Ein ERP-System alleine ist längst noch nicht Garant für effiziente Geschäftsprozesse. Ist die bestehende ERP-Umgebung nicht ausreichend integriert, beeinträchtigt dies sowohl die Zuverlässigkeit des Systems als auch die Qualität der Daten. Diese Erfahrung machte auch die in Bremen ansässige ACTEGA DS GmbH. Der Hersteller von Dichtungsmassen für Verschlüsse verfügte zwar über ein ERP-System. Dessen mangelnde Integration bereitete dem Zulieferer für die Verpackungsindustrie jedoch enorme Schwierigkeiten: "Die vielen spezifischen Funktionen machten unsere IT-Umgebung komplex und in der Folge fehleranfällig", erläutert Alexandra Czech, Leitung Finanzen und Verwaltung bei ACTEGA DS. "Wir kamen zu der Erkenntnis, dass es der bessere Ansatz ist, nicht die Software unserer Arbeitsweise anzupassen, sondern eine standardisierte ERP-Lösung zu implementieren und unsere Geschäftsprozesse an den in der Software umgesetzten Best Practices auszurichten."

Finanzchefin Alexandra Czech: "Geschäftsprozesse an Standard ausgerichtet"

Das Unternehmen entschied sich für die Implementierung einer vollständig zentralisierten und integrierten SAP ERP-Lösung, die sämtliche ERP-Prozesse abdecken sollte: Vertrieb und Logistik, Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Lagerverwaltung, Qualitätsmanagement und Instandhaltung, Finanzbuchhaltung, übergeordnete Kostenkontrolle, Produktkostenrechnung und Profitabilitätsanalyse. Daneben musste die Lösung mit zwei weiteren wichtigen SAP-Systemen abgestimmt werden einer Anwendung für Umwelt- und Arbeitsschutz sowie dem System der Personalabteilung. Ebenfalls sind mobile Scanner für Anwendungen auf Handgeräten integriert, um interne Prozesse in Zusammenhang mit Warenbewegungen zu verbessern, zum Beispiel bei der Warenannahme und der Überwachung der Verarbeitungsreihenfolge.

Bei der Umsetzung setzte ACTEGA DS auf eine von IBM speziell entwickelte Lösungsarchitektur. Grundlage für diese Architektur sind von IBM auf Basis von Best Practices vorkonfigurierte Prozesslösungen, die zu hundert Prozent auf dem SAP-Standard beruhen. Im konkreten Fall kam das IBM Chemicals and Petroleum Template (IBM Express Solution) für SAP ERP zum Einsatz. Die Besonderheit: Mehrere zusätzliche Tools identifizieren die Organisationsstruktur des Kunden und passen die Prozesse automatisch an. Weitere IBM Entwicklungen vereinfachen die Migration und unterstützen beim Monitoring des Projektes.

Fit-Gap-Analyse offenbart Diskrepanzen

"Wir wollten eine Komplett-Umstellung, sozusagen als ‚Big Bang’, und alle zentralen Systeme in einem einzigen Schritt in Betrieb nehmen", berichtet Alexandra Czech. "Aber wir hatten nur fünf Monate Zeit, um dieses Projekt abzuschließen; standen also vor einer gewaltigen Herausforderung. Ein zentrales Thema waren die dafür notwendigen erheblichen Veränderungen unserer Arbeitsprozesse, da wir eine standardisierte Version von SAP ERP implementieren und keine tief greifenden Anpassungen vornehmen wollten."

Für die Dauer des Projekts wurden die Mitarbeiter von ACTEGA DS, die zum Projektteam gehörten, von ihren regulären Aufgaben zu 85 Prozent freigestellt. Besprechungen sowie Teammeetings fanden täglich statt, um eine möglichst reibungslose Kommunikation zwischen den internen und externen Beteiligten zu gewährleisten. In einer so genannten Fit-Gap-Analyse wurde untersucht, in welchen Bereichen Diskrepanzen zwischen dem von IBM entwickelten SAP Best Practice-Prozessdesign und den bestehenden Arbeitsabläufen bestanden. Damit wurde dann der Rahmen für das Projekt abgesteckt.

Die Realisierung war innerhalb von vier Wochen abgeschlossen. Aufgrund des Einsatzes der vorkonfigurierten Lösung konnte das technische Team die Funktionstests der meisten Komponenten überspringen, da sie schon in früheren Implementierungen getestet und gesichert wurden. Die noch notwendigen Integrationstests fanden in zwei Zyklen statt. Die Datenmigration wurde mithilfe von IBM Tools automatisch durchgeführt. Bevor das System in Produktion ging, fand eine vollständige Simulation der Inbetriebnahme statt.

"Abgesehen von einer Ausnahme, wo es sich nicht vermeiden ließ, haben wir unsere Abläufe geändert, anstatt die Software anzupassen", erklärt Alexandra Czech. "Um konsequent im SAP Standard zu bleiben, mussten wir mutige und unpopuläre Entscheidungen durchsetzen, doch letzten Endes zahlte sich unser diszipliniertes Vorgehen aus." Das Ergebnis nach Angaben von ACTEGA: eine um 15 Prozent höhere Effizienz und ein deutlich geringerer Wartungsaufwand dank der schlankeren Infrastruktur.