Um die Online-Zusammenarbeit in einem Projektteam bestmöglich zu unterstützen, ist ein ganzes Set an verschiedenen Collaboration-Werkzeugen notwendig. Das gilt auch und besonders, wenn externe Partner oder Kunden einbezogen werden sollen. Workgrouping-Programme bieten daher viele verschiedene Technologien, mit deren Hilfe die Teamarbeiter miteinander kommunizieren können.
Im Internet gibt es recht viele solche Tools zu finden, von denen einige auch kostenfrei verwendet werden können. Als eine Grundfunktion bieten diese Webdienste die Möglichkeit, so genannte Workspaces oder virtuelle Räume zu erstellen, innerhalb derer die Projektbeteiligten auf verschiedene Arten miteinander kommunizieren können.
Centraldesktop
Einen sehr breiten Funktionsumfang stellt Centraldesktop zur Verfügung. Mit dem Webdienst lässt sich zum einen die Arbeit innerhalb eines Teams managen. So zählen zum Angebot unter anderem Online-Kalender, Aufgabenverwaltung und Milestones sowie eine Nutzerverwaltung. Zum anderen bieten sich den Gruppenmitgliedern verschiedene Tools, die sie für den Austausch untereinander nutzen können. Mithilfe von Centraldesktop lassen sich zum Beispiel Diskussionsforen aufbauen und ein Wiki erstellen. Daneben gehört Filesharing zum Angebot. Die Programme aus MS Office lassen sich integrieren. Insgesamt lässt sich der Service sehr vielseitig einsetzen.
Um die Kommunikation innerhalb des Teams nach außen zu schützen, arbeitet Centraldesktop mit SSL-Verschlüsselung.
Die kostenfreie Basic-Variante ist auf fünf Nutzer beschränkt. Sie beinhaltet einen Online-Speicher mit einer Größe von einem Gigabyte. Das kostenpflichtige Angebot startet bei 99 US-Dollar pro Monat und bietet zusätzliche Funktionen wie zum Beispiel Webkonferenzen. In die Enterprise-Version lassen sich außerdem der Verzeichnisdienst Active Directory sowie die Kundenmanagement-Plattform Salesforce einbinden.
DeskAway
Ebenfalls sehr umfangreiche Möglichkeiten, um die Arbeit in einem Team zu koordinieren, bietet DeskAway. Die Funktionen reichen von Zeiterfassung, Aufgabenmanagement, Milestones über Messaging und File-Sharing bis zu Wikis und Blogs. Dank eines Dashboards behält der Anwender den Überblick über die Projekttätigkeiten. Mithilfe von Reporting-Features lässt sich unter anderem der Projektfortschritt kontrollieren. DeskAway richtet sich somit an regelmäßige Nutzer von Workgrouping-Tools, für die wohl vor allem die kostenpflichtigen Angebote in Frage kommen. Eine kostenlose Version von DeskAway ist auch verfügbar. Mit ihr lässt sich allerdings nur ein Projekt mit maximal drei Usern aufsetzen. Der Online-Speicher bietet lediglich Platz für eine Datenmenge von bis zu 25 Megabyte.
Die Nutzer von mobilen Endgeräten können auch von unterwegs auf die Plattform zugreifen. DeskAway unterstützt das iPhone, Blackberry, Nokia sowie Android-Smartphones.
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Sosius Workspaces
Wie bei vielen anderen Workgrouping-Werkzeugen können die Anwender von Sosius Workspaces für ihre Projekte anlegen. Innerhalb dieser Bereiche können die Teammitglieder dann online zusammenkommen und vielfältige Funktionen nutzen. Dazu zählen Features wie Desktop-Sharing, File-Sharing, Messaging, Kalender und Aufgabenverwaltung. Zudem lassen sich Workflows aufbauen. Auch Co-Branding wird angeboten: Wer möchte, kann das Layout seines Arbeitsbereiches an die Optik der eigenen Firma anpassen. Diese Möglichkeit ist allerdings den Nutzern der kostenpflichtigen Varianten vorbehalten.
Für die Basic-Version von Sosius muss der Anwender nichts zahlen. Ihm steht dann eine unbegrenzte Zahl an Workspaces zur Verfügung. Die Zahl der Teilnehmer eines solchen Arbeitsbereiches ist ebenfalls nicht limitiert. Dafür bietet die kostenlose Version nur 250 Megabyte an Platz für einen Online-Speicher.
Onehub
Projektteams, die mit Onehub als gemeinsame Online-Plattform arbeiten, können ihre Tätigkeit mithilfe verschiedener Werkzeuge koordinieren. Ein gemeinsamer Kalender dient zur zentralen Terminübersicht. Daneben gibt es ein Task-Management. Die aktuellen Aktivitäten aller Teammitglieder lassen sich auflisten.
