Von Peter Bühler
Wer kennt nicht diese Präsentationen und Berichte, bei denen Zahlen auf Euro und Cent aufgeschlüsselt werden müssen. In vielen Fällen würde es oftmals reichen, die trockenen Werte in einleuchtende Diagramme/Charts zu verpacken. Excel, PowerPoint und Word erleichtern einem dabei die Arbeit enorm. Allerdings kann man dabei vieles falsch machen.
Denn die Diagramme aus MS Office sind standardmäßig keine Zierde ihrer Gattung. Aber es braucht zum Glück nicht viel, um sie stark zu verbessern. Mit unseren Tipps werden nicht nur Ihre Diagramme schöner, sondern auch Ihre Präsentationen übersichtlicher und spannender.
Außerdem erklären wir, wie Sie Charts zwischen den Office-Anwendungen austauschen und worauf Sie dabei besonders achten sollten.
Hinweis: Unsere Tipps auf den nächsten Seiten beziehen sich alle auf Office 2003, funktionieren aber ganz ähnlich in anderen Programmversionen.
Dieser Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCTip.
Goldene Diagrammregeln
Die Standarddiagramme von Office sind mit "Iiiiiih!" noch wohlwollend umschrieben. Die Software scheint es darauf abzusehen, die Betrachter möglichst in die Flucht zu schlagen: Schriften sind zu groß oder unpassend, Linien zu fett, Rahmen an der falschen Stelle und die 3D-Effekte zum Schreien. Glücklicherweise lassen sich jedoch alle Elemente gezielt verändern, sodass mit ein wenig Handarbeit die Darstellung deutlich verbessert wird.
Als Testvehikel dient für die folgenden Tipps ein Balkendiagramm in PowerPoint. Falls Sie dieses Beispiel am PC nachvollziehen möchten, wählen Sie in dem Präsentationsprogramm "Einfügen, Diagramm." PowerPoint erstellt nun automatisch ein Säulendiagramm, gespickt mit fiktiven Werten.
Falls bei Ihnen ein anderer Diagrammtyp angezeigt wird, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Diagrammtyp, um die Darstellungsform zu ändern. Charts erstellen Sie übrigens in Excel und Word genau gleich wie in PowerPoint. Mehr dazu später.
Diagramme anpassen
Jeder Chart lässt sich in Office sehr differenziert ändern. Um zum Beispiel die Farbe der Säulen zu wechseln, klicken Sie mit der Maus auf eine davon. Damit werden alle zusammengehörenden Säulen markiert.
Wenn Sie eine Säule in der Gruppe noch einmal anklicken, wird die Auswahl auf diese reduziert. Jetzt lässt sie sich z.B. rot einfärben, um – unabhängig von der Farbe der anderen – auf einen besonderen Wert hinzuweisen.
Am einfachsten modifizieren Sie ein Element, indem Sie es mit einem Klick markieren und anschließend doppelklicken. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie Farbe, Umrandung, Schrift etc. ändern. Dabei stellt sich Office recht geschickt an: Wird zum Beispiel die Farbe einer Säule geändert, überträgt es diese auch auf die Diagrammlegende.
Um zu sehen, was sich alles umstellen lässt, markieren Sie ein Diagramm Element und wechseln danach mit den Pfeiltasten durch die einzelnen Elemente. Einige sind universell (z.B. die Legende), andere findet man nur bei bestimmten Chart-Typen. So lassen sich etwa bei einem Kreisdiagramm die einzelnen Segmente umfärben oder vom restlichen Kuchen wegziehen, um sie hervorzuheben.
Die richtige Farbe
Die passende Farbe zu wählen, kann zu einem kniffligen Unterfangen werden. Ein Ansatz besteht darin, einfach die Vorschläge zu akzeptieren, die PowerPoint mit einem bestimmten Foliendesign unterbreitet: Klicken Sie die Folie mit dem Diagramm an. Wählen Sie nun Format, Foliendesign und auf der rechten Seite einen Gestaltungsvorschlag. Alle Charts, die in PowerPoint erstellt wurden, passen sich automatisch der neuen Auswahl an.
Dieser Befehl ändert jedoch nicht nur die Farbe der Diagramme, sondern bringt auch neue Elemente ins Spiel – zum Beispiel Hintergrundgrafiken. Wenn Sie lediglich die Farben verändern möchten, klicken Sie unter Format, Foliendesign im Aufgabenbereich auf den Eintrag Farbschemas.
Dort greifen Sie zur gewünschten Farbzusammenstellung. Achtung: Dieser Klick überschreibt alle farblichen Änderungen, die Sie vielleicht schon vorgenommen haben. Deshalb sollte die Auswahl des Farbschemas immer am Anfang getroffen werden. Wenn Sie eigene Schemas zusammenstellen möchten, klicken Sie zuerst auf ein bestehendes und anschließend am unteren Ende des Aufgabenbereichs auf Farbschemas bearbeiten.
Wenn das Diagramm nicht in PowerPoint erstellt, sondern aus Excel übernommen wurde, muss PowerPoint darüber informiert werden, dass auch dieses das aktuelle Farbschema annehmen soll. Klicken Sie dazu auf den eingesetzten Excel-Chart und wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Grafik. Drücken Sie nun in der Symbolleiste auf das vierte Symbol von rechts (Excel-Diagramm neu einfärben) und legen Sie fest, dass das aktuelle Farbschema gilt.
Die Linienseuche
Die Programmierer von PowerPoint haben offenbar eine Schwäche für Linien – anders lässt sich der exzessive Einsatz nicht erklären: Legenden, Säulen, ja sogar die Kreisdiagramme werden eingerahmt.
Der nächste Schritt besteht also darin, den Chart von diesem grafischen Unkraut zu befreien. Markieren Sie eine Linie – wie etwa die Umrandung der Legende – und doppelklicken Sie diese. In der folgenden Dialogbox wählen Sie den Reiter Muster und danach unter Rahmen die Option "Keine". Andere Linien, wie etwa diejenigen für die Wertachse, machen in dezentem Grau eine viel schönere Figur.
Bessere Schriftdarstellung
Diagramme mit vielen Werten profitieren von eher kompakten Schriften. Wenn Sie die Präsentation später verteilen möchten, sollten Sie nur Schriften verwenden, die zu Windows oder Office gehören. In vielen Fällen ist die Arial Narrow die optimale Wahl. Dank ihr bleiben die Achsen schlank und auch längere Legenden finden ihren Platz auf der Folie.
Falls Sie unbedingt eine Schrift verwenden möchten, die nicht zum Lieferumfang von Windows oder Office zählt, müssen Sie diese in die Präsentation einbinden. Ansonsten wird das Layout auf anderen PCs nicht korrekt wiedergegeben, weil die Schrift durch eine andere ersetzt wird. Wählen Sie "Datei,Speichern unter". In der folgenden Dialogbox greifen Sie in der rechten oberen Ecke zu Extras/Optionen speichern. Ein weiterer Dialog erscheint, in dem Sie die Option "TrueType-Schriftarten einbetten" ankreuzen.
Wenn Sie jetzt die PowerPoint-Datei speichern, werden die Schriften in die Präsentation eingebunden. Auch die Option "ClearType" trägt maßgeblich zu einer besseren Darstellung bei. Dank dieser Technik werden die Kanten der Schriften durch eine Zwischenfarbe an den Hintergrund angepasst, sodass sie auf dem Bildschirm oder am Beamer geglättet angezeigt werden – sie wirken dadurch schärfer und eleganter.
Überzeugen Sie sich deshalb vor der Präsentation, dass Clear-Type aktiviert ist: Wählen Sie in Windows Start, Systemsteuerung und doppelklicken Sie das Symbol Anzeige. Klicken Sie auf den Reiter Darstellung und danach auf die Taste Effekte. Jetzt wählen Sie ClearType aus.
Reduzieren Sie Informationen
Viele Diagramme misslingen, weil sie zu viele Informationen darstellen müssen. Dabei besteht ihre Aufgabe darin, den Blick auf das Wesentliche zu richten. Wenn Sie mit einem Kreisdiagramm zeigen möchten, welche der 100 wichtigsten Produkte zum Umsatz der Firma beitragen, werden Sie scheitern. Stellen Sie stattdessen höchstens die zehn wichtigsten Produkte dar und fassen Sie den Rest unter "Diverse" zusammen. Falls wirklich nötig, können Sie immer noch einen weiteren Chart zeigen, der die Zusammensetzung dieser Restposten visualisiert.
Die passende Unterlage
Diagramme können in PowerPoint auf einem einfarbigen Hintergrund dargestellt werden – das wirkt langweilig. Sie lassen sich aber auch über einem Bild zeigen; doch das irritiert oft. So geht's trotzdem: Platzieren Sie im Hintergrund per Einfügen, Grafik, Aus Datei ein passendes Bild. Ziehen Sie nun via Einfügen, Grafik, AutoFormen ein Rechteck auf und legen Sie es zwischen Diagramm und Hintergrund.
Dazu wählen Sie das Rechteck mit der rechten Maustaste an und greifen zur Option Reihenfolge, Eine Ebene nach hinten. Doppelklicken Sie auf das Rechteck. Im folgenden Dialogfeld wählen Sie unter Farben und Linien eine Füllfarbe aus und legen die Stärke der Transparenz fest. Damit wird das Bild hinter dem Rechteck abgeschwächt. Wenn Sie die Transparenz auf ein weißes Rechteck anwenden, wird der Hintergrund milchig – bei Schwarz erscheinen die Farben knalliger.
Spannende Präsentationen
Nach so vielen Anstrengungen soll der Chart natürlich seine maximale Wirkung entfalten. Leider vermitteln gut gemachte Diagramme die Aussage auf einen Blick. Das Publikum weiß sofort Bescheid – der zugehörige Text des Vortragenden sorgt hingegen eher für Langeweile. Um das zu verhindern, sollten Sie das Diagramm nicht vollständig zeigen.
Decken Sie es stattdessen Schritt für Schritt und im Einklang mit dem Vortrag auf. Klicken Sie dazu auf das Diagramm und wählen Sie Bildschirmpräsentation/Benutzerdefinierte Animation. Der Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" wird eingeblendet.
Drücken Sie auf die Schaltfläche Effekt hinzufügen und wählen Sie unter «Eingang» einen Effekt aus. Dieser wird in der Spalte mit den Diagrammanimationen aufgelistet. Klicken Sie auf den Pfeil neben diesem Eintrag und wählen Sie aus dem Menü den Befehl Effektoptionen aus. Jetzt können Sie unter dem Reiter Diagrammanimation wählen, welche Werte der Reihe nach eingeblendet werden sollen. In der Präsentationsansicht wird der Chart anschließend Klick für Klick entblättert.
Diagrammreigen in Office
Diagramme lassen sich gleichermaßen in Excel, Word und PowerPoint anlegen, wobei Office auf dieselben Programmressourcen zugreift. Grafisch spielt es also keine Rolle, in welchem der drei Programme Sie einen Chart erstellen – es sei denn, Sie tauschen die Diagramme zwischen den Anwendungen aus. Dann wird der Transfer über die Zwischenablage zu einer kleinen Wissenschaft – vor allem, wenn Charts von Excel nach PowerPoint kopiert werden. Folgende Tipps zeigen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Austauschmöglichkeiten.
Kopieren & Einsetzen aus Excel
Häufig befindet sich die Zahlenbasis für die Diagramme in Excel, präsentiert werden soll jedoch in Powerpoint. Kein Problem: Ein Diagramm lässt sich in Excel per Ctrl+C kopieren und anschließend mit
Bearbeiten/Einfügen in PowerPoint einsetzen. Dort können Sie das Diagramm sogar bearbeiten. Ein Doppelklick reicht und schon tauchen die Werte aus Excel auf.
Vorteil: Der Chart lässt sich blitzschnell in Power-Point einsetzen. Nachteil: Nicht nur das Diagramm, sondern die gesamte Excel-Tabelle wird nach PowerPoint kopiert.
Wenn Sie drei Charts aus einer 1 MB großen Excel-Tabelle kopieren, schwillt die PowerPoint-Datei um 3 MB an. Und reichen Sie diese weiter, erhält der Empfänger mit einem simplen Doppelklick Zugriff auf die gesamten Excel-Daten, die vielleicht auf einem anderen Arbeitsblatt streng vertrauliches Zahlenmaterial enthalten. Das kann sehr leicht in ein Datenschutzfiasko ausarten!
Diagramme als Bilder
Falls Sie diese Datenschutzklippen umschiffen möchten, sollten Sie das Diagramm als Bild in PowerPoint einsetzen. Wählen Sie dazu in PowerPoint nicht Bearbeiten, Einfügen, sondern Bearbeiten/Inhalte einfügen. Markieren Sie das Auswahlfeld "Einfügen" und doppelklicken Sie den Eintrag Bild (Windows-Metadatei)
Vorteil: Der Chart ist auf ein Bild reduziert. Die zugrunde liegenden Daten sind für die Empfänger der PowerPoint-Datei nicht zugänglich. Nachteil: Das Diagramm lässt sich nicht mehr ändern oder farblich anpassen, sondern höchstens vergrößern oder verkleinern.
Diagramme als Verknüpfungen
Dies ist meist der beste Kompromiss. Kopieren Sie den Chart wie gewohnt in Excel. Wählen Sie in PowerPoint Bearbeiten/Inhalte einfügen. Markieren Sie "Verknüpfung einfügen" und doppelklicken Sie "Microsoft Office Excel Diagramm Objekt".
Vorteil: Wenn sich die Werte in Excel ändern, wird das Diagramm in PowerPoint sofort aktualisiert. Ein Doppelklick auf den Chart öffnet zudem die zugehörige Excel-Datei. Wird die PowerPoint-Datei ohne die Excel-Grundlage weitergereicht, bleibt das Diagramm zwar grafisch intakt, es lässt sich aber weder ändern, noch kann der Empfänger die Rohdaten rekonstruieren. Nachteil: Ohne die zugehörige Excel-Datei lässt sich das Diagramm farblich nicht mehr an die Präsentation anpassen.
Diagramme in PowerPoint erstellen
Wenn Zahlen aus Excel direkt in PowerPoint visualisiert werden sollen, verursacht das ein wenig mehr Aufwand. Doch die Vorzüge sind nicht von der Hand zu weisen. Kopieren Sie in Excel das Zahlenmaterial per Ctrl+C in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu PowerPoint und wählen Sie Einfügen, Diagramm. Ein Standarddiagramm erscheint. Klicken Sie im Fenster mit den Werten in die Zelle ganz links oben, um alle Musterwerte zu markieren.
Drücken Sie die Delete-Taste, um die Musterwerte zu löschen, und markieren Sie anschließend die Zelle A1. Setzen Sie nun die Werte aus der Zwischenablage per Ctrl+V ein. Beachten Sie bitte, dass die oberste Zeile für die Beschriftung der Achsen vorgesehen ist und nicht mit Werten gefüllt werden kann.
Vorteil: Die Diagramme benötigen nur wenig Speicherplatz, lassen sich jederzeit ändern und offenbaren nur ein Minimum an Datenmaterial. Nachteil: Die Werte, die den Charts zugrunde liegen, sind jederzeit einsehbar.