Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen die Menüs und den Funktionsumfang von Microsoft Word 2010 vor. Dabei gehen wir natürlich besonders auf die Neuerungen und Unterschiede im Vergleich zu Word 2007 ein, sagen aber auch, wo alles beim Alten geblieben ist.
Die Mindest-Systemvoraussetzungen für Word 2010 sind laut Microsoft folgende: 500-MHz-Prozessor, 256 MB RAM, 3,5 MB Festplattenspeicher. Windows XP, Vista oder Windows 7 sowie die entsprechenden Windows-Server-Produkte. Sie starten Word 2010 wie gehabt über „Start, Alle Programme, Microsoft Office, Word“. Natürlich können Sie auch eine Desktop-Verknüpfung anlegen und/oder Word der Taskleiste hinzufügen. Außerdem merkt sich Windows 7, wenn Sie Word benutzt haben und fügt Word dem Schnellstartmenü hinzu.
In Word 2010 hat Microsoft wie bei allen Teilanwendungen von Office 2010 den bunten, runden Office-Button durch das Datei-Menü ersetzt. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich der so genannte Backstagebereich. Diesen sollten Sie nach dem ersten Start von Word genauer anschauen, weil sie hier wichtige Einstellungen vornehmen können.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation PC-Welt. (pah)
Menü Datei - Der Backstage-Bereich
Im Backstagebereich sind Sie richtig, wenn Sie Dateien speichern und öffnen möchten. Beim Speichern müssen Sie eines beachten: Wollen Sie die neu in Office 2010 hinzu gekommene Möglichkeit nutzen und eine Worddatei nicht auf Ihrem PC, sondern auf dem Onlinespeicher von Skydrive ablegen, so geht das nicht über die Menüpunkte "Speichern" oder "Speichern unter", sondern über „Freigeben, Speichern auf Skydrive“. Dort melden Sie sich dann für Ihr Windows Live-Konto ein (das Sie gegebenenfalls erst einrichten müssen, falls Sie diese Option nutzen wollen und noch keinen Windows Live-Account besitzen. Falls Sie beispielsweise bereits Hotmail nutzen, geben Sie einfach dessen Zugangsdaten ein). Beim Abspeichern auf Skydrive können Sie dann den gewünschten Ordner wählen oder einen neuen Online-Ordner anlegen.
Mit dem Speichern auf Skydrive sind drei Vorteile verbunden:
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Die Möglichkeit zur Nachbearbeitung mit Office Web Apps
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Verfügbarkeit via Internet von jedem Punkt der Erde aus
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Sie können die Datei jedem Kunden oder Kollegen zur Ansicht oder zur Collaboration zur Verfügung stellen. Mehrere Benutzer können sie zeitgleich bearbeiten und jeweils die von ihnen gerade bearbeiteten Abschnitte sperren
Datei freigeben
Neben der Ablage der Worddatei auf Skydrive im Zusammenspiel mit Office Web Apps, die eine der wesentlichen Neuerungen und Verbesserungen von Office 2010 ist, stellt das Freigeben-Menü natürlich auch bekannte Optionen wie „per Mail versenden“ bereit. Zudem können Sie über dieses Menü einen Artikel direkt als Blogbeitrag veröffentlichen (unter anderem werden Blogger und Wordpress unterstützt - die entsprechenden Konten müssen natürlich vorhanden sein) oder auf dem Sharepointserver speichern (für Unternehmen interessant, die einen Sharepointserver im Einsatz haben). Außerdem finden Sie unter Freigeben wieder die wichtige Option, eine Worddatei als PDF-oder XPS-Datei abzuspeichern. Öffnen lassen sich PDF-Dateien dagegen nicht mit Word 2010, zumindest nicht mit einer sinnvollen Darstellung der Inhalte. Um PDFs mit Word bearbeiten zu können, müssen Sie das PDF erst mit geeigneter Freeware umwandeln.
Im Backstage-Menü können Sie unter „Informationen“ die Berechtigungen eines Dokuments festlegen, wer also beispielsweise eine Datei öffnen darf oder die Datei durch ein Passwort schützen. Auch die Versionsverwaltung ist unter "Informationen" untergebracht. Sie finden hier außerdem eine Übersicht über die zuletzt verwendeten Dateien und können neue anlegen – dieser Menüpunkt "Neu" ist deshalb so spannend, weil sie hier viele Vorlagen finden, aus denen heraus Sie sofort mit einem passenden Layout Ihre Dokument erstellen können. Microsoft hat die Zahl dieser Vorlagen gegenüber Word 2007 noch erweitert.