Für den Informationsaustausch sind unter anderem Funktionen für File-Sharing, Diskussionsforen sowie Wikis verfügbar. Wie einige andere Workgrouping-Tools kann auch Onehub optisch an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Nutzer können ihre Workspaces auch für User öffnen, die keinen Onehub-Account besitzen. Wer Dateien in seinen Online-Speicher ablegen möchte, muss ebenfalls nicht eingeloggt sein. Die Files lassen sich stattdessen per Mail an den entsprechenden Bereich in Onehub schicken.
Anwendern der kostenfreien Version stehen ein Workspace sowie eine Speichergröße von 500 Megabyte zur Verfügung. Die Zahl der User ist unbegrenzt. SSL-Verschlüsselung wird unterstützt. Das kostenpflichtige Angebot beginnt bei 29 US-Dollar pro Monat.
Wiggio
Wiggio bietet sehr umfangreiche Möglichkeiten, um die gemeinsame Arbeit an einem Projekt zu unterstützen. Die Nutzer können mithilfe von Audiokonferenzen, Chats und kurzen Textnachrichten miteinander kommunizieren. Zudem lassen sich über Wiggio auch E-Mails verschicken. Die Teammitglieder können Dateien hochladen, um sie auszutauschen und gemeinsam daran zu arbeiten. Mit einem Online-Kalender und To-Do-Listen lässt sich die Projektarbeit koordinieren. Zudem bietet Wiggio die Möglichkeit, innerhalb einer Gruppe Online-Abstimmungen durchzuführen.
SocialGo
Wer nicht nur sein Projektteam zusammenbringen, sondern ein eigenes soziales Netzwerk aufbauen möchte, ist bei SocialGo richtig. Der Dienst ermöglicht es, eine Online-Community mit allen Features zu schaffen, die von den großen Plattformen wie Facebook bekannt sind. So kann sich jedes Mitglied des Netzwerks ein eigenes Profil erstellen. Innerhalb von SocialGo können separate Gruppen gegründet werden. Zudem lässt sich die Plattform nutzen, um Events zu organisieren. Hinzu kommen Collaboration-Anwendungen wie Messaging, Blogging, Diskussionsforen oder File-Sharing. Somit eignet sich SocialGo auch dafür, die Arbeit in einer Projektgruppe zu unterstützen.
In der kostenlosen Variante bietet SocialGo die Standardfunktionen sowie einen Online-Speicher mit einer Größe von einem Gigabyte. Dafür muss der Anwender mit Online-Werbung leben, die auf den Seiten platziert wird.
Ohne Werbung funktionieren dagegen die kostenpflichtigen Versionen, der Preis für die günstigste beträgt 19,99 Euro pro Monat. Zu den zusätzlichen Funktionen, die dabei angeboten werden, zählen zum Beispiel Audio- und Video-Chats.
FMYI
Als Anbieter eines privaten sozialen Netzwerks sehen sich auch die Macher von FMYI. Auf dieser Plattform lassen sich für einzelne Gruppen Seiten anlegen. Jedes Mitglied ist mit einem eigenen Profil vertreten. Hinzu kommen weitere Werkzeuge, um die Tätigkeiten in einem Team zu koordinieren, wie Online-Kalender oder Activity-Streams.
FMYI ist in relativ vielen verschiedenen Varianten verfügbar, die sich alle in ihrem Funktionsumfang, der Nutzer- und Seitenzahl sowie der Speichergröße unterscheiden. Beim kostenfreien Angebot lassen sich Daten von insgesamt 100 Megabyte abspeichern. Es ist zudem auf zehn Nutzer und zehn Seiten beschränkt. Die kostenpflichtigen Versionen starten bei einem Preis von 25 US-Dollar pro Monat.
MyNetResearch
MyNetResearch ist zwar als Online-Plattform für Wissenschaftler gedacht. Die Funktionen, mit denen die Nutzer ausgestattet werden, lassen sich aber auch für Projektteams aus anderen Bereichen verwenden. Ein Anwender hat die Möglichkeit, Projekträume zu erstellen, innerhalb derer Informationen und Dateien ausgetauscht werden können. Zur Kommunikation stehen Mail-Funktionen und Chats zur Verfügung.
Auch bei MyNetResearch kommen User nicht umhin, für das Angebot zu zahlen, wenn sie die Plattform regelmäßig und für verschiedene Projekte als Workgrouping-Werkzeug benutzen wollen. Die kostenlose Version ermöglicht nur das Erstellen eines Projekts, an dem höchstens fünf Personen teilhaben können.