Zentral- und Filialdokumente

Der zweite große Aufgabenbereich für die Ansicht Gliederung ist das Arbeiten mit Zentral- und Filialdokumenten. Ein Zentraldokument – auch Masterdokument genannt – ist ein Behälter für eine bestimmte Anzahl von separaten Unterdokumenten, die auch als Filialdokumente bezeichnet werden. Mithilfe eines Masterdokuments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk – beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch – auf einfache Weise organisiert und verwaltet werden. Dazu erstellen Sie die einzelnen Teile in separaten Dateien, den Filialdokumenten, und fassen diese im Zentraldokument zusammen. Das Zentraldokument enthält dann meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filialdokumenten, die dazu verwendet werden, Kopien der Filialdokumente in das Zentraldokument einzufügen. Sie können diese Technik verwenden, um ein umfangreiches Dokument in einzelne Teile aufzuspalten, zu organisieren und zu verwalten.

Achtung: Bevor Sie einen Satz von Zentral- und Filialdokumenten erstellen, sollten Sie zunächst einen gemeinsamen Speicherort für diese Dateien festlegen. Legen Sie dazu beispielsweise über den Windows-Explorer einen entsprechenden Ordner an. Wenn Sie bereits vorhandene Word-Dokumente als Filialdokumente verwenden möchten, verschieben oder kopieren Sie die betreffenden Dokumente in diesen Ordner.

Zur Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten arbeiten Sie mit der Gruppe Zentraldokument auf der Registerkarte Gliederung. Wenn diese ausgeblendet dargestellt wird, müssen Sie zuerst auf die Schaltfläche Dokument anzeigen klicken.

1. Zentraldokument in Filialdokumente aufteilen

Im Allgemeinen werden Sie ein Zentraldokument mit bereits vorhandenen Filialdokumenten füllen wollen (unten). Wir wollen trotzdem zunächst einmal von dem Fall ausgehen, in dem Sie die Filialdokumente direkt im Zentraldokument erstellen, da dabei einige wichtige Punkte klarer werden.

Ein Zentraldokument erstellen

Wenn Sie ein Zentraldokument später in Filialdokumente aufteilen wollen, müssen Sie zunächst das Zentraldokument anlegen.

» Dazu erstellen Sie innerhalb von Microsoft Word ein neues Dokument. Aktivieren Sie dann gleich zu Anfang die Gliederungsansicht, indem Sie auf die Schaltfläche Gliederung im Bereich Dokumentenansichten klicken oder Sie benutzen die gleichbedeutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts unten im Programmfenster in der Statusleiste.

» Geben Sie die Überschrift für den Gesamttitel des Dokuments und darunter die Überschriften für jeden Abschnitt ein, den Sie später als Filialdokument benutzen wollen. Wenn Sie nach der Eingabe einer Überschriftenzeile die Taste <Enter> drücken, wird jede dieser Ebenen automatisch mit der integrierten Überschrift-Formatvorlage Ebene 1 – bzw. Überschrift 1 – formatiert.

» Weisen Sie den Überschriften für die Filialdokumente eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Sie können mit einer von mehreren Alternativen arbeiten: Wenn Sie nur auf einer Ebene arbeiten wollen, verwenden Sie Ebene 1 für jedes Filialdokument (Abbildung 8.12 links). Sie können aber das Zentraldokument auch mit einem übergeordneten Titel versehen (Abbildung 8.12 rechts). In diesem Fall können Sie die darunter liegenden Überschriften eine Ebene tiefer stufen. Dazu können Sie die Schaltflächen des Bereichs Gliederungstools benutzen (oben).

» Im weiteren Vorgehen können Sie dann unterhalb der Ebenen der Überschriften für die einzelnen Filialdokumente weitere Eingaben vornehmen. Sie können beispielsweise weitere Unterebenen und auch Eingaben für den Textkörper festlegen. Gehen Sie dazu genauso vor, wie bei einem normalen Dokument in der Gliederungsansicht (oben).

Tipp: Alternativ können Sie auch ein bestehendes Dokument in ein Zentraldokument umwandeln: Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldokument verwenden möchten, und weisen Sie jeder Überschrift eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Wechseln Sie dann in die Gliederungsansicht.

Filialdokumente aus dem Zentraldokument heraus erstellen

Nachdem das Zentraldokument damit über eine Gliederung verfügt, können Sie die Filialdokumente anhand der bereits vorhandenen Gliederungsüberschrift erstellen. Dabei werden im Prinzip die Überschriften und deren Unterebenen durch die vorher separat gespeicherten Dateien ersetzt.

» Dazu markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften, die Sie als Filialdokumente verwenden möchten (Abbildung 8.13). Wenn Sie mehrere Überschriften der obersten dafür verwendeten Ebene markieren, werden nachfolgend mehrere Filialdokumente erstellt – für jede Überschrift der Ebene eines.

