So informiert das Chemieunternehmen beispielsweise über neue hygienerelevante Gesetze und Richtlinien und erarbeitet auf Anfrage individuelle Desinfektionspläne. Außerdem werden Verbraucher und Geschäftspartner laufend und umfassend über neue Produktentwicklungen aufgeklärt.
Das Unternehmen beschäftigt rund 270 Mitarbeiter in den Fachabteilungen Vertrieb, Produktion, Personalwesen, Informationssysteme ebenso wie im Marketing, im Controlling sowie in Forschung und Entwicklung. Sie alle sollen ebenfalls immer sofort auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Sein heutiges Intranet hat das seit 1980 zum BeiersdorfKonzern gehörende Chemieunternehmen mit der Hamburger Unternehmensberatung Putz & Partner AG sowie der Hyperwave AG, Anbieter von Wissens-Management und ELearning, aufgebaut. Von dem zentralen Informationssystem profitieren inzwischen alle Beschäftigten. Besonders die Arbeit der Außendienstmitarbeiter, die nur unregelmäßig die Hamburger Zentrale besuchen und ihre Informationen bisher per Post oder durch Telefonate mit dem Verkaufsinnendienst erhielten, wurde deutlich erleichtert.
Zur Planung des Systems hatte Bode eine Projektgruppe zum Thema „Wissens-Management“ ins Leben gerufen. Vertreter aller Unternehmensbereiche untersuchten die Prozesse des Informationsflusses und leiteten daraus abteilungsübergreifende Regeln für das Intranet ab. Darauf basierend wurden Systemanforderungen definiert und verschiedene Softwarelösungen evaluiert. Die Wahl fiel auf die Wissens-Management-Plattform "IS/6" und die "Smart Information Distribution"-Lösung von Hyperwave. Nach vier Monaten Projektzeit mit elf externen Implementierungstagen vor Ort ging das System Anfang September 2002 online.
Das Browser-basierende Intranet unterstützt Formate wie HTML- und Microsoft-Office-Dokumente, Bild-, Grafik- und PDF-Dateien und steuert Zugriffsrechte je nach Funktion und Rolle im Unternehmen. Ein automatisches Link-Management ist integriert. Der Benutzer navigiert so nie ins Leere, da die Hyperlinks automatisch angepasst werden, wenn ein Dokument verschoben oder umbenannt wird. Ist ein Objekt gelöscht worden, ist der Hyperlink für den Anwender nicht mehr sichtbar. Da alle Dokumente mit einer Reihe zusätzlicher Angaben wie Autor und Fachgebiet abgespeichert werden, leitet das System ab, welche Autoren in welchem Fach spezialisiert sind, und ermöglicht so, diese Mitarbeiter jederzeit zu lokalisieren. Damit wird sichergestellt, dass deren Wissen überall dort genutzt werden kann, wo es gerade gebraucht wird.
Wenn neue Produkte auf den Markt kommen, müssen Vertriebsteams nicht nur Zugriff auf die aktuellsten Produktinformationen haben, sondern diese auch aktiv nutzen können. Vertrieb und Marketing werden benachrichtigt, sobald neue und relevante Daten im System verfügbar sind. Bei der Publikation von Informationen kann eine Gültigkeitsdauer festgelegt werden, so dass die Nutzer sicher sein können, auf aktuelle Dokumente zuzugreifen.
Auch nicht im Intranet abgelegte Informationen wurden eingebunden und zugänglich gemacht - entsprechend wichtig ist die umfassende Suche mit Volltext und Schlagworten. Im neuen Intranet finden jetzt alle Mitarbeiter - von der Forschung bis zum Vertrieb - aktuelle News, Informationen aus dem Personalbereich, hilfreiche Linklisten und das Qualitätshandbuch.
Das entscheidende Kriterium aber wurde die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Besonders die Möglichkeit, per "Drag and Drop" aus der Windows-Umgebung heraus Inhalte zu publizieren, hat überzeugt. „Nur wenn das System auch von allen akzeptiert und von den Zuständigen regelmäßig gepflegt wird, ist ein Intranet sinnvoll“, lautet die einhellige Meinung aller Beteiligten. Eine interne Auswertung ergab, dass zirka 75 Prozent der Belegschaft das System täglich nutzen.
In Zusammenarbeit mit internationalen Vertriebspartnern werden die rund 400 Produkte zum Schutz vor Infektionen und zur Produktionshygiene im Gesundheitswesen und in der Industrie in über 40 Ländern angeboten. Die Geschäftsfelder der Bode Chemie gliedern sich folgendermaßen auf:
Produktlösungen für den Infektions- und Hautschutz werden im Gesundheitswesen und Lösungen für die Hygiene in der Pharma-, Kosmetik- und Lebensmittelindustrie vertrieben.
Technische Konservierungsmittel werden zur Gebinde- und Filmkonservierung eingesetzt. Diese Wirkstoffkombinationen schützen vor mikrobiologischer Zerstörung, zum Beispiel von Dispersionsfarben, Bauchemikalien, Kühlschmierstoffen und anderen wässrigen Produkten.
Endverbraucher profitieren direkt von der professionellen Hygiene und medizinischen Hautpflege. Der indirekte Vertrieb dieser Produkte für Apotheken, Arztpraxen, Gastronomie, Labore und Endverbraucher wird über Vertriebspartner organisiert, deren Anbindung an das Intranet geplant ist.
Unterstützt von den Fachabteilungen beraten speziell geschulte Außendienstmitarbeiter die Kunden aus den Bereichen Altenheime, Krankenhäuser und Industrie direkt. Sie geben Tipps für die Flächen-, Instrumenten-, Hände- und Hautdesinfektion und -reinigung, setzen Hygienerichtlinien um, nehmen mikrobiologische Untersuchungen vor und bestimmen die Konzentration von Desinfektionsmitteln. Informationen über neue Produkte, Mitbewerber oder neue Gesetze können die 40 Mitarbeiter im Außendienst jetzt per ISDN-Anschluss oder Laptop jederzeit aus dem Intranet ziehen, was die Papierberge merklich reduziert.
In einer zweiten Phase des Projekts - dem Ausbau des Intranets zum Wissens-Management-System - werden zusätzliche externe Datenquellen, zum Beispiel eine Gutachtendatenbank mit über 1000 Wirksamkeitsgutachten und das Enterprise Resource-Planning-(ERP-)System, angeschlossen. Umfangreiche Informationsangebote einschließlich des vollständigen Katalogs mit über 400 Produkten werden das System ergänzen.
Hiervon erwartet sich Bode eine deutliche Beschleunigung des Informationsflusses aus dem Marketing über den Vertrieb zum Kunden. Aber auch der Austausch unter den Mitarbeitern soll mit der Wissensplattform angeregt werden. So sollen auch die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst ein Forum erhalten, um sich über knifflige Kundenprobleme und deren Lösung zeitnah auszutauschen - ein Dialog, der bislang aufgrund der räumlich getrennten Vertriebsgebiete nur begrenzt möglich war.
Für eine qualifizierte Forschungstätigkeit auf aktuellem Niveau ist ein kontinuierlicher Informationsprozess unerlässlich. Das Bode-Forschungsteam setzt sich aus Wissenschaftlern unterschiedlicher Disziplinen zusammen: Chemiker, Mediziner, Pharmazeuten, Biologen, Mikrobiologen und Ingenieure, die in der Forschung oder der Produktion beziehungsweise der Verwaltung arbeiten. Wie kann ein Intranet ihren unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden?
Die abteilungsspezifische Inhaltspflege wird dezentral von den Key Usern, Abteilungsleitern und Sekretariaten bewältigt. Ungefähr 60 Personen haben die entsprechenden Autorenrechte. Basierend auf der Steuerung der Zugriffsrechte, wird es neben den allgemein zugänglichen Informationen im Wissens-Management-System auch abteilungsspezifische Bereiche geben.
Früher mussten Mitarbeiter viel Zeit auf das Kopieren und Verschicken von Produktbroschüren an die Außendienstmitarbeiter verwenden. Mit der neuen Datenbank gehört dies der Vergangenheit an. Für die Abteilungen Abfüllung und Produktion - die nicht notwendigerweise über Einzelarbeitsplätze verfügen - wurden PCs in den Pausenräumen eingerichtet. So sind die gewünschten Informationen innerhalb weniger Sekunden standortübergreifend für alle Mitarbeiter abrufbar.
Die chemische Forschung und Entwicklung wird immer spezifischer und vielfältiger. Kunden wünschen sich daher Unterstützung bei der Auswahl der geeigneten Produkte und deren optimaler Anwendung. Gerade in den Bereichen Pharma und Chemie hat Kundenvertrauen einen hohen Stellenwert. Wenn bei Kunden nach dem Erwerb der Produkte noch Fragen oder Probleme in der Nutzung auftauchen, steht die Beiersdorf-Tochter mit Antworten schneller als bisher parat.
Welche Flächendesinfektionspräparate sind für den Lebensmittelbereich geeignet? Werden die Alkohole der Haut-Desinfektionsmittel über die Haut resorbiert? Es gibt viele derartige Anfragen, und sie wiederholen sich. Da die passenden Antworten jetzt elektronisch archiviert und dokumentiert sind, wird doppelte Arbeit vermieden. Aktenordner haben ausgedient.
Die langfristige Rentabilität erfolgreicher Medikamente wird durch die Befristung von Patentrechten auf jeweils 20 Jahre begrenzt. Daher sind Pharma- und Chemieunternehmen heute mehr denn je gefordert, ihre Produkte so rasch wie möglich zur Marktreife zu bringen. Das direkte Kunden-Feedback ist für die Forschungsabteilungen und den Vertrieb von größtem Interesse. Die Nähe zum Markt ist eine Grundvoraussetzung für die Entwicklung neuer Produkte und Verfahren mit hohem Anwendernutzen. So rechnen sich die Anfangsinvestitionen bereits nach kurzer Zeit.