Tipp: Speichern Sie Word-Dokumente besser als .doc ab, wenn Sie Ihre Word-Dateien oft an verschiedene Empfänger weitergeben müssen. Sie vermeiden damit, dass der Empfänger einer von Ihnen erstellten Word-2010-Datei diese nicht öffnen kann, wenn er eine ältere Wordversion als Word 2007 benutzt und er nicht das Compatibility Pack installiert hat. Allerdings kann es beim Abspeichern in einem älteren Wordformat vorkommen, dass nicht alle Neuerungen von Word 2010 zur Verfügung stehen, weil Sie sich im Kompatibilitätsmodus befinden.
Ebenfalls im Backstagebereich finden Sie das Drucken-Menü. Hier können Sie bequem die Druckeinstellungen vornehmen, wobei Ihnen die Möglichkeit zur Verfügungen, die der angeschlossene Drucker Hardware-seitig bietet, also beispielsweise beidseitiger Druck oder Querformat statt Hochformate und angepasste Seitenränder.
Optionen von Word
Ein ganz wichtiger Bestandteil des Backstagebereichs ist „Optionen“. Hier können Sie beispielsweise festlegen, ob die Minisymbolleiste links oben angezeigt werden soll. Oder ob Sie die Livevorschau wünschen, die Änderungen an der Schrifttype sofort anzeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das betreffende Feature gehen.
Unter Dokumentprüfung legen Sie die Rahmenbedingungen für die AutoKorrektur fest, also ob Word beispielsweise die Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen soll und welche Autokorrerkturfunktionen zum Einsatz kommen sollen.
Unter "Speichern" legen Sie den standardmäßigen Speicherort und das Dateiformat fest. Unter "Sprache" wählen Sie die Bearbeitungssprachen aus und deren Wörterbücher bzw. Rechtscheib- und Grammatikprüfung.
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie unter Optionen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Standardmäßig gehören Speichern, Rückgängig und Wiederholen zur Symbolleiste für den Schnellzugriff. Ebenfalls unter Optionen finden Sie die Addin-Verwaltung und das Sicherheitscenter, in dem Sie festlegen können, ob und welche Makros deaktiviert werden sollen.
Word-2010-Menü Start
Das Menü "Start" ähnelt stark dem von 2007 her bekannten Funktionsumfang. Hier finden Sie Einfügen, Ausschneiden und Kopieren und vor allem viele Formatierungsmöglichkeiten. Sie wählen hier die Schriftart und -Größe, legen fest, ob der Text fett, kursiv oder unterstrichen angezeigt werden soll, stellen Zeichen hoch oder tief. Sie können den Text einfärben oder den Hintergrund einfärben – alles nicht Neues. Außerdem lassen sich hier Gliederungen erstellen und die Texte im Blocksatz beziehungsweise rechts -oder linksbündig formatieren. Ein Rahmen lässt sich auch schnell hinzufügen. Wie gehabt finden Sie hier fertig Formatvorlagen zur Auswahl, also beispielsweise verschiedene Überschriftenformate, die Sie auch verändern können.
Tipp: Wie gehabt markieren Sie eine Zeile, indem Sie links neben die Zeile klicken, zwei Mausklicks markieren den gesamten Absatz, drei Mausklicks des gesamten Text.
Und schließlich finden Sie unter Start auch das Suchen- und Ersetzen-Menü, das auf das linke Navigationsmenü zugreift.
Tipp: Am rechten Rand oberhalb der Ribbonleiste finden Sie das Hilfemenü und den Pfeil zum Ein- und Ausklappen der Ribbonmenüleiste – falls Sie mehr Platz brauchen und Word ohnehin lieber mit Tastaturkürzel steuern.
Word-2010-Menü Einfügen
Im Menü „Einfügen“ ist wie gehabt Ihre Kreativität gefragt. Sie können attraktive Deckblätter mit den vorhandenen (Online)-Vorlagen erstellen, einen Seitenumbruch erzwingen und Tabellen ruckzuck einfügen, wobei Sie auch unter fertigen Tabellenvorlagen, den Schnelltabellen, wählen können.
Richtig spannend wird es beim Einfügen von Grafiken, den hier hat Microsoft Word richtig aufgerüstet. Sobald Sie eine Grafik auswählen, stehen Ihnen in einer neuen Menüleiste diverse einfache Bildbearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Diese Leiste erscheint nach jedem Einfügen einer neuen Grafik, Sie können sie aber auch durch einen Doppelklick auf eine Grafik einschalten. So gibt es ein Freistellenwerkzeug, bei dem Sie zunächst eine Fläche festlegen und dann entscheiden, ob das Innere oder Äußere erhalten bleiben soll.