» Klicken Sie nach dem Markieren in der Gruppe Zentraldokument auf die Schaltfläche Erstellen . Die vorher markierte Überschrift wird dann als Überschrift eines Filialdokuments umfunktioniert (Abbildung 8.14).

» Word fügt einen fortlaufenden Abschnittswechsel vor und hinter jedem Filialdokument ein. Das erkennen Sie aber erst dann, wenn Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Absatz die Schaltfläche Alle anzeigen aktiviert haben. Ein solcher Abschnittsumbruch speichert die Formatierungselemente des Bereichs, beispielsweise Randeinstellungen, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeilen sowie fortlaufende Seitenzahlen (Kapitel 4).

Auf diese Weise können Sie weitere Filialdokumente im Zentraldokument erstellen und diese danach auch bereits mit weiteren Inhalten versehen.

Sie sollten gleich wissen, dass die erste Überschrift der Markierung mit der Formatvorlage – oder mit der Gliederungsebene – formatiert ist, die für den Beginn des jeweiligen Filialdokuments verwendet wird. Haben Sie beispielsweise das Zentraldokument mit der Überschrift Ebene 1 versehen und darunter mehrere Überschriften der Ebene 2 eingegeben, müssen Sie mindestens eine dieser Überschriften der Ebene 2 markieren, um diese Überschrift in ein Filialdokument umzuwandeln.

Speichern

Geben Sie dann den Befehl zum Speichern des Zentraldokuments. Dazu gehen Sie wie üblich bei Word vor.

Der Unterschied zum Speichern eines normalen Word- Dokuments besteht darin, dass dabei auch automatisch die gerade erstellten Filialdokumente gespeichert werden. Darum empfiehlt es sich, zum Speichern einen separaten Ordner zu verwenden.

Word verwendet beim automatischen Speichern der Filialdokumente jeweils die ersten Zeichen der Überschrift, die Sie in der Gliederungsansicht den einzelnen Dokumenten zugewiesen haben. So wird ein Filialdokument, das mit der Gliederungsüberschrift Kapitel 1 beginnt, Kapitel 1.docx genannt. Dies können Sie über das Dialogfeld Speichern unter oder das Dialogfeld Öffnen kontrollieren.

Filialdokument reduzieren

Die Wirkung der bisher durchgeführten Tätigkeiten wird klarer, wenn Sie in der Gruppe Zentraldokument auf die Schaltfläche Filialdokumente reduzieren klicken. Dann erkennen Sie auf dem Bildschirm, dass der Inhalt des als Filialdokument definierten Bereichs eigentlich nicht mehr Bestandteil des Zentraldokuments ist. Stattdessen finden Sie im Zentraldokument einen Hyperlink zum Speicherort des Filialdokuments (Abbildung 8.15).

Wollen Sie zur vorherigen – vollständigen – Darstellung zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Filialdokumente erweitern in der Gruppe Zentraldokument. Der Hyperlink wird dann wieder durch den Inhalt des Filialdokuments ersetzt (Abbildung 8.14).

Filialdokument öffnen

Nachdem Sie das Speichern durchgeführt haben, können Sie die damit erzeugten Filialdokumente auch separat öffnen (Abbildung 8.16). Gehen Sie dazu wie üblich vor (Kapitel 3). Sie können dann an diesem Dokument wie gewohnt weiterarbeiten und es mit weiteren Inhalten füllen.

Nachdem Sie das Filialdokument erneut gespeichert haben können Sie zum Zentraldokument zurückkehren. Die am Filialdokument durchgeführten Erweiterungen werden dann auch im Zentraldokument angezeigt. Standardmäßig werden die Inhalte nach dem Öffnen zunächst in reduzierter Form dargestellt. Zur vollständigen Anzeige müssen Sie wieder auf die Schaltfläche Filialdokumente erweitern in der Gruppe Zentraldokument klicken.

Verknüpfung aufheben

Seien Sie vorsichtig mit der Schaltfläche Verknüpfung aufheben. Wenn Sie den Bereich eines bereits ausgegliederten Filialdokuments im Zentraldokument markieren und dann auf diese Schaltfläche in der Gruppe Zentraldokument klicken, wird die Verknüpfung zwischen den beiden separaten Dateien aufgehoben und der Inhalt des Filialdokuments wird wieder als fester Bestandteil in das Zentraldokument übernommen. Die Datei des Filialdokuments wird dabei aber nicht gelöscht.

Filialdokument weiter aufteilen

Manchmal wollen Sie ein Filialdokument weiter aufteilen – beispielsweise dann, wenn Sie den zweiten Teil eines Kapitels in einer separaten Datei ablegen wollen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke im Zentraldokument innerhalb des aufzuteilenden Filialdokument an die Stelle, nach der die Teilung vorgenommen werden soll, und klicken Sie auf Teilen in der Gruppe Zentraldokument. Als Erfolg wird der Bereich nach der Einfügemarke in ein neues Filialdokument übernommen (Abbildung 8.17). Nach dem Speichern wird auch eine neue Datei dafür erstellt.

