Unternehmen sehen sich gezwungen, ihre internen Abläufe zu straffen. Die daraus resultierenden Ergebnisse ermöglichen einerseits, Ressourcen wertschöpfender einzusetzen, bergen andererseits jedoch die Gefahr, dass bestimmte Aufgaben nicht vollständig oder nur in geminderter Qualität abgearbeitet werden.
Eine übliche Methode, um solche Gefahren zu verringern, ist die Geschäftsprozessdokumentation. Unternehmen analysieren hierzu ihre Abläufe und zerlegen sie in strategische und technische Geschäftsprozesse. Die beteiligten Personen und Ressourcen werden ermittelt und alle gesammelten Informationen festgehalten. Diese dienen später als Grundlage, um die aufgenommenen Prozesse zu verbessern.
Die Rückführung der so gewonnenen verbesserten Prozesse in das Unternehmen stellt eine der größten Herausforderungen dar. Dabei helfen sollen Produkte wie der "WebSphere Business Modeler (WBM)" von IBM. Er bietet sowohl für die Dokumentation von Geschäftsprozessen als auch für die spätere Reintegration der verbesserten Prozesse eine solide Basis. Im Folgenden sollen die Möglichkeiten des WBM aufgezeigt und dessen Grenzen diskutiert werden.
Aufnahme der Prozesse
Die Aufnahme der Abläufe in einem Unternehmen wird im Allgemeinen manuell erfolgen müssen. Die gewonnenen Informationen sollten zur weiteren Verarbeitung in einer standardisierten Form abgelegt werden können. Die Überführung der eher unstrukturierten Informationen in einen Standard unterstützt WBM durch ein komfortables grafisches Modellierwerkzeug.
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Alle Standardelemente eines Prozesses wie Aufgaben, Entscheidungen und Transformationen sind als Modellelemente verfügbar. Darüber hinaus stellt die Software Elemente wie Benutzerinteraktionen, zeitgesteuerte Ereignisse, Schleifen, Subprozesse, Logik-gesteuerte Tasks, Prozessdaten und Funktionen zur Überwachung zur Verfügung.
Nützliche Helfer bei der Prozessdokumentation
Durch die grafische Darstellung und eine programmintegrierte Validierung der Modelle kann der WBM-Anwender schnell Lücken in der Aufnahme von Prozessen entdecken. Ist die Modellierung abgeschlossen, lassen sich mit Hilfe eines umfangreichen Werkzeugs automatisiert Dokumente zur Ablage generiert werden. Diese Automatisierung bringt einen enormen Vorteil mit sich: Die Dokumentation muss bei Änderungen an den Prozessen, die etwa durch Optimierung entstehen, nicht gesondert angepasst werden. Der Nutzer muss diese lediglich neu erzeugen. Ein weiterer Vorteil: Für Änderungen am Format oder am Layout der Dokumentation genügt es, die zu Grunde liegenden Templates anzupassen und dann Dokumente erneut generieren zu lassen. Diese enge Verzahnung von Modell und Dokumentation erlaubt eine über lange Zeiträume hinweg andauernde Konsistenz zwischen existierenden und dokumentierten Prozessen in einem Unternehmen.
Prozessvarianten simulieren
Die Dokumentation der Abläufe in einem Unternehmen allein bringt jedoch noch keinen Mehrwert. Vielmehr ist eine Analyse der Prozesse auf die dafür notwendigen Ressourcen und die benötigten Durchlaufzeiten erforderlich. WBM stellt für diese Aufgaben ein Simulationswerkzeug bereit.
Die Simulationskomponente ermöglicht es, statistische Kennzahlen zu einem Prozessmodell aufzustellen. Zusätzlich können Datenflüsse analysiert und die Ergebnisse unterschiedlicher Modellvarianten gegeneinander verglichen werden. Besonders letzterer Vergleich ermöglicht es, Änderungen an einem Prozess auf ihre Auswirkungen hin zu untersuchen.
Engpässe, seien es strukturelle oder ressourcenbezogene, können so leicht erkannt werden. Mit der Verknüpfung verschiedener Teilprozesse zu einem Gesamtgeschäftsprozess kann eine übergreifende Analyse und etwaige Beeinflussung neuer Prozessabläufe auf die bestehenden Prozesse analysiert werden. Die Auswirkungen von Optimierungen können Anwender nicht nur lokal prüfen, sondern diese im Gesamtkontext des Unternehmens auf ihre Effizienz hin fundiert analysieren.
Vom Modell zum realen Prozess
Doch auch ein optimierter Prozess der konsistent dokumentiert ist, bringt in dieser digitalen Form noch keinen Mehrwert. Der stellt sich erst nach der Umsetzung des Prozesses ein. Der Erfolg einer Reintegration hängt zum Großteil von der Akzeptanz des Prozesses durch die beteiligten Personen ab. Dieser Teil kann am besten durch eine entsprechende Gestaltung des Prozesses und ein entsprechendes "Fingerspitzengefühl" eines erfahrenen Prozessberaters erzielt werden.
Eine erfolgversprechende Methode der Umsetzung ist, den Prozess in einem Workflow abzubilden. Viele Abläufe werden dadurch effizienter. Hier sind allerdings die Grenzen zu beachten: Nicht jeder Ablauf eines Unternehmens lässt sich als Workflow abbilden. Dies ist im Einzelfall zu prüfen.
Business Application Developer
Allein schon die vom WBM generierte Dokumentation bildet bereits eine gute Basis für die Erstellung einer Spezifikation. Diese ist dann wiederum Grundlage für die Umsetzung des Prozesses in Form eines Workflows. Das IBM-Produkt bietet mit dem "Business Application Developer" eine weitaus attraktivere Methode, solche Abläufe in ein IT-System zu überführen. Damit kann ein Modell aus dem WBM in eine Entwicklungsumgebung exportiert werden. Auf diese Weise überträgt der Anwender das Modell in eine konkrete Lösung, die er mit Erweiterungen wie etwa Schnittstellen zu Fremdsystemen versehen kann.
J2EE und Business Process Server
Die so größtenteils automatisch generierte Applikation, eine J2EE-Anwendung (Java 2 Enterprise Edition) kann dann in Kombination mit dem "Business Process Server" von IBM auf einem "WebSphere Application Server" betrieben werden.
Monitoring liefert Hinweise für weitere Verbesserungen
Ein Monitoring, das nicht nur die technische Sicht der Applikation, sondern auch die fachlichen Inhalte des Prozesses betrifft, kann zusätzlichen Input für eine Bewertung der tatsächlich erreichten Verbesserungen durch die Umsetzung des Prozesses liefern. Außerdem liefert das Monitoring Hinweise für weitere Verbesserungen der Abläufe. Hier schließt sich der Kreis zu einem Gesamtkonzept, in dem Änderungen an Geschäftsprozessen konsistent dokumentiert und relativ einfach im Unternehmen implementiert werden können. (fn)