Unter Korrekturen finden Sie „Schärfen und weichzeichnen“ sowie „Helligkeit und Kontrast“. Zudem finden Sie hier ein Optionsmenü für Bildkorrekturen – das Sie auch per Rechtsklick mit der Maus auf eine Grafik aufrufen können. Damit können Sie beispielsweise farbige Linien um die Grafik ziehen, Schatten einfügen und 3D-Effekte simulieren. Die Grafik lässt sich hier zuschneiden und mit künstlerischen Effekten aufpeppen. Außerdem können Sie hier Text in die Grafik einfügen.
Im Menüpunkt Farbe legen Sie die Sättigung fest, wählen den Farbton oder färben das Bild komplett neu ein. Spannend ist der Menüpunkt Bild komprimieren: Hier können Sie das Bild für dessen Einsatzzweck optimieren, also ausreichend groß für die Ausgabe auf einen Drucker oder eher klein für den Mailversand. Auch für Bilder stehen im Grafikmenü fertige Formatvorlagen bereit. Grundsätzlich gilt, dass Sie die vielen verschiedenen Einstellmöglichkeiten sowohl über die Einträge in der Ribbonleiste als auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste und über das Optionenmenü erreicht.
Kehren wir zurück zum Einfügen-Menü. Neben dem Einfügen von Grafiken, das zu den wesentlichen Neuerungen von Word 2010 gehört, finden Sie hier wie gehabt Cliparts, Hyperlinks, Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen und so weiter vor. Außerdem können Sie Formen einfügen (um schnell ein Flussdiagramm zu erstellen. Für umfangreichere Charts ist dagegen Visio 2010 zuständig) und SmartArt verwenden – letzteres sind einfache Diagramme, die Sie nur noch mit Text füllen und an Ihre Optik anpassen müssen. Für Diagramme stellt Word zudem einen eigenen Diagrammassistenten bereit. Das seit etlichen Wordversionen vorhandene Wordart steht natürlich auch in Word 2010 zur Verfügung.
Word-2010-Menü Seitenlayout
Hier dreht sich alles um Seitenränder, Ausrichtung, Spalten, Zeilenummern, Wasserzeichen, Seitenfarben und so weiter. Grundlegende Änderungen zu Word 2007 gibt es nicht.
Word-2010-Menü Verweise
Hier fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu, bearbeiten Ihre Fußnoten (für wissenschaftliche Arbeiten) oder fügen mal eben ein Abbildungsverzeichnis hinzu. Ebenfalls eine von vielen Word-Vorgängerversionen her bekannte Funktion ist das Erstellen eines Index, bei dem Word tatkräftig hilft.
Word-2010-Menü Überprüfen
Hier warten die hinlänglich bekannte Rechtschreib- und Grammatikprüfung und der Thesaurus auf den Anwender. Sie können Zeichen und Wörter zählen lassen (wichtig für die Einhaltung von Manuskriptvorgaben). Auch ein Übersetzungsassistent hilft Ihnen hier, sofern Sie eine Internetverbindung besitzen. Sie können Kommentare für andere Bearbeiter einfügen und Änderungen nachverfolgen, annehmen und ablehnen. Wichtig für die Teamarbeit: Im Menü "Überprüfen" blockieren Sie andere Autoren und schränken die Bearbeitung durch andere ein. Ebenso können Sie hier verschiedene Manuskriptfassung vergleichen.
Word-2010-Menü Ansicht
Im Menü Ansicht können Sie unter anderem das Lineal, Gitternetzlinien und den Navigationsbereich einblenden – letzteren können Sie beliebig platzieren, standardmäßig befindet er links vom Dokument. Mit dem Navigationsmenü können Sie Ihr Worddokument durchsuchen und die vorhandenen Seiten in einer kleinen Vorschau anzeigen lassen. Sie können wie schon von den Vorgängerversionen her bekannt zwischen verschiedenen Ansichten umschalten, also beispielsweise Seitenlayout, Vollbildmodus oder Entwurfsansicht. Sie können hier außerdem zwischen mehreren gleichzeitig geöffneten Worddateien hin- und herschalten und Makros anzeigen beziehungsweise aufzeichnen.
Word-2010-Menü Sendungen
Hier hilft Ihnen Word beim schnellen Erstellen von Umschlägen und Beschriftungen. Vor allem aber finden Sie hier die für den Office-Einsatz unverzichtbare Seriendruckfunktion inklusive Assistenten.