2. Filialdokumente zusammenführen

Das Grundprinzip der Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten dürfte damit klar geworden sein. Meist werden Sie aber in der Praxis insofern anders vorgehen, als Sie bereits bestehende Dokumente als Filialdokumente in einem Zentraldokument zusammenstellen.

» Dazu erstellen Sie ein neues Dokument, das Sie anschließend als Zentraldokument nutzen wollen. Sie können dafür auch ein bereits vorhandenes Word- Dokument öffnen. Wechseln Sie zur Ansicht Gliederung und markieren Sie dort die Stelle, an der ein bestehendes Dokument eingefügt werden soll.

» Klicken Sie dann im Bereich Zentraldokument der Registerkarte Gliederung auf Einfügen, navigieren Sie zum Speicherort des einzufügenden Dokuments, markieren Sie dieses und bestätigen Sie über Öffnen. Daraufhin wird der Inhalt des Dokuments als Filialdokument angezeigt (Abbildung 8.18).

Fahren Sie auf diese Weise mit dem Einfügen weiterer Dokumente fort. Wenn Sie ein Dokument zwischen zwei bereits eingefügte Filialdokumente setzen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie vorher in eine Leerzeile zwischen den bereits vorhandenen Filialdokumenten klicken.

Nachdem Sie auf diese Weise das Zentraldokument definiert haben, können Sie die einzelnen Filialdokumente gemeinsam bearbeiten.

Automatische Anpassungen

Wenn Sie innerhalb der Filialdokumente bereits Fußnoten oder Beschriftungen verwendet haben, werden die Fußnoten nach dem Zusammenfügen der Filialdokumente zu einem Gesamtwerk automatisch neu nummeriert; die Nummerierung der Beschriftung muss mit Hilfe der Option Felder aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden. Dies gilt in beiden Fällen allerdings nur dann, wenn die automatischen Standards für die Fußnoten- bzw. die Beschriftungsnummerierung verwendet wurden. Auch eine bereits vergebene Seitennummerierung wird nur dann automatisch aktualisiert, wenn Sie diese nicht händisch eingegeben bzw. nicht die Funktion Beginnen mit im Filialdokument verwendet haben!

Eingaben und Änderungen

Eingaben und Änderungen in bereits vorhandenen Inhalten können Sie innerhalb des Zentraldokuments – zum Teil aber auch in den Filialdokumenten – durchführen. Direkt zum Zentraldokument gehörende Inhalte können Sie natürlich nur direkt in diesem bearbeiten.

» Die Reihenfolge der Filialdokumente im Zentraldokument können Sie über die Schaltflächen im Bereich Gliederungstools (oben) oder per Drag & Drop mit der Maus verändern. Nummerierte Inhalte in den Filialdokumenten werden dabei automatisch angepasst.

» Um den Inhalt eines Filialdokuments zu bearbeiten, können Sie zum einen dieses Dokument separat öffnen und dann darin arbeiten. Zum Öffnen können Sie entweder wie gewohnt das Dialogfeld Öffnen benutzen oder auf den in der reduzierten Ansicht des Masterdokuments angezeigten Hyperlink mit gedrückter <Strg>-Taste klicken. Auch nach dem Klicken auf den Hyperlink zeigt Microsoft Word das Filialdokument in einem separaten Dokumentfenster an. Zum anderen können Sie die Eingaben oder Änderungen in einem Filialdokument auch direkt im Zentraldokument in der nicht reduzierten Ansicht vornehmen.

Zur Anzeige von Details können Sie das Masterdokument auch in einer anderen Ansicht als der Gliederungsansicht anzeigen lassen – beispielsweise in der Ansicht Seitenlayout. Wenn Sie in einer solchen Ansicht Änderungen direkt im Zentraldokument vornehmen, sei es im Zentraldokument selbst oder in einem darin integrierten Filialdokument, sollten Sie sich davon überzeugen, dass Sie diese Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. Die Abschnittswechselmarkierungen liefern die entsprechenden Hinweise. Diese werden aber nur angezeigt, wenn Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Absatz die Schaltfläche Alle anzeigen aktiviert haben.

Filialdokument sperren

Wenn Sie Änderungen und Ergänzungen am Inhalt der Filialdokumente nur in der Datei des Filialdokuments selbst durchführen wollen, können Sie im Zentraldokument auf die Schaltfläche Dokument sperren klicken. Das Symbol eines Vorhängeschlosses links im Bereich der Filialdokumente zeigt an, dass diese im Zentraldokument nicht bearbeitet werden können. Ist diese Option abgeschaltet, werden Änderungen beim Speichern automatisch auch in die separate Datei des Filialdokuments übernommen. (ph)