Cloud-Collaboration im Vergleich

Die Marktforscher von Techconsult haben die IT-Belange mittelständische Unternehmen im Auge. Diese Anwender, so haben die Marktanalysten beobachtet, legen zunehmend die Zurückhaltung gegenüber IT-Leistungen aus der Cloud ab. Allerdings scheuen Unternehmen beziehungsweise deren Anwender und IT-Spezialisten einen radikalen Umschwung, sie bevorzugen es, zunächst die private Infrastruktur für Notfälle beizubehalten und das vermeintlich Neue sukzessive einzuführen. Für ITK-Anbieter bedeutet dies, dass sie einen Ressourcen-Mischbetrieb zulassen müssen, um gerade in der aktuellen Umbruchphase Kunden zu gewinnen.

IT-Infrastrukturkomponenten zur Kommunikation beziehungsweise zum Daten- und Dokumentenaustausch sind heute Grundvoraussetzung für den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb in mittelständischen Unternehmen. In einer im Sommer 2011 repräsentativ erhobenen Studie von Techconsult wurden 207 Unternehmen nach ihren größten Schwierigkeiten in Bezug auf die reibungslose Kommunikation im technischen Unternehmensalltag befragt. Die größte Hürde liegt demnach im Bereich Dokumenten- und Applikationsaustausch über Medien- und Plattformgrenzen hinaus. An zweiter Stelle wurden Infrastrukturanforderungen sowie das Zusammenspiel vorhandener Hardware mit neuer Software genannt. Fast ein Drittel der Befragten haben Schwierigkeiten, ihr Home Office in den Unternehmensalltag einzubinden.

Sechs Cloud-Collaborations-Dienste im Vergleich
Ziel der Analyse war es, Selbstständigen und Mittelständlern eine Entscheidungshilfe in der Auswahl der geeigneten Cloud-basierende Collaboration-Lösung an die Hand zu geben. Wesentlich sei eine möglichst integrierte Lösung mit Funktionen für Groupware, Collaboration und Unified Communication sowie mit Office-Anwendungen, betont Techconsult. Besonders gewichtet wurden Sicherheitsaspekte, Mitarbeiterakzeptanz, derzeitige Einsatzgrade bestehender (produktiver) Lösungen.

Was der Mittelstand will
Basis dieser Bewertungskriterien ist eine Studie vom Sommer 2011 unter 207 mittelständischen Firmen. Die Befragung zeigt, dass Anwender den Dokumenten- und Applikationsaustausch über Medien- und Plattformgrenzen hinweg als problematisch erachten. Fast ein Drittel der Befragten haben Schwierigkeiten, ihr Home Office in den Unternehmensalltag einzubinden. Hier könnten integrierte Cloud-Angebote helfen.

O2 ist nicht empfehlenswert
O2 ist Schlusslicht des Lösungsvergleichs, der Anbieter steigt laut Techconsult nach mehreren Versuchen im Bereich der Hosted-Groupware und Collaboration-Lösungen stillschweigend aus dem Markt aus. Empfehlenswert ist dieses Angebot aufgrund der Vertragsmodalitäten, Anwendungsfunktionalitäten und mangelnder Zukunftssicherheit daher nicht. Konkurrent Vodafone hat diesen Schritt bereits hinter sich gebracht und reicht inzwischen ausschließlich Google Apps und Microsoft Office 365 an Kunden durch.

Dem Telekom-Dienst fehlt Integration
Die Telekom vertraut im Mittelstands-Segment ausschließlich Hosting-Lösungen auf Microsoft-Basis. Sie sind zum einen finanziell unattraktiv und wirken zum anderen in sich zersplittert. Dem Angebot fehlt der integrative Ansatz. Zudem sind Support-Leistungen der Telekom erschreckend teuer und können zu einer Kostenexplosion führen.

1&1 muss nachbessern
1&1 platziert sein zweigleisiges Angebot KMU-freundlich. Es scheint, als ob das Unternehmen künftig stärker auf Angebote auf Basis der Open-Xchange-Lösung setzen wird. Hier stellt Zoho im Rahmen einer Kooperation die Productivity-Anwendungen bereit. Aktuell ist dieser englischsprachige Dienst für KMUs wenig empfehlenswert. Ein Vorteil der 1&1-Lösung ist Kundennähe und ein deutsches Rechenzentrum.

IBM vertraut auf LotusLive
IBM entwickelt ihre Lösung weiter, scheint aber noch im Experimentierstadium zu stecken. Im Vergleich zu Microsoft Office 365 oder Google Apps for Business sind etwa Productivity-Funktionen nur als Beta-Ausführung vorhanden. Zudem hat IBM mit einem geringen Lotus-Notes-Kundenstamm im KMU-Bereich zu kämpfen. Für viele KMUs bedeutet eine Umstellung auf LotusLive mehr Schulungsaufwand.

Google Apps fehlt die Offline-Option
Google Apps for Business verfügen über ein breit gefächertes Portfolio. Das Angebot ist für den deutschen Mittelstand riskant, weil es keine On-Premise-Absicherung vorsieht. Problematisch ist auch die Informationspolitik des Anbieters zur Datenhaltung. Techconsult-Untersuchungen belegen, dass Anwender Google nicht als vertrauenswürdigen Provider für den Business-Einsatz erachten.

Techconsult empfiehlt Office 365
Microsoft punktet mit geringen Kosten und vielen Features, die andere Provider nur gegen Aufpreis bereit stellen. Das Unternehmen bietet Zukunftssicherheit und vielen KMUs Investitionsschutz, da sie vorhandene Systeme von Microsoft nicht unmittelbar ablösen müssen. Anwender sind mit den Tools vertraut, so dass kostspielige User-Testlaufreihen und Change-Management-Projekte entfallen. Microsoft Office 365 rechnet sich daher schneller. Hilfreich ist zudem, dass sich die Online-Suite um lokale Ressourcen ergänzen lässt und Clients mit dem vollwertigen Office Professional ausstatten lassen.

Die Einzelbewertungen im Überblick
Das hier dargestellte Bewertungsraster fast die Einzelbewertungen der Lösungsbestandteile zusammen. Dabei wurde jeder Anbieter in jedem Kriterium vor dem Hintergrund einer allumfassenden All-in-One-Lösung zur Zusammenarbeit aus der Cloud bewertet.

Cloud-Provider haben mit ihren Infrastruktur- (IaaS) und Applikationsangeboten (SaaS) den Anspruch, diese Probleme zu lösen, indem sie Applikationen über Medien- und Plattformgrenzen hinweg bereit stellen. Techconsult hat sich daher insgesamt sechs in Deutschland verfügbare Angebote für die Zusammenarbeit (Collaboration) in beziehungsweise aus der Cloud genauer angesehen, die für mittelständische Anwender geeignet sind. Im einzelnen sind dies

• die Kombination von Hosted Exchange, Infostore, Online Office von 1&1;

• Google Apps;

• LotusLive von IBM;

• Office 365 von Microsoft;

• Hosted Exchange E-Mail Services von O2 sowie

• BusinessMail Exchange und Shared Business Unified Communications (UC) von der Telekom.

Die Prüfer haben sich die Online-Dienste aus Sicht von kleinen und mittelständischen Unternehmen unter die Lupe genommen dabei den Maßstab angelegt, dass Anwender eine möglichst integrierte Lösung mit Bestandteilen aus Software für die Zusammenarbeit (Groupware und Collaboration), Software zur Kommunikation (Unified Communication) und Office-Anwendungen (Productivity Software) bevorzugen. Zudem wurden die Bewertungskriterien für IT-Sicherheit, Mitarbeiterakzeptanz, derzeitige Verbreitung bestehender (produktiver) Lösungen und somit auch weiterführende Kosten der Einführung beziehungsweise des Betriebs besonders gewichtet.(Das gesamte Whitepaper steht hier zum Download bereit)

Die Analysten empfehlen Office 365 von Microsoft

Unter diesen Aspekten empfehlen die Marktbeobachter Microsofts "Office 365", die Angebote von 1&1, Google, IBM, O2 und Telekom fallen dagegen ab. So erweise sich etwa die "P-Suite" von Microsoft für Selbständige und kleine Unternehmen als verlässliche Lösung zur Zusammenarbeit in der Cloud. Mit Kosten von 5,25 Euro pro User im Monat reiche sie preislich nah an die schlanken Lösungen von Google und IBM heran, könne sich aber dennoch in den entscheidenden Punkten gut behaupten. Tägliche Geschäftsanforderungen der E-Mail-Kommunikation sowie der Dokumentenaustausch und das Schreiben von Briefen (Word) beziehungsweise das Erstellen von Kostenübersichten (Excel) sind dabei Standard.

Mittelständischen Unternehmen mit mehr als 50 Anwendern empfiehlt Techconsult das "E-"Packet in der Ausführung 3 für 22,75 Euro pro User im Monat. Hier gebe es neben der Office-Variante Professional Plus ausführlichere Einstellungs- und Verwaltungsoptionen für Administratoren. Es erlaube auch den Mischbetrieb von privaten und öffentlichen Ressourcen. Insgesamt erhalten Anwender von Office-365-Suiten eine Komplettlösung aus einer Hand mit Zukunftspotential. Microsoft garanatiert zudem Datenschutzim Sinne der Datenschutzbeauftragten von Bund und Ländern.

Die Ergebnisse für Groupware und Collaboration

Groupware-Lösungen beinhalten in der Regel ein E-Mail- beziehungsweise Kommunikationssystem inklusive Funktionen für das Kontakt- und Aufgaben-Management sowie einen Kalender und eine digitalen Notizenblock. Collaboration-Lösungen werden häufig im Verbund mit Groupware betrieben, um einem definierten Nutzerkreis zentrale Speicherorte zur Zusammenarbeit sowie zum Dokumenten- und Dateiaustausch bereitzustellen.

Die betrachteten Lösungsanbieter offerieren als Kern ihres Angebots mindestens eine Groupware-Lösung. Angebote von 1&1, Telekom und O2 basieren auf einer Hosted-Exchange-Lösung mit optionalen Erweiterungen. Microsoft, IBM und Google platzieren dagegen prinzipiell umfassendere Eigenentwicklungen zur Zusammenarbeit am Markt.

Microsoft Office 365 integriert im unter anderem bekannten 2010-Ausführungen von Exchange und Sharepoint im SaaS-Modell. Die E3-Suite enthält zusätzlich Lyncr Online zur Kommunikation und eine Lizenz für Office Professional Plus, einen kostenlosen IT-Administrations-Support und Active Directory Sync zur Benutzergruppenverwaltung. Das Angebot ist plattformunabhängig über Web Browser und Client-Anwendungen der Office Professional Suite zugänglich. Der E-Mail Speicherplatz beträgt 25 GB.

Für Sicherheit sorgt die Exchange Archivierung (EHA), die Daten für zehn Jahre speichert. Unabhängig von dem gebuchten Paket läuft Office 365 immer in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Europa. Der Betreiber sichert eine Verfügbarkeit von bis zu 99,9 Prozent zu. Die Systeme werden gemäß Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) gesichert und durch Forefront vor Angreifern geschützt.

Google Apps for Business bestehen aus Google Mail und Google Kalender. Den Collaboration-Teil deckt der reine Cloud-Anbieter mit Google Sites und Groups ab. Das Angebot für Geschäftskunden kostet vier Euro pro User im Monat oder 40 Euro pro User im Jahr. Der Zugriff erfolgt nur Online, Google bietet keine eigene Client-Software oder Offline-Funktion an. Über IMAP und POP3 kann jedoch theoretisch von überall auf die Daten zugegriffen werden. Das Speicherpotential pro Mail Konto beträgt 25 GB. Google Sites bietet zudem zehn GB Webspace plus 500 MB pro Nutzer.

SSL-Verfahren sind in Google Apps for Business enthalten. Sie können aber laut Google die Performance deutlich beeinträchtigen. Darüber hinaus ist das Google Mail-Gadget beim SSL-Betrieb auf der Google Apps-Startseite nicht verfügbar, da es das Protokoll nicht automatisch unterstützt. Das Protokoll muss händisch über die Administrationsseite aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden.

Lotus Live von IBM setzt sich aus verschiedenen Produkten zusammen, die allesamt als Kern ihres Funktionsumfangs E-Mail, Terminplanung, Kalender und Account-Verwaltungsoptionen umfassen. Der E-Mail-Speicher beträgt pro Nutzer 25 GB, der Zugriff erfolgt über den Notes-Client oder einen Web-Browser. Das Replizieren von Domino-Verzeichnissen ermöglicht die Integration der verschiedenen Umgebungen in einem hybriden Betriebsmodell. 15 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen IBMs Lotus Domino Server in ihrer Infrastrukturen installiert.

Die im Produkt enthalten Verschlüsselungsfunktion steht auch für den lokalen Festplattenspeicher zur Verfügung. Die webbasierende IBM Groupware Lösung kostet pro Nutzer und Monat 4,69 Euro bei einer Laufzeit von 12 Monaten. Eine um Collaboration- und Meeting-Funktionen erweiterte Suite inklusive Instant Messaging, Dateispeicherung und Datenfreigabeverfahren sowie Projekt-Management-Tools wird mit 9,42 Euro pro Nutzer und Monat berechnet.

1&1 betreibt zwei Exchange-Lösungen. Auf Basis der quelloffenen Lösung Open-XChange offeriert der Anbieter aus Montabaur das Produkt "MailXchange" für 4,99 Euro pro Monat und Nutzer. Die quelloffene Lösung bietet Groupware-Funktionen und erlaubt die Einbindung in Microsoft Outlook und die Nutzung im Web Browser. Mobile Endgeräte werden wie auch bei anderen Anbietern und dem hauseigenen Hosted Exchange-Angebot über ActiveSync eingebunden. Mit dem InfoStore beinhaltet 1&1 MailXchange seit kurzem eine Dokumentenspeicherfunktion, die jedem Benutzer mit 2 GB Online-Speicher ausstattet. Als Mindestvertragslaufzeit sind für MailXChange wie für 1&1 Outlook Exchange zwölf Monate festgelegt.

Die deutliche teurere Alternative aus dem Haus 1&1 ist "Outlook Exchange", das Angebot schlägt mit 12,99 Euro je Monat zu Buche. Der Dienst beinhaltet zunächst keine Funktionen zur Collaboration, diese soll das eigenständige Produkt 1&1 SharePoint Intranet abdecken. In dieses Extra-Paket sind 100 Postfächer von 1&1 integriert, die über den hauseigenen "Webmailer" online abrufbar und verwaltbar sind oder per IMAP und POP3 in lokale Clients integriert werden können. MailXChange ist dabei nicht mit Exchange gleichzusetzen - eine MAPI Anbindung und Outlook Anywhere sind nicht Bestandteil.

Darüber hinaus ist man dort auf Connectoren angewiesen die mit 64-Bit Systemen Probleme bereiten können. Im Preis von 24,99 Euro pro Monat ist ein SharePoint-Webspace enthalten. Ebenso optional und kostenpflichtig ist das 1&1 SSL-Zertifikat (4,99 Euro pro Monat). Ein Platin-Service mit einen persönlichen Ansprechpartner und einen 24-Stunden Service mit einer in diesem Fall kostenlosen Rufnummer wird für zusätzlich 9,99 Euro im Monat angeboten.

Die Telekom bietet mit BusinessMail Exchange für 9,60 Euro pro User im Monat eine im deutschen Telekom-Rechenzentrum gehostete Groupware-Lösung auf Hosted Exchange Basis an. Im reinen Online-Modus erfolgt der Zugriff über den Outlook Web Access (OWA). Über eine optionale Outlook Client Lizenz für 1,90 Euro je User und Monat steht eine Offline-Funktion bereit. BusinessMail Exchange lässt sich durch Sharepoint-Sites für 19,90 Eurp im Monat erweitern. Der Standard-Speicherplatz beträgt stets 1 GB und ist auf maximal 4 GB erweiterbar. Je GB fallen 2,50 Euro an. Support-Leistungen der Kunden-Hotline kosten 100 Euro pro angefangene Stunde.

Der O2 Service basiert auf Hosted Exchange und stellt bekannte Groupware-Funktionen zur Verfügung. Der Zugriff ist sowohl mobil als auch stationär möglich. Die installierte Push-Technologie stellt E-Mails und Daten (etwa Kalendereinträge und Kontakte) in Echtzeit zu beziehungsweise synchronisiert sie ständig. Der Zugriff erfolgt wie in anderen Hosted-Exchange-Modellen per OWA. Optional ist eine Erweiterung durch Outlook- oder Entourage-Lizenzen für drei Euro möglich.

Seinen Kunden bietet O2 zwei Bezugsmodelle an: Mit einer festen Laufzeit von 24 Monaten ist ein Preis von 5,50 Euro je Monat und User fällig. Wer eine monatliche Kündigungsfrist bevorzugt zahlt 6,50 Euro je Monat und User sowie eine einmalige Anmeldegebühr. Antiviren- und Spam-Schutz sind integriert, der Standard-Speicherplatz pro Mailbox ist mit 500 MB eng bemessen. Der Service zum Einrichten eines Postfaches berechnet O2 mit 50 Euro.

Software zur Kommunikation (Unified Communication)

Die E-Mail ist Standard in der heutigen geschäftlichen Kommunikation, sie wird von den Anbieter um weiter Dienste wie Instant Messaging ergänzt. Insgesamt tendieren die Betreiber dazu, ihrem Lösungsangebot Unified-Communications-Lösungen (UC) inklusive VOIP- und Videokonferenz-Funktionen zu spendieren.

Microsoft Office 365 beinhaltet mit Lync Online eine Unified-Communications-Lösung inklusive Präsenz-Informations-Manager. Dabei profitieren die Anwender von der tiefen Integration mit Produkten wie Exchange oder Sharepoint Online. Zugute kommt Microsoft die große Verbreitung dieser Plattformen, die in 70 Prozent der mittelständischen Firmen installiert sind. Lync lässt sich bei Bedarf auch als kostenpflichtiger OnPremise-Server mit der Office 365 Cloud-Infrastruktur und vorhandenen Telefonanlagen koppeln.

Google Talk entwickelt sich stetig von einer Instant-Messaging-Suite zu einer Communications-Lösung, die eute bereits mit grundlegenden Sprach- und Videofunktionen ausgestattete ist. Die jüngste Verschmelzung von Google Plus und Google Apps zeigt zusätzlich die ständige Bewegung im Google-Universum. Elementare Funktionen wie das Desktop-Sharing oder Whiteboarding sind dagegen nur unzureichend ausgeprägt oder fehlen ganz - die Voip-Funktion Google Voice ist nur in den USA verfügbar. Zwar ist Google Talk ebenso wie Microsoft Lync bei Office 365 integrativer Bestandteil von Google Apps for Business, erreicht aber bislang nicht eine ebenso enge Einbindung in die anderen Produktbereiche wie ihr Microsoft Gegenstück.

Mit Engage hat IBM in LotusLive mit Messaging-Elemente und insbesondere das Konferenzwesen integriert. VoIP-Funktionen werden über ein Skype Add-on bereitgestellt, das jedoch gesondert beauftragt und über Skype abgerechnet werden muss.

Die Telekom bietet eine Microsoft UC-Lösung in einem SaaS-Modell für 15,90 Euro je Nutzer im Monat plus einmalige Aktivierungsgebühr in Höhe von 30 Euro je Nutzer bei einer monatlichen Kündigungsfrist. Den Kunden steht eine entgeltpflichtige Support-Hotline zur Verfügung.

Die Anbieter 1&1 und O2 bieten ihren Kunden in diesem Segment keine Funktionen im Rahmen der hier verglichenen Lösungen.

Büro-Anwendungen (Productivity Software)

In dem Segment Büroanwendungen analysiert TechConsult alle Applikationen zum Betrachten respektive Bearbeiten von Texten, Tabellen und Präsentationen. Die gängigen und vormals nur als OnPremise-Installation erhältlichen Office-Pakete wie etwa Open Office sowie Microsoft Office bieten darüber hinaus weitere Anwendungen für verschiedenste Aufgaben. Angesichts der untersuchten Angebote kritisieren die Berater, dass reine Cloud-Anwendungen zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht die Geschäftsanforderungen über alle Unternehmen hinweg erfüllen. Anwender müssen sich darauf einrichten, Arbeitsplätze zumindest mittelfristig mit vollwertigen Client-Anwendungen auszustatten.

Microsoft bedient mit Office 365 unterschiedliche Zielgruppen. Die einfache "P"-Ausführung sind die im Funktionsumfang reduzierten kleinen Brüder der mächtigen Office Professional Plus Suite. Die wiederum ist Bestandteil der E3-Suite. Unternehmen mit hohen Anforderungen müssen zumindest mittelfristig die lokale Installation von Office Professional nutzen, um für wirklich alle Eventualitäten gewappnet zu sein. Microsoft Office 365 unterstützt alle hauseigenen Dateiformate. Hinzu kommt noch die Webversion von OneNote als Notizbuch. Weil Microsoft Platzhirsch in den Sparten Productivity (Büro bzw. Office Anwendungen) und E-Mail-Lösungen ist, können Anwender mit der Office-365-Nutzung Schulungskosten sparen.

Google Apps for Business bedient Productivity-Funktionen mit dem Cloud-Services "Texte und Tabellen". Das Angebot ist kompatibel zu gängigen Microsoft-Office-Datenformaten, neuere Formate lassen sich importieren. Der Export in die neuen beziehungsweise aktuellen Microsoft-Formate ist nicht möglich. Vergleichsweise eingeschränkte Editierfunktionen sind viele Nutzer gewöhnungsbedürftig. Es ist davon auszugehen, dass Unternehmen Googles Angebote zunächst nur als Ergänzung zu Produktivitätsanwendungen von Microsoft nutzen. Eine breite Adaption ist in absehbarer Zukunft speziell in Deutschland unrealistisch, zumal sich Google immer noch besonders stark auf den Markt für Privatkunden konzentriert.

IBM wird anders als Google in Deutschland als etablierter, bodenständiger IT-Service- und Hardwarelieferant wahrgenommen. Der Konzern bietet im Rahmen von LotusLive Labs Cloud-Anwendungen zum Erstellen oder Bearbeiten von Texten, Tabellen und Präsentationen. Die Anwendungen sind bislang noch nicht marktreif und daher nur als Testinstallation, nicht aber für den produktiven Einsatz zu empfehlen, rät TechConsult. Zwar adressiert IBM mit LotusLive explizit den Mittelstand, doch die Anlysten bemängeln eine Kundenansprache, die an der Zielgruppe vorbei geht. IBM fehle es vor allem am Verständnis dafür, welche Aufgaben ein kleines beziehungsweise mittelgroßes Unternehmen zu bewältigen habe. Kritisch sei zudem, dass Kunden IBMs Produktivitäts-Suites und Cloud-basierende Produktpalette kaum kennen. Interessierte Unternehmen sollten sich auf intensive Schulungsmaßnahmen einrichten.

Für 1&1 Kunden wird ein kostenloses und auf dem Zoho-Dienst basierendes Online Office als SaaS-Productivity-Suite angeboten. Der Zoho-Dienst ist ähnlich wie Google leichtgewichtig und nur via Web Browser zu bedienen. Dieses Angebot wird wenig prominent von 1&1 platziert und die verschiedenen Zoho-Anwendungen sind nur auf Englisch vorhanden - für den deutschen Mittelstand und kleinere Unternehmen nach wie vor kaum tragbar.

Die Telekom bietet im Rahmen von Kommunikation & Office Angeboten Microsoft Hosted Exchange an, bei dem Kunden entweder ein Microsoft Office Standard Paket 23,99 Euro je Nutzer und Monate oder ein Professional-Paket zum Preis von 28,99 Euro pro Monat und User via App-Streamingverfahren und Citrix-Client beziehen können. Das sei aber mit Einschränkungen behaftet, kritisieren die Berater. Der Citrix-Client samt Zugangssoftware und -rechten für Microsofts Terminal Services kostet zusätzlich pro Monat und User 39,99 Euro. Das ist im Vergleich zu den Wettbewerbsangeboten zu teuer.

O2 stellt derzeit Geschäftkunden derzeit keine Productivity-Angebote bereit.

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