Wer ohne Rücksicht auf die Firmenkultur ein Collaboration-Projekt startet, scheitert. Falsch ist aber auch, aus Angst vor möglichen Hürden gar nicht loszulegen.
Nein, Social-Collaboration-Tools tragen nicht zu einer Generationen-Kluft in Unternehmen bei, betonen Experten. Foto: rikilo, Fotolia.de
Social-Collaboration-Tools von Anbietern wie Microsoft, IBM, Cisco und Salesforce können es Angestellten leichter machen, an Projekten zu arbeiten - auch wenn sie aus unterschiedlichen Abteilungen stammen oder auf verschiedene Standorte verteilt sind. Die Tools ermöglichen die Kommunikation über Text, Bild, Audio und Video. Und Blogs und Wikis organisieren das Wissen im Unternehmen und helfen Angestellten dabei, in kurzer Zeit Antworten auf ihre Fragen zu finden.
Doch so einfach und problemlos läuft es meistens nicht ab, wenn Unternehmen ein Social-Collaboration-Tool einführen. Tom Kaneshige von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com hat sich auf einer Konferenz in San Francisco umgehört und einige IT-Verantwortliche getroffen, die ihm von Stolperfallen bei der Einführung berichteten.
1. Fehlende oder falsche Vermarktung: So kann man zum Beispiel ein ganz wunderbares Tool im Unternehmen einführen und trotzdem scheitern. Wenn man diese Einführung nicht vermarktet und bei den Mitarbeitern bekannt macht, wird niemand das Tool benutzen. Ein internes soziales Netzwerk muss zügig eine einigermaßen hohe Anzahl an Nutzern erreichen.
Doch auch bei der Vermarktung muss man den richtigen Zeitpunkt abpassen. Ein kanadisches Telekommunikationsunternehmen erstellte vor der Einführung von Social-Collaboration-Tools eine Art Film-Trailer, der die Mitarbeiter auf die Einführung vorbereiten sollte. Die Bemühungen gingen nach hinten los, die Mitarbeiter waren vom Trailer verwirrt. Es wäre besser gewesen, die Tools zu diesem Zeitpunkt schon zur Verfügung zu stellen, berichtete einer der Verantwortlichen Tom Kaneshige.
Cloud-Collaboration-Services im Vergleich
Sechs Cloud-Collaborations-Dienste im Vergleich Ziel der Analyse war es, Selbstständigen und Mittelständlern eine Entscheidungshilfe in der Auswahl der geeigneten Cloud-basierende Collaboration-Lösung an die Hand zu geben. Wesentlich sei eine möglichst integrierte Lösung mit Funktionen für Groupware, Collaboration und Unified Communication sowie mit Office-Anwendungen, betont Techconsult. Besonders gewichtet wurden Sicherheitsaspekte, Mitarbeiterakzeptanz, derzeitige Einsatzgrade bestehender (produktiver) Lösungen.
Was der Mittelstand will Basis dieser Bewertungskriterien ist eine Studie vom Sommer 2011 unter 207 mittelständischen Firmen. Die Befragung zeigt, dass Anwender den Dokumenten- und Applikationsaustausch über Medien- und Plattformgrenzen hinweg als problematisch erachten. Fast ein Drittel der Befragten haben Schwierigkeiten, ihr Home Office in den Unternehmensalltag einzubinden. Hier könnten integrierte Cloud-Angebote helfen.
O2 ist nicht empfehlenswert O2 ist Schlusslicht des Lösungsvergleichs, der Anbieter steigt laut Techconsult nach mehreren Versuchen im Bereich der Hosted-Groupware und Collaboration-Lösungen stillschweigend aus dem Markt aus. Empfehlenswert ist dieses Angebot aufgrund der Vertragsmodalitäten, Anwendungsfunktionalitäten und mangelnder Zukunftssicherheit daher nicht. Konkurrent Vodafone hat diesen Schritt bereits hinter sich gebracht und reicht inzwischen ausschließlich Google Apps und Microsoft Office 365 an Kunden durch.
Dem Telekom-Dienst fehlt Integration Die Telekom vertraut im Mittelstands-Segment ausschließlich Hosting-Lösungen auf Microsoft-Basis. Sie sind zum einen finanziell unattraktiv und wirken zum anderen in sich zersplittert. Dem Angebot fehlt der integrative Ansatz. Zudem sind Support-Leistungen der Telekom erschreckend teuer und können zu einer Kostenexplosion führen.
1&1 muss nachbessern 1&1 platziert sein zweigleisiges Angebot KMU-freundlich. Es scheint, als ob das Unternehmen künftig stärker auf Angebote auf Basis der Open-Xchange-Lösung setzen wird. Hier stellt Zoho im Rahmen einer Kooperation die Productivity-Anwendungen bereit. Aktuell ist dieser englischsprachige Dienst für KMUs wenig empfehlenswert. Ein Vorteil der 1&1-Lösung ist Kundennähe und ein deutsches Rechenzentrum.
IBM vertraut auf LotusLive IBM entwickelt ihre Lösung weiter, scheint aber noch im Experimentierstadium zu stecken. Im Vergleich zu Microsoft Office 365 oder Google Apps for Business sind etwa Productivity-Funktionen nur als Beta-Ausführung vorhanden. Zudem hat IBM mit einem geringen Lotus-Notes-Kundenstamm im KMU-Bereich zu kämpfen. Für viele KMUs bedeutet eine Umstellung auf LotusLive mehr Schulungsaufwand.
Google Apps fehlt die Offline-Option Google Apps for Business verfügen über ein breit gefächertes Portfolio. Das Angebot ist für den deutschen Mittelstand riskant, weil es keine On-Premise-Absicherung vorsieht. Problematisch ist auch die Informationspolitik des Anbieters zur Datenhaltung. Techconsult-Untersuchungen belegen, dass Anwender Google nicht als vertrauenswürdigen Provider für den Business-Einsatz erachten.
Techconsult empfiehlt Office 365 Microsoft punktet mit geringen Kosten und vielen Features, die andere Provider nur gegen Aufpreis bereit stellen. Das Unternehmen bietet Zukunftssicherheit und vielen KMUs Investitionsschutz, da sie vorhandene Systeme von Microsoft nicht unmittelbar ablösen müssen. Anwender sind mit den Tools vertraut, so dass kostspielige User-Testlaufreihen und Change-Management-Projekte entfallen. Microsoft Office 365 rechnet sich daher schneller. Hilfreich ist zudem, dass sich die Online-Suite um lokale Ressourcen ergänzen lässt und Clients mit dem vollwertigen Office Professional ausstatten lassen.
Die Einzelbewertungen im Überblick Das hier dargestellte Bewertungsraster fast die Einzelbewertungen der Lösungsbestandteile zusammen. Dabei wurde jeder Anbieter in jedem Kriterium vor dem Hintergrund einer allumfassenden All-in-One-Lösung zur Zusammenarbeit aus der Cloud bewertet.
2. Mitarbeiter und Unternehmenskultur ignorieren: Ein zweiter Stolperstein bei der Einführung von Social-Collaboration-Tools im Unternehmen ist es, sich nur auf das Tool zu konzentrieren und dabei die Unternehmenskultur zu ignorieren. Daran ist zum Beispiel das NASA Spacebook, ein soziales Netzwerk fürs Unternehmen, gescheitert.
Man habe bei der Einführung zu wenig an die Mitarbeiter gedacht, erzählt einer der am Projekt Beteiligten, Kevin Jones vom NASA Marshall and Goddard Space Flight Center, Autor Tom Kaneshige. Bei der Einführung wurden die Unternehmenskultur und die Unternehmenspolitik nicht beachtet. Die Mitarbeiter verstanden überhaupt nicht, warum sie von E-Mails auf Collaboration-Tools umsteigen sollten.
Kevin Jones vom NASA Marshall and Goddard Space Flight Center spricht sich für eine rabiate Umstellung im Unternehmen aus. Wenn Mitarbeiter die neuen Social-Collaboration-Tools nicht nutzen möchten, müsse man sie zwingen, so Jones. Er glaubt, dass Unternehmen scheitern werden, wenn sie sowohl E-Mail als auch Collaboration-Tools anbieten.
Stünden E-Mails weiterhin zur Verfügung, nutzten Mitarbeiter sie auch. Auch wenn Angestellte sich anfangs beschwerten, würden sie letztlich die neuen Tools nutzen. Jones zieht einen Vergleich: Schlösse man alle Diskotheken bis auf eine, ginge, wer nach wie vor tanzen wolle, in den einzigen verbliebenen Club. Lasse sich so die interne Kommunikation regeln, stoße der Vorschlag bei der Verständigung mit Kunden oder anderen Firmen an seine Grenzen. Hierfür gälten andere Regeln.
4 Stolpersteine für Web 2.0 im Unternehmen II
3. Die vermeintliche Generationen-Kluft: Auch wenn die Einführung geglückt ist und die Mitarbeiter mit den Social-Collaboration-Tools arbeiten, gibt es weitere Stolpersteine. IT-Verantwortliche warnen oft davor, dass ältere Angestellte sich außen vor fühlten. Social-Collaboration-Tools gelten als Muss, um bei jüngeren Angestellten als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und junge Talente ans Unternehmen zu binden.
Ältere Mitarbeiter könnten das Gefühl bekommen, ins Abseits gedrängt zu werden, so die Meinung vieler. Doch auch wenn diese Bedenken immer wieder auftauchen, nennen Experten sie unbegründet. Die Einführung von Social-Collaboration-Tools erzeuge keine Kluft zwischen den Generationen, so ein Experte zu Kaneshige.
Reality Check Collaboration
Studie von PAC und Berlecon PAC und Berlecon befragten zwischen Februar und April dieses Jahres 100 IT-Verantwortliche aus Unternehmen, die hierzulande mindestens 500 Mitarbeiter beschäftigen, wie sie über Collaboration denken. Hier finden Sie die Ergebnisse der Studie:
Die Botschaft ist angekommen Die IT- und Business-Entscheider haben die Wichtigkeit des Themas Collaboration erkannt. Vier von fünf der befragten Unternehmen haben vor, in den kommenden zwei Jahren Geld dafür auszugeben - viele nicht zum ersten Mal, sondern um vorhandene Systeme zu ersetzten oder zu erweitern.
Kostenvorteile sind abgeschöpft Die formulierten Ziele nehmen sich durchaus strategisch aus. An der Spitze rangieren die Vernetzung der Mitarbeiter über Standortgrenzen hinweg sowie die Möglichkeit, Teamarbeit zu fördern und die Produktivität zu steigern. Kosten sparen oder das E-Mail-Aufkommen reduzieren sind nachgeordnet
Das bislang Erreichte ist zu wenig Offenbar sind viele Unternehmen mit den bisherigen Ergebnissen ihrer Collaboration-Bemühungen nicht zufrieden. Wie der Autor der Studie, Andreas Stiehler, herausstellt, stufen zwei Drittel der Befragten das Ziel "effizientere Nutzung vorhandener Tools und Anwendungen" als wichtig oder sogar sehr wichtig ein. Das lasse sich allerdings auch so interpretieren, dass die Anwender zu der Erkenntnis gelangt seien, die Implementierung neuer Tools allein reiche nicht aus, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Belange der Anwender sind offenbar Nebensache. Was die Anwender wollen, wird zu wenig berücksichtigt. Neben der Binsenweisheit von der notwendigen Unterstützung durch das Topmanagement ist die Akzeptanz der Endanwender das wichtigste Kriterium für den Erfolg eines Collaboration-Vorhabens.
4. Der Umgang mit kritischen Kommentaren: Als weiterer Stolperstein werden Angestellte wahrgenommen, die in unternehmensinternen sozialen Netzwerken das Gespräch an sich reißen möchten. Wer Plattformen mit Kommentarfunktion im Unternehmen einführt, muss darauf gefasst sein, dass es mindestens eine Handvoll Motzer geben wird, die über diese Kommentarfunktion Dampf ablassen werden.
IT-Verantwortliche raten, diese Kommentare zuzulassen, so Kaneshige. Würde man an dieser Stelle zensieren, würde man die Vertrauensbasis im Unternehmen schädigen. Auf einen negativen Kommentar folgen häufig zahlreiche positive Kommentare. Vermeintlich kritische Themen regulieren sich so oft von selbst und machen damit die Aufregung unbegründet.