswerte Alternative zu Jira und Pivotal Tracker und TargetProcess. Die in Colorado entwickelte Anwendung verfolgt einen interessanten Lösungsansatz, bei dem die effektive Zusammenarbeit von Software-Entwicklern und Management-Teams, etwa aus den Bereichen Marketing, Produktmanagement und Sales, in den Vordergrund gestellt wird. Praktisch: Die täglichen E-Mail-Reports visualisieren den Fortschritt des Projekts und halten Manager und Mitarbeiter immer auf dem Laufenden.
Planbox An Entwickler, Designer, Marketer und Produktmanager richtet sich auch Planbox. Der aus Kanada stammende Cloud-Service versteht sich als eine ganzheitliche All-in-one-Lösung, die sich nicht nur an Profis, sondern vor allem auch an Einsteiger richtet, die bis jetzt wenig Erfahrungen in Sachen agiles Projektmanagement gesammelt haben. Das Tool arbeitet nach dem Scrum-Prinzip. Neben den üblichen Funktionen in diesem Bereich bietet Planbox einige nette Extras. Hierzu zählen beispielsweise ein umfassendes Modul zur Zeiterfassung, sowie nahlose Integrationsmöglichkeiten mit Help-Desk-Tools wie Zendesk.
Trello Wenn es darum geht, agile Managementmethoden für Nichttechniker schmackhaft zu machen, müssen sich Produkte wie Planbox an einem PM-Tool messen: Trello. Dieses wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt das Produkt über fünf Millionen registrierte Nutzer. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User visuell interagieren kann.
Axosoft Bei Axosoft handelt es sich um eine umfangreiche Scrum-Lösung, die nach Herstellerangaben von über 10.000 Firmen weltweit eingesetzt wird. Neben dem zentralen Scrum-Modul, mit dem Anwender Backlogs, User Stories, Sprints, etc. gemeinsam im Browser verwalten können, stehen auch weitere interessante Module bereit. So zum Beispiel ein integrierter Bug Tracker, um Programmfehler systematisch zu managen, sowie ein Wiki, etwa für die Projekt- beziehungsweise Software-Dokumentation. Hinzu kommen integrierte Kundensupport- und Reporting-Tools.
Conceptboard Mit Conceptboard steht eine visuelle Collaboration-Plattform zur Verfügung, die speziell für Kreativunternehmen konzipiert ist und in Sachen Design und Usability glänzt. Dabei bilden “Online Whiteboards” den Kern des Systems. Diese bieten eine unendlich große Arbeitsfläche, auf der Anwender Bilder und Dokumente (PDF, Excel, Word, etc.) platzieren und verwalten können. Direkt an den betreffenden Inhalten diskutieren Projektmitglieder gemeinsam ihre Ideen diskutieren und verwalten kollaborativ ihre Aufgaben. Praktisch: Neben Text- und Audio-Chats bietet der in Stuttgart ansässige Cloud-Anbieter auch Video-Konferenzen in professioneller Qualität.
Producteev Producteev wird als ein “Social Task Management”-Dienst vermarktet, bei dem Team-Kommunikation und Aufgabenverwaltung im Fokus stehen. So können Anwender per Chat miteinander kommunizieren, Aufgaben gemeinsam verwalten und mithilfe von Status-Updates, automatischen Benachrichtigungen und Aktivität-Streams immer auf dem Laufenden bleiben. Neben der zentralen Web-Anwendungen für den Browser bietet Producteev mobile Apps für iPhone und Android, sowie einen nativen Desktop-Client für Mac OS X.
Asana Asana ist eine weitere populäre Task- und Projektmangement-App für Web und Mobile, die unter Federführung vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt wird. Der Fokus liegt dabei auf einer offenen, reibungslosen Team-Kommunikation. Projekten und Aufgaben kann man in Asana “folgen”, sodass man über Diskussionen und sämtliche Projekt-Updates immer informiert wird. Ein Pluspunkt von Asana ist die hilfreiche Suchfunktion, die die gesamte Projekthistorie leicht zugänglich macht.
Flow Von einer Designagentur aus Kanada namens Metalab Design entwickelt, kommt Flow mit einer eleganten und optisch ansprechenden Benutzeroberfläche daher, die den Vergleich mit Wunderlist nicht scheuen muss. Das Programm hat jedoch viel mehr zu bieten als nur ein schönes Userinterface – die Feature-Liste ist recht umfangreich. Aufgaben lassen sich beispielsweise zur besseren Verwaltung in Listen beziehungsweise Ordnern gruppieren und taggen. Mehrere User können an derselben Aufgabe gemeinsam arbeiten. Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Aufgaben im Team zu diskutieren, Dateien zu teilen, und mit den Kollegen zu chatten.
Todoist Mit Todoist für Unternehmen präsentiert sich eine besonders einfache und intuitive Projekt- und Aufgabenverwaltung, die mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche aufwartet. Zu den Hauptfunktionen zählt die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen Dateianhänge, Prioritäten, Tags, Terminverwaltung, Benachrichtigungen, Erinnerungen und umfassende Reporting-Funktionen.
Copper Project Mit Copper Project präsentiert sich ein weiteres empfehlenswertes Projektmanagement-Tool, das direkt mit Wrike konkurriert. Besonders gut umgesetzt ist in diesem Fall das interaktive Gantt-Diagramm. Per Drag-and-Drop lassen sich Aufgaben und Deadlines bequem editieren. Neben den üblichen Features, die bei keiner modernen PM-Lösung fehlen dürfen, punktet Copper mit detaillierten Projekt- und Arbeitszeitberichten. Diese lassen sich durch verschiedene Filter flexibel anpassen und geben dem Management stets einen Überblick über den Projektfortschritt.
5pm Das Tool bietet eine Oberfläche für die Projektplanung. Mitarbeiter können über das Tool miteinander kommunizieren und Dateien teilen. Die SaaS-Lösung kostet für 5 Nutzer und 10 aktive Projekte 24 US-Dollar im Monat. Dabei stehen 4 GB Speicher zur Verfügung. Eine kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine 14-tägige Testversion.
Content Management Systeme und ihre strategische Bedeutung
Sich der Komplexität bewusst zu sein und die Bereitschaft sich damit auseinanderzusetzen, sind die Grundlagen für den Projekterfolg. Dazu ist Umdenken gefragt. Das Bewusstsein für die strategische Bedeutung eines CMS muss auf Käuferseite bei allen Beteiligten vorhanden sein oder geschärft werden. Der Auswahl anderer Systeme - wie CRM- oder ERP-Systemen - wird oft eine deutlich höhere strategische Bedeutung beigemessen. Zwangsläufig wirkt sich dies auf den Auswahlprozess und das Projektmanagement in der CMS-Einführung aus. Viele Unternehmen scheuen einen hohen Aufwand und wollen schnelle Entscheidungen treffen.
Vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung ist hier ein Umdenken nötig: Für immer mehr Unternehmen wird das Internet zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor und das gewählte Content Management System zum erfolgskritischen Instrument. Es reicht nicht aus, einfach den bekanntesten oder billigsten Anbieter zu ermitteln oder sich bei der Auswahl an anderen zu orientieren. Jedes CMS hat Stärken und Schwächen und wird unterschiedlichen Anforderungen in unterschiedlicher Art und Weise gerecht. Die Bereitschaft, sich intensiv mit den eigenen Anforderungen auseinanderzusetzen ist die grundlegende Voraussetzung.
Im Rahmen des Projektmanagements scheinen hierfür insbesondere moderne, agile Methoden wie zum Beispiel Scrum geeignet zu sein. Das Scrum-Konzept beruht auf der Grundannahme, dass viele Projekte zu komplex sind, um vorab in allen Details geplant zu werden und liefert entsprechende Methoden zur Komplexitätsreduzierung. Voraussetzung ist, dass die entsprechende Methodenkompetenz vorhanden ist oder aufgebaut werden kann. Nicht überall wird dies der Fall sein, so dass hier die Auswahl geeigneter Partner in Betracht kommen muss.
Auch aus anderen Gründen scheint die Beauftragung eines Implementierungspartners sinnvoll: Viele integrierte Web-Business-Lösungen basieren heute auf dem Zusammenspiel unterschiedlicher Software-Systeme, sei es im Rahmen einer Integration von Content und Commerce oder die nötige Anbindung an CRM. Aber Vorsicht: Die meisten technologischen Dienstleister sind auf ein System (oder wenige) spezialisiert. Sie werden das Projekt definitiv mit diesen Systemen umsetzen wollen, egal ob dieses für Sie am besten geeignet ist oder nicht. Verschaffen Sie sich daher einen umfassenderen Überblick:
• werden Sie aktiv und recherchieren
• ziehen Sie immer mehrere Quellen in Ihre Recherche mit ein
• scheuen Sie nicht den direkten Kontakt zu Herstellern
Die besten kostenlosen CMS-Systeme
Die besten kostenlosen CMS-Systeme Web-Content-Management-Systeme sind zunehmend ein Muss. Wir haben die vier Open-Source-Systeme Wordpress, Joomla, Drupal und TYPO3 getestet.
Wordpress Der hohe Bekanntheitsgrad von Wordpress spiegelt sich in neun Millionen Downloads und über 41.000 Plugins und Erweiterungen wider. Zusätzlich stehen dem Nutzer aktuell über 14.000 kostenlose Designvorlagen (Themes) zur Verfügung. Das deutschsprachige Forum wächst kontinuierlich. Über 79.000 Mitglieder tauschen sich gegenwärtig zu Erweiterungen, Problemstellungen und Lösungen aus. Laut Statista dominiert Wordpress den CMS-Markt mit einem Anteil von fast 60 Prozent.
Vorteile Die populäre "Fünf-Minuten-Installation" von Wordpress und die äußerst bedienungsfreundliche Administrationsoberfläche haben einen wesentlichen Teil zur starken Verbreitung des Systems beigetragen.<br /><br />Hinzu kommt die einfache Integration von Erweiterungen, so genannten Plugins, die Vielzahl kostenloser Themes und die komfortable Aktualisierung per Knopfdruck. Suchmaschinenfreundliche URLs (Real-URLs) können ohne die Installation von Erweiterungen eingerichtet werden. Zusätzliche Erweiterungen bieten für jede gewünschte SEO-Anforderung eine Lösung. Das gilt auch für die nachfolgend bewerteten Lösungen Joomla, Drupal und TYPO3. Eine große Community und eine gute Dokumentation runden das Gesamtpaket sehr gut ab.
Nachteile Funktionen größerer Portale, wie multilinguale Seiten, werden nur über ein Plugin unterstützt. Sie sind deshalb relativ aufwendig zu verwalten und nicht, wie von Wordpress eigentlich gewohnt, intuitiv. Ähnlich verhält es sich auch mit der Multidomain-Fähigkeit. Diese wird grundsätzlich für Subdomains, Subdirectories und für getrennte Domains geliefert, ist in der Handhabung zurzeit aber noch nicht komfortabel.<br /><br />Das Einrichten von Rollen und Rechten wird nativ leider nur bedingt von Wordpress unterstützt, kann aber bei Bedarf durch Plugins erweitert werden.
Fazit Wordpress ist die optimale Wahl für alle Blogging- oder News-Portale mit verhältnismäßig einfachen Seitenstrukturen. Für kleinere Seiten kann Wordpress auch als CMS-Lösung eingesetzt werden.
Joomla Joomla ist vor allem in den USA eine sehr verbreitete CMS-Lösung. Die Anzahl der Downloads liegt im deutlich zweistelligen Millionenbereich. Derzeit stehen über 7400 Erweiterungen für das System bereit. Die Popularität wird auch durch die Mitgliederzahlen von 675.000 Teilnehmern im offiziellen sowie annähernd 175.000 im deutschen Forum deutlich.
Vorteile Die Installation ist zwar nicht ganz so einfach wie bei Wordpress, aber noch überschaubar und ohne Fachwissen zu bewerkstelligen. Das Gleiche gilt für die Verwaltung der Inhalte, wenn das Prinzip verstanden wurde, dass Inhalte nicht seitenbasiert, sondern objektbasiert verwaltet werden.<br /><br />Die Generierung von Templates ist äußerst bedienungsfreundlich und bietet eine modulare Template-Erstellung durch die dynamische Zuweisung von einzelnen, vordefinierten Inhaltselementen, ähnlich wie Templa Voila bei TYPO3. Joomla ist komplett objektbasierend auf dem MVC Framework (Modell View Controller) aufgebaut und gibt so auch Entwicklern die Option, individuelle Erweiterungen für Joomla zu programmieren. Darüber hinaus existieren eine sehr gute Dokumentation und Benutzerhandbücher sowie viele Foren, die alle erdenklichen Fragen abdecken.
Nachteile Erweiterungen sind in Joomla in Plugins, Komponenten und Module gegliedert, die wieder im Frontend und Backend eingesetzt werden können. Das ist nicht immer intuitiv und kann teilweise zu Irritationen führen. Weitere Problempunkte, die jedoch meist nur bei größeren Projekten eine Rolle spielen, sind die Rechteverwaltung und die Freigabeprozesse.<br /><br />In den aktuellen Versionen ist die Rechteverwaltung ausgereift, allerdings können noch keine Freigabeprozesse abgebildet werden. Mandantenfähigkeit ist außerdem nur über Erweiterungen möglich, aber streng genommen wird pro Seite eine Installation benötigt. Leider sind die ausgereiften Erweiterungen teilweise kostenpflichtig, oder sie erfordern eine Registrierung beim Anbieter.
Fazit Joomla unterstützt grundsätzlich komplexere Seitenstrukturen als Wordpress, ist aber nicht so flexibel wie TYPO3 oder Drupal, da immer nur ein Hauptinhaltselement zugeordnet werden kann. Joomla ist somit optimal für kleinere bis große Seiten, wenn keine Freigabe-Workflows und keine Multidomain-Installationen erforderlich sind.
Drupal Die letzten offiziellen Download-Zahlen wurden 2008 von Dries Buytaert in seinem Blog veröffentlicht. Danach gibt es leider keine verlässlichen Werte mehr. Allerdings erfolgten zwischen Mitte 2007 und 2008 allein 1,4 Millionen Downloads. Das war eine Verdoppelung der Downloads gegenüber dem vergleichbaren Vorjahreszeitraum mit 620.000 Zugriffen. Weitere Indizien für die positive Entwicklung sind die Anzahl der Erweiterungen und zusätzlichen Module, die sich mittlerweile auf über 32.000 belaufen, und die fast 100.000 aktiven Mitglieder der offiziellen Drupal Community.
Vorteile Neben den Grundfunktionen eines Content-Management-Systems liegt der Fokus von Drupal im Aufbau von Social-Publishing- und Community-Portalen, wo Mitglieder eigene Inhalte erstellen und mit anderen Teilnehmern interagieren können. Die Grundinstallation ist extrem schlank, bietet aber bereits viele Web-2.0- und Community-Features wie zum Beispiel Weblogs, Foren und Tag Clouds.<br /><br />Die Verwaltung der Inhalte erfolgt dabei, wie bei Wordpress und Joomla, objektbasierend. Der modulare Aufbau von Drupal ermöglicht die Umsetzung von individuellen und komplexen Seitenstrukturen. Multidomain-Management ist ein Thema, das Drupal problemlos unterstützt. Die Verwaltung eines Cores mit Erweiterungen und gemeinsamen Benutzern ist in der Multidomain-Umgebung über mehrere Seiten hinweg möglich. Dies führt jedoch dazu, dass die Konfiguration des Systems weitaus aufwendiger ist als bei Wordpress oder Joomla. Die stark ausgeprägte Community bietet für jegliche Fragestellungen aktive und fundierte Antworten.
Nachteile Die schlanke Grundinstallation hat zur Folge, dass sehr viele Module nachinstalliert werden müssen. Deren Installation kann dabei leider nicht über die Administrationsfläche erfolgen, sondern nur per FTP. Viele Module stehen in Abhängigkeit zu anderen und erschweren die Aktualisierung. Zudem sind sie leider nicht abwärtskompatibel.
Fazit Drupal ist für den Einsatz als Social-Publishing- oder Community-Portal mit dem Schwerpunkt Web 2.0 als Internet, Extranet oder Intranet prädestiniert. Durch den modularen Aufbau können aber auch Portale für Unternehmen und Konzerne realisiert werden. Allerdings ist Drupal im Bereich Freigabeprozesse nicht so stark wie TYPO3.
TYPO3 TYPO3 weist über sechs Millionen Downloads auf und kommt verstärkt im europäischen Raum zum Einsatz. Das Enterprise-Content-Management-System wird in über 50 Sprachen sowie mit über 5000 Erweiterungen angeboten. Die Community ist sehr stark und zählt über 100.000 Mitglieder, die sich aktiv an der Weiterentwicklung beteiligen.
Vorteile TYPO3 beinhaltet alle Funktionen, die ein Enterprise-Content-Management-System auszeichnen. In der Grundinstallation wird bereits eine multilinguale Unterstützung mit Fallback-Funktion bereitgestellt. Eine Multidomain-Unterstützung, um mehrere Seiten über eine TYPO3-Installation zu verwalten, wird ebenfalls ermöglicht.<br /><br />Die integrierte Rechteverwaltung ist sehr umfangreich und ermöglicht den Administratoren, unterschiedliche Rollen und Rechte für die Benutzer einzurichten. Der Administrator kann unter anderem. festlegen, welche Eingabefelder von Inhaltselementen gesehen oder bearbeitet werden können. In diesem Zusammenhang können in TYPO3 auch die Freigabeprozesse individuell über so genannte Workspaces definiert und abgebildet werden. Der modulare Aufbau, die starke Konfigurationssprache Typoscript und die Möglichkeit, Veränderungen des Codes mit XClasses lokal auszulagern, machen TYPO3 nahezu unbegrenzt erweiterbar und anpassbar.
Nachteile Die Lernkurve ist im Vergleich zu den anderen Systemen eher flach, und die Installation, Konfiguration und Administration erfordert Fachwissen, um TYPO3-Fehler zu vermeiden. Hier bieten jedoch eine Vielzahl an Büchern und Dokumentationen Hilfe. Die Anforderungen an die Hosting-Umgebung werden nicht von allen Providern standardmäßig unterstützt und sollten im Vorfeld geklärt werden.
Fazit TYPO3 zeichnet sich durch die Ausrichtung als Enterprise-Content-Management-System aus und spielt seine Stärken vor allem bei größeren und oder komplexen Internet-, Extranet- oder Intranet-Projekten aus.
CMS-Anbieter: Das sollten Sie bedenken
Ob Sie Scrum einsetzen oder nicht - gewisse Fragen sollten Sie sich in allen Fällen stellen. Sind die eigenen Ziele und Strategien definiert und wie können Sie durch das neue Content Management System unterstützt werden? Überlegen Sie sich, was ihre Nutzer brauchen: Welche Probleme müssen Sie lösen und wie kann der Lösungsweg aussehen? Denken Sie bei dem Begriff "Nutzer" einerseits an Ihre Kunden, andererseits aber auch an die Nutzer des neuen CMS. Entwickeln Sie "Use Cases" auf Grundlage beider Perspektiven und machen Sie sich dabei auch die verschiedenen digitalen Touchpoints inklusive ihrer Kanäle und Endgeräte bewusst.
Überlegen Sie, mit welchen anderen Systemen Daten in welcher Form ausgetauscht werden müssen und führen Sie sich Ihre internen Prozesse vor Augen - von der Idee über die Content-Erstellung und Freigabe bis zum Publizieren. Auch die Frage nach einer späteren Anpassung oder Erweiterungsmöglichkeiten sollte bereits bedacht werden. Die daraus entwickelten Anwendungsfälle inklusive Ziele, Anforderungen und Prioritäten formulieren Sie am besten in einem "Request for Proposal" an mehrere Hersteller. Reduzieren Sie den Kreis potentieller Anbieter in weiteren Schritten - zum Beispiel durch Einladung zu einer persönlichen Präsentation.
In der Regel bieten Hersteller zeitlich begrenzte, kostenlose Evaluierungslizenzen. Diese ermöglichen es dem Kunden "Zwischenergebnisse" zu produzieren und darauf aufbauend seine Anforderungen weiterzuentwickeln. Sie unterstützen auch die Forderung von Scrum sich iterativ und schrittweise der vollständigen Problemlösung zu nähern. Zudem bieten sie die Möglichkeit, nötige Anpassungen am System zu erkennen. Auch eine Vorab-Demonstration des Systems, beispielsweise in Form eines Webinars, bieten viele Hersteller an.
Risiko minimieren durch flexible Systeme
Für eine bestmögliche Systemintegration werden sich Anpassungen in vielen Projekten nicht vermeiden lassen. Diese durchführen zu können, gehört somit zu den wichtigsten Kompetenzen des Unternehmens, beziehungsweise des Implementierungspartners. Der Hersteller hat die dafür nötigen Voraussetzungen in der Software-Architektur zu schaffen. Neben einem modularen Systemaufbau zählen hierzu zum Beispiel entsprechende "Customization Points". Hierauf sollten Sie als Käufer dringend achten.
Die Forderung, das Content Management System möglichst flexibel anpassen zu können ergibt sich jedoch nicht nur aus der Tatsache, dass Anforderungen zu Projektbeginn nicht vollständig erfasst werden können. Die Anforderungen an ein CMS werden sich im Zeitablauf verändern. Um das System also möglichst lange einsetzen zu können, ist eine entsprechende Flexibilität - und damit die stetige Weiterentwicklung durch den Anbieter - unabdingbar.
Ein etablierter und seriöser Anbieter sollte Auswahl und Einführung der Software begleiten, Interesse am Erfolg des Kunden haben und ihm stets als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Nutzen Sie diese Quelle, denn eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und ein guter Service wiegen oft mehr als einzelne Features. Faktoren wie professioneller Support und persönliche Ansprechpartner sind hier von Bedeutung. Ob der persönliche Draht passt und Sie eine seriöse Beratung erhalten, werden Sie schnell erkennen. (fm)
Business Agility: So sichern Sie Erfolg durch Flexibilität
Business Agility: Flexibilität sichert Erfolg Wie können IT-Dienstleister ihre geschäftliche Agilität steigern, die Kunden besser und erfolgreicher beraten, sowie die Geschäftsergebnisse entscheidend verbessern? Dave Sobel, Leiter der MAXfocus Partner Community von LogicNow gibt Ihnen dazu zehn nützliche Tipps an die Hand. Diese kurze Zusammenfassung basiert auf dem englischsprachigen Whitepaper "The Perpetually Valuable MSP".
1. Fortlaufende Planung und flexible Anpassung von Geschäftsprognosen Setzen Sie statt komplexer und starrer Jahrespläne reaktive und flexible vierteljährliche Planungsverfahren ein.
2. Keine rein technischen Kundengespräche Stellen Sie bei Kundengesprächen keine technischen Themen in den Mittelpunkt, sondern sprechen Sie darüber was Ihr Kunde bzw. sein Unternehmen erreichen möchte.
3. Keine Flut von Testdurchläufen, sondern eins nach dem anderen Zu viele Ideen oder Lösungen auf einmal auszutesten, kann dazu führen, dass man sich verzettelt und aus dem Blick verliert, was für den Erfolg wirklich wichtig ist. Der einzige Weg um herauszufinden, ob Ideen wirklich tragfähig sind, ist es, sie alle einzeln nacheinander zu testen.
4. Die Haupt-Gewinnfaktoren im Auge behalten Es ist entscheidend, seine geschäftlichen Entscheidungen jeweils der aktuellen Marktsituation anzupassen. Dies lässt sich leicht anhand der aktuellen Geschäftszahlen messen. Hier empfehlen wir die Verwendung von Schlüsseldaten aus vier unterschiedlichen Informationsquellen, mithilfe derer sich feststellen lässt, wie effektiv ein Ansatz für die Unternehmensentwicklung wirklich ist.
5. Neue Angebote durch rasche Markteinführung testen Bestehen Sie nicht darauf, dass neue Produkte gleich von Anfang an perfekt sind, sondern verbessern Sie sie schrittweise und passen Sie sie flexibel an die Bedürfnisse an.
6. Einwände vorweg nehmen Trainieren Sie Verkaufsgespräche und nehmen Sie dabei mögliche Einwände Ihrer Kunden vorweg. So können Sie kritischen Stellungnahmen zu Ihren Angeboten und Vorschlägen überzeugende Gegenargumente entgegensetzen.
7. Verzicht auf umsatzgebundene Vergütungsmodelle Überzeugen Sie Ihr Team, durch die Umgestaltung der Vergütungsmodelle neue Wege des Vertriebs und der Kundenkommunikation auszuprobieren.
8. Schnelle Eingreiftruppe für neue Methoden Anstatt alle Teammitglieder gleichermaßen darum zu bitten, schrittweise neue Methoden auszuprobieren, greifen Sie lieber auf bereits überzeugte Leistungsträger zurück, die sich sofort stark engagieren und schnelle Ergebnisse erzielen.
9. Vorgehensweise der Produkteinführung definieren Etablieren Sie eine genau vorgegebene und reproduzierbare Vorgehensweise zur Eruierung, Entwicklung, Überprüfung und Einführung neuer Angebote.
10. Vorgehensweise für die Beendigung einer Maßnahme definieren Genau so entscheidend wie die Strategie für die Produkteinführung ist es für ein Unternehmen, eine Systematik für die Beendigung von Maßnahmen bzw. die Abkündigung von Produkten zu entwickeln, die nicht länger gewinnbringend